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Indice
Contratto per Organizzazione Eventi
Il contratto di organizzazione di eventi può essere inquadrato, sul piano civilistico, come una fattispecie di appalto di servizi, l’organizzatore assumendo a proprio rischio la regia dell’evento e coordinando mezzi materiali, lavoro e know-how si obbliga nei confronti del committente al “compimento di un’opera o di un servizio” in cambio di un corrispettivo, secondo lo schema delineato dall’art. 1655 del codice civile, con le conseguenze tipiche in tema di responsabilità per risultato, poteri di controllo del committente e rimedi per vizi o difformità dell’opera.
Sul piano normativo, la cornice di riferimento è articolata. Oltre alle norme codicistiche su appalto, subappalto, penali, clausole risolutive e forza maggiore, occorre tenere presenti gli articoli 2222 ss. sul contratto d’opera, rilevanti quando l’organizzatore agisce in prevalenza con la propria opera intellettuale più che con mezzi organizzati, e l’art. 1671, che disciplina il recesso unilaterale del committente, imponendo l’indennizzo delle spese già sostenute più il mancato guadagno dell’appaltatore. La contrattazione deve quindi prevedere fin dall’origine una metrica trasparente per la quantificazione di costi vivi, fee professionali e margine d’impresa, così da evitare contenziosi sulla «giusta indennità» in caso di scioglimento anticipato. Sulla tutela del consumatore, quando l’evento è destinato al grande pubblico la disciplina del Codice del Consumo (d.lgs. 206/2005) incide su informativa precontrattuale, pratiche commerciali scorrette e clausole vessatorie. L’Autorità Garante ha più volte affermato che escludere il diritto di recesso nei contratti conclusi a distanza è possibile solo nei limiti dell’art. 59, lett. n) (servizi riguardanti attività del tempo libero per una data specifica), ma occorre chiarezza e trasparenza: le condizioni generali di vendita non possono eludere gli obblighi informativi né comprimere i diritti dell’utente in modo sproporzionato.
Sul versante amministrativo, rientrano nel contratto le attività di ottenimento di permessi e licenze; l’art. 68 del TULPS e l’art. 80 per i locali di pubblico spettacolo impongono il rilascio della licenza di pubblica sicurezza e il parere delle Commissioni di vigilanza. Dal 2020, per eventi di spettacolo dal vivo con requisiti dimensionali definiti, il legislatore ha introdotto, e più volte prorogato, la sostituzione di molte autorizzazioni con la SCIA ex art. 38-bis del d.l. 76/2020, come precisato dalle circolari del Ministero dell’Interno del 9 maggio e 17 luglio 2024
La sicurezza di safety e security è dettata da norme tecniche (d.m. 19 agosto 1996 antincendio, regole F-Gard, NTC 2018) e dalle Linee guida del 18 luglio 2018, che delineano procedure di analisi del rischio, piani di emergenza, capienza, vie di esodo, servizi di stewarding e coordinamento con Questura e Prefettura. Nel contratto occorre fissare la ripartizione di oneri tra committente, organizzatore e fornitori terzi, prevedendo obblighi di nomina di un responsabile unico dell’evento, di predisposizione di un dossier tecnico e di gestione dei rapporti con la Commissione vigilanza. Alla dimensione della safety si lega la disciplina del lavoro: qualora l’organizzatore impieghi personale proprio o subappalti allestimenti, catering, sicurezza privata, scatta l’art. 26 del d.lgs. 81/2008 sul coordinamento di imprese appaltatrici e la redazione del DUVRI per i rischi interferenziali. È buona prassi incorporare nel contratto obblighi di formazione, DPI, assicurazione RCT/RCO e clausole di sospensione dell’evento se i fornitori non risultano in regola.
Sul piano assicurativo, oltre alla responsabilità civile verso terzi e al rischio danni a strutture e attrezzature, l’organizzatore deve valutare coperture per annullamento per cause non rimborsate dal contratto, estendendo ove necessario la garanzia a eventi meteorologici estremi, nuovo rischio percepito alla luce dell’aumento di fenomeni violenti che possono compromettere la fattibilità logistica di spettacoli outdoor. Chiunque diffonda musica dal vivo o registrata deve poi regolare i diritti d’autore con SIAE, richiedendo il permesso online attraverso il Portale Organizzatori Professionali e corrispondendo i compensi secondo le tariffe pubblicate; la mancata regolarizzazione comporta sanzioni amministrative e responsabilità contrattuale verso il committente. Per riprese o streaming occorre gestire anche i diritti connessi (SCF, Nuovo IMAIE) e, se l’evento coinvolge artisti, pattuire cessioni, liberatorie d’immagine e royalty.
Esempio di Contratto Organizzazione Eventi
Di seguito è possibile trovare un esempio di contratto organizzazione eventi.
