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Indice
Consegna Buoni Carburante
Con la consegna dei buoni carburante un’azienda riconosce ai dipendenti un beneficio in natura che, se gestito correttamente, può rientrare nei fringe benefit esenti entro le soglie di legge; se usato al di fuori delle regole, invece, diventa retribuzione imponibile e può creare problemi IVA e contributivi. Il primo chiarimento riguarda l’agevolazione “speciale” da 200 euro: la detassazione autonoma dei buoni carburante prevista nel 2022 e prorogata per il solo 2023 dal “Decreto Trasparenza” (DL 5/2023, art. 1) non è stata confermata per il 2024; dal 2024 in poi i buoni carburante sono semplicemente uno dei beni/servizi che possono essere inclusi nel plafond annuo dei fringe benefit previsto dalla legge di bilancio, senza un extra‐limite dedicato. Per il 2024 il tetto è stato fissato a 1.000 euro per tutti i dipendenti e a 2.000 euro per i dipendenti con figli fiscalmente a carico; per il 2025 le stesse soglie sono state confermate, in continuità con l’impianto dell’art. 51 TUIR, salvo le particolarità introdotte per specifiche platee. Ne consegue che il valore dei buoni carburante erogati nel periodo concorre a consumare quel plafond: se il valore complessivo dei fringe benefit supera il limite applicabile al singolo dipendente, l’intero importo eccede la soglia e diventa imponibile fiscale e contributivo in busta paga.
Sul piano operativo, la “consegna” deve essere tracciabile. L’azienda dovrebbe emettere una lettera di assegnazione che identifichi il dipendente, la data, il valore, l’eventuale numero o codice dei voucher e la dicitura di non convertibilità in denaro, facendosi rilasciare firma per ricevuta ovvero conservando i log della piattaforma se i buoni sono digitali. In contabilità il costo segue le regole generali delle spese per lavoro dipendente; in payroll si monitora il plafond individuale di fringe benefit per evitare sforamenti. È buona prassi affiancare alla lettera una policy che precisi divieti di cessione o monetizzazione, canali di utilizzo, scadenze e flussi di assistenza, così da prevenire contestazioni sulla reale fruizione.
Per l’IVA contano le regole europee sui “buoni corrispettivo”. Un buono è “monouso” quando, al momento dell’emissione, sono già noti il bene, l’aliquota e il luogo di tassazione: in quel caso l’IVA si considera assolta all’atto dell’emissione e i passaggi successivi sono, di regola, fuori campo; è “multiuso” quando questi elementi non sono noti in anticipo: l’IVA si applica al momento del riscatto presso il distributore, mentre l’emissione del buono resta senza addebito d’imposta. Molte carte carburante spendibili in più reti sono multiuso; la distinzione non è formale ma dipende dalle informazioni disponibili ex ante. Per l’azienda che distribuisce buoni ai dipendenti a titolo di fringe benefit, la tematica IVA è di regola neutra perché il costo è trattato come onere del personale e non si esercita detrazione; resta però importante che i fornitori emettano corretta documentazione secondo la tipologia di buono acquistato.
Per evitare che il voucher diventi “retribuzione” imponibile serve coerenza con il regime dei fringe benefit. La consegna va effettuata a titolo liberale, senza che il dipendente vi rinunci a quote di salario e senza vincoli di produttività: se si intende premiare risultati, si usano gli strumenti dei premi di risultato, eventualmente convertibili in welfare, ma non si confonde la logica premiale con il buono carburante. In caso di dipendenti part-time o assenti per lungo periodo non ci sono regole obbligatorie: l’assegnazione può essere uniforme o differenziata per categorie omogenee, purché non discriminatoria. Per i dirigenti valgono regole identiche; per gli amministratori non dipendenti, l’attribuzione di buoni carburante non ricade nel regime agevolato dei fringe benefit dei lavoratori subordinati e segue le ordinarie regole fiscali della categoria reddituale del percettore. Un punto spesso trascurato è la gestione di errori e scadenze. I buoni hanno di norma una validità temporale: l’azienda dovrebbe comunicarla espressamente nella lettera di consegna e calendarizzare un promemoria; i voucher scaduti non utilizzati non generano, di per sé, restituzioni o monetizzazioni, salvo diversa previsione contrattuale con l’emittente. Se per errore un dipendente riceve buoni che fanno superare il suo limite annuo, la correzione non può essere fatta semplicemente “riprendendosi” il benefit: il valore eccedente va imputato a reddito e trattenuto in busta paga con i contributi, a meno che il dipendente, in un tempo ragionevole, restituisca integralmente i buoni non ancora spesi.
Nelle realtà è utile distinguere tra carte carburante aziendali per spese di servizio e buoni carburante come fringe benefit. Nel primo caso la spesa è di missione e segue le regole di deducibilità e detraibilità IVA con tracciabilità elettronica, targa e fatturazione; nel secondo caso è un’erogazione liberale al dipendente e non dà diritto a detrazione, ma va nel plafond dei fringe benefit come descritto sopra. Tenere separati i due canali evita sovrapposizioni e contestazioni in sede di verifica.
Esempio di Consegna Buoni Carburante
Modello 1 — Consegna cartacea (voucher fisici) con ricevuta
Oggetto: Consegna buoni carburante – fringe benefit ex art. 51 TUIR
Con la presente Le consegniamo n. [__] buoni carburante del valore nominale di € [__] ciascuno, per un valore complessivo di € [__].
