In questa pagina è possibile trovare un fac simile richiesta appuntamento formale da scaricare e compilare.
Indice
Richiesta di Appuntamento Formale
Una richiesta di appuntamento formale è, prima di tutto, un atto di cortesia istituzionale; serve a riservare tempo e attenzione di un interlocutore che con ogni probabilità dispone di un’agenda serrata. Perché la domanda sia considerata e trovi uno spazio nel calendario altrui, deve contenere quattro ingredienti essenziali: contesto, obiettivo, flessibilità e chiusura d’impegno.
Il contesto è la cornice in cui si muove il mittente. In apertura vale la pena indicare il motivo per cui ci si rivolge proprio a quella persona o a quell’ufficio: l’autorità che detiene, le competenze che possiede, il ruolo che ricopre nella pratica da trattare. Senza questo raccordo, la richiesta rischia di apparire generica o, peggio, di finire su una scrivania sbagliata. La forma di saluto deve rispecchiare gerarchia e distanza professionale; in italiano formale, “Egregio”, “Gentile” o, in ambito pubblico, “Spettabile” seguiti dal titolo accademico o dalla qualifica (“Avv.”, “Ing.”, “Prof.”, “Dott.ssa”) sono formule corrette e mai eccessive.
L’obiettivo ha bisogno di essere espresso con la massima sintesi. Una frase introduttiva che precisi “con la presente desidero sottoporLe la questione…”, seguita da due righe che descrivono in termini concreti il tema da discutere, basta a far capire perché valga la pena fissare un incontro. Dettagliare già in questa sede ogni aspetto tecnico, invece, è controproducente: si toglie slancio al faccia a faccia e si rischia di ricevere una replica scritta invece di un invito in agenda. La flessibilità consiste nell’offrire al destinatario più opzioni d’orario, lasciandogli la libertà di proporre un’alternativa. È il momento di dimostrare rispetto per i suoi impegni: indicare, per esempio, una finestra di dieci giorni con preferenza di fascia oraria (“sarei disponibile dal 12 al 22 maggio, dalle 10 alle 13”) comunica apertura e realismo. Se l’incontro può avvenire anche da remoto, basta precisare che si dispone di piattaforme videoconferenza certificate, in modo da rassicurare su sicurezza dei dati e facilità di connessione.
La chiusura d’impegno è la formula che dimostra professionalità e consapevolezza dei tempi amministrativi o aziendali. Ringraziare per l’attenzione già dedicata alla lettura, ribadire la disponibilità a trasmettere materiale preparatorio o referenze, poi attendere un cortese riscontro “entro la data che Le sarà più comoda” offre al destinatario una via di uscita elegante ma lo invita a una risposta, anche negativa, in tempi ragionevoli. La firma deve riportare, insieme a nome e cognome, la qualifica e i contatti diretti: numero di cellulare professionale, e-mail, eventuale PEC se si dialoga con la pubblica amministrazione. L’allegazione del curriculum o di una scheda progetto ha senso solo se strettamente pertinente; documenti eccedenti l’essenziale appesantiscono la richiesta e trasmettono l’idea che l’incontro possa già essere superfluo.
Sul piano formale, l’oggetto del messaggio, che sia sull’intestazione di una lettera o nella barra “subject” di una maik, dovrebbe condensare l’intento in poche parole (“Richiesta di incontro per presentazione progetto…”). Chi scrive via PEC o raccomandata ottiene data certa, ma anche la posta elettronica ordinaria, se proveniente da un dominio professionale e corredata di firma digitale, oggi rappresenta un canale pienamente accettato nel dialogo business to business.
Esempio di Richiesta Appuntamento Formale
Richiesta appuntamento formale da impresa a istituto bancario (richiesta incontro per linee di credito)
Egregio Dott. [Cognome],
in qualità di amministratore unico della [Ragione sociale], azienda attiva nel settore [settore], Le scrivo per concordare un incontro presso la Vostra sede di [città] allo scopo di illustrare il nostro piano di sviluppo 2025-2028 e valutare l’accesso a nuove linee di credito dedicate all’espansione internazionale.
