Fac Simile Contratto Allestimento Fiera

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Indice

Contratto Allestimento Fiera

Partecipare a una fiera con uno stand progettato e realizzato da un’impresa specializzata è un’operazione che coinvolge interessi economici rilevanti, tempistiche rigide e responsabilità distribuite tra più soggetti. Per questa ragione il contratto di allestimento fieristico è uno strumento giuridico di primaria importanza, che non va mai sottovalutato e non va affidato a accordi verbali o a semplici preventivi accettati via mail. Si tratta di un contratto classificabile come appalto di servizi ai sensi degli artt. 1655 e seguenti del codice civile, con il quale l’allestitore si obbliga verso il committente espositore a progettare, realizzare, montare e smontare lo stand in cambio di un corrispettivo determinato. La sua corretta redazione tutela entrambe le parti e previene controversie che, nel contesto di una manifestazione fieristica con date inamovibili, possono tradursi in danni economici e d’immagine molto gravi.

Il primo elemento indispensabile è la descrizione dettagliata dell’oggetto della prestazione: dimensioni dello stand, materiali impiegati, layout grafico, impianti elettrici, illuminazione, strutture espositive, arredi e ogni elemento concordato. Questa descrizione, spesso allegata al contratto come capitolato tecnico, vincola l’allestitore a rispettare le specifiche pattuite e costituisce il parametro di riferimento in caso di contestazione sulla conformità del lavoro eseguito. Di pari importanza è l’indicazione puntuale delle tempistiche: il contratto deve stabilire la data entro cui lo stand deve essere completato e consegnato in piena funzionalità, solitamente il giorno precedente l’apertura della manifestazione. La violazione di questa tempistica costituisce grave inadempimento da parte dell’allestitore, dal momento che uno stand non pronto all’apertura della fiera causa al committente un danno economico e di immagine di particolare gravità. Per questa ragione è sempre opportuno inserire una clausola penale quantificata, che scatti automaticamente per ogni giorno di ritardo, senza necessità di dover dimostrare il danno effettivo.

Sul piano delle responsabilità operative, l’allestitore è tenuto a richiedere autonomamente all’ente organizzatore della manifestazione fieristica l’approvazione del progetto di allestimento e tutte le autorizzazioni necessarie alla corretta installazione, incluse le certificazioni, le relazioni strutturali e i collaudi richiesti dal regolamento fieristico. L’allestitore è il solo responsabile per tutte le conseguenze derivanti dall’eventuale inosservanza delle norme e prescrizioni tecniche, di sicurezza e sanitarie vigenti. In materia di sicurezza sul lavoro il riferimento normativo fondamentale è il D.Lgs. 81/2008, integrato dal Decreto Interministeriale del 22 luglio 2014 sugli allestimenti fieristici (cosiddetto Decreto Palchi e Fiere), che disciplina i ruoli e le responsabilità di organizzatori, espositori e allestitori nelle fasi di montaggio e smontaggio

Il contratto deve anche regolare con chiarezza la proprietà dei materiali impiegati per la realizzazione dello stand: nella generalità dei casi le strutture, gli arredi e le infrastrutture rimangono di proprietà dell’allestitore, che ne garantisce il buono stato di conservazione, mentre i materiali promozionali, i prodotti esposti e gli elementi grafici personalizzati sono di proprietà del committente. Al termine della manifestazione, l’allestitore provvede a propria cura e spese allo smontaggio dello stand, alla rimozione di tutti i materiali e alla pulizia degli spazi assegnati dall’ente fieristico al committente. Il committente deve a sua volta liberare lo stand dai propri prodotti e materiali entro il termine previsto dal regolamento fieristico, pena la decadenza da qualsiasi pretesa risarcitoria per danni o smarrimento di cose lasciate incustodite.

