Fac Simile Regolamento Welfare Aziendale

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Indice

Regolamento per Welfare Aziendale

Il regolamento welfare aziendale è l’atto con cui un datore di lavoro si impegna formalmente a mettere a disposizione dei propri dipendenti un insieme di beni, servizi e prestazioni non monetarie finalizzati al miglioramento della qualità della quotidianità lavorativa e personale. Si tratta di un documento unilaterale che, nonostante derivi da una decisione autonoma dell’impresa, produce effetti vincolanti per tutta la sua durata e rappresenta lo strumento chiave per ottenere la piena deducibilità dei costi sostenuti.

La disciplina fiscale del welfare aziendale ruota attorno agli articoli 51 e 100 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi, D.P.R. 917/1986), profondamente riformati dalle Leggi di Stabilità 2016 e 2017. L’articolo 51, comma 2, alle lettere f), f-bis), f-ter) e f-quater), individua le categorie di opere e servizi che non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente, a condizione che siano offerti alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee di essi. L’articolo 100, invece, disciplina gli oneri di utilità sociale e prevede una deducibilità limitata al cinque per mille del costo del lavoro quando le erogazioni sono sostenute in modo volontario. Proprio qui sta il valore del regolamento aziendale: nel momento in cui il datore di lavoro formalizza il proprio impegno in un atto vincolante, le spese welfare non rientrano più nella disciplina dell’articolo 100 ma in quella dell’articolo 95 del TUIR, che consente la deduzione integrale dei costi per il personale dipendente. In altre parole, la differenza tra un’erogazione liberale e una prestazione regolamentata può tradursi in un risparmio fiscale molto significativo.

I servizi che possono rientrare nel piano sono numerosi e spaziano dalla previdenza complementare al rimborso delle spese di istruzione e dei centri estivi per i figli all’assistenza, dagli abbonamenti al trasporto pubblico locale fino ai servizi ricreativi, culturali e sportivi. L’articolo 12 del TUIR definisce la platea dei familiari che possono beneficiare di tali prestazioni insieme al dipendente. Su questo aspetto il D.Lgs. 192/2025 ha introdotto un importante correttivo, chiarendo che anche i soggetti indicati dall’articolo 433 del Codice Civile, purché conviventi con il lavoratore, restano destinatari delle agevolazioni welfare nonostante le recenti restrizioni operate sulle detrazioni per carichi di famiglia. Per quanto riguarda i fringe benefit, ovvero i beni e servizi in natura come buoni spesa e buoni carburante, la Legge di Bilancio 2025 (Legge 207/2024) ha confermato per il triennio 2025, 2026 e 2027 la soglia di esenzione fiscale a 1.000 euro annui per la generalità dei lavoratori e a 2.000 euro per i dipendenti con figli fiscalmente a carico. Rientrano in questa soglia anche i rimborsi per utenze domestiche, canoni di locazione e interessi passivi su mutui relativi all’abitazione principale. Superata la soglia, l’intero importo concorre alla formazione del reddito imponibile. Un aspetto distinto ma collegato riguarda la possibilità di convertire il premio di risultato in servizi welfare. Questa facoltà, introdotta dalla Legge di Stabilità 2016, richiede obbligatoriamente un accordo sindacale di secondo livello e si applica ai lavoratori con reddito non superiore a 80.000 euro annui. Il premio convertito in welfare gode dell’esenzione totale da imposte e contributi, mentre se percepito in denaro sconta un’imposta sostitutiva dell’1% per il biennio 2026 e 2027, entro un limite annuo di 5.000 euro.

Il regolamento deve indicare con chiarezza la durata, i destinatari, l’importo del credito welfare individuale, i servizi fruibili, le modalità operative (generalmente attraverso una piattaforma digitale dedicata) e le regole sulla non monetizzabilità del credito residuo. La fruizione avviene tipicamente mediante selezione dei servizi sulla piattaforma o mediante rimborso dietro presentazione di documentazione fiscale valida. È essenziale che il documento specifichi anche il trattamento dei dati personali in conformità al GDPR.

