In questa pagina è possibile trovare un fac simile convocazione riunione dipendenti Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Convocazione Riunione dei Dipendenti
Per organizzare una riunione efficace, è essenziale gestire attentamente anche il momento della convocazione.
Quando si organizza un incontro con dipendenti, colleghi o soci, è infatti fondamentale dedicarsi alla pianificazione preliminare. La convocazione deve includere tutte le informazioni relative all’incontro. Il coordinatore della riunione sarà responsabile di molte di queste attività, come reperire gli indirizzi mail, scegliere il client di posta, redigere l’avviso di convocazione, confermare la partecipazione di ogni invitato e impostare un calendario condiviso con il presidente per eventuali riunioni successive.
Un avviso di convocazione richiede una nuova mail appositamente strutturata, con oggetto e destinatari corretti. È utile ricevere conferme di partecipazione via mail per semplificare la gestione dei documenti della riunione.
Vediamo come strutturare correttamente la convocazione di riunione
-Scegliere data e orario
Scegli con anticipo una data e un orario che possano risultare comodi per tutti. Se, ad esempio, sai che alcuni colleghi sono impegnati in altre attività in determinati giorni o orari, evita di fissare la riunione in quei momenti. Di norma, è consigliabile programmare la riunione con circa due settimane di anticipo per garantire che tutti possano organizzarsi.
-Definire la durata del meeting
La durata della riunione è un altro elemento fondamentale. Se hai previsto un’ora di incontro, assicurati di rispettarla, evitando di trattenere i partecipanti per un tempo eccessivo. Considera anche un piccolo margine extra, per gestire eventuali imprevisti.
-Scegliere il luogo adatto
La scelta del luogo deve essere accurata: la sala deve poter ospitare tutti i partecipanti e avere le attrezzature necessarie, come un proiettore per le slide o un computer per ciascun partecipante, se necessario. È opportuno scegliere una stanza con buona acustica, e, se serve un microfono, assicurati che funzioni correttamente. Verifica che la sala sia disponibile nel giorno e nell’orario previsto.
-Definire l’ordine del giorno
È fondamentale che i partecipanti abbiano chiari gli argomenti di discussione, sia per prepararsi che per eventuali interventi. Non è necessario entrare nei dettagli, basta una sintesi degli argomenti e delle decisioni che saranno prese. Se è richiesto il contributo di qualcuno su un punto specifico, informalo con anticipo, discutendo eventualmente i dettagli.
In questo modo, l’organizzazione della riunione sarà più chiara ed efficace per tutti, garantendo una maggiore produttività e un buon utilizzo del tempo a disposizione.
Esempio di Convocazione Riunione Dipendenti
MODELLO 1 — Convocazione formale per lettera/comunicazione interna
Spett.le Sig./Sig.ra ___________________________
La presente per comunicarLe che è convocata una riunione del personale dipendente di _________________________ (ragione sociale) per il giorno __________________, alle ore _______, presso _________________________, sito in Via _________________________ n. ___, Comune di _________________________.
Nel corso della riunione saranno trattati i seguenti argomenti all’ordine del giorno:
Si prevede una durata indicativa di _______ ore. Si prega di confermare la propria presenza entro il __________________.
Per ulteriori informazioni è possibile contattare _________________________ al numero __________________ oppure all’indirizzo email _________________________.
In fede,
(Nome e Cognome – Ruolo) _________________________, lì __________________
MODELLO 2 — Avviso di convocazione breve (bacheca/circolare interna)
AVVISO DI CONVOCAZIONE RIUNIONE
Si comunica a tutto il personale / al reparto _________________________ che in data __________________ alle ore _______, presso _________________________, si terrà una riunione aziendale.
Argomento: _____________________________________________
La partecipazione è obbligatoria / gradita (cancellare la voce che non interessa).
Per informazioni rivolgersi a _________________________.
_________________________, lì __________________ La Direzione
MODELLO 3 — Convocazione via email (oggetto + corpo)
Oggetto: Convocazione riunione – _________________________ (oggetto/titolo riunione) – __________________ (data)
Gentili colleghi/e,
con la presente siete convocati alla riunione di _________________________ che si terrà:
Data: __________________ Orario: _______ – _______ Luogo / Piattaforma: _________________________
Ordine del giorno: – _____________________________________________ – _____________________________________________ – _____________________________________________
Si chiede di confermare la propria disponibilità entro il __________________ rispondendo alla presente email o contattando _________________________.
Qualora non fosse possibile partecipare, si prega di darne tempestiva comunicazione.
Cordiali saluti,
(Nome e Cognome – Ruolo) _________________________ | Tel. __________________ | Email _________________________
MODELLO 4 — Convocazione riunione urgente / straordinaria
CONVOCAZIONE RIUNIONE STRAORDINARIA
Ai dipendenti di: _________________________ Data: __________________ Luogo: _________________________, ore _______
Si convoca con carattere d’urgenza una riunione straordinaria per discutere in merito a: _____________________________________________.
La riunione è indetta a seguito di _____________________________________________ e richiede la presenza di tutto il personale / dei responsabili di _________________________.
Si invitano i partecipanti a portare con sé eventuale documentazione relativa a _________________________.
La durata prevista è di circa _______ ore/minuti.
Per chiarimenti contattare _________________________ al __________________.
_________________________, lì __________________
(Titolo/Ruolo del convocante)
Modello Convocazione Riunione Dipendenti Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello convocazione riunione dipendenti da scaricare. Il modulo convocazione riunione dipendenti compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile convocazione riunione dipendenti può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Convocazione Riunione Dipendenti PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modello convocazione riunione dipendenti PDF editabile.
