Fac Simile Nomina Del Responsabile Della Conservazione

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Indice

Nomina Del Responsabile Della Conservazione

La nomina del Responsabile della conservazione è l’atto organizzativo con cui un soggetto “produttore” (pubblica amministrazione, gestore di pubblico servizio, società a controllo pubblico e, per alcuni profili, anche soggetti privati) individua la persona che governa e presidia il sistema di conservazione dei documenti informatici, assicurando nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità degli oggetti conservati. Il fondamento normativo sta nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che disciplina i requisiti della conservazione e attribuisce al Responsabile un ruolo di raccordo “d’intesa” con chi presidia privacy, sicurezza e sistemi informativi; lo stesso CAD prevede anche la possibilità di affidare la conservazione a soggetti esterni che offrano idonee garanzie, ferma la responsabilità di governo del Titolare.

Un elemento essenziale, spesso trascurato, è l’ambito soggettivo: le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici chiariscono che esse si applicano ai soggetti indicati dall’art. 2, commi 2 e 3 del CAD e, per alcune materie, tra cui la conservazione ex artt. 43 e 44 CAD, trovano applicazione anche nei confronti dei privati, ove non diversamente previsto.
In termini pratici, questo significa che la nomina non è solo “best practice”: per molti operatori rientranti nel perimetro CAD è parte della compliance documentale e, quando i documenti hanno rilevanza anche fiscale (fatture elettroniche, registri e scritture), la conservazione deve inoltre rispettare le regole tributarie, in particolare il D.M. 17 giugno 2014.

Sul chi può essere nominato, le Linee guida distinguono nettamente tra Pubblica Amministrazione e soggetti diversi dalla PA. Nella PA il Responsabile della conservazione è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione, deve essere un dirigente o funzionario interno formalmente designato con competenze giuridiche, informatiche e archivistiche e può coincidere con il responsabile/coordinatore della gestione documentale.
Per soggetti diversi dalla PA, il ruolo può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione, purché dotato delle medesime competenze e soprattutto terzo rispetto al Conservatore, così da preservare la funzione di controllo del Titolare sull’intero sistema di conservazione.
Questa impostazione è centrale nei modelli “in outsourcing”: la conservazione può essere affidata a un fornitore, ma la governance non deve confondersi con l’erogazione del servizio.

Quanto ai contenuti minimi dell’atto di nomina, non esiste un modello unico “obbligatorio”, ma l’atto è solido (e difendibile in audit e contenzioso) se attribuisce chiaramente perimetro, poteri e responsabilità. Le Linee guida descrivono il Responsabile come soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia.
È opportuno che l’atto identifichi almeno: il Titolare dell’oggetto di conservazione; il perimetro documentale (tipologie, sistemi sorgente, eventuali archivi pregressi); il modello organizzativo (conservazione interna o affidata a Conservatore esterno); la decorrenza e le condizioni di sostituzione; i flussi autorizzativi e i rapporti con privacy, sicurezza e IT coerentemente con l’art. 44 CAD.

Una parte “giuridicamente decisiva” è il Manuale di conservazione. Le Linee guida lo qualificano come documento informatico che deve descrivere dettagliatamente organizzazione, soggetti e ruoli, modello di funzionamento, processi (versamento, archiviazione, distribuzione/esibizione), architetture/infrastrutture e misure di sicurezza, e richiedono che riporti, tra l’altro, i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema, includendo puntualmente anche eventuali deleghe.
Trasparenza AGID
Per le Pubbliche Amministrazioni è espressamente previsto che il Manuale sia redatto, adottato con provvedimento formale e pubblicato sul sito istituzionale in “Amministrazione trasparente”.
In altre parole, la nomina non resta solo nella lettera di incarico: deve riflettersi nel Manuale e nella documentazione di governo del sistema, perché è lì che si dimostra come la responsabilità è esercitata nel tempo.

Il tema delle deleghe va trattato con particolare attenzione. Le Linee guida consentono al Responsabile, sotto la propria responsabilità, di delegare lo svolgimento di attività o parte di esse a uno o più soggetti con competenze ed esperienze specifiche, ma richiedono che la delega sia riportata nel Manuale e che individui funzioni e competenze delegate.
Operativamente, la delega dovrebbe essere scritta, circoscritta e coerente con i controlli: ad esempio separare chi configura sistemi/connessioni da chi valida processi e autorizza esibizioni, mantenendo tracciabilità e audit trail.