Adottare un regolamento welfare strutturato non è un obbligo di legge, salvo i casi in cui il CCNL applicabile lo preveda espressamente, come accade nel settore metalmeccanico. Tuttavia, dotarsi di questo strumento è la scelta più vantaggiosa sia sotto il profilo fiscale, per la deducibilità integrale garantita dalla natura vincolante dell’atto, sia sotto il profilo gestionale, perché offre ai dipendenti un quadro chiaro e trasparente dei benefit disponibili e delle relative condizioni di accesso.

Esempio di Regolamento Welfare Aziendale

Di seguito è possibile trovare un esempio di regolamento welfare aziendale.

La società __________________________________________, con sede legale in ______________________________ (___), Via/Piazza ________________________________________________ n. ____, C.F. _______________________________, P.IVA _______________________________, iscritta al Registro delle Imprese di ______________________________ al n. _______________________________, in persona del legale rappresentante pro tempore Sig./Sig.ra _____________________________________________, nella consapevolezza che il benessere dei propri collaboratori costituisce un fattore strategico per la crescita e la competitività aziendale, ha ritenuto opportuno introdurre un Piano di Welfare Aziendale (di seguito “Piano Welfare”) volto a garantire al personale dipendente la possibilità di fruire di un insieme di beni, opere e servizi finalizzati al miglioramento della qualità della vita lavorativa e personale, al sostegno del nucleo familiare, al rafforzamento della copertura previdenziale e sanitaria integrativa e allo sviluppo del senso di appartenenza all’organizzazione.

Il presente regolamento, adottato unilateralmente dall’azienda ai sensi e per gli effetti degli artt. 51 e 100 del D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 (Testo Unico delle Imposte sui Redditi, di seguito “TUIR”), come modificati dalle Leggi di Stabilità 2016 e 2017 e dalle successive disposizioni normative, ha natura vincolante per l’azienda per l’intera durata della sua vigenza e non può essere revocato o modificato in senso peggiorativo per i lavoratori durante tale periodo.

Articolo 1 – Oggetto e durata

1.1 Il presente regolamento disciplina l’istituzione, le modalità di funzionamento e le condizioni di accesso al Piano Welfare della società _____________________________________________.

1.2 Il regolamento ha efficacia dal ________ al ________ e si intende tacitamente rinnovato di anno in anno, salvo disdetta da parte dell’azienda da comunicare mediante affissione in bacheca aziendale e/o pubblicazione sulla intranet aziendale entro ________ giorni prima della scadenza.

1.3 Eventuali modifiche al presente regolamento potranno essere apportate esclusivamente in senso migliorativo per i lavoratori beneficiari. Le modifiche saranno comunicate con le medesime modalità previste al punto 1.2 e con un preavviso di almeno ________ giorni.

1.4 Il presente regolamento sarà affisso nella bacheca aziendale, pubblicato sulla intranet e/o reso disponibile attraverso la piattaforma welfare e consegnato a ciascun lavoratore beneficiario all’atto dell’assunzione o dell’attivazione del Piano.

Articolo 2 – Ambito di applicazione soggettivo

2.1 Il presente Piano Welfare si applica alla generalità dei lavoratori dipendenti della società / alle seguenti categorie omogenee di lavoratori dipendenti (indicare l’opzione applicabile):

☐ Tutti i dipendenti con contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato e determinato ☐ Tutti i dipendenti con contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato ☐ I dipendenti appartenenti alle seguenti categorie omogenee: _____________________________________________ ☐ Altro: _____________________________________________

2.2 Per poter accedere ai benefici del Piano Welfare, il lavoratore deve risultare in forza alla data del ________ e aver superato il periodo di prova.

2.3 Sono esclusi dal Piano Welfare: _____________________________________________ (ad esempio: tirocinanti, collaboratori a progetto, lavoratori somministrati, amministratori senza rapporto di lavoro subordinato, altri: _____________________________________________).

2.4 I lavoratori assunti nel corso dell’anno di vigenza del Piano matureranno il diritto al credito welfare in misura proporzionale ai mesi di effettivo servizio prestato, computando come mese intero la frazione superiore a ________ giorni.

2.5 In caso di cessazione del rapporto di lavoro nel corso dell’anno, il dipendente potrà fruire dei servizi welfare fino alla data di effettiva cessazione del rapporto. L’eventuale credito residuo non potrà essere monetizzato né trasferito.

