Fac Simile Contratto Organizzazione Eventi

Tra
la società ……, con sede a …… (……) in via …… n. ……, cap ……, codice fiscale e partita Iva ……, PEC ……, nella persona del suo legale rappresentante sig. ……. (di seguito più brevemente denominata “Agenzia”)

e

la società ……, con sede a …… (……) in via …… n. ……, cap ……, codice fiscale e partita Iva ……, PEC ……, nella persona del suo legale rappresentante sig. ……. (di seguito più brevemente denominata “Cliente”)

premesso che

a) Il Cliente ha l’obiettivo di promuovere un evento dal titolo “[Inserire il titolo dell’evento]”, che si caratterizza per essere [specificare la natura dell’evento, ad esempio culturale, sportivo, enogastronomico, ecc.].

b) Al fine di garantire una gestione organizzativa più efficace, il Cliente desidera affidare, in tutto o in parte, l’organizzazione e la comunicazione dell’evento a un operatore professionale che vanta un’esperienza consolidata nel settore.

c) L’Agenzia, entità scelta per questo compito, è una società riconosciuta per la sua pluriennale esperienza nella creazione, pianificazione e realizzazione di eventi, che spaziano dall’espositivo al comunicativo, dal marketing a vari ambiti come quello culturale e sportivo, sia in Italia che a livello internazionale.

Tutto ciò premesso si stipula e si conviene quanto segue:

1) Premesse. Le premesse sono parte integrante del presente contratto.

2) Oggetto. Il Cliente affida all’Agenzia, che accetta, l’incarico di organizzare l’evento indicato in premessa.
I dettagli dell’evento e dei servizi forniti sono descritti nell’Allegato 1, che è parte integrante del Contratto.

3) Decorrenza e durata. Il servizio si terrà il giorno …..; avrà inizio alle ore……e terminerà alle ore……. . Se l’evento si dovesse protrarre oltre l’orario concordato, dopo ….. ore di tolleranza, il Cliente dovrà corrispondere all’Agenzia la somma ulteriore di € ……. (euro …….) per ogni ora di ritardo.

4) Prezzo e modalità di pagamento. Il prezzo del servizio è pari ad € ……. (euro …….) Iva inclusa, di cui la somma di euro ………. verrà pagata all’atto della firma del presente contratto a titolo di acconto, mentre la parte residua verrà versata il giorno del ricevimento, oltre Iva nella misura di legge, da pagarsi con le seguenti modalità: ……. .
La parte inadempiente pagherà una penalità di euro …… a titolo di risarcimento danni già quantificato.
I costi per gli addobbi floreali, ivi compresi gli oneri e gli obblighi con la SIAE saranno a cura di …… .

5) Obbligazioni e dichiarazioni all’Agenzia. all’Agenzia si obbliga a:
– assicurare al cliente la messa a disposizione di tutte le attrezzature (anche da esterno) necessarie per lo svolgimento del ricevimento, nonché curare l’allestimento della cucina e la fornitura di acqua, gas, energia elettrica e riscaldamento provvedendo al contempo al loro pagamento;
– curare l’arredo dei locali con tavoli, sedie, tovaglie, posate e quanto necessario per lo svolgimento del ricevimento;
– provvedere all’approvvigionamento delle derrate alimentari e alla loro conservazione;
– garantire la qualità degli ingredienti, degli alimenti e delle bevande;
– predisporre per un totale stimato di n. ……. commensali le portate gastronomiche e le bevande descritte nell’allegato A al presente contratto, che contiene anche la descrizione delle varie tipologie di tovagliato, di posate, di piatti e di bicchieri da utilizzare per l’evento, nonché la previsione di eventuali decorazioni per tavoli. L’allegato A, controfirmato da entrambe le parti, costituisce
parte integrante del presente contratto;
– garantire la pulizia e l’addobbo degli ambienti ove si terrà l’evento, in modo da renderli igienicamente e funzionalmente idonei all’uso;
– per un servizio veloce ed efficiente, garantire l’utilizzo di personale qualificato e numericamente idoneo a svolgere il servizio: il rapporto numerico fra il numero dei commensali e gli addetti al servizio sarà di n. 1 cameriere ogni ……. commensali e di un sommelier ogni …… commensali; il Cliente si impegna a comunicare nei 7 giorni antecedenti l’evento l’esatto numero di commensali;
– provvedere all’assunzione del personale necessario al normale funzionamento del servizio, essendo l’Agenia la sola responsabile nei confronti dei propri fornitori e del personale impiegato nel servizio; essa, inoltre,si impegna a garantire la conformità alle disposizioni vigenti in materia di igiene e di sicurezza sul lavoro e ad osservare la normativa applicabile in materia di lavoro, provvedendo, altresì, ad ogni onere previdenziale ed assicurativo;
– mantenere i mobili ed i locali nello stesso stato in cui sono stati consegnati;
– garantire la pulizia ed il riassetto dei locali al termine dell’evento;
– provvedere al trasporto dei rifiuti e degli imballaggi all’esterno dell’area dei locali in prossimità dei cassoni di immondizia;
– mantenere indenne il Cliente da qualsivoglia azione e pretesa fatta valere dai terzi nei suoi confronti a causa di inadempimenti e/o altri fatti accaduti durante il rinfresco.
L’Agenzia si impegna a stipulare con una compagnia assicurativa la polizza (di massimale adeguato al numero degli invitati) per eventuali danni che potrebbero derivare a causa della prestazione oggetto del presente contratto a beni mobili, immobili, commensali ed ai terzi.