Quando la conservazione è affidata a un Conservatore esterno, la nomina deve essere coerente con il contratto di servizio: le Linee guida precisano che nominativo e riferimenti del Responsabile della conservazione devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione con il Conservatore, e che in quel documento vanno riportate anche le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione del Conservatore.
Questo è un punto spesso “critico” in sede di verifica, perché molte non conformità derivano da contratti che descrivono SLA e aspetti tecnici ma non regolano chiaramente ruoli e responsabilità tra Titolare e Conservatore.

Infine, se i documenti conservati hanno rilevanza fiscale, la nomina va coordinata con gli adempimenti tributari: il D.M. 17 giugno 2014 disciplina la conservazione dei documenti informatici ai fini della loro rilevanza fiscale e, nella prassi interpretativa dell’Agenzia delle Entrate, la chiusura del processo di conservazione deve avvenire entro scadenze specifiche legate ai termini dichiarativi; questo impone che la governance (Responsabile e Manuale) sia effettivamente in grado di assicurare tempestività, integrità e corretta esibizione in controllo.

Esempio di Nomina Del Responsabile Della Conservazione

Di seguito è possibile trovare un esempio di nomina del Responsabile della Conservazione.

SCRITTURA PRIVATA DI NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
(“Responsabile della conservazione”)

Tra

___________________ , con sede in ___________________ (___), via ___________________ n. ___, C.F./P.IVA ___________________, iscritta al Registro delle Imprese di ___________________ n. ___________________, in persona del legale rappresentante pro tempore ___________________ ___________________, di seguito “Società” o “Produttore”,

Sig./Sig.ra ___________________ ___________________, nato/a a ___________________ il __________________, C.F. _________________, residente in ___________________ (), via ___________________ n. ___, in qualità di ___________________ (dipendente/dirigente/quadro) della Società, di seguito “Responsabile della conservazione”.

Premesso che
a) la Società intende istituire e gestire un sistema di conservazione dei documenti informatici e/o delle copie informatiche di documenti analogici, includendo, a titolo esemplificativo, fatture attive e passive, libri e registri contabili e altra documentazione amministrativa e fiscale, nel rispetto della normativa vigente e delle regole tecniche applicabili;
b) ai fini tributari, la conservazione dei documenti informatici deve avvenire nel rispetto delle regole tecniche emanate ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale e del D.M. 17 giugno 2014, che ha abrogato il precedente D.M. 23 gennaio 2004 (ferma restando l’applicazione delle regole precedenti ai documenti già conservati all’entrata in vigore del D.M. 2014);
c) la Società intende nominare un Responsabile della conservazione quale figura di governo e presidio del processo e del sistema di conservazione;
d) il/la Responsabile della conservazione dichiara di avere competenze ed esperienza adeguate, di aver preso visione dell’impianto organizzativo e delle modalità operative previste per la conservazione e di accettare l’incarico alle condizioni di seguito indicate,

si conviene e stipula quanto segue.

1) Oggetto dell’incarico

1.1 La Società nomina il/la Sig./Sig.ra ___________________ ___________________ quale Responsabile della conservazione dei documenti oggetto del sistema di conservazione aziendale, con riferimento al perimetro documentale indicato nel Manuale della conservazione e nelle procedure aziendali vigenti, che costituiscono parte integrante dell’assetto organizzativo della conservazione.

1.2 L’incarico è conferito ai fini della corretta governance del processo di conservazione, della sua conformità normativa e della sua idoneità a garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo dei documenti conservati, nonché la loro esibizione su richiesta degli aventi diritto e delle Autorità competenti.

2) Durata

2.1 Il presente incarico decorre dal ___________________ e ha durata fino al ___________________ / a tempo indeterminato fino a revoca o sostituzione formale.

2.2 La Società può sostituire il Responsabile della conservazione con atto scritto, assicurando la continuità del presidio e la corretta gestione del passaggio di consegne (manuale, registri, evidenze di processo, credenziali e deleghe).

3) Compiti e responsabilità del Responsabile della conservazione

3.1 Il Responsabile della conservazione, in coerenza con la normativa vigente, con le Linee guida applicabili e con il Manuale della conservazione adottato dalla Società, svolge in particolare i seguenti compiti (da intendersi come nucleo minimo, integrabile dalle procedure interne):