Il corrispettivo va indicato in modo chiaro, con distinzione tra il prezzo per la prestazione principale e le eventuali varianti o servizi aggiuntivi richiesti in corso d’opera, che devono sempre essere formalizzati per iscritto e preventivati prima dell’esecuzione. Sul piano IVA, i contratti di allestimento fieristico si qualificano come prestazioni di servizi generiche ai sensi dell’art. 7-ter del DPR 633/1972, per cui l’imposta si applica nel Paese del committente soggetto passivo IVA, indipendentemente dal luogo fisico in cui si svolge la fiera, come confermato dall’art. 31-bis, comma 3, lett. e), del Regolamento UE 282/2011 e dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate. Nelle transazioni internazionali tra soggetti passivi si applica il meccanismo del reverse charge.

Esempio di Contratto Allestimento Fiera

Di seguito è possibile trovare un esempio di contratto allestimento fiera.

TRA

___________________________________ S.r.l. / S.p.A. / ditta individuale, con sede legale in _______________ (___), Via ___________________________ n. _____, CAP ___________, iscritta al Registro delle Imprese di _______________ al n. _______________, C.F. e P.IVA ___________________________, capitale sociale euro _____________________ ☐ i.v., rappresentata dal/dalla ___________________________________ in qualità di ___________________________, domiciliato/a ai fini del presente contratto presso la sede sociale,

di seguito denominata “Allestitore”,

di seguito denominata “Committente”,

congiuntamente denominate “Parti”.

PREMESSE

A. Il Committente intende partecipare alla manifestazione fieristica ___________________________________, che si svolgerà presso ________________________________, in _______________ (), dal _______________ al _______________, e necessita della progettazione, realizzazione, allestimento e successivo smontaggio di uno stand espositivo nello spazio assegnatogli dall’ente organizzatore.

B. L’Allestitore svolge professionalmente attività di progettazione, realizzazione e allestimento di stand fieristici ed espositivi, disponendo delle competenze tecniche, del personale qualificato e delle attrezzature necessarie all’esecuzione dell’incarico.

C. Le Parti intendono disciplinare i propri rapporti con il presente contratto, redatto e sottoscritto prima dell’inizio delle prestazioni.

Tutto ciò premesso, le Parti convengono e stipulano quanto segue.

Art. 1 — Oggetto del contratto

1.1 Il Committente affida all’Allestitore, che accetta, il seguente incarico:

☐ progettazione, realizzazione, montaggio e smontaggio dello stand fieristico secondo le specifiche descritte nell’Allegato A (Capitolato Tecnico) al presente contratto; ☐ solo montaggio e smontaggio di stand progettato e fornito dal Committente, secondo le indicazioni tecniche di cui all’Allegato A; ☐ progettazione, realizzazione, montaggio e smontaggio dello stand, comprensivo dei seguenti servizi aggiuntivi: ___________________________________.

1.2 Le caratteristiche dello stand sono le seguenti:

Manifestazione fieristica: ___________________________________ Sede: ___________________________________, Padiglione ___________, Stand n. ___________ / Posizione: ___________________________________ Superficie stand: _____ mq, di cui _____ mq coperti / _____ mq a vista Tipologia: ☐ stand in linea ☐ stand d’angolo ☐ stand a penisola ☐ stand isolato Altezza massima consentita dall’ente fiera: _____ ml Schema planimetrico: come da elaborato grafico allegato sub All. A

1.3 I servizi ricompresi nel corrispettivo di cui all’art. 3 sono quelli specificati nell’Allegato A, che costituisce parte integrante del presente contratto. Qualsiasi prestazione non espressamente indicata in detto allegato si intende esclusa e sarà oggetto di preventivo separato da concordare per iscritto prima dell’esecuzione.

Art. 2 — Termini di esecuzione

2.1 L’Allestitore si impegna a consegnare lo stand montato, completo in ogni sua parte e pronto per accogliere i visitatori, entro le ore _____ del giorno _______________, corrispondente al giorno antecedente l’apertura della manifestazione fieristica, salvo diverse disposizioni scritte dell’ente organizzatore.

2.2 Le operazioni di smontaggio e ripristino dello spazio espositivo dovranno essere completate dall’Allestitore entro le ore _____ del _______________, nel rispetto del calendario stabilito dall’ente organizzatore della fiera.