Tra
la società ……, con sede a …… (……) in via …… n. ……, cap ……, codice fiscale e partita Iva ……, PEC ……, nella persona del suo legale rappresentante sig. ……. (di seguito più brevemente denominata “Agenzia”)
e
la società ……, con sede a …… (……) in via …… n. ……, cap ……, codice fiscale e partita Iva ……, PEC ……, nella persona del suo legale rappresentante sig. ……. (di seguito più brevemente denominata “Cliente”)
premesso che
a) Il Cliente ha l’obiettivo di promuovere un evento dal titolo “[Inserire il titolo dell’evento]”, che si caratterizza per essere [specificare la natura dell’evento, ad esempio culturale, sportivo, enogastronomico, ecc.].
b) Al fine di garantire una gestione organizzativa più efficace, il Cliente desidera affidare, in tutto o in parte, l’organizzazione e la comunicazione dell’evento a un operatore professionale che vanta un’esperienza consolidata nel settore.
c) L’Agenzia, entità scelta per questo compito, è una società riconosciuta per la sua pluriennale esperienza nella creazione, pianificazione e realizzazione di eventi, che spaziano dall’espositivo al comunicativo, dal marketing a vari ambiti come quello culturale e sportivo, sia in Italia che a livello internazionale.
Tutto ciò premesso si stipula e si conviene quanto segue:
1) Premesse. Le premesse sono parte integrante del presente contratto.
2) Oggetto. Il Cliente affida all’Agenzia, che accetta, l’incarico di organizzare l’evento indicato in premessa.
I dettagli dell’evento e dei servizi forniti sono descritti nell’Allegato 1, che è parte integrante del Contratto.
3) Decorrenza e durata. Il servizio si terrà il giorno …..; avrà inizio alle ore……e terminerà alle ore……. . Se l’evento si dovesse protrarre oltre l’orario concordato, dopo ….. ore di tolleranza, il Cliente dovrà corrispondere all’Agenzia la somma ulteriore di € ……. (euro …….) per ogni ora di ritardo.
4) Prezzo e modalità di pagamento. Il prezzo del servizio è pari ad € ……. (euro …….) Iva inclusa, di cui la somma di euro ………. verrà pagata all’atto della firma del presente contratto a titolo di acconto, mentre la parte residua verrà versata il giorno del ricevimento, oltre Iva nella misura di legge, da pagarsi con le seguenti modalità: ……. .
La parte inadempiente pagherà una penalità di euro …… a titolo di risarcimento danni già quantificato.
I costi per gli addobbi floreali, ivi compresi gli oneri e gli obblighi con la SIAE saranno a cura di …… .
5) Obbligazioni e dichiarazioni all’Agenzia. all’Agenzia si obbliga a:
– assicurare al cliente la messa a disposizione di tutte le attrezzature (anche da esterno) necessarie per lo svolgimento del ricevimento, nonché curare l’allestimento della cucina e la fornitura di acqua, gas, energia elettrica e riscaldamento provvedendo al contempo al loro pagamento;
– curare l’arredo dei locali con tavoli, sedie, tovaglie, posate e quanto necessario per lo svolgimento del ricevimento;
– provvedere all’approvvigionamento delle derrate alimentari e alla loro conservazione;
– garantire la qualità degli ingredienti, degli alimenti e delle bevande;
– predisporre per un totale stimato di n. ……. commensali le portate gastronomiche e le bevande descritte nell’allegato A al presente contratto, che contiene anche la descrizione delle varie tipologie di tovagliato, di posate, di piatti e di bicchieri da utilizzare per l’evento, nonché la previsione di eventuali decorazioni per tavoli. L’allegato A, controfirmato da entrambe le parti, costituisce
parte integrante del presente contratto;
– garantire la pulizia e l’addobbo degli ambienti ove si terrà l’evento, in modo da renderli igienicamente e funzionalmente idonei all’uso;
– per un servizio veloce ed efficiente, garantire l’utilizzo di personale qualificato e numericamente idoneo a svolgere il servizio: il rapporto numerico fra il numero dei commensali e gli addetti al servizio sarà di n. 1 cameriere ogni ……. commensali e di un sommelier ogni …… commensali; il Cliente si impegna a comunicare nei 7 giorni antecedenti l’evento l’esatto numero di commensali;
– provvedere all’assunzione del personale necessario al normale funzionamento del servizio, essendo l’Agenia la sola responsabile nei confronti dei propri fornitori e del personale impiegato nel servizio; essa, inoltre,si impegna a garantire la conformità alle disposizioni vigenti in materia di igiene e di sicurezza sul lavoro e ad osservare la normativa applicabile in materia di lavoro, provvedendo, altresì, ad ogni onere previdenziale ed assicurativo;
– mantenere i mobili ed i locali nello stesso stato in cui sono stati consegnati;
– garantire la pulizia ed il riassetto dei locali al termine dell’evento;
– provvedere al trasporto dei rifiuti e degli imballaggi all’esterno dell’area dei locali in prossimità dei cassoni di immondizia;
– mantenere indenne il Cliente da qualsivoglia azione e pretesa fatta valere dai terzi nei suoi confronti a causa di inadempimenti e/o altri fatti accaduti durante il rinfresco.
