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Indice
Contratto di Manutenzione Stampanti
Il contratto di manutenzione di un parco stampanti aziendali è, sul piano giuridico, un appalto di servizi disciplinato dagli articoli 1655 e seguenti del Codice civile: il fornitore organizza mezzi, ricambi e personale a proprio rischio con l’obbligo di mantenere in efficienza le macchine, mentre il committente conserva il potere dovere di vigilare sulle prestazioni e sollevare contestazioni quando gli standard promessi non vengono rispettati. Questa struttura contrattuale si interseca con altri tre blocchi normativi. Il primo riguarda la sicurezza sul lavoro: la stampante è un’attrezzatura elettrica che il datore di lavoro deve mantenere in efficienza per evitare cortocircuiti e surriscaldamenti, come impone l’articolo 71 del D.Lgs 81/2008. Il secondo attiene al Regolamento UE 679/2016, perché una multifunzione archivia nei propri dischi spool di stampa, immagini di scansione e log di fax: se il manutentore vi accede da remoto o sostituisce l’hard disk, deve essere nominato responsabile del trattamento, garantire la cancellazione sicura dei dati e tenere traccia degli accessi. Il terzo blocco è ambientale: i rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (RAEE) e i toner esauriti sono speciali e la loro gestione va registrata nel formulario di carico scarico.
La prima clausola che decide la sostenibilità economica dell’accordo è il perimetro del servizio. Nel canone costo copia il manutentore fornisce materiali di consumo, ricambi soggetti a usura e persino gli aggiornamenti firmware; il committente paga un importo unitario per ogni pagina registrata dal contatore SNMP o da un software di telemetria. Nei contratti limitati alla sola manodopera, invece, l’azienda deve acquistare toner, drum e cinghie: la scelta tra le due formule ha senso solo se si quantifica ex ante il volume medio di stampa e si fissa un correttivo economico qualora si discosti di oltre, per esempio, il 15 %.
Segue il capitolo dei livelli di servizio, fondamentali perché oggi le stampanti multifunzione sono parte dell’infrastruttura documentale continua. I contratti migliori stabiliscono due soglie: presa in carico entro due ore lavorative e ripristino completo entro otto; il mancato rispetto genera uno sconto automatico sul canone e legittima il recesso se la violazione si ripete più di tre volte in un semestre. Per rendere la misura oggettiva, al contratto si allega la matrice dei codici di errore, indicando quali rientrano nel servizio e quali sono esclusi, di solito i danni da consumabili non originali o da errato posizionamento.
Il GDPR impone che ogni accesso ai dischi della multifunzione sia tracciato. Quando il manutentore sostituisce un hard disk consegna un certificato di wipe crittografico; la clausola diventa requisito obbligato per le aziende certificate ISO 27001 e può incidere positivamente sul premio assicurativo cyber. Quanto ai rifiuti, se il contratto prevede il ritiro dei consumabili esausti il manutentore assume la qualifica di detentore, compila il formulario ora cartaceo ma destinato, come detto, a migrare nel RENTRI, e restituisce al committente la quarta copia da conservare cinque anni.
Una parte delicata è la ripartizione dei costi variabili. I contratti basati sul costo copia assumono come pagina standard un’A4 con copertura del 5 % per ciascun colore; se la pagina effettiva ha copertura maggiore, un algoritmo la converte in pagine equivalenti. Senza questa precisazione il cliente rischia extracosti inattesi. Analogamente, la clausola di recesso anticipato per motivi organizzativi del committente si lega di solito a una “continuation of supply”: il fornitore può pretendere un contributo pari a una quota dei volumi minimi garantiti sino alla scadenza. La prassi e la giurisprudenza tendono a ritenere congrua una penale che non superi il 20 % dei canoni residui, ma questa soglia non è fissata dalla legge: è soltanto una linea guida di settore e resta comunque soggetta alla riduzione equitativa del giudice ai sensi dell’articolo 1384 del Codice Civile.
Esempio di Contratto Manutenzione Stampanti
Di seguito è possibile trovare un esempio di contratto manutenzione stampanti.
Tra
_______________________________________________ (denominazione/ragione sociale), con sede legale in ________________________________________________ – CAP ______ – C.F./P. IVA ______________________, rappresentata dal Sig./dalla Sig.ra __________________________________ in qualità di _______________________ (di seguito “Committente”)
e
_______________________________________________ (denominazione/ragione sociale), con sede legale in ________________________________________________ – CAP ______ – C.F./P. IVA ______________________, iscritta al n. ____ del Registro Imprese, rappresentata dal Sig./dalla Sig.ra __________________________________ in qualità di _______________________ (di seguito “Appaltatrice”)
PREMESSO CHE
-il Committente utilizza, presso i siti indicati nell’Allegato A, il parco stampanti multifunzione descritto nell’Allegato B;
-l’Appaltatrice dispone di struttura tecnica, magazzino ricambi e personale certificato dal costruttore ____________________________ e intende erogare un servizio di manutenzione programmata, correttiva e fornitura consumabili a canone “costo-copia”;
si conviene quanto segue.