2.3 Il rispetto dei termini di cui ai commi precedenti è condizione essenziale del contratto ai sensi dell’art. 1457 c.c. Il mancato completamento del montaggio entro il termine di cui al comma 2.1 costituisce grave inadempimento e comporta l’applicazione della penale di cui all’art. 7.

2.4 I termini di cui al presente articolo si intendono sospesi in caso di forza maggiore debitamente documentata e comunicata per iscritto all’altra Parte entro 24 ore dal verificarsi dell’evento impeditivo.

Art. 3 — Corrispettivo e modalità di pagamento

3.1 Il corrispettivo totale concordato per tutte le prestazioni di cui all’art. 1 è pari a euro _____________________ (_____________________________________ euro), oltre IVA nella misura di legge.

Il corrispettivo si compone come segue:

Progettazione e rendering: euro _____________________ Realizzazione e fornitura strutture: euro _____________________ Montaggio: euro _____________________ Smontaggio e ripristino: euro _____________________ Trasporto materiali: euro _____________________ Servizi aggiuntivi (___________________________________): euro _____________________ Totale imponibile: euro _____________________ IVA _____% : euro _____________________ Totale IVA inclusa: euro _____________________

3.2 Il pagamento è effettuato dal Committente nelle seguenti modalità:

Acconto alla firma del presente contratto: euro _____________________, pari al _____% del totale imponibile, da versarsi entro _______________ mediante bonifico bancario sul conto IBAN ___________________________________, intestato a ___________________________________, presso ___________________________________.

Secondo acconto entro il _______________, pari al _____% del totale imponibile: euro _____________________.

Saldo pari al _____% del totale imponibile, euro _____________________, da versarsi entro _______________ dal completamento del montaggio, previo rilascio di regolare fattura.

3.3 In caso di ritardo nel pagamento di qualsiasi rata rispetto alle scadenze di cui al comma 3.2 si applicano automaticamente, ai sensi del D.Lgs. 231/2002, gli interessi moratori al tasso BCE maggiorato di otto punti percentuali, senza necessità di messa in mora.

3.4 Eventuali varianti o servizi aggiuntivi richiesti dal Committente dopo la firma del presente contratto saranno fatturati separatamente, previa approvazione scritta del relativo preventivo da parte del Committente.

Art. 4 — Obblighi dell’Allestitore

4.1 L’Allestitore si obbliga a:

a) eseguire i lavori di allestimento a regola d’arte, in conformità al progetto approvato dal Committente e secondo le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008 e D.I. 22 luglio 2014), prevenzione incendi, normativa impiantistica (D.M. 37/2008) e regolamento tecnico dell’ente fieristico;

b) richiedere autonomamente all’ente organizzatore della manifestazione fieristica l’approvazione del progetto di allestimento e tutte le autorizzazioni necessarie alla corretta installazione dello stand in ogni sua componente, incluse le certificazioni strutturali, le relazioni tecniche e i collaudi richiesti dal regolamento fieristico, entro il ______________;

c) utilizzare materiali in perfetta efficienza, idonei alla destinazione, e, ove richiesto dal regolamento fieristico o dalla normativa vigente, ignifughi o di classe di reazione al fuoco adeguata;

d) garantire l’impiego di personale professionalmente qualificato, regolarmente assunto o incaricato nel pieno rispetto della normativa in materia di lavoro e previdenza;

e) nominare un responsabile di cantiere per tutta la durata delle operazioni di montaggio e smontaggio, disponibile a essere contattato dal Committente e dall’ente fieristico: ___________________________________, tel. _____________________, e-mail: ___________________________________;

f) mantenere pulita l’area interessata dai lavori e provvedere allo smaltimento dei materiali di scarto nel rispetto della normativa ambientale;

g) provvedere, a propria cura e spese, allo smontaggio completo dello stand, alla rimozione di tutti i materiali di propria proprietà e al ripristino dello spazio espositivo nelle condizioni previste dal regolamento dell’ente fieristico, entro il termine di cui all’art. 2.2.

4.2 L’Allestitore è l’unico responsabile per tutte le conseguenze derivanti dall’eventuale inosservanza delle norme e prescrizioni tecniche, di sicurezza e sanitarie vigenti nella progettazione e realizzazione dello stand.