L’Agenzia si impegna a stipulare con una compagnia assicurativa la polizza (di massimale adeguato al numero degli invitati) per eventuali danni che potrebbero derivare a causa della prestazione oggetto del presente contratto a beni mobili, immobili, commensali ed ai terzi.
6) Risoluzione, recesso e penale. Il Cliente potrà risolvere unilateralmente il presente contratto qualora l’altra parte si sia resa inadempiente anche ad una soltanto delle pattuizioni previste, con effetto aisensi dell’art. 1456 c.c., mediante comunicazione, inviata a mezzo raccomandata AR o altro mezzo idoneo che dia certezza della data.
In caso di inadempimento delle prestazioni dovute, la parte inadempiente pagherà all’altra, ai sensi dell’art. 1382 c.c., la penale di € ……. (euro …….).
Ciascuna parte può recedere gratuitamente dal presente contratto dandone comunicazione all’altra, con qualsiasi mezzo idoneo a fornire certezza della data, dalla stipula del presente contratto e fino a 60 giorni prima dell’evento.
Qualora il recesso sia esercitato dopo tale termine e fino ai 30 giorni antecedenti l’evento il Cliente perderà l’acconto versato e nel caso in cui sia l’Agenzia ad esercitare il recesso quest’ultima dovrà al Cliente il doppio della somma ricevuta a titolo di acconto. Qualora una delle parti receda dal contratto successivamente al termine sopra indicato e fino alla data dell’evento, avrà diritto di pretendere dall’altra parte un ulteriore …. % del prezzo pattuito a titolo di risarcimento forfetario, fatta salva la prova del maggior danno.
7) Trattamento dei dati personali. Le parti si dichiarano di essere informate e si prestano il reciproco consenso al trattamento dei rispettivi dati ai sensi del Testo unico della privacy.
8) Disposizioni finali. Il presente contratto, assoggettato alla legge italiana, estingue e sostituisce qualsiasi eventuale precedente accordo anche verbale tra le parti e avente analogo oggetto. Eventuali modifiche al presente contratto hanno effetto solo se confermate per iscritto.
9) Controversie e Foro competente. Le controversie che dovessero sorgere in relazione all’applicazione del presente contratto, o comunque connesse all’esecuzione, interpretazione o violazione del medesimo, sono devolute alla esclusiva giurisdizione del Foro di …….
.
Letto, firmato e sottoscritto.
Luogo ……., data ……..
L’Agenzia
Il Cliente
Si sottoscrivono espressamente e si intendono specificamente approvate, a norma degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, le condizioni di cui agli articoli 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 e 9.
L’Agenzia
Il Cliente
ALLEGATO 1 – Preventivo per i Servizi dell’Evento
Questo allegato, firmato da entrambe le Parti, è parte integrante e fondamentale del contratto principale. Di seguito è riportato il dettaglio dei servizi forniti con il relativo costo totale netto:
COMUNICAZIONE
Supporto dell’ufficio stampa, inclusa la redazione di comunicati stampa, la realizzazione di rassegne stampa, la preparazione di press kit e la distribuzione su database e canali social.
Gestione dei social media, con un numero definito di post sia prima che dopo l’evento.
Creazione grafica per inviti e locandine dell’evento.
Costo: € [Inserire importo]
SEGRETERIA
Gestione organizzativa dell’evento, sia in presenza che in modalità virtuale o ibrida.
Servizi di interpretariato.
Servizio di Hospitality.
Costo: € [Inserire importo]
CATERING
Coffee Break per [numero] ospiti.
Costo: € [Inserire importo]
ACCOGLIENZA OSPITI
Servizio di Hostess, Steward e Promoter.
SERVICE
Integrazione per Streaming, che include il noleggio di [numero] telecamere su stativo, casse e mixer, [numero] tecnici, sistema di streaming, trasporto e montaggio.
Costo: € [Inserire importo]
RIPRESE
Riprese video e montaggio video post-evento, più documentazione fotografica dell’evento.
Costo: € [Inserire importo]
MUSICISTI
Concerto [specificare dettagli].
Costo: € [Inserire importo]
GADGET
[Descrivere i gadget forniti].
Costo: € [Inserire importo]
TOTALE
Costo Totale dei Servizi: € [Inserire importo totale]
Questo preventivo dettagliato fornisce una panoramica chiara dei servizi offerti e dei relativi costi, assicurando trasparenza e comprensione reciproca tra le Parti coinvolte nell’evento.
Firma dell’Agenzia: ___________________________
Firma del Committente: ___________________________
Data: ___________________________
Fac Simile Contratto Organizzazione Eventi Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello contratto organizzazione eventi da scaricare. Il modulo contratto organizzazione eventi compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile contratto organizzazione eventi può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Contratto per Organizzazione Eventi PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile contratto per organizzazione eventi PDF editabile.