Articolo 3 – Finalità del Piano Welfare

3.1 Il Piano Welfare è finalizzato a:

a) incrementare il benessere psicofisico e la soddisfazione dei lavoratori e dei loro familiari come indicati dall’art. 12 del TUIR; b) favorire la conciliazione tra tempi di vita e tempi di lavoro; c) sostenere le esigenze familiari, con particolare attenzione alle spese di educazione e istruzione dei figli e all’assistenza ai familiari anziani o non autosufficienti; d) rafforzare la protezione previdenziale e sanitaria integrativa; e) contribuire alla crescita professionale e culturale dei dipendenti; f) incentivare la fidelizzazione e la motivazione del personale.

Articolo 4 – Conto welfare individuale e importi

4.1 A ciascun lavoratore beneficiario è attribuito un credito welfare annuo in misura fissa o variabile secondo i seguenti criteri:

☐ Importo fisso uguale per tutti i beneficiari pari a euro ______________ lordi annui. ☐ Importo differenziato per categorie omogenee come segue: Categoria _________________________: euro ______________ annui Categoria _________________________: euro ______________ annui Categoria _________________________: euro ______________ annui ☐ Importo determinato in base a criteri premiali come da allegato al presente regolamento. ☐ Altro: _____________________________________________

4.2 Il credito welfare ha natura non monetaria e non è convertibile in denaro, né in tutto né in parte. L’eventuale importo non utilizzato entro il termine di cui all’articolo 5 sarà azzerato e resterà nella disponibilità dell’azienda, salvo diversa previsione di cui al punto 4.3.

4.3 In caso di mancato utilizzo totale o parziale del credito welfare entro il termine annuale, l’importo residuo sarà: ☐ azzerato senza possibilità di recupero; ☐ destinato al fondo di previdenza complementare _________________________ intestato al dipendente; ☐ altro: _____________________________________________.

4.4 L’importo del credito welfare non concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente ai sensi dell’art. 51, comma 2, lettere f), f-bis), f-ter) e f-quater) del TUIR, nei limiti e alle condizioni ivi previsti.

4.5 Per quanto riguarda i beni e servizi in natura di cui all’art. 51, comma 3, del TUIR (fringe benefit), si applica la soglia di esenzione fiscale prevista dalla normativa vigente, attualmente pari a euro ______________ per la generalità dei dipendenti e a euro ______________ per i dipendenti con figli fiscalmente a carico, salvo eventuali diverse previsioni introdotte da successive leggi di bilancio.

Articolo 5 – Periodo di utilizzo

5.1 Il credito welfare è riferito all’anno solare e potrà essere utilizzato dal ________ al ________.

5.2 Le richieste di rimborso relative a spese sostenute nell’anno di competenza dovranno essere presentate, corredate della documentazione giustificativa, entro e non oltre il ________.

5.3 La piattaforma welfare potrà essere temporaneamente non disponibile nel periodo dal ________ al ________ per ragioni tecnico-fiscali connesse alla chiusura dell’anno di imposta.

Articolo 6 – Servizi welfare disponibili

6.1 I servizi e le prestazioni fruibili nell’ambito del Piano Welfare, in conformità a quanto previsto dagli artt. 51 e 100 del TUIR, comprendono le seguenti aree:

a) Previdenza complementare: versamenti aggiuntivi a fondi pensione negoziali o aperti, nei limiti di deducibilità previsti dall’art. 8 del D.Lgs. 252/2005.

b) Assistenza sanitaria integrativa: iscrizione o versamenti a casse sanitarie, fondi e società di mutuo soccorso iscritti all’Anagrafe dei fondi sanitari integrativi, per il dipendente e i familiari di cui all’art. 12 del TUIR, nei limiti previsti dall’art. 51, comma 2, lettera a) del TUIR.

c) Educazione e istruzione: rimborso delle spese sostenute per servizi di educazione e istruzione anche in età prescolare, compresi i servizi integrativi e di mensa, la frequenza di ludoteche, centri estivi e invernali e borse di studio, a favore dei familiari di cui all’art. 12 del TUIR (art. 51, comma 2, lett. f-bis del TUIR).