Art. 5 — Obblighi del Committente

5.1 Il Committente si obbliga a:

a) fornire all’Allestitore, entro il _______________, tutta la documentazione necessaria per l’esecuzione dei lavori, tra cui: planimetria dello spazio espositivo assegnato dall’ente fiera, regolamento tecnico della manifestazione, pass di accesso al quartiere fieristico per il personale e i mezzi dell’Allestitore, grafica e materiali promozionali di propria pertinenza nelle specifiche tecniche concordate;

b) approvare per iscritto il progetto esecutivo definitivo entro il _______________, decorso inutilmente tale termine senza comunicazioni scritte il progetto si intende approvato;

c) liberare lo stand dai propri prodotti, materiali promozionali e attrezzature entro le ore _____ del primo giorno di smontaggio (_______________, ovvero secondo il calendario dell’ente fiera), al fine di consentire all’Allestitore di procedere tempestivamente con le operazioni di disallestimento;

d) effettuare i pagamenti nei termini e con le modalità di cui all’art. 3.

5.2 Il Committente è unico custode dei propri prodotti, materiali e attrezzature presenti all’interno dello stand per tutta la durata della manifestazione fieristica, incluse le fasi di allestimento e disallestimento. L’Allestitore declina ogni responsabilità per furti, smarrimenti o danni ai beni di proprietà del Committente.

Art. 6 — Proprietà dei materiali e diritti di proprietà intellettuale

6.1 Le strutture, gli arredi, le infrastrutture operative e tutti i materiali impiegati dall’Allestitore per la realizzazione dello stand rimangono di esclusiva proprietà dell’Allestitore, salvo diverso accordo scritto tra le Parti.

6.2 I materiali promozionali, i prodotti esposti, la grafica e i contenuti multimediali forniti dal Committente restano di esclusiva proprietà del Committente.

6.3 Il progetto grafico e le soluzioni architettoniche dello stand, elaborati dall’Allestitore, sono e rimangono di proprietà intellettuale dell’Allestitore ai sensi della L. 633/1941. Il Committente non potrà riprodurre o cedere a terzi detti elaborati senza il preventivo consenso scritto dell’Allestitore. Il Committente mantiene la più assoluta riservatezza sui disegni e documenti tecnici ricevuti dall’Allestitore.

6.4 ☐ In deroga al comma 6.3, le Parti concordano che, a fronte del corrispettivo pattuito, la proprietà intellettuale del progetto sia trasferita al Committente al momento del saldo integrale del corrispettivo.

Art. 7 — Penali

7.1 In caso di mancato completamento del montaggio entro il termine di cui all’art. 2.1, l’Allestitore è tenuto a corrispondere al Committente una penale pari a euro _____________________ per ogni giorno solare di ritardo, senza necessità di messa in mora, fino a un massimo di euro _____________________.

7.2 In caso di mancato pagamento di qualsiasi rata del corrispettivo entro i termini di cui all’art. 3.2, l’Allestitore ha facoltà di sospendere le lavorazioni, previa comunicazione scritta a mezzo PEC, senza che ciò costituisca inadempimento a suo carico, e senza obbligo di rispettare il termine di consegna di cui all’art. 2.1 per il periodo corrispondente alla sospensione.

7.3 Le penali di cui al presente articolo sono cumulabili con il risarcimento del maggior danno provato ai sensi dell’art. 1382 c.c.

Art. 8 — Assicurazioni

8.1 L’Allestitore dichiara di essere in possesso di polizza assicurativa per la Responsabilità Civile verso Terzi (RCT) con massimale non inferiore a euro _____________________ per sinistro, stipulata con la compagnia ___________________________________, polizza n. _______________, valida fino al _______________, a copertura dei danni a persone e cose causati nell’esercizio della propria attività durante le operazioni di montaggio e smontaggio. Copia della polizza è allegata al presente contratto sub All. B.

8.2 Il Committente provvede, a propria cura e spese, all’assicurazione dei prodotti, attrezzature e materiali di propria proprietà presenti all’interno dello stand contro tutti i rischi, per tutta la durata della manifestazione fieristica incluse le fasi di allestimento e disallestimento.