6) Risoluzione, recesso e penale. Il Cliente potrà risolvere unilateralmente il presente contratto qualora l’altra parte si sia resa inadempiente anche ad una soltanto delle pattuizioni previste, con effetto aisensi dell’art. 1456 c.c., mediante comunicazione, inviata a mezzo raccomandata AR o altro mezzo idoneo che dia certezza della data.
In caso di inadempimento delle prestazioni dovute, la parte inadempiente pagherà all’altra, ai sensi dell’art. 1382 c.c., la penale di € ……. (euro …….).
Ciascuna parte può recedere gratuitamente dal presente contratto dandone comunicazione all’altra, con qualsiasi mezzo idoneo a fornire certezza della data, dalla stipula del presente contratto e fino a 60 giorni prima dell’evento.
Qualora il recesso sia esercitato dopo tale termine e fino ai 30 giorni antecedenti l’evento il Cliente perderà l’acconto versato e nel caso in cui sia l’Agenzia ad esercitare il recesso quest’ultima dovrà al Cliente il doppio della somma ricevuta a titolo di acconto. Qualora una delle parti receda dal contratto successivamente al termine sopra indicato e fino alla data dell’evento, avrà diritto di pretendere dall’altra parte un ulteriore …. % del prezzo pattuito a titolo di risarcimento forfetario, fatta salva la prova del maggior danno.

7) Trattamento dei dati personali. Le parti si dichiarano di essere informate e si prestano il reciproco consenso al trattamento dei rispettivi dati ai sensi del Testo unico della privacy.

8) Disposizioni finali. Il presente contratto, assoggettato alla legge italiana, estingue e sostituisce qualsiasi eventuale precedente accordo anche verbale tra le parti e avente analogo oggetto. Eventuali modifiche al presente contratto hanno effetto solo se confermate per iscritto.

9) Controversie e Foro competente. Le controversie che dovessero sorgere in relazione all’applicazione del presente contratto, o comunque connesse all’esecuzione, interpretazione o violazione del medesimo, sono devolute alla esclusiva giurisdizione del Foro di …….
.
Letto, firmato e sottoscritto.
Luogo ……., data ……..
L’Agenzia
Il Cliente

Si sottoscrivono espressamente e si intendono specificamente approvate, a norma degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, le condizioni di cui agli articoli 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 e 9.
L’Agenzia
Il Cliente

ALLEGATO 1 – Preventivo per i Servizi dell’Evento

Questo allegato, firmato da entrambe le Parti, è parte integrante e fondamentale del contratto principale. Di seguito è riportato il dettaglio dei servizi forniti con il relativo costo totale netto:

COMUNICAZIONE

Supporto dell’ufficio stampa, inclusa la redazione di comunicati stampa, la realizzazione di rassegne stampa, la preparazione di press kit e la distribuzione su database e canali social.
Gestione dei social media, con un numero definito di post sia prima che dopo l’evento.
Creazione grafica per inviti e locandine dell’evento.
Costo: € [Inserire importo]
SEGRETERIA

Gestione organizzativa dell’evento, sia in presenza che in modalità virtuale o ibrida.
Servizi di interpretariato.
Servizio di Hospitality.
Costo: € [Inserire importo]
CATERING

Coffee Break per [numero] ospiti.
Costo: € [Inserire importo]
ACCOGLIENZA OSPITI

Servizio di Hostess, Steward e Promoter.
SERVICE

Integrazione per Streaming, che include il noleggio di [numero] telecamere su stativo, casse e mixer, [numero] tecnici, sistema di streaming, trasporto e montaggio.
Costo: € [Inserire importo]
RIPRESE

Riprese video e montaggio video post-evento, più documentazione fotografica dell’evento.
Costo: € [Inserire importo]
MUSICISTI

Concerto [specificare dettagli].
Costo: € [Inserire importo]
GADGET

[Descrivere i gadget forniti].
Costo: € [Inserire importo]
TOTALE
Costo Totale dei Servizi: € [Inserire importo totale]

Questo preventivo dettagliato fornisce una panoramica chiara dei servizi offerti e dei relativi costi, assicurando trasparenza e comprensione reciproca tra le Parti coinvolte nell’evento.

Firma dell’Agenzia: ___________________________
Firma del Committente: ___________________________

Data: ___________________________