In questa pagina è possibile trovare un fac simile data retention policy da scaricare e compilare.
Indice
Come si Compila la Data Retention Policy
La Data Retention Policy è la procedura con cui un’organizzazione stabilisce per quanto tempo conservare i dati personali, da quando calcolare il termine e cosa fare alla scadenza. Serve a dare istruzioni concrete a chi gestisce archivi cartacei, posta elettronica, gestionali e servizi cloud. Il documento deve descrivere il funzionamento reale dell’organizzazione, indicando chi decide i tempi e chi esegue le operazioni previste. Il riferimento principale è l’articolo 5, paragrafo 1, lettera e), del Regolamento UE 2016/679: i dati personali possono essere conservati in forma identificabile soltanto per il tempo necessario alle finalità legittime del trattamento. Gli articoli 5 e 24 richiedono inoltre al titolare di dimostrare il rispetto delle regole. Il GDPR non impone a ogni organizzazione un documento autonomo con questo nome, ma richiede misure adeguate e, quando proporzionate, politiche interne documentate.
Per redigere la policy occorre partire dalla mappatura dei trattamenti. Per ciascuna attività bisogna collegare categorie di dati, finalità, base giuridica, archivi interessati e personale autorizzato. Il registro dei trattamenti privacy aiuta a raccogliere queste informazioni. Come chiarisce il Garante nelle FAQ sul registro, i tempi di cancellazione vanno individuati considerando tipologia e finalità del trattamento, utilizzando criteri verificabili quando non sia possibile fissare preventivamente una scadenza. Non esiste un termine universale valido per tutti i dati. Occorre verificare gli obblighi di legge applicabili e, in loro assenza, motivare la durata sulla base delle esigenze effettive. Il termine decennale dall’ultima registrazione, previsto dall’articolo 2220 del codice civile per le scritture contabili, non autorizza a conservare per dieci anni qualsiasi informazione sui clienti. Preventivi non accettati, candidature e dati promozionali richiedono valutazioni proprie. Va precisata anche la decorrenza, per esempio dalla chiusura della selezione o dalla cessazione del rapporto, secondo il trattamento considerato. Il consenso dell’interessato non consente di mantenere i dati senza limiti, perché anche i trattamenti consensuali devono rispettare necessità e proporzionalità.
La policy deve essere coerente con le informazioni comunicate alle persone. Gli articoli 13 e 14 GDPR richiedono di indicare il periodo di conservazione oppure, quando non sia possibile, i criteri utilizzati per determinarlo. Una formula generica come “per il tempo necessario” non permette, da sola, di comprendere la durata. Nell’informativa privacy clienti e fornitori occorre quindi distinguere le finalità e riportare termini o criteri comprensibili.
Alla scadenza, quando manca una ragione lecita per proseguire la conservazione, i dati devono essere cancellati o resi effettivamente anonimi. Sostituire il nome con un codice, mantenendo la possibilità di risalire alla persona, costituisce pseudonimizzazione e non equivale alla cancellazione. La procedura dovrebbe stabilire modalità sicure per eliminare documenti e file, attribuire le responsabilità operative e prevedere controlli che consentano di dimostrare l’esecuzione delle operazioni.
La presenza di una controversia può rendere necessario conservare alcuni dati oltre il termine ordinario. L’articolo 17 GDPR prevede eccezioni alla cancellazione, anche per obblighi legali e per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. La sospensione va motivata e limitata ai dati pertinenti, con accessi circoscritti e verifiche periodiche. Un richiamo indistinto a possibili cause future non giustifica il mantenimento indiscriminato dell’intero archivio.
Occorre disciplinare anche le copie di sicurezza. Il rapporto EDPB sul diritto alla cancellazione evidenzia le difficoltà legate ai backup e la necessità di procedure specifiche. La policy dovrebbe definire i cicli di conservazione e sovrascrittura, gli accessi consentiti e le misure da applicare dopo un ripristino. I dati già cancellati non devono tornare disponibili per gli usi ordinari soltanto perché recuperati da una copia precedente.