8.3 ☐ Le Parti convengono che il Committente stipuli altresì una polizza assicurativa a copertura del rischio di annullamento della manifestazione fieristica per cause indipendenti dalla volontà delle Parti.

Art. 9 — Recesso del Committente

9.1 Il Committente ha facoltà di recedere unilateralmente dal presente contratto in qualsiasi momento, anche prima dell’inizio delle lavorazioni, con comunicazione scritta a mezzo PEC all’Allestitore. In tal caso il Committente è tenuto a corrispondere all’Allestitore:

a) se il recesso è comunicato prima dell’inizio della progettazione: la quota di acconto versata a titolo di rimborso spese amministrative, pari a euro _____________________;

b) se il recesso è comunicato dopo l’approvazione del progetto ma prima dell’inizio del montaggio: il _____% del corrispettivo totale imponibile di cui all’art. 3.1, a titolo di indennizzo per i costi già sostenuti e il mancato guadagno;

c) se il recesso è comunicato dopo l’inizio del montaggio: il corrispettivo totale di cui all’art. 3.1 per intero, salvo deduzione dei costi non ancora sostenuti e documentati dall’Allestitore, ai sensi dell’art. 1671 c.c.

9.2 Il Committente non ha diritto a indennizzo alcuno in caso di recesso dell’Allestitore per inadempimento del Committente stesso.

Art. 10 — Forza maggiore e annullamento della manifestazione

10.1 Nessuna delle Parti è responsabile nei confronti dell’altra per ritardi o inadempimenti causati da eventi di forza maggiore, intendendosi per tali eventi imprevedibili e non imputabili alla Parte inadempiente, quali calamità naturali, provvedimenti delle autorità pubbliche, stati di emergenza dichiarati, scioperi generali e simili.

10.2 In caso di annullamento o rinvio della manifestazione fieristica disposto dall’ente organizzatore, le Parti si impegnano a concordare in buona fede entro _____ giorni dalla comunicazione ufficiale dell’ente le modalità di risoluzione del contratto o di rinvio delle prestazioni, con rimborso proporzionale dei costi già sostenuti dall’Allestitore e documentati.

10.3 La Parte che invoca la forza maggiore deve darne comunicazione scritta all’altra Parte entro 24 ore dal verificarsi dell’evento, indicandone la natura e la durata presumibile.

Art. 11 — Responsabilità e limitazione

11.1 L’Allestitore risponde dei danni diretti causati al Committente da inadempimento o inesatta esecuzione del contratto imputabili a dolo o colpa grave, nei limiti del corrispettivo contrattuale complessivo.

11.2 L’Allestitore non risponde in alcun caso del mancato guadagno, del pregiudizio all’immagine o degli altri danni indiretti o consequenziali lamentati dal Committente in relazione allo svolgimento della manifestazione fieristica, salvo il caso di dolo.

11.3 L’Allestitore non assume alcuna responsabilità per danni allo stand o alle strutture causati da agenti atmosferici avversi nel caso di allestimenti all’esterno, trattandosi di strutture temporanee non progettate per resistere a eventi meteorologici eccezionali.

Art. 12 — Subappalto

12.1 L’Allestitore ha facoltà di subappaltare in tutto o in parte l’esecuzione delle prestazioni di cui al presente contratto a imprese terze qualificate, ☐ previa comunicazione scritta al Committente / ☐ senza necessità di preventiva comunicazione o autorizzazione da parte del Committente.

12.2 Anche in caso di subappalto l’Allestitore rimane l’unico responsabile nei confronti del Committente per la corretta e tempestiva esecuzione di tutte le prestazioni contrattuali.

Art. 13 — Reclami

13.1 I reclami relativi alla realizzazione e all’allestimento dello stand devono essere comunicati dall’Allestitore al momento del montaggio o, al più tardi, durante l’evento fieristico. I reclami sono ricevibili solo se comunicati per iscritto a mezzo PEC o e-mail certificata entro _____ giorni dalla contestazione, con descrizione dettagliata del vizio o difformità riscontrati.

