In questa pagina è possibile trovare un fac simile comunicazione ai clienti di cessata collaborazione da scaricare e compilare.
Indice
Comunicazione Ai Clienti Di Cessata Collaborazione
Quando si interrompe un rapporto di collaborazione con un professionista, un partner commerciale o un fornitore, il momento più delicato è quasi sempre la comunicazione alla clientela. Dall’efficacia di questo passaggio dipende la continuità del servizio percepita, la reputazione dell’azienda e, nei casi più esposti, la stabilità contrattuale del portafoglio ordini. Una buona comunicazione non si limita a notificare un cambio di nome; deve integrare informazione, rassicurazione e istruzioni operative, con un equilibrio misurato tra trasparenza e tutela degli interessi aziendali.
La prima dimensione da governare è temporale: il messaggio deve raggiungere i clienti prima che lo faccia il passaparola o, peggio ancora, la controparte uscente. Idealmente si lavora con un preavviso concordato nella lettera di recesso, che viene trasformato in un breve intervallo di tempo durante il quale si preparano i materiali informativi, si aggiorna il sito, si formano gli operatori di front line e si configurano gli indirizzi mail o telefonici che sostituiranno quelli collegati alla persona o al partner uscente. Attendersi a questo ritmo consente di inviare la comunicazione in concomitanza con l’effettiva cessazione, evitando vuoti di presidio.
Sul piano dei contenuti, la regola aurea è la chiarezza. Il cliente deve capire che qualcosa cambia, la figura di riferimento, il marchio comparso sul packaging, il nome del fornitore indicato nella fattura, ma che non cambiano né la qualità del servizio né le condizioni contrattuali. È dunque indispensabile nominare esplicitamente la collaborazione che si chiude, indicare la data di efficacia e spiegare in modo sintetico le conseguenze concrete: a chi ci si rivolge per l’assistenza, quale indirizzo mail sostituirà quello dell’ex partner, quali referenti interni prenderanno in carico le richieste. Questo approccio anticipa le domande tipiche del cliente e riduce la sua ansia da cambiamento; nello stesso tempo circoscrive le responsabilità, impedendo a terzi di spendere il nome dell’azienda in modo improprio dopo la cessazione.
Il tono della comunicazione merita un’attenzione particolare. È sconsigliabile accennare a motivazioni conflittuali o dare spazio a recriminazioni, perché ogni dettaglio polemico rischia di polarizzare l’utenza e di alimentare speculazioni. Scrivere che la decisione è “stata presa di comune accordo per ragioni organizzative” o che “il mandato non è stato rinnovato per scelta aziendale” è più che sufficiente, salvo il caso in cui vi siano obblighi di legge a divulgare informazioni specifiche, come può accadere in settori regolamentati. In assenza di tali obblighi, la forma più tutelante resta quella neutra e professionale, focalizzata sulle soluzioni e non sulle cause.
Il canale attraverso cui si diffonde la notizia varia in base al profilo della clientela. Se la relazione è gestita prevalentemente via mail, la comunicazione attraverso newsletter o PEC consente di conservare una prova d’invio digitalmente certa. Quando invece il rapporto è più formale, si preferiscono lettere su carta intestata spedite con raccomandata, eventualmente anticipate via posta elettronica; nelle realtà B2C con forte presenza social, si prepara anche un post istituzionale da pubblicare nelle stesse ore, proprio per intercettare tempestivamente eventuali domande. Qualunque canale si scelga, il principio è che il messaggio arrivi nello stesso momento a tutti i clienti interessati, evitando che i più importanti lo apprendano per ultimi o, peggio, tramite terzi.
Una volta trasmessa la comunicazione, è fondamentale gestire l’aftercare. Il call center, l’help desk o la reception devono disporre di una script pronta che riepiloga le ragioni della cessazione e indica con precisione come procedere al primo ordine, alla richiesta di supporto tecnico o alla gestione di garanzie in corso. Gli account manager incaricati di seguire i clienti chiave dovrebbero contattarli personalmente per ribadire la disponibilità e rassicurarli sulla continuità, trasformando un potenziale momento di incertezza in un’occasione di fidelizzazione proattiva. Nel caso dei professionisti, avvocati, commercialisti, consulenti, il passo successivo consiste nel rilasciare copia del fascicolo o dei dati in loro possesso, registrando la consegna in modo che nessuna delle parti possa lamentare lo smarrimento di documenti o la mancata restituzione di originali.