Se un fornitore tratta dati per conto dell’organizzazione, le istruzioni devono essere coerenti con l’accordo previsto dall’articolo 28 GDPR. Al termine del servizio il responsabile deve, su scelta del titolare, restituire o cancellare i dati ed eliminare le copie esistenti, salvo obblighi normativi di conservazione. È opportuno concordare modalità, tempi e riscontri dell’operazione prima di affidare il servizio, considerando anche gli eventuali subresponsabili.
La versione approvata dovrebbe riportare data, responsabile dell’attuazione e criteri di revisione. Il titolare mantiene la responsabilità delle scelte; il DPO, se nominato, svolge funzioni di consulenza e sorveglianza. Cambiamenti nei sistemi, nelle finalità o nella normativa richiedono una nuova verifica dei termini. La formazione del personale e i controlli sulle cancellazioni permettono di accertare che le regole scritte siano effettivamente applicate.
Esempio di Data Retention Policy
Di seguito è possibile trovare un esempio di data retention policy.
DATA RETENTION POLICY
Politica di conservazione e cancellazione dei dati personali
L’organizzazione identificata di seguito adotta la presente policy per definire, attuare e verificare i tempi di conservazione dei dati personali. Le schede approvate degli allegati ne costituiscono parte integrante e traducono le regole generali in istruzioni per ciascun trattamento e sistema.
Identificazione del titolare e del documento
Denominazione o nome del titolare: ______________________________
Codice fiscale o partita IVA: ______________________________
Sede: ______________________________
Contatto per la protezione dei dati: ______________________________
DPO, se nominato, e relativo contatto: ______________________________
Codice documento: ______________________________
Versione: ______________________________
Data di approvazione: ______________________________
Data di efficacia: ______________________________
Responsabile interno dell’attuazione e funzione: ______________________________
Adozione e documenti collegati
Il titolare approva la policy e assicura le risorse necessarie alla sua applicazione. Ogni unità interessata riceve la versione vigente e applica soltanto i tempi e le istruzioni approvati. Le norme imperative e i provvedimenti applicabili prevalgono sulle previsioni interne incompatibili.
Registro dei trattamenti e altre procedure collegate:
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| Attività | Nome e funzione | Data e firma |
|---|---|---|
| Redazione | ________________ | ________________ |
| Verifica tecnica e organizzativa | ________________ | ________________ |
| Approvazione del titolare o del rappresentante | ________________ | ________________ |
1. Ambito di applicazione
La policy riguarda i dati personali trattati dal titolare con strumenti informatici e quelli contenuti o destinati a essere contenuti in archivi cartacei. Si applica al personale autorizzato e, nei limiti degli accordi e delle istruzioni impartite, ai responsabili esterni. Comprende archivi correnti, copie di lavoro, esportazioni, posta elettronica, registri tecnici, archivi di conservazione e copie di sicurezza.
Attività e unità organizzative comprese:
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Quando l’organizzazione opera come responsabile per conto di un altro titolare, applica le istruzioni documentate di quest’ultimo e il relativo accordo. Eventuali obblighi normativi propri sono valutati separatamente. Le regole sulla conservazione documentale, sugli archivi pubblici o sui settori regolamentati sono riportate nelle schede pertinenti.
2. Ruoli e responsabilità
Il titolare decide e approva tempi, criteri, modalità di eliminazione ed eccezioni. Il responsabile interno dell’attuazione coordina le schede, ne verifica la coerenza con il registro dei trattamenti e raccoglie gli esiti dei controlli. I referenti delle attività motivano la necessità dei dati e segnalano variazioni o controversie; chi gestisce sistemi e archivi esegue le istruzioni e documenta gli esiti.
Il DPO, se nominato, è coinvolto tempestivamente per consulenza e sorveglianza, nel rispetto della sua indipendenza. Le decisioni restano al titolare. Ogni persona autorizzata evita archivi paralleli e copie eccedenti e segnala dati privi di una regola di conservazione o scadenze non rispettate.