13.2 Non sono accettati reclami relativi a difformità minori rispetto al progetto approvato che non pregiudichino la funzionalità e la presentabilità dello stand, né reclami relativi a materiali forniti direttamente dal Committente.

Art. 14 — Risoluzione

14.1 Ai sensi dell’art. 1456 c.c., il presente contratto si risolve di diritto, previa comunicazione scritta a mezzo PEC della Parte non inadempiente, al verificarsi dei seguenti eventi:

a) mancato pagamento dell’acconto entro _____ giorni dalla firma del presente contratto;

b) mancato pagamento di qualsiasi rata del corrispettivo per oltre _____ giorni dalla scadenza;

c) grave inadempimento dell’Allestitore che renda inutile la prestazione per il Committente, incluso il mancato completamento del montaggio oltre _____ giorni dal termine di cui all’art. 2.1.

14.2 In caso di risoluzione per inadempimento dell’Allestitore, quest’ultimo è tenuto a restituire al Committente le somme già versate, al netto dei costi documentati già sostenuti, entro _____ giorni dalla comunicazione di risoluzione.

Art. 15 — Trattamento dei dati personali

15.1 Il trattamento dei dati personali delle Parti avviene ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, esclusivamente per le finalità connesse all’esecuzione del presente contratto, sulla base giuridica di cui all’art. 6, comma 1, lett. b), GDPR.

Art. 16 — Legge applicabile, mediazione e foro competente

16.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.

16.2 Per qualsiasi controversia le Parti si impegnano a tentare in via preventiva una soluzione amichevole mediante procedura di mediazione ai sensi del D.Lgs. 28/2010, da avviare entro _____ giorni dall’insorgere della controversia.

16.3 In difetto di accordo entro il termine di mediazione, sarà competente in via esclusiva il Tribunale di _______________.

Art. 17 — Disposizioni finali

17.1 Il presente contratto annulla e sostituisce ogni precedente accordo scritto o verbale intercorso tra le Parti avente il medesimo oggetto.

17.2 Qualsiasi modifica al presente contratto deve essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti. Non sono ammesse modifiche per fatti concludenti o comportamenti reiterati.

17.3 Qualora una clausola del presente contratto risulti nulla o inefficace, le restanti clausole mantengono piena validità; le Parti si obbligano a sostituirla con una disposizione valida che si avvicini il più possibile all’obiettivo economico perseguito.

17.4 Le comunicazioni rilevanti ai sensi del presente contratto sono effettuate a mezzo PEC ai seguenti indirizzi:

Allestitore: ___________________________________ Committente: ___________________________________

17.5 Il presente contratto è esente da registrazione in caso d’uso ai sensi dell’art. 6 DPR 131/1986, trattandosi di contratto soggetto a IVA.

17.6 Il presente contratto è redatto in n. _____ originali, uno per ciascuna Parte.

APPROVAZIONE SPECIFICA DELLE CLAUSOLE ONEROSE

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Committente dichiara di aver letto attentamente e di approvare specificamente le seguenti clausole, che derogano alla disciplina legale dispositiva o introducono limitazioni a suo carico:

Art. 7 (Penali); Art. 9 (Recesso del Committente); Art. 11 (Limitazione di responsabilità dell’Allestitore); Art. 12 (Subappalto); Art. 16.3 (Foro competente esclusivo).

ALLEGATI

☐ All. A — Capitolato Tecnico (descrizione analitica dello stand, planimetria, rendering, specifiche materiali, cronoprogramma lavori) ☐ All. B — Copia polizza RCT dell’Allestitore ☐ All. C — Preventivo dettagliato con suddivisione delle voci di costo ☐ All. D — Regolamento tecnico dell’ente fieristico ☐ All. E — Documentazione grafica e specifiche tecniche fornite dal Committente

Luogo e data: _______________, _______________

L’Allestitore ___________________________________ S.r.l. / S.p.A. Il legale rappresentante ___________________________________

Il Committente ___________________________________ S.r.l. / S.p.A. Il legale rappresentante ___________________________________

Approvazione specifica clausole onerose ex artt. 1341-1342 c.c.

Il Committente ___________________________________