La gestione dei dati personali rappresenta a sua volta un nodo da non trascurare. Con l’uscita di un socio di studio o di un collaboratore esterno, l’azienda deve verificare se quest’ultimo conservasse archivi o credenziali d’accesso ai sistemi informativi. In tal caso la comunicazione interna dovrà essere accompagnata dalla revoca delle credenziali e dal ritiro di dispositivi aziendali, così da garantire la protezione degli asset e la conformità al Regolamento (UE) 2016/679. Al cliente si può semplicemente ricordare, in una nota di chiusura, che i suoi dati continuano a essere trattati dalla stessa società, senza trasferimenti a soggetti terzi diversi da quelli necessari per l’esecuzione del contratto.
Nella stesura della lettera si deve poi coniugare il linguaggio giuridico con quello commerciale. È opportuno cioè far riferimento, se esistono, alle clausole contrattuali che regolano la cessazione del rapporto, citare il numero di articolo o la sezione dell’accordo di riferimento, ma senza appesantire il testo con rimandi tecnici che la maggior parte dei destinatari non leggerà. Un paragrafo conclusivo che rinvii “alle condizioni di cui all’articolo X del contratto Y” assolve all’esigenza di certezza, mentre il corpo principale del documento resta scorrevole, orientato al cliente e facile da comprendere.
La comunicazione di cessata collaborazione ha riflessi reputazionali immediati anche sui motori di ricerca: la parte uscente potrebbe emettere un proprio comunicato o pubblicare contenuti sui social. È quindi consigliabile che l’azienda depositi la propria versione dei fatti in un’area news del sito, in modo da presidiarne la visibilità e garantire una fonte ufficiale. Questa pagina potrà essere collegata dalla mail di notifica, fornendo dettagli aggiuntivi a chi desidera approfondire. In termini di SEO, la presenza di un testo chiaro e tempestivo riduce la probabilità che notizie di terzi, magari imprecise, diventino le prime a comparire nelle ricerche associate al nome dell’azienda.
Infine, ogni comunicazione di cessata collaborazione dovrebbe essere archiviata in modo da risultare rintracciabile in futuro, qualora insorgessero contestazioni. L’adozione di un sistema di protocollo digitale o di gestione documentale consente di conservare il messaggio nella sua versione originale, corredato dalle prove di invio e di ricezione, elemento di grande utilità nei procedimenti giudiziari o nelle verifiche di audit interno. L’archiviazione non è mero formalismo: è la garanzia di poter dimostrare che i clienti furono informati per tempo e con modalità conformi ai requisiti contrattuali e normativi.
Esempio di Comunicazione Ai Clienti Di Cessata Collaborazione
Modello GENERICO
Oggetto: Cessazione della collaborazione con [NOME PARTNER]
Gentile [Titolo/Cognome Cliente],
La informiamo che, a decorrere dal [DATA EFFICACIA], la nostra azienda non opera più in partnership con [NOME PARTNER] per la fornitura di [TIPOLOGIA SERVIZI/PRODOTTI].
Questa decisione, assunta di comune accordo e per ragioni organizzative, non avrà alcun impatto sulle prestazioni che Le garantiamo: tutti i servizi in corso proseguiranno senza interruzioni e saranno curati direttamente dal nostro team interno.
Per ogni chiarimento restiamo a Sua disposizione ai consueti recapiti:
– telefono: [NUMERO]
– e-mail: [INDIRIZZO]
La ringraziamo per la fiducia e Le porgiamo cordiali saluti.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[NOME E CARICA]
[AZIENDA]
Modello per STUDIO PROFESSIONALE (cessazione collaborazione con un socio/associato)
Oggetto: Aggiornamento struttura dello Studio e continuità dei servizi
Spett.le [Ragione sociale Cliente]
Alla c.a. [Referente]
Desideriamo comunicarLe che il Dott. [NOME PROFESSIONISTA], già associato del nostro Studio, dal [DATA] non collabora più con noi.