d) Assistenza a familiari anziani o non autosufficienti: rimborso delle spese per servizi di assistenza domiciliare, badanti, strutture residenziali e semiresidenziali, a favore dei familiari anziani o non autosufficienti indicati nell’art. 12 del TUIR (art. 51, comma 2, lett. f-ter del TUIR).

e) Trasporto pubblico: somme erogate o rimborsate per l’acquisto di abbonamenti al trasporto pubblico locale, regionale e interregionale per il dipendente e i familiari a carico (art. 51, comma 2, lett. d-bis del TUIR).

f) Ricreazione, tempo libero e benessere: servizi con finalità ricreativa, culturale e sportiva, quali abbonamenti a palestre, piscine, centri benessere, ingressi a cinema, teatri, musei, eventi culturali e sportivi, viaggi e pacchetti turistici (art. 100, comma 1, del TUIR).

g) Buoni acquisto e fringe benefit: buoni spesa, buoni carburante, gift card e altri beni e servizi in natura, nei limiti previsti dall’art. 51, comma 3, del TUIR e dalla normativa vigente in materia di soglie di esenzione.

h) Interessi passivi su mutui e canoni di locazione: rimborso di interessi passivi su mutui ipotecari per l’acquisto della prima casa e/o dei canoni di locazione della prima casa, nei limiti previsti dalla normativa vigente (ove applicabile in base alla legge di bilancio di riferimento).

i) Ulteriori servizi: _____________________________________________.

6.2 L’elenco dei servizi e dei fornitori convenzionati è disponibile sulla piattaforma welfare ed è aggiornato periodicamente in coerenza con le eventuali modifiche normative.

Articolo 7 – Modalità di fruizione mediante piattaforma

7.1 I servizi di cui all’articolo 6 sono fruibili attraverso la piattaforma telematica _____________________________________________ (di seguito “Piattaforma”), accessibile all’indirizzo _____________________________________________ oppure tramite l’apposita applicazione mobile.

7.2 A ciascun lavoratore beneficiario saranno fornite credenziali personali e riservate per l’accesso alla propria area personale sulla Piattaforma. Le credenziali non sono cedibili a terzi e il dipendente è responsabile della custodia e dell’utilizzo delle stesse.

7.3 Attraverso la Piattaforma ogni dipendente potrà: a) visualizzare il proprio credito welfare disponibile e il relativo importo residuo; b) selezionare i servizi e le prestazioni di proprio interesse; c) richiedere il rimborso delle spese sostenute, caricando la documentazione giustificativa; d) monitorare lo stato delle richieste e delle pratiche di rimborso.

7.4 Per i servizi erogati nella forma del rimborso, il dipendente dovrà presentare documentazione fiscalmente valida (fatture, ricevute, scontrini fiscali, MAV, bollettini) intestata al dipendente stesso o al familiare beneficiario della prestazione. I documenti di spesa di importo superiore a euro 77,47 dovranno essere muniti di marca da bollo da euro 2,00 a carico del dipendente, salvo i casi di esenzione previsti dalla legge.

7.5 L’azienda, direttamente o per il tramite del gestore della Piattaforma, si riserva il diritto di verificare la regolarità e l’autenticità della documentazione presentata. In caso di irregolarità, la richiesta di rimborso sarà respinta con comunicazione motivata al dipendente.

Articolo 8 – Conversione del premio di risultato

8.1 ☐ La presente disposizione si applica / ☐ La presente disposizione non si applica.

8.2 Ove previsto da accordo sindacale di secondo livello sottoscritto in conformità all’art. 14 del D.L. 63/2013 e all’art. 1, commi 182 e ss., della Legge 208/2015, il lavoratore con reddito da lavoro dipendente non superiore a euro 80.000,00 nell’anno precedente potrà scegliere, entro il ________, di convertire in tutto o in parte il premio di risultato maturato in servizi welfare, beneficiando della totale esenzione fiscale e contributiva nei limiti previsti dalla legge.

8.3 La scelta di conversione, una volta effettuata, è irrevocabile per l’anno di riferimento.

8.4 L’importo massimo del premio di risultato convertibile in welfare è pari a euro ______________ annui, nel rispetto dei limiti di legge.

