In questa pagina è possibile trovare un fac simile informativa privacy condominio Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Informativa Privacy per Condominio
L’informativa privacy del condominio è il documento con cui il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento spiega a condomini, proprietari non residenti, usufruttuari, inquilini e altri interessati come vengono trattati i loro dati personali nell’ambito della gestione delle parti comuni e dei servizi condominiali. La base giuridica dell’obbligo informativo è l’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), che impone di fornire al momento della raccolta dei dati informazioni chiare e facilmente accessibili su chi tratta i dati, perché li tratta, su quale base giuridica, a chi possono essere comunicati, per quanto tempo vengono conservati e quali diritti possono essere esercitati.
Uno dei nodi più importanti per scrivere correttamente l’informativa è individuare il titolare del trattamento. Nella prassi consolidata in ambito condominiale, il titolare è il condominio come centro di imputazione unitario, mentre l’amministratore è il soggetto che gestisce operativamente i trattamenti per conto del condominio, curando i registri, la contabilità, la conservazione dei documenti e i rapporti con i terzi. In termini pratici, per evitare ambiguità e mantenere coerenza con la gestione reale, l’impostazione più robusta è indicare come titolare “Condominio ________, in persona dell’Amministratore pro tempore”, riportando i contatti dello studio dell’amministratore come canale unico per l’esercizio dei diritti. È utile sapere che il tema della qualificazione del ruolo dell’amministratore è oggetto di attenzione e aggiornamenti interpretativi, per cui conviene adottare una formula che tenga insieme il condominio come titolare e l’amministratore come referente operativo, così da non lasciare aree grigie sulla responsabilità e sulle modalità di contatto. L’informativa deve essere resa a tutti gli interessati i cui dati vengono trattati nella gestione condominiale, non solo ai condòmini proprietari. Un condominio tratta dati di chi occupa l’unità a qualunque titolo perché deve poter comunicare convocazioni, gestire l’uso dei servizi comuni, gestire accessi e segnalazioni, ripartire costi laddove previsto e coordinare interventi tecnici; inoltre tratta dati di fornitori, tecnici e professionisti incaricati, e, se presenti, di dipendenti come il portiere. In particolare, per i dipendenti condominiali è opportuno che l’informativa sia distinta o quantomeno integri contenuti tipici dei trattamenti giuslavoristici, perché finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione sono diversi rispetto alla gestione dei condòmini.
Il contenuto dell’informativa deve riflettere i trattamenti tipici del condominio e le finalità effettive, altrimenti diventa un testo “di facciata” poco utile e più esposto a contestazioni. In un condominio la raccolta e l’uso dei dati si concentrano sulla tenuta dell’anagrafe condominiale e dei registri obbligatori, sulla gestione contabile e finanziaria, sulla convocazione e verbalizzazione delle assemblee, sulla gestione dei contratti di fornitura e manutenzione, sulla programmazione ed esecuzione degli interventi sulle parti comuni e, quando serve, sul recupero delle morosità. L’informativa deve chiarire che vengono trattati dati anagrafici e di contatto, dati catastali e dati necessari a determinare posizioni contabili di dare e avere, perché questi sono i dati funzionali alla gestione e, proprio per questo, devono essere trattati nel rispetto dei principi di pertinenza e minimizzazione. L’informativa deve anche chiarire che i dati vengono usati per finalità di amministrazione e gestione e non per scopi ulteriori incompatibili.
Sul piano delle basi giuridiche, in condominio il consenso non è quasi mai lo strumento corretto. Molti trattamenti sono necessari per adempiere obblighi legali e per svolgere la gestione delle parti comuni secondo le regole civilistiche; altri trattamenti si fondano sul legittimo interesse del condominio, ad esempio per tutela del credito, sicurezza organizzativa, prevenzione abusi e difesa in giudizio, sempre nel rispetto del bilanciamento con i diritti degli interessati e con la possibilità di opposizione quando prevista. Inserire il consenso “a tappeto” rischia di indebolire la struttura giuridica dell’informativa, perché il consenso deve essere libero e revocabile e non può diventare condizione per attività che sono necessarie alla gestione. È invece essenziale spiegare in modo comprensibile quando il conferimento dei dati è obbligatorio o necessario e quali conseguenze pratiche derivano dal mancato conferimento, ad esempio l’impossibilità di aggiornare correttamente l’anagrafe o di inviare comunicazioni e riparti.
