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Indice
Consegna dei Buoni Carburante
I buoni carburante rappresentano uno degli strumenti di welfare aziendale più apprezzati dai lavoratori dipendenti, visto che offrono un sostegno diretto e immediatamente percepibile nel bilancio quotidiano. La loro consegna da parte del datore di lavoro è disciplinata da una normativa fiscale che ha conosciuto evoluzioni significative negli ultimi anni, passando da misure emergenziali a un regime strutturale che richiede una conoscenza precisa delle soglie, delle modalità di erogazione e degli adempimenti formali necessari per conservare il vantaggio fiscale.
I buoni carburante rientrano nella categoria dei fringe benefit, ovvero dei beni e servizi erogati volontariamente dall’azienda come forma di retribuzione aggiuntiva. Come tutti gli altri benefit, sono regolati dall’articolo 51 del TUIR. Il bonus carburante introdotto nel 2022 per aiutare i lavoratori a fronteggiare l’aumento dei prezzi dei carburanti non è stato rinnovato per il 2024. Dal 2024 in poi, pertanto, i buoni carburante non godono più di una soglia di esenzione autonoma e separata, ma rientrano nel computo complessivo dei fringe benefit erogati al dipendente. La Legge di Bilancio 2025 ha confermato fino al 2027 la soglia di esenzione di 1.000 euro per tutti i lavoratori dipendenti e di 2.000 euro per chi ha figli fiscalmente a carico. Entro tali limiti il valore dei buoni carburante non concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente e non è soggetto a contribuzione previdenziale.
Nel caso in cui nel periodo d’imposta tale valore venga superato, anche di un solo euro, l’intero importo corrisposto in benefit concorrerà alla formazione del reddito. Si tratta del cosiddetto meccanismo della franchigia, che opera in modo particolarmente rigoroso: il superamento della soglia non comporta la tassazione della sola eccedenza, ma rende imponibile l’intero valore dei fringe benefit erogati nel corso dell’anno, inclusi quelli di natura diversa dal carburante come buoni acquisto, utenze domestiche e altri beni in natura. Per questa ragione il datore di lavoro deve monitorare con attenzione il cumulo di tutti i benefit riconosciuti al singolo dipendente nel corso del periodo d’imposta.
I buoni carburante, in quanto fringe benefit, possono essere concessi tramite documenti di legittimazione, sia in formato elettronico che cartaceo, ai sensi dell’articolo 51, comma 3-bis, del TUIR. Il D.M. 25 marzo 2016 ha precisato le caratteristiche che tali documenti devono possedere: non possono essere utilizzati da soggetti diversi dal titolare, né possono essere monetizzati o ceduti a terzi. I documenti devono dare diritto a un solo bene, servizio o prestazione per l’intero valore nominale, senza integrazioni a carico del titolare. Il vincolo della nominatività e della non cedibilità è condizione essenziale per il mantenimento del regime di esenzione, e la sua violazione espone il datore di lavoro alla riqualificazione fiscale dell’erogazione come componente retributiva ordinaria.
I buoni possono riguardare tutti i carburanti per autotrazione: benzina, gasolio, gas metano, GPL e anche le ricariche per veicoli elettrici. La tipologia di carburante non incide sulla disciplina fiscale applicabile, e il buono può essere speso presso qualsiasi distributore convenzionato con l’emittente del voucher. La concessione dei buoni è a discrezione del datore di lavoro, che può decidere di erogarli a tutti i dipendenti o a una selezione di essi, senza la necessità di una domanda specifica da parte dei lavoratori. Questa libertà di scelta non è tuttavia assoluta, poiché il principio di non discriminazione impone che eventuali criteri selettivi siano fondati su ragioni oggettive e non su motivi arbitrari o discriminatori.
In base al principio di onnicomprensività stabilito dall’articolo 51, comma 1, del TUIR, ogni beneficio, servizio o somma fornito dal datore di lavoro al dipendente deve essere necessariamente riportato nella busta paga. L’indicazione in cedolino è un obbligo formale imprescindibile, che consente al lavoratore di verificare il valore complessivo dei benefit ricevuti e al datore di lavoro di documentare l’avvenuta erogazione ai fini della deducibilità. I buoni carburante sono completamente deducibili ai fini IRES o IRPEF, permettendo alle imprese di ridurre il proprio carico fiscale.
Dopo vari aggiustamenti normativi, la soglia di esenzione si applica al valore complessivo di tutti i fringe benefit erogati dal datore di lavoro, anche se di diversa natura. È pertanto fondamentale che il datore di lavoro tenga un registro aggiornato di tutte le erogazioni in natura effettuate nel corso dell’anno a favore di ciascun dipendente, includendo buoni carburante, buoni acquisto, rimborsi per utenze domestiche, interessi su mutui e canoni di locazione della prima casa, che dal 2024 rientrano anch’essi nel computo dei fringe benefit. I buoni pasto elettronici fino a 10 euro giornalieri sono invece completamente esenti e non rientrano nel conteggio della soglia dei fringe benefit, operando con un contatore separato ai sensi dell’art. 51, comma 2, lettera c), del TUIR.
Per quanto riguarda la tempistica di erogazione, i buoni carburante si considerano percepiti nel periodo d’imposta di riferimento anche se materialmente consegnati entro il 12 gennaio dell’anno successivo, in applicazione del principio di cassa allargata previsto dall’art. 51, comma 1, del TUIR. Questa finestra temporale consente al datore di lavoro di completare la distribuzione dei buoni nei primi giorni di gennaio senza che ciò comporti lo slittamento dell’imputazione fiscale al nuovo esercizio, a condizione che la decisione di erogazione sia stata assunta entro il 31 dicembre dell’anno precedente.