Articolo 9 – Familiari beneficiari

9.1 I familiari che possono beneficiare dei servizi welfare sono quelli indicati dall’art. 12 del TUIR, e precisamente: il coniuge non legalmente ed effettivamente separato, i figli compresi quelli adottivi o affidati, e gli altri familiari di cui all’art. 433 del Codice Civile (genitori, generi e nuore, suoceri, fratelli e sorelle) a condizione che convivano con il lavoratore o che percepiscano un reddito complessivo annuo non superiore alla soglia prevista dalla normativa vigente.

9.2 Il dipendente è tenuto a comunicare all’azienda, attraverso la Piattaforma o mediante apposita dichiarazione, i dati dei familiari per i quali intende fruire dei servizi welfare, nonché a segnalare tempestivamente ogni variazione della composizione del nucleo familiare o delle condizioni di cui al punto 9.1.

Articolo 10 – Trattamento fiscale e contributivo

10.1 I beni, le opere e i servizi erogati nell’ambito del presente Piano Welfare non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente nei limiti e alle condizioni stabiliti dall’art. 51 del TUIR.

10.2 I costi sostenuti dall’azienda per l’erogazione delle prestazioni di cui al presente regolamento sono integralmente deducibili dal reddito d’impresa ai sensi dell’art. 95 del TUIR, in quanto derivanti da regolamento aziendale vincolante.

10.3 Qualora il valore complessivo dei beni e servizi in natura (fringe benefit) erogati al dipendente nell’anno di imposta ecceda la soglia di esenzione prevista dalla normativa vigente, l’intero importo concorrerà alla formazione del reddito imponibile del lavoratore.

10.4 L’azienda si riserva la facoltà di adeguare il presente regolamento alle eventuali modifiche normative intervenute nel corso della sua vigenza che incidano sul trattamento fiscale e contributivo delle prestazioni welfare.

Articolo 11 – Trattamento dei dati personali

11.1 I dati personali forniti dai dipendenti ai fini della fruizione dei servizi welfare saranno trattati dall’azienda e dal gestore della Piattaforma in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

11.2 L’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR è resa disponibile ai dipendenti all’atto della consegna delle credenziali di accesso alla Piattaforma ed è consultabile all’indirizzo _____________________________________________.

11.3 Il Titolare del trattamento è la società _____________________________________________. Il Responsabile della protezione dei dati (DPO), ove nominato, è contattabile all’indirizzo _____________________________________________.

Articolo 12 – Comunicazione e informazione

12.1 L’azienda si impegna a garantire un’adeguata informazione ai lavoratori beneficiari circa i contenuti del presente Piano Welfare, i servizi disponibili e le modalità di accesso alla Piattaforma, mediante: comunicazioni individuali via e-mail, affissione in bacheca, pubblicazione sulla intranet aziendale, incontri informativi periodici e materiale divulgativo.

12.2 Per ogni esigenza di assistenza o chiarimento, i dipendenti potranno rivolgersi a _____________________________________________ (indicare il referente aziendale, l’ufficio risorse umane o il servizio di assistenza della piattaforma) all’indirizzo e-mail _____________________________________________ o al numero telefonico _____________________________________________.

Articolo 13 – Disposizioni finali

13.1 Per tutto quanto non espressamente disciplinato dal presente regolamento, si rinvia alle disposizioni del TUIR, alle circolari e risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate, alla contrattazione collettiva nazionale di settore (CCNL _____________________________________________) e alle norme di legge applicabili.

13.2 Le eventuali controversie relative all’interpretazione o all’applicazione del presente regolamento saranno risolte in via prioritaria attraverso un confronto diretto tra il dipendente e l’ufficio risorse umane, e in subordine secondo le procedure previste dalla legge e dal CCNL applicabile.

13.3 Il presente regolamento è stato approvato in data ________ e comunicato ai lavoratori in data ________.

______________________, lì ________

Il Legale Rappresentante

(Timbro e firma)

Per ricevuta e presa visione

Il/La dipendente _____________________________________________ firma _________________________

Data ________

ALLEGATI:

Elenco nominativo dei dipendenti beneficiari e relativi importi del credito welfare
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR
Guida operativa all’utilizzo della piattaforma welfare
_____________________________________________.