Art. 1 – Oggetto del servizio
L’Appaltatrice si obbliga a mantenere in efficienza il parco macchine di cui all’Allegato B fornendo:
-manutenzione programmata (n. ____ visite annue) e correttiva;
-toner, drum, unità fusione, vaschette residui e altri consumabili originali o equivalenti certificati;
-assistenza remota tramite software ____________ (SNMP v ____, TLS 1.3).
Gli interventi esclusi sono elencati all’art. 7.
Art. 2 – Durata
Il contratto decorre dal ___________ e scade il _______; si rinnova tacitamente di anno in anno salvo disdetta scritta con preavviso di 60 giorni.
Art. 3 – Corrispettivi e pagamenti
Costo-copia B/N: € _________ + IVA per pagina con copertura ≤ 5 %.
Costo-copia colore: € _________ + IVA per “pagina equivalente colore” calcolata secondo lo standard ISO 19752/19798 (formula in Allegato C).
Canone minimo garantito: _____ pagine B/N e _____ pagine colore per trimestre.
I contatori sono rilevati da telemetria; la fattura, emessa a trimestre posticipato, è pagabile a ___ giorni data fattura con mezzo tracciabile (art. 49 D.Lgs 231/2007).
I prezzi si adeguano annualmente all’indice ISTAT FOI qualora la variazione superi il 2 %.
Art. 4 – Livelli di servizio (SLA)
Evento Presa in carico Ripristino completo
Blocco macchina (codici critici Alleg. B) ≤ 2 h lavorative ≤ 8 h lavorative
Malfunzionamento non critico ≤ 4 h ≤ 16 h
Penale: € ______ per ogni ora di ritardo oltre SLA, fino a un massimo del 10 % del canone del trimestre interessato.
Art. 5 – Sicurezza sul lavoro
Le attività si svolgono nel rispetto del D.Lgs 81/2008; il DUVRI (Allegato D) quantifica i costi interferenziali in € ______, che il Committente corrisponderà con la prima fattura utile.
Art. 6 – Privacy e protezione dei dati
L’Appaltatrice è nominata Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR (nomina in Allegato E).
Eventuali hard-disk o memorie sostituite sono cancellati con algoritmo crittografico certificato; certificato di wipe rilasciato entro 10 giorni.
I log di accesso remoto sono conservati 5 anni.
Art. 7 – Eventi esclusi dal canone
Non rientrano nel servizio: uso di consumabili non autorizzati; danni da sovratensione o allagamento; spostamenti non concordati; aggiornamenti software a pagamento del costruttore; interventi su parti esterne alla stampante. Tali lavori saranno quotati a € ___/h + ricambi.
Art. 8 – Gestione consumabili esausti e RAEE
L’Appaltatrice ritira i toner e le parti usate, assume la qualifica di detentore del rifiuto, compila i formulari elettronici RENTRI e restituisce al Committente la quarta copia. I costi sono inclusi nel canone.
Art. 9 – Recesso anticipato
Il Committente può recedere con preavviso di 90 giorni corrispondendo una penale pari al 20 % dei canoni minimi residui, salvo diversa valutazione equitativa ex art. 1384 c.c. (clausola non applicabile se il Committente è consumatore ai sensi del Codice del consumo).
Art. 10 – Responsabilità e assicurazioni
Responsabilità illimitata per dolo o colpa grave e per danni alla persona; negli altri casi limitata al massimale della polizza R.C. professionale dell’Appaltatrice (€ __________, copia in Allegato F).
Art. 11 – Foro competente
Foro esclusivo di ____________, ferme le competenze inderogabili previste dall’art. 66-bis del Codice del consumo quando applicabile.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo _____________________ Data _________
Il Committente ___________________________
L’Appaltatrice ___________________________
Allegati
A) Sedi operative B) Elenco stampanti e codici errore C) Algoritmo ISO 19752/19798 D) DUVRI E) Nomina GDPR F) Polizze assicurative
Fac Simile Contratto Manutenzione Stampanti Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello contratto manutenzione stampanti da scaricare. Il modulo contratto manutenzione stampanti compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile contratto manutenzione stampanti può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Contratto Manutenzione Stampanti PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile contratto manutenzione stampanti PDF editabile.