In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di consegna buoni welfare da scaricare e compilare.
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Lettera di Consegna Buoni Welfare
I buoni welfare rappresentano oggi uno degli strumenti più utilizzati dalle imprese italiane per integrare la retribuzione dei dipendenti con beni e servizi esenti da imposizione fiscale e contributiva. La loro consegna, tuttavia, non è un atto privo di regole: l’erogazione deve rispettare una disciplina articolata che coinvolge profili fiscali, giuslavoristici e organizzativi, la cui conoscenza è essenziale tanto per il datore di lavoro quanto per il lavoratore che ne beneficia.
L’art. 51, comma 3-bis, del TUIR stabilisce che l’erogazione di beni, prestazioni, opere e servizi da parte del datore di lavoro può avvenire mediante documenti di legittimazione, in formato cartaceo o elettronico, riportanti un valore nominale. La Legge di Stabilità 2016 ha introdotto questa possibilità, dando un’ulteriore spinta ai piani di sostegno ai dipendenti e prevedendo che i voucher debbano dare diritto a un solo bene, prestazione, opera o servizio per l’intero valore nominale. La norma definisce che i titoli rappresentativi delle modalità di erogazione, anche se connotati da un valore nominale, non configurano denaro, e questa distinzione è fondamentale perché consente ai buoni welfare di beneficiare del regime di esenzione previsto dal TUIR senza essere equiparati a una componente retributiva monetaria.
I documenti di legittimazione non possono essere utilizzati da persona diversa dal titolare, non possono essere monetizzati e non possono essere ceduti a terzi. Si tratta di vincoli inderogabili che il datore di lavoro deve garantire al momento della consegna, assicurandosi che ciascun buono sia nominativo e che il dipendente ne faccia un uso strettamente personale. La violazione di queste condizioni comporterebbe la perdita del regime di esenzione fiscale, con la conseguenza che l’intero valore erogato concorrerebbe alla formazione del reddito da lavoro dipendente.
Il Decreto del Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali, di concerto con il Ministro dell’Economia e delle Finanze, del 25 marzo 2016, prevede che i beni e i servizi di cui all’art. 51, comma 3, ultimo periodo del TUIR possano essere cumulativamente indicati in un unico documento di legittimazione, purché il valore complessivo non ecceda il limite di importo previsto dalla legge. Questa deroga al principio del voucher singolo consente alle aziende di utilizzare piattaforme elettroniche o carte prepagate attraverso cui il dipendente può accedere a una pluralità di beni e servizi con un unico strumento, semplificando notevolmente la gestione operativa della consegna.
Sul piano delle soglie di esenzione, la normativa ha subito numerose modifiche nel corso degli ultimi anni. Per il periodo d’imposta 2026 restano applicabili i limiti di 1.000 euro annui per la generalità dei lavoratori dipendenti e di 2.000 euro annui per i lavoratori con figli fiscalmente a carico. Entro tali soglie, i beni e servizi erogati non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente e non sono soggetti a contribuzione. La verifica della soglia è fondamentale perché, in caso di superamento, l’intero valore dei bonus ricevuti concorre alla formazione del reddito, secondo il meccanismo del cosiddetto “tutto o niente” che non prevede l’esenzione parziale ma fa scattare l’imponibilità sull’intera somma erogata.
Ai sensi dell’art. 51, comma 1, del TUIR, i fringe benefit si considerano percepiti nel periodo d’imposta di riferimento anche se materialmente erogati entro i primi dodici giorni del mese di gennaio dell’anno successivo. Questa disposizione ha un impatto diretto sulla tempistica di consegna dei buoni welfare, poiché consente al datore di lavoro di completare l’erogazione entro il 12 gennaio dell’anno successivo senza che ciò comporti lo slittamento dell’imputazione fiscale al nuovo periodo d’imposta. La regola si applica sia ai buoni cartacei sia a quelli elettronici e costituisce un margine operativo importante per le aziende che devono gestire la distribuzione a un numero elevato di dipendenti.
L’erogazione dei fringe benefit è facoltativa, non richiede la predisposizione di un regolamento aziendale e rimane nella piena discrezionalità del datore di lavoro, che può decidere se riconoscerli, a quali lavoratori e in quali importi. Questa regola generale conosce eccezioni significative. Alcuni contratti collettivi nazionali rendono obbligatoria l’erogazione di welfare aziendale, come nel caso dei metalmeccanici, degli orafi e argentieri, dei dipendenti delle pompe funebri e di quelli delle telecomunicazioni. Quando l’obbligo discende dal CCNL, la mancata consegna dei buoni entro i termini stabiliti dal contratto collettivo può configurare un inadempimento contrattuale con conseguenze sia sul piano civilistico sia su quello delle relazioni sindacali. L’erogazione dei benefit previsti dall’art. 51, comma 2, lettera f), in conformità a disposizioni di contratto o di regolamento che configurino un obbligo negoziale, determina la deducibilità integrale dei costi sostenuti dal datore di lavoro, mentre nel caso di erogazioni volontarie il limite di deducibilità è riconosciuto nella misura del cinque per mille della spesa sostenuta ai sensi dell’art. 100 del TUIR.