Un punto particolarmente sensibile, perché genera spesso contenzioso, è la gestione della morosità e più in generale la comunicazione di dati economici. L’informativa deve chiarire che i dati contabili sono trattati per gestire riparti e pagamenti e possono essere comunicati agli aventi titolo nei limiti di quanto necessario per la trasparenza e il controllo della gestione, ma non devono diventare oggetto di diffusione indiscriminata. Nella pratica, l’affissione in bacheca di elenchi nominativi di morosi o solleciti contenenti dati personali in spazi accessibili a terzi estranei è una condotta ad alto rischio, perché si traduce in una forma di divulgazione non necessaria e sproporzionata. L’informativa, anche se non è un regolamento interno, può utilmente anticipare che le comunicazioni individuali avverranno con canali riservati e che la bacheca è destinata ad avvisi generali privi di dati personali non necessari.
Se nel condominio è presente un impianto di videosorveglianza, l’informativa deve coprire anche questo trattamento, che ha una disciplina pratica più rigorosa perché comporta ripresa di immagini e potenziale registrazione. In questi casi, la trasparenza si realizza normalmente con una informativa “breve” tramite cartellonistica nelle aree riprese e con una informativa “estesa” accessibile, nella quale devono essere specificati finalità, base giuridica, tempi di conservazione delle immagini, soggetti autorizzati ad accedere alle registrazioni e modalità di esercizio dei diritti. È essenziale che la ripresa sia proporzionata e limitata alle aree di pertinenza e che il tempo di conservazione sia contenuto e giustificato, perché sono proprio questi i punti più frequentemente contestati in sede amministrativa e giudiziaria.
L’informativa deve indicare con chiarezza i destinatari o le categorie di destinatari dei dati. Nel mondo condominiale è quasi inevitabile che alcuni dati vengano comunicati a soggetti esterni, come consulenti fiscali e contabili, legali, manutentori, tecnici, assicurazioni, banche e fornitori IT, perché senza queste comunicazioni non sarebbe possibile gestire il condominio. L’informativa deve spiegare che tali soggetti possono trattare dati per conto del condominio, e deve essere coerente con i contratti e gli atti di nomina che regolano i rapporti con i fornitori che trattano dati per conto del titolare. Se vengono usati servizi che possono comportare trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, l’informativa deve indicarlo e descrivere le garanzie adottate, perché questo è un contenuto richiesto espressamente dall’art. 13 del GDPR quando ricorre il trasferimento.
Un altro elemento spesso trascurato è l’indicazione dei tempi di conservazione. L’informativa deve dire per quanto tempo i dati saranno conservati o almeno quali criteri vengono usati per determinarlo. In condominio è ragionevole distinguere tra dati anagrafici e di contatto conservati per la durata del rapporto e per il tempo necessario a gestire passaggi di proprietà e contestazioni, documenti contabili e giustificativi conservati per i tempi legati agli obblighi civilistici e fiscali, dati relativi a contenziosi conservati fino alla definizione e ai termini di tutela, e, se esistono, registrazioni video conservate per periodi brevi e proporzionati alle finalità di sicurezza. La chiarezza su questo punto è importante perché riduce l’idea di “conservazione indefinita” e dimostra applicazione concreta del principio di limitazione della conservazione.
Esempio di Informativa Privacy Condominio
Di seguito è possibile trovare un esempio di informativa privacy condominio.
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – CONDOMINIO
(ai sensi dell’art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 “GDPR” e normativa nazionale applicabile)
Il Condominio __________________________, con sede/ubicazione in __________________________, via/piazza __________________________ n. ______, in persona dell’Amministratore pro tempore __________________________, con studio in __________________________, via/piazza __________________________ n. ______, e-mail __________________________, PEC __________________________, tel. __________________________, informa che tratta dati personali per le esigenze di amministrazione e gestione delle parti comuni e dei servizi condominiali. La presente informativa è rivolta a condòmini, proprietari non residenti, usufruttuari, conduttori/inquilini e, per quanto compatibile, a fornitori e altri soggetti i cui dati siano trattati nell’ambito della gestione condominiale.
Il trattamento riguarda dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, indirizzo, e-mail, telefono), dati identificativi e fiscali (codice fiscale, estremi documentali quando necessari), dati relativi alle unità immobiliari e ai diritti reali o di godimento (dati catastali e informazioni di titolarità/possesso), dati contabili e amministrativi connessi alla gestione (quote, riparti, pagamenti, solleciti, posizioni di dare/avere), dati necessari alla gestione tecnica e manutentiva dell’immobile (segnalazioni guasti, accessi concordati per interventi, nominativi di referenti), nonché ulteriori dati conferiti dall’interessato nelle comunicazioni con l’amministrazione. Qualora siano presenti dipendenti condominiali (es. portiere) o specifiche attività che richiedano trattamenti ulteriori, potranno essere fornite informative dedicate.