Esempio di Consegna Buoni Carburante
Modello 1 — Consegna cartacea (voucher fisici) con ricevuta
Oggetto: Consegna buoni carburante – fringe benefit ex art. 51 TUIR
Con la presente Le consegniamo n. [__] buoni carburante del valore nominale di € [__] ciascuno, per un valore complessivo di € [__].
Dati voucher: [emittente], numeri di serie/codici: [elenco in allegato A], validi fino al [__/__/____].
Condizioni d’uso:
– i buoni sono personali, non cedibili e non convertibili in denaro o altri beni/servizi;
– utilizzabili esclusivamente per acquisto di carburante presso gli esercenti convenzionati dell’emittente;
– in caso di smarrimento o furto non è previsto rimborso, salvo diverse condizioni dell’emittente;
– eventuali buoni inutilizzati alla data di scadenza non generano rimborsi.
Informativa interna:
– l’assegnazione rientra nel piano welfare/fringe benefit aziendale; il monitoraggio del plafond annuo individuale è gestito da HR/payroll;
– la presente lettera non costituisce trattamento fisso o ricorrente.
Allegati: A) elenco numeri di serie/codici; B) policy aziendale buoni carburante; C) informativa privacy.
Luogo e data: [____]
Per l’Azienda
___________________________
[Nome e qualifica]
RICEVUTA DEL DIPENDENTE
Dichiaro di aver ricevuto n. [__] buoni carburante per complessivi € [__] e di accettare le condizioni sopra riportate.
Data ____/____/______ Firma dipendente ______________________
Modello 2 — Consegna digitale (codici e-wallet/APP) con presa visione via mail/PEC
Oggetto: Assegnazione buoni carburante digitali – [emittente/piattaforma] – presa visione
Gentile [Nome],
Le sono stati assegnati buoni carburante digitali per un valore complessivo di € [__] (n. [__] codici da € [__] cad.).
I voucher sono disponibili nel Suo wallet/APP [nome piattaforma] e nella Sua area personale al link: [URL].
Codici assegnati (se richiesto anche in chiaro): [elenco/parziale].
Condizioni principali:
– uso personale, non cedibili, non convertibili in denaro; validi fino al [__/__/____];
– spendibili presso gli esercenti aderenti al circuito [emittente]; assistenza: [contatti help desk];
– la fruizione concorre al plafond annuo dei fringe benefit; HR/payroll monitora l’eventuale sforamento.
Azioni richieste:
– acceda entro [__] giorni e confermi la presa visione cliccando su “[Confermo]” nella piattaforma (oppure risponda a questa e-mail con “PRESA VISIONE BUONI CARBURANTE € [__] – [Nome Cognome]”).
Allegati: policy aziendale buoni carburante; informativa privacy.
Cordiali saluti
[Nome, qualifica, recapiti]
Nota per HR (uso interno): archiviare automaticamente la conferma in anagrafica welfare del dipendente.
Modello 3 — Sostituzione/integrazione (rettifica assegnazione; errore valore/scadenza)
VERBALE DI SOSTITUZIONE/INTEGRAZIONE BUONI CARBURANTE
Premesso che in data [__/__/____] sono stati consegnati al dipendente buoni carburante per € [__] (lettera prot. [__]),
si procede a rettifica/integrazione per i seguenti motivi: [es. errore taglio/scadenza; sostituzione voucher difettosi; integrazione piano welfare].
Consegna odierna:
– n. [__] buoni del valore € [__] cad., totale € [__], emittente [__], scadenza [__/__/____];
– codici/seriali: [allegato A].
Contestualmente:
– vengono annullati/ritirati i seguenti buoni consegnati il [__/__/____]: [elenco codici], per complessivi € [__];
– i buoni ritirati risultano distrutti/annullati secondo le procedure dell’emittente (verbale/attestazione allegato B).
Resta invariata la natura di fringe benefit, non cedibile né monetizzabile. Il valore complessivo annuo sarà computato da HR/payroll.
Luogo e data: [____]
Per l’Azienda ______________________
Dipendente (presa visione) ______________________
Allegati: A) codici assegnati; B) attestazione annullo/ritiro; C) policy aggiornata (se varia).
Modello 4 — Restituzione volontaria/correzione plafond da parte del dipendente
DICHIARAZIONE DI RESTITUZIONE BUONI CARBURANTE / CORREZIONE PLAFOND
Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], matricola [__], dichiara di restituire alla Società [Ragione sociale] i seguenti buoni carburante non utilizzati:
– n. [__] buoni del valore € [__] cad., emittente [__], codici/seriali [elenco], scadenza [__/__/____], per un totale di € [__].
Motivo della restituzione:
[es. prevenire superamento limite annuo fringe benefit; cessazione rapporto; mancato utilizzo entro i termini; errata assegnazione].
I buoni risultano integri e non attivati; si chiede l’aggiornamento del valore residuo imputato al plafond annuo. Si prende atto che:
– i buoni restituiti potranno essere annullati/riassegnati secondo la policy e i termini dell’emittente;
– eventuali buoni già utilizzati restano imputati al mio plafond; gli importi eccedenti i limiti di legge saranno trattati in payroll come imponibile.
Luogo e data: [____]
Firma dipendente: ______________________
Ricezione HR/Amministrazione (da compilare a cura dell’azienda)
– Data ricezione: [__/__/____] – Verifica integrità/attivazioni: [esito]
– Aggiornamento anagrafica welfare e payroll: [eseguito il __/__/____ da ____]
– Firma per ricevuta: ______________________
Fac Simile Consegna Buoni Carburante Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello consegna buoni carburante da scaricare. Il modulo consegna buoni carburante compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile consegna buoni carburante può essere convertito in PDF o stampato.