Il comma 390 dell’art. 1 della Legge di Bilancio 2025 prevede che il datore di lavoro informi le rappresentanze sindacali unitarie, se presenti in azienda, dell’erogazione dei fringe benefit con tetti innalzati. Si tratta di un obbligo informativo che, pur non condizionando la validità dell’erogazione, inserisce un elemento di trasparenza nel rapporto tra azienda e lavoratori e che il datore di lavoro non deve trascurare per evitare contestazioni di natura sindacale.
Esempio di Lettera di Consegna Buoni Welfare
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di consegna buoni welfare.
Oggetto: Consegna buoni welfare – assegnazione a titolo di fringe benefit
Gentile [Titolo e Cognome],
Le comunichiamo l’assegnazione dei buoni welfare di cui al Piano Welfare aziendale [anno], approvato e disciplinato dal relativo Regolamento. L’assegnazione ha finalità di benessere organizzativo e non costituisce trattamento retributivo fisso o consolidato.
L’azienda Le attribuisce un valore complessivo pari a € [importo] da fruire nel periodo [dal … al …]. L’utilizzo avverrà tramite [piattaforma/fornitore], accessibile all’indirizzo [URL/piattaforma]. Le Sue credenziali saranno inviate separatamente all’indirizzo [e-mail aziendale/personale] ovvero Le saranno consegnate in busta chiusa. In alternativa, qualora previsto, Le consegniamo in allegato i voucher cartacei numerati dal n. [__] al n. [__], per un controvalore complessivo pari a € [importo].
I buoni sono personali e non cedibili, non monetizzabili né convertibili in denaro, utilizzabili esclusivamente per beni e servizi ammessi dal piano e dalla normativa fiscale vigente. Eventuali limiti di spesa, esclusioni merceologiche, scadenze e modalità d’uso sono riportati nelle Condizioni di utilizzo del fornitore e nel Regolamento del Piano, che La invitiamo a leggere con attenzione. In caso di smarrimento o furto La preghiamo di darne immediata comunicazione a [referente/HR] all’indirizzo [e-mail] o al numero [telefono], al fine di procedere al blocco e, se previsto, alla riemissione.
Ai fini fiscali e contributivi, il beneficio sarà gestito in conformità all’art. 51 del TUIR e alla normativa pro tempore vigente, con verifica complessiva dei limiti annuali applicabili ai fringe benefit. La contabilizzazione avverrà in base alle utilità effettivamente fruite/attivate entro l’anno d’imposta o, per i voucher monouso, alla messa a disposizione secondo le regole del piano. Qualora, per effetto di ulteriori assegnazioni o utilizzi, si superassero i limiti di esenzione, troverà applicazione il regime previsto dalla legge al momento del conguaglio.
Il trattamento dei dati personali connesso alla gestione dei buoni avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679. L’Informativa privacy aziendale è disponibile su [link/intranet] e presso l’Ufficio HR; i fornitori coinvolti operano quali autonomi titolari o responsabili del trattamento per le sole finalità di erogazione del servizio. Per quesiti privacy può contattare [referente/DPO] a [e-mail].
Per qualsiasi chiarimento operativo La invitiamo a rivolgersi a [nome referente HR] – [e-mail] – [telefono]. Con la firma della ricevuta in calce, attesta l’avvenuta consegna/attivazione, la presa visione del Regolamento e delle Condizioni di utilizzo, nonché la consapevolezza della non convertibilità in denaro e delle scadenze applicabili.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome] – [Ruolo]
Per [Denominazione azienda]
Ricevuta di consegna/attivazione buoni welfare
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], matricola [____], dichiara di aver ricevuto/attivato in data [____] i buoni welfare di cui alla presente, per un valore complessivo di € [importo], mediante [piattaforma/voucher cartacei n. __ – __]; dichiara di aver preso visione del Regolamento del Piano e delle Condizioni di utilizzo, di essere informato/a che i buoni sono personali, non cedibili e non monetizzabili, e di aver preso nota delle relative scadenze.
Luogo e data _____________________________
Firma del dipendente __________________________________
Allegati: Regolamento Piano Welfare [anno]; Istruzioni d’uso [piattaforma/fornitore]; eventuali voucher cartacei numerati.
Fac Simile Lettera di Consegna Buoni Welfare Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di consegna buoni welfare da scaricare. Il modulo lettera di consegna buoni welfare compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di consegna buoni welfare può essere convertito in PDF o stampato.