I dati sono trattati per finalità strettamente connesse alla gestione condominiale, in particolare per la tenuta dell’anagrafe condominiale e dei registri obbligatori, la convocazione e gestione delle assemblee e dei verbali, l’esecuzione delle delibere, la gestione dei contratti e dei rapporti con fornitori e professionisti, la gestione della contabilità e dei pagamenti, la ripartizione delle spese e la predisposizione del rendiconto, la gestione dei sinistri assicurativi, la manutenzione ordinaria e straordinaria delle parti comuni, la gestione delle morosità e il recupero crediti, nonché la tutela dei diritti del Condominio in sede stragiudiziale e giudiziale, la prevenzione di abusi e la sicurezza organizzativa e informatica. Le basi giuridiche del trattamento sono l’adempimento di obblighi legali cui il Condominio è soggetto, l’esecuzione dei compiti di gestione e amministrazione delle parti comuni e il legittimo interesse del Condominio alla corretta amministrazione, alla tutela del patrimonio comune, al recupero dei crediti e alla difesa dei propri diritti. Il conferimento dei dati necessari alla gestione è pertanto richiesto per lo svolgimento delle attività condominiali; il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di aggiornare correttamente l’anagrafe, predisporre riparti/rendiconti o gestire comunicazioni e servizi.
Il trattamento è effettuato con modalità cartacee e informatizzate, secondo principi di correttezza, liceità e trasparenza e nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita, distruzione o divulgazione dei dati. Il Condominio limita l’accesso ai dati ai soli soggetti autorizzati e per quanto necessario alle finalità indicate.
I dati possono essere comunicati, nei limiti delle finalità sopra descritte, a soggetti che prestano servizi al Condominio o che intervengono nella gestione, quali banche e istituti di pagamento, compagnie assicurative e periti, società di manutenzione e fornitori di servizi (pulizie, ascensori, impianti, energia, idraulica, edilizia, ecc.), professionisti e consulenti (legali, tecnici, contabili/fiscali), nonché fornitori di servizi informatici e gestionali, hosting e posta elettronica, eventualmente nominati responsabili del trattamento secondo la disciplina applicabile. I dati possono inoltre essere comunicati ad Autorità o enti pubblici quando ciò sia imposto da norme di legge, regolamenti o provvedimenti dell’Autorità. I dati non sono oggetto di diffusione indiscriminata; eventuali comunicazioni interne (es. in assemblea) avvengono nei limiti di pertinenza e necessità per la gestione condominiale.
Qualora il Condominio utilizzi servizi o infrastrutture informatiche che comportino trasferimenti di dati verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti avverranno nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR, mediante garanzie adeguate e strumenti contrattuali idonei.
I dati sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità indicate e secondo criteri di proporzionalità. In particolare, i dati anagrafici e di gestione sono conservati per la durata del rapporto di titolarità/possesso e per un periodo successivo congruo per esigenze amministrative e di tutela del Condominio; la documentazione contabile e amministrativa è conservata per i tempi previsti dalla normativa civilistica e fiscale applicabile; i dati relativi a contenziosi o recupero crediti sono conservati fino alla definizione delle procedure e per i tempi necessari alla tutela dei diritti del Condominio.
Se nel Condominio è presente un impianto di videosorveglianza, il trattamento di immagini e riprese avviene per finalità di sicurezza e tutela del patrimonio comune, con informativa mediante cartellonistica nelle aree interessate e con informativa estesa disponibile presso l’amministrazione; le registrazioni, se effettuate, sono conservate per un periodo limitato e proporzionato alla finalità, con accesso riservato ai soggetti autorizzati e nei casi previsti.
Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione nei casi previsti, limitazione, opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse, e, ove applicabile, portabilità. Le richieste possono essere inviate all’Amministratore pro tempore ai contatti indicati in apertura. È inoltre riconosciuto il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
La presente informativa può essere aggiornata per adeguamenti normativi o organizzativi; la versione aggiornata è resa disponibile presso lo studio dell’amministratore e/o presso __________________________ (bacheca condominiale/sito/area riservata).
Luogo __________________________, data __________________________
Il Titolare del trattamento
Condominio __________________________ (in persona dell’Amministratore pro tempore) __________________________
Fac Simile Informativa Privacy Condominio Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello informativa privacy condominio da scaricare. Il modulo informativa privacy condominio compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile informativa privacy condominio può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Informativa Privacy Condominio PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modello informativa privacy condominio PDF editabile.