Lo Studio [DENOMINAZIONE COMPLETA] proseguirà l’assistenza fiscale, contabile e societaria a Suo favore con il medesimo standard qualitativo grazie al team di professionisti già a Lei dedicato. Tutti gli incarichi in corso restano quindi pienamente validi; non è richiesta alcuna formalità aggiuntiva da parte Sua.
Il nuovo referente sarà il Dott. [NOME SOSTITUTO] (tel. [___], e-mail [___]).
Confidando nella prosecuzione del rapporto, restiamo a disposizione per ogni ulteriore informazione.
Distinti saluti.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA LEGALE RAPPRESENTANTE]
Studio [DENOMINAZIONE]
Modello per AZIENDA che cessa il rapporto con un AGENTE di commercio
Oggetto: Termine del mandato dell’Agente [NOME AGENTE] – gestione ordini e assistenza
Gentile Cliente,
La informiamo che, con effetto dal [DATA], il mandato dell’Agente sig./sig.ra [NOME AGENTE] è cessato per naturale scadenza e mancato rinnovo.
Per ordini, preventivi e post-vendita può rivolgersi direttamente al nostro Customer Service:
• e-mail: [[email protected]]
• telefono: [NUMERO VERDE]
Gli ordini già confermati restano validi e saranno evasi nei tempi stabiliti.
Rimaniamo a Sua completa disposizione e La ringraziamo per la collaborazione.
Cordiali saluti.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[CARICA] – [AZIENDA]
[CONTATTI]
Modello per CESSAZIONE COLLABORAZIONE con un FORNITORE STRATEGICO
Oggetto: Cambio fornitore per [CATEGORIA PRODOTTO/SERVIZIO]
Egregio Cliente,
La informiamo che, dal [DATA], la fornitura di [PRODOTTO/SERVIZIO] non sarà più affidata a [NOME FORNITORE PRECEDENTE].
Abbiamo selezionato il nuovo partner [NOME NUOVO FORNITORE] per garantirLe continuità e un ulteriore miglioramento di qualità e tempi di consegna. Le condizioni commerciali pattuite con Lei rimangono invariate.
Per eventuali domande o esigenze particolari potrà contattare:
[REFERENTE INTERNO] – tel. [___] – e-mail [___]
Grazie per l’attenzione e per la fiducia accordataci.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[AZIENDA] – Ufficio Acquisti/Customer Care
Modello per CESSAZIONE PARTNERSHIP di co-branding o progetto congiunto
Oggetto: Conclusione del progetto con [NOME PARTNER] e prossimi passi
Gentile [Nome Cliente],
La presente per informarLa che il progetto congiunto “[NOME PROGETTO]” sviluppato insieme a [NOME PARTNER] terminerà il [DATA].
I servizi/prodotti che Lei ha acquistato restano pienamente operativi e saranno da ora in poi gestiti esclusivamente da [NOME VOSTRA AZIENDA] secondo i termini contrattuali originari.
Eventuali garanzie o assistenza tecnica continueranno a essere erogate senza soluzione di continuità. Potrà fare riferimento al nostro help desk:
• telefono: [NUMERO]
• e-mail: [HELPDESK@]
Qualora desideri un incontro di aggiornamento, La invitiamo a contattare il Suo referente commerciale [NOME] (mob. [___]).
Sicuri di proseguire con successo la collaborazione, Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[CARICA]
[AZIENDA]
Fac Simile Comunicazione Ai Clienti Di Cessata Collaborazione Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello comunicazione ai clienti di cessata collaborazione da scaricare. Il modulo comunicazione ai clienti di cessata collaborazione compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile comunicazione ai clienti di cessata collaborazione può essere convertito in PDF o stampato.