Sono disponibile a partire da [data] e preferirei una fascia oraria mattutina. Resto comunque a Sua disposizione per concordare ogni dettaglio secondo le Sue esigenze di agenda.
RingraziandoLa fin d’ora per l’attenzione, resto in attesa di un Suo gentile riscontro e Le porgo cordiali saluti.
[Nome e cognome]
Amministratore unico – [Ragione sociale]
tel. [___] – e-mail [___]
Richiesta appuntamento formale a dirigente comunale (richiesta presentazione progetto)
Spettabile Dirigente del Settore Urbanistica,
la presente per domandare un appuntamento finalizzato a illustrare il progetto di rigenerazione dell’area [toponimo], redatto dallo scrivente studio e recentemente candidato al bando regionale “Borghi 2025”.
Considerati i tempi del procedimento, Le chiederei cortesemente di fissare l’incontro entro il prossimo [data], compatibilmente con i Suoi impegni istituzionali.
Resto a disposizione per trasmettere in anticipo elaborati grafici e relazione di sintesi. La ringrazio sin d’ora e porgo distinti saluti.
Arch. [Nome Cognome]
Studio [denominazione] – via [indirizzo] – PEC [pec]
Richiesta appuntamento formale da studente a docente universitario (richiesta colloquio tesi)
Gentile Prof.ssa [Cognome],
sono lo studente [Nome Cognome], matricola [n°], corso di laurea magistrale in [corso]. Avendo ultimato l’indice provvisorio della mia tesi “[titolo]”, Le chiederei di poterLa incontrare per un confronto sul metodo di ricerca e sulla bibliografia di riferimento.
Qualora fosse disponibile, gradirei fissare il colloquio in uno degli orari di ricevimento compresi fra [date]; in alternativa sono aperto a un breve meeting su Teams.
La ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di gentile conferma.
Cordiali saluti
[Firma]
Richiesta appuntamento formale a sezione consolare (richiesta appuntamento per visto)
Spett.le Sezione Consolare dell’Ambasciata di [Paese],
con la presente il/la sottoscritto/a [Nome Cognome], passaporto n. [___], intende richiedere un incontro per il deposito della domanda di visto “Business Visitor” con riferimento alla missione commerciale programmata dal [data] al [data] presso la città di [città].
Allego la lettera d’invito della società ospitante e copia della polizza sanitaria. Rimango disponibile per qualsiasi ulteriore documentazione si rendesse necessaria e, ove possibile, gradirei fissare l’appuntamento entro le prossime due settimane.
Ringraziando per la collaborazione, porgo distinti saluti.
[Firma]
tel. [___] – e-mail [___]
Richiesta appuntamento formale generico
Oggetto: richiesta di appuntamento
Egregio/Gentile [Titolo + Cognome destinatario],
sono [nome, cognome, qualifica/ruolo] presso [ente/azienda]. Con la presente desidero proporLe un incontro per [indicare lo scopo: es. esaminare una possibile collaborazione, discutere la pratica n. …, presentare il progetto …].
Sarei disponibile nelle seguenti date e orari [inserire opzioni]; qualora non fossero congrue con i Suoi impegni, La prego di indicarmi l’alternativa più gradita. Se preferisse, l’appuntamento potrà svolgersi anche da remoto mediante piattaforma [Zoom/Teams].
Resto a disposizione per trasmettere documentazione preliminare e per qualsiasi ulteriore esigenza organizzativa. In attesa di un Suo cortese riscontro Le porgo distinti saluti.
[Firma manoscritta o digitale]
[Nome Cognome] – [qualifica]
tel. [___] – e-mail [___]
Modello Richiesta Appuntamento Formale Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello richiesta appuntamento formale da scaricare. Il modulo richiesta appuntamento formale compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile richiesta appuntamento formale può essere convertito in PDF o stampato.
