In questa pagina è possibile trovare un fac simile avviso cambio mail da scaricare e compilare.
Indice
Avviso Cambio Mail
Quando un’azienda o un singolo professionista decide di sostituire il proprio indirizzo di posta elettronica, il passaggio cruciale è la comunicazione ai destinatari abituali, così da evitare interruzioni nei flussi di lavoro, dispersione di messaggi e possibili equivoci sull’origine delle mail. Un avviso di cambio mail funziona quando trasmette quattro elementi: il motivo, la data di efficacia, l’indirizzo nuovo e l’indirizzo che cessa di essere utilizzato. Offrire il contesto, sia pure in poche righe, aiuta il lettore a capire che non si tratta di un tentativo di phishing ma di un aggiornamento legittimo. Ad esempio, spiegare che il dominio aziendale è stato uniformato a uno standard istituzionale o che la casella precedente verrà dismessa per ragioni di sicurezza IT riduce il tasso di diffidenza di chi riceve la notizia.
La scelta dell’oggetto, in una comunicazione introduttiva, merita attenzione: un testo come “Nuovo indirizzo e-mail a partire dal 1° ottobre” facilita la catalogazione e la ricerca successiva. Nel corpo del messaggio conviene collocare l’informazione principale all’inizio, prima di eventuali ringraziamenti o formule di cortesia, perché la lettura degli utenti su dispositivi mobili procede per blocchi visivi rapidi e deve intercettare subito le coordinate essenziali. Specificare dal giorno successivo alla data di efficacia che le mail inviate alla casella precedente non saranno più lette evita ritardi involontari e spinge l’interlocutore a modificare in tempo la propria rubrica.
È utile indicare esplicitamente che per un certo periodo le due caselle resteranno entrambe attive e che quella dismessa inoltrerà automaticamente i messaggi verso la nuova, così da garantire una transizione morbida. Quando ciò non è tecnicamente possibile, vale la pena suggerire sin d’ora al destinatario di aggiornare le whitelist e verificare che la nuova casella non finisca nello spam; questo dettaglio, se comunicato con garbo, favorisce la consegna futura delle mail e riduce il rischio che richieste urgenti si disperdano.
La forma dell’avviso riflette il tono abituale nei rapporti con il destinatario. Un’azienda può usare la carta intestata digitale e inserire il nuovo indirizzo nel footer, mentre un libero professionista, per non apparire impersonale, può scrivere poche righe in prima persona. In ogni caso, evitare formule vaghe come “Abbiamo cambiato indirizzo e-mail” senza ulteriori indicazioni, perché il lettore deve capire subito cosa fare. Aggiungere un “Vi chiediamo di prenderne nota per qualsiasi futura corrispondenza” trasmette la richiesta in modo diretto, senza assumere che l’altra parte intuisca da sola il passaggio. Sul versante della sicurezza informatica, l’avviso costituisce anche un presidio contro le frodi. Una volta diffuso, conviene aggiornare il sito web ufficiale e i profili social, in modo che chiunque possa verificare la congruenza dei contatti. Se la nuova casella introduce un dominio diverso, è opportuno ricordare che nessun dipendente chiederà mai credenziali o dati finanziari attraverso la posta: questa nota, inserita alla fine, funge da deterrente per eventuali truffatori che sfruttano i periodi di transizione. In ambienti regolamentati, come quello sanitario o legale, l’avviso può inoltre menzionare il mantenimento della crittografia, rassicurando sull’invariata tutela della riservatezza.
La tempistica ideale prevede un preavviso di qualche settimana, ma spesso le esigenze operative spingono a comunicare il cambio con minor margine. In questi casi, un duplice invio, prima dell’attivazione e subito il giorno stesso dell’entrata in funzione, riduce il rischio di mancata ricezione. Parallelamente, un messaggio automatico di “fuori ufficio” impostato sulla casella dismessa, che reindirizzi al nuovo indirizzo, copre i destinatari distratti o i messaggi programmati in precedenza.
Esempio di Avviso Cambio Mail
Modello generico
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Gentile [Nome], ti informiamo che, dal [Data], tutte le comunicazioni dovranno essere inviate al nuovo indirizzo [[email protected]]. Il vecchio indirizzo resterà attivo per un breve periodo di transizione ma non sarà più monitorato regolarmente. Ti chiediamo di aggiornare la tua rubrica. Grazie per la collaborazione.
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Modello aziendale (dominio istituzionale)
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Spett.le Cliente, nell’ambito del processo di unificazione dei nostri sistemi IT, a partire dal [Data di efficacia] il reparto [Nome reparto] utilizzerà esclusivamente il dominio @azienda.eu. La vostra persona di contatto, Dott. [Nome Cognome], sarà quindi raggiungibile unicamente all’indirizzo [[email protected]]. Le caselle @azienda.it saranno dismesse e instraderanno la posta al nuovo account solo fino al [Data fine inoltro]. Vi preghiamo di aggiornare tempestivamente i vostri riferimenti.
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Modello libero professionista
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Cari _________,
ho il piacere di comunicarvi che, per semplificare la gestione dei progetti, da oggi il mio unico indirizzo e-mail sarà [[email protected]]. Il vecchio [[email protected]] rimarrà attivo in lettura fino al [Data], ma non garantirò la stessa rapidità di risposta.
Vi ringrazio se vorrete salvare subito il nuovo contatto: resta invariato il numero di telefono per urgenze.
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Modello con nota di sicurezza (settore finanziario)
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Gentile [Nome cliente],
per ulteriori livelli di protezione dei dati sensibili, dal [Data] l’indirizzo di posta del vostro consulente dedicato cambierà in [[email protected]]. Qualsiasi messaggio proveniente da domini differenti dovrà ritenersi non autorizzato.
Ricordiamo che la banca non richiede mai password o coordinate bancarie via e-mail. Per conferma potete contattare il numero verde 800–.
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Modello bilingue (azienda export)
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A partire dal [Data], le nostre comunicazioni passeranno dal dominio @oldcompany.com al nuovo @newcompany.com. Il vostro referente, Ms [Name], potrà essere raggiunto esclusivamente su [[email protected]].
Starting [Date], all our e-mail traffic will migrate from @oldcompany.com to @newcompany.com. Please update your records and use [[email protected]] for any future correspondence. We appreciate your prompt attention to this change.
[/gss-content-box]
Modello Avviso Cambio Mail Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello avviso cambio mail da scaricare. Il modulo avviso cambio mail compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile avviso cambio mail può essere convertito in PDF o stampato.
