In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera formale di richiesta documenti da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Formale Di Richiesta Documenti
La lettera formale per richiedere documenti è uno strumento che combina cortesia istituzionale e rigore giuridico. Prima di redigerla è opportuno definire con esattezza il titolo che giustifica l’istanza: nel lavoro dipendente ci si appoggia al diritto di accesso agli atti personali riconosciuto dall’articolo 2102 del codice civile e, quando l’azienda tratta dati personali, all’articolo 15 del GDPR; nelle relazioni fra privati ci si richiama al principio della buona fede contrattuale fissato nell’articolo 1175 del codice civile; se l’interlocutore è una pubblica amministrazione, la base legale è l’articolo 22 della legge 241/1990. Chiarito il fondamento, è possibile predisporre un testo che metta l’interlocutore in condizione di reperire rapidamente la documentazione ed evitargli eccezioni di genericità.
L’intestazione si apre con i dati completi del mittente, ragione sociale, codice fiscale, domicilio professionale, e con quelli del destinatario, indicandone la funzione (“Alla cortese attenzione dell’Ufficio del Personale” o “All’Ufficio Protocollo”). L’oggetto deve condensare l’essenza della richiesta in pochi vocaboli (“Richiesta copia contratto di lavoro e buste paga 2023”) affinché il responsabile, leggendo la riga, instradi subito la pratica verso l’ufficio competente.
Nel primo periodo della lettera è bene indicare in maniera inequivoca la data della precedente comunicazione o l’eventuale colloquio verbale già intercorso, dimostrando di aver seguito le vie informali prima di adire al canale ufficiale. Segue la descrizione analitica dei documenti richiesti, con indicazione di periodo temporale, numero di protocollo o estremi di registrazione; se possibile, si citano le cartelline o le pratiche di archivio per facilitare la ricerca al personale interno.
La parte centrale espone il fondamento giuridico in modo conciso: “La presente istanza si fonda sull’articolo 15 del Regolamento (UE) 2016/679, che mi riconosce il diritto di ottenere copia dei dati personali che La riguardano”; oppure “A norma dell’articolo 22, comma 1, della legge 241/1990 chiedo l’accesso al fascicolo amministrativo n. __”. Subito dopo si formula la richiesta di ricevere i documenti in copia semplice o autentica, indicando il formato preferito (cartaceo o pdf) e il canale di consegna, ritiro a mano, PEC, raccomandata, perché la modalità condiziona tempi e costi. Se il destinatario può addebitare solo i costi vivi di riproduzione, chiarirlo sin da subito riduce il rischio di contenzioso sulle spese. a lettera deve stabilire un termine ragionevole per l’evasione: trenta giorni se si tratta di diritto di accesso ai dati personali, venti se si invoca la normativa sulla trasparenza, un intervallo di dieci‐quindici giorni nelle richieste di rapporti contrattuali fra privati, salvo urgenza motivata. Occorre precisare che, trascorso inutilmente quel termine, si riterrà il destinatario inadempiente e si ricorrerà ai rimedi di legge: reclamo all’Autorità garante, ricorso gerarchico o azione giudiziale. Questa precisazione attribuisce alla lettera il valore di costituzione in mora ai sensi dell’articolo 1219 del codice civile.
La chiusura adotta un tono cortese e riporta firma autografa leggibile; nelle istanze telematiche la firma digitale assolve lo stesso scopo.
Esempio di Lettera Formale Di Richiesta Documenti
Modello 1 – Generico
Oggetto: Richiesta copia di documenti
Gentile <Titolo e Cognome>,
con la presente chiedo cortesemente il rilascio di copia dei seguenti documenti di cui risultate in possesso: <descrizione analitica dei documenti, con eventuali date o numeri di protocollo>.
La richiesta si fonda sull’interesse diretto e legittimo a disporre di tale documentazione per <breve motivazione>.
Vi prego di far pervenire i documenti in formato <cartaceo/PDF> entro <numero> giorni dal ricevimento della presente, con consegna a mezzo <ritiro a mano/PEC/raccomandata>. Resto disponibile per il rimborso delle sole spese vive di riproduzione.
In attesa di riscontro, porgo distinti saluti.
<Firma leggibile>
<Nome e Cognome>
<Recapiti>
Modello 2 – Da Dipendente a Ufficio del Personale (art. 15 GDPR)
Oggetto: Accesso ai dati personali ex art. 15 Reg. UE 679/2016
Spett.le Ufficio,
in qualità di dipendente alle Vostre dipendenze dal <data assunzione>, chiedo di ricevere copia digitale dei seguenti documenti presenti nel mio fascicolo personale: contratto di assunzione, variazioni successive, cedolini paga anno <anno>, prospetto TFR maturato al <data>.
Ai sensi dell’articolo 15 del GDPR, Vi prego di evadere la richiesta entro trenta giorni inviando la documentazione all’indirizzo PEC indicato in calce.
Ringrazio per la collaborazione e resto a disposizione per chiarimenti.
Cordiali saluti.
<Firma>
<Nome Dipendente> – Matricola <___>
Modello 3 – Da Socio a Organo amministrativo (accesso ai libri sociali)
Oggetto: Istanza di consultazione e copia libri sociali ex art. 2476 c.c.
Egregi Amministratori,
in qualità di socio titolare della quota pari al <___>% del capitale, domando di poter esaminare e ottenere copia dei libri sociali e contabili relativi agli esercizi <anni> nonché dei verbali di CdA del medesimo periodo.
Resto a disposizione per concordare una data di accesso presso la sede e, ove necessario, per anticipare le spese di riproduzione. In mancanza di riscontro entro otto giorni mi riservo di agire a tutela dei miei diritti.
Distinti saluti.
<Firma>
<Nome e Cognome socio>
Modello 4 – Da Cittadino a Comune (accesso agli atti L. 241/1990)
Oggetto: Richiesta di accesso agli atti ex art. 22 L. 241/1990
Il/La sottoscritto/a <nome>, nato/a a <> il <>, residente in <>, chiede l’accesso e copia integrale del fascicolo relativo al permesso di costruire n. <> del <data>, comprensivo di elaborati grafici, pareri e nulla osta. Il documento è richiesto per la tutela dei miei interessi in qualità di proprietario dell’immobile confinante.
Si chiede rilascio in formato digitale via PEC entro trenta giorni, con addebito delle eventuali spese di scansione.
Distinti saluti.
<Firma digitale o autografa>
Modello 5 – Da Cliente a Fornitore (contratto e garanzie)
Oggetto: Richiesta documentazione contrattuale
Gentile <Nome referente>,
in riferimento al contratto di fornitura n. <___> sottoscritto il <data>, chiedo copia del testo contrattuale in ultima versione, dei relativi allegati tecnici e del certificato di garanzia del prodotto <modello>. La documentazione è necessaria per l’apertura di una pratica di assistenza.
Invito a trasmettere i file pdf entro dieci giorni all’indirizzo PEC <___>. In caso di impedimento, gradirei ricevere cortese motivato riscontro.
Ringraziando per la disponibilità, porgo cordiali saluti.
<Firma>
<Nome e Cognome> – <Azienda>
<Telefono>
Fac Simile Lettera Formale Di Richiesta Documenti Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera formale di richiesta documenti da scaricare. Il modulo lettera formale di richiesta documenti compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera formale di richiesta documenti può essere convertito in PDF o stampato.