Dati voucher: [emittente], numeri di serie/codici: [elenco in allegato A], validi fino al [__/__/____].
Condizioni d’uso:
– i buoni sono personali, non cedibili e non convertibili in denaro o altri beni/servizi;
– utilizzabili esclusivamente per acquisto di carburante presso gli esercenti convenzionati dell’emittente;
– in caso di smarrimento o furto non è previsto rimborso, salvo diverse condizioni dell’emittente;
– eventuali buoni inutilizzati alla data di scadenza non generano rimborsi.
Informativa interna:
– l’assegnazione rientra nel piano welfare/fringe benefit aziendale; il monitoraggio del plafond annuo individuale è gestito da HR/payroll;
– la presente lettera non costituisce trattamento fisso o ricorrente.
Allegati: A) elenco numeri di serie/codici; B) policy aziendale buoni carburante; C) informativa privacy.
Luogo e data: [____]
Per l’Azienda
___________________________
[Nome e qualifica]
RICEVUTA DEL DIPENDENTE
Dichiaro di aver ricevuto n. [__] buoni carburante per complessivi € [__] e di accettare le condizioni sopra riportate.
Data ____/____/______ Firma dipendente ______________________
Modello 2 — Consegna digitale (codici e-wallet/APP) con presa visione via mail/PEC
Oggetto: Assegnazione buoni carburante digitali – [emittente/piattaforma] – presa visione
Gentile [Nome],
Le sono stati assegnati buoni carburante digitali per un valore complessivo di € [__] (n. [__] codici da € [__] cad.).
I voucher sono disponibili nel Suo wallet/APP [nome piattaforma] e nella Sua area personale al link: [URL].
Codici assegnati (se richiesto anche in chiaro): [elenco/parziale].
Condizioni principali:
– uso personale, non cedibili, non convertibili in denaro; validi fino al [__/__/____];
– spendibili presso gli esercenti aderenti al circuito [emittente]; assistenza: [contatti help desk];
– la fruizione concorre al plafond annuo dei fringe benefit; HR/payroll monitora l’eventuale sforamento.
Azioni richieste:
– acceda entro [__] giorni e confermi la presa visione cliccando su “[Confermo]” nella piattaforma (oppure risponda a questa e-mail con “PRESA VISIONE BUONI CARBURANTE € [__] – [Nome Cognome]”).
Allegati: policy aziendale buoni carburante; informativa privacy.
Cordiali saluti
[Nome, qualifica, recapiti]
Nota per HR (uso interno): archiviare automaticamente la conferma in anagrafica welfare del dipendente.
Modello 3 — Sostituzione/integrazione (rettifica assegnazione; errore valore/scadenza)
VERBALE DI SOSTITUZIONE/INTEGRAZIONE BUONI CARBURANTE
Premesso che in data [__/__/____] sono stati consegnati al dipendente buoni carburante per € [__] (lettera prot. [__]),
si procede a rettifica/integrazione per i seguenti motivi: [es. errore taglio/scadenza; sostituzione voucher difettosi; integrazione piano welfare].
Consegna odierna:
– n. [__] buoni del valore € [__] cad., totale € [__], emittente [__], scadenza [__/__/____];
– codici/seriali: [allegato A].
Contestualmente:
– vengono annullati/ritirati i seguenti buoni consegnati il [__/__/____]: [elenco codici], per complessivi € [__];
– i buoni ritirati risultano distrutti/annullati secondo le procedure dell’emittente (verbale/attestazione allegato B).
Resta invariata la natura di fringe benefit, non cedibile né monetizzabile. Il valore complessivo annuo sarà computato da HR/payroll.
Luogo e data: [____]
Per l’Azienda ______________________
Dipendente (presa visione) ______________________
Allegati: A) codici assegnati; B) attestazione annullo/ritiro; C) policy aggiornata (se varia).
Modello 4 — Restituzione volontaria/correzione plafond da parte del dipendente
DICHIARAZIONE DI RESTITUZIONE BUONI CARBURANTE / CORREZIONE PLAFOND
Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], matricola [__], dichiara di restituire alla Società [Ragione sociale] i seguenti buoni carburante non utilizzati:
– n. [__] buoni del valore € [__] cad., emittente [__], codici/seriali [elenco], scadenza [__/__/____], per un totale di € [__].
Motivo della restituzione:
[es. prevenire superamento limite annuo fringe benefit; cessazione rapporto; mancato utilizzo entro i termini; errata assegnazione].
I buoni risultano integri e non attivati; si chiede l’aggiornamento del valore residuo imputato al plafond annuo. Si prende atto che:
– i buoni restituiti potranno essere annullati/riassegnati secondo la policy e i termini dell’emittente;
– eventuali buoni già utilizzati restano imputati al mio plafond; gli importi eccedenti i limiti di legge saranno trattati in payroll come imponibile.
Luogo e data: [____]
Firma dipendente: ______________________
Ricezione HR/Amministrazione (da compilare a cura dell’azienda)
– Data ricezione: [__/__/____] – Verifica integrità/attivazioni: [esito]
– Aggiornamento anagrafica welfare e payroll: [eseguito il __/__/____ da ____]
– Firma per ricevuta: ______________________
Fac Simile Consegna Buoni Carburante Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello consegna buoni carburante da scaricare. Il modulo consegna buoni carburante compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile consegna buoni carburante può essere convertito in PDF o stampato.