a) definisce e presidia le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione delle tipologie documentali trattate e dei relativi tempi di conservazione;
b) cura l’organizzazione del processo e dei flussi (versamento, archiviazione, distribuzione/esibizione), incluse le misure di sicurezza e di tracciabilità e la gestione degli accessi;
c) assicura che i documenti siano conservati in modo conforme e che siano disponibili funzioni di ricerca/estrazione secondo le chiavi minime richieste dalle norme tributarie e dalle regole tecniche applicabili;
d) predispone, aggiorna e mantiene il Manuale della conservazione e la documentazione di governo del sistema (procedure operative, ruoli, responsabilità, misure di sicurezza, piani di continuità e disaster recovery ove previsti);
e) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione, incluse eventuali verifiche periodiche di leggibilità e, se necessario, la pianificazione ed esecuzione di attività di migrazione/riversamento secondo le regole tecniche applicabili;
f) cura la gestione delle evidenze di processo, dei log e delle informazioni descrittive e di identificazione, incluse quelle relative a deleghe e soggetti incaricati;
g) assicura, per i documenti rilevanti ai fini tributari, che il processo di conservazione sia concluso nei termini e con le modalità previste e che termini con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione (o evidenza informatica equivalente secondo le regole tecniche adottate);
h) gestisce i rapporti operativi con le funzioni aziendali interessate (amministrazione, IT, compliance, privacy) e con eventuali fornitori del servizio di conservazione, garantendo che i livelli di servizio e le misure di sicurezza siano coerenti con gli obblighi della Società;
i) assicura l’esibizione e la messa a disposizione dei documenti conservati in caso di verifiche, controlli o ispezioni, secondo le modalità previste dalla normativa applicabile e dalle richieste delle Autorità competenti.

3.2 Resta inteso che la Società conserva la titolarità delle decisioni organizzative e degli obblighi di legge e che la presente nomina non costituisce, salvo espressa previsione, delega generale di responsabilità di natura amministrativa o fiscale, ma atto di individuazione del presidio del processo di conservazione.

4) Conservazione affidata a soggetto esterno (se applicabile)

4.1 Qualora la Società affidi in tutto o in parte il servizio di conservazione a un soggetto esterno (conservatore/fornitore), il Responsabile della conservazione:
(i) verifica che il servizio esterno sia regolato da idoneo contratto e SLA;
(ii) coordina la definizione e l’aggiornamento delle procedure di integrazione e dei flussi;
(iii) mantiene il presidio del Manuale della conservazione e delle responsabilità interne, secondo l’assetto previsto dalle Linee guida applicabili.

5) Deleghe operative

5.1 Il Responsabile della conservazione può delegare singole funzioni o fasi operative del processo a soggetti interni (e, se previsto dall’assetto organizzativo, anche a soggetti esterni), mediante atto scritto che indichi compiti, limiti e responsabilità operative, ferma restando la responsabilità di governo e controllo del Responsabile della conservazione.

5.2 Le deleghe e le sostituzioni devono essere coerenti con il Manuale della conservazione e tracciate con adeguata evidenza documentale.

6) Obblighi di riservatezza e trattamento dati personali

6.1 Il Responsabile della conservazione si impegna a mantenere riservate le informazioni e i documenti trattati nell’ambito dell’incarico, a non divulgarli e a utilizzarli esclusivamente per finalità connesse allo svolgimento delle attività di conservazione.

6.2 Per quanto concerne i dati personali contenuti nei documenti conservati, il Responsabile della conservazione opera secondo le istruzioni della Società e le misure organizzative e tecniche adottate, coordinandosi con i referenti privacy aziendali.

7) Corrispettivo (se previsto) / natura dell’incarico

7.1 L’incarico è svolto:
□ senza compenso aggiuntivo, rientrando nelle mansioni attribuite;
oppure
□ con compenso annuo lordo pari a euro ___________________, oltre ___________________ (eventuali rimborsi spese), secondo le modalità di pagamento ___________________.

8) Recesso e risoluzione

8.1 La Società può revocare l’incarico con comunicazione scritta per giustificato motivo o per esigenze organizzative, assicurando la continuità del presidio e il passaggio di consegne.

8.2 Il Responsabile della conservazione può rinunciare all’incarico con preavviso di ___________________ giorni, salvo urgenza, collaborando al passaggio di consegne e alla consegna delle evidenze necessarie a garantire continuità e integrità del sistema.

9) Legge applicabile e foro

9.1 Il presente atto è regolato dalla legge italiana.
9.2 Per ogni controversia relativa all’interpretazione o esecuzione del presente atto è competente in via esclusiva il Foro di ___________________.

Letto, confermato e sottoscritto.

Luogo ___________________ Data ___________________

Per ___________________
Il Legale Rappresentante ___________________ ___________________
Firma ___________________

Il/La Responsabile della conservazione
Sig./Sig.ra ___________________ ___________________
Firma ___________________