Referente dei sistemi e degli archivi: ______________________________
Referente per le valutazioni giuridiche: ______________________________
3. Criteri per determinare i termini
Per ciascuna finalità la scheda A documenta i dati necessari, la base giuridica, la durata o il criterio verificabile, la decorrenza e l’azione alla scadenza. Il titolare considera obblighi minimi e limiti massimi di legge, necessità operativa, rischi per gli interessati e tutela concreta dei diritti. La prescrizione di un diritto non comporta automaticamente la conservazione di ogni dato collegato al rapporto.
Finalità diverse richiedono regole distinte, anche se riguardano la stessa persona. Il consenso non legittima durate indefinite. Dati particolari e giudiziari richiedono anche i presupposti specifici degli articoli 9 e 10 GDPR. Le deroghe per archiviazione nel pubblico interesse, ricerca o statistica si applicano soltanto quando ricorrono le condizioni normative e le garanzie pertinenti.
4. Decorrenza e trasparenza
L’evento iniziale deve essere individuabile e registrato. Consultazioni, migrazioni o copie non fanno ripartire il termine senza una ragione lecita documentata. Le informative indicano periodi o, quando non determinabili, criteri comprensibili. Le relative informazioni sono allineate al registro dei trattamenti e alle schede approvate. Un nuovo trattamento richiede la definizione della conservazione prima dell’avvio.
5. Utilizzo corrente e archivio ad accesso limitato
Finché i dati servono alla finalità operativa, sono accessibili alle sole persone autorizzate. Se, conclusa tale fase, permane un obbligo di legge o una necessità giuridicamente fondata, i soli dati pertinenti sono trasferiti, ove possibile, in un archivio separato o sottoposti a restrizioni equivalenti. La scheda A indica finalità residua, utenti abilitati e nuova scadenza, precisando se i termini si sommano o decorrono dallo stesso evento.
La conservazione residua non autorizza il riutilizzo per marketing, profilazione o altre finalità incompatibili. Trasferire un file in una cartella diversa, renderlo non visibile agli utenti o pseudonimizzarlo non equivale a cancellarlo. Le copie locali e le esportazioni seguono le stesse regole del dato originario, salvo una necessità distinta documentata.
6. Cancellazione e anonimizzazione
Alla scadenza, in assenza di una sospensione valida, i dati sono cancellati in modo sicuro oppure resi anonimi con una tecnica adeguata al contesto e ai mezzi ragionevolmente utilizzabili per identificare le persone. La semplice rimozione del nome, se permane una possibilità di collegamento, non soddisfa questo requisito. La scelta del metodo e la verifica del risultato sono documentate.
Chi esegue l’operazione controlla il perimetro, le scadenze e le eventuali sospensioni; interviene sui sistemi e sulle copie pertinenti; verifica l’esito e registra gli scarti non riusciti. Il verbale D identifica l’operazione senza ricopiare dati personali non necessari. Documenti cartacei e supporti dismessi sono distrutti o bonificati con modalità adeguate al rischio. L’eventuale fornitore rilascia un riscontro dell’attività.
Frequenza di controllo delle scadenze: ______________________________
La frequenza dei controlli non aggiunge un periodo di conservazione: le operazioni sono programmate per rispettare le scadenze. Gli errori sono segnalati al responsabile interno, con limitazione degli accessi e intervento correttivo senza ritardo ingiustificato.
7. Backup e ripristino
La scheda B descrive finalità di sicurezza, sistemi coperti, durata delle copie, sovrascrittura, accessi e verifiche. I backup non sono impiegati come archivi ordinari o per estendere la conservazione. Se la cancellazione selettiva compromette l’integrità tecnica della copia, il titolare documenta la valutazione, circoscrive l’accesso e definisce il ciclo di eliminazione e le misure compensative adeguate.
Prima di rendere nuovamente disponibili i dati ripristinati, si applicano le cancellazioni, le limitazioni e le opposizioni già registrate. Le eventuali attività tecniche transitorie avvengono in ambiente controllato. L’elenco minimo necessario a rieseguire queste operazioni ha una propria regola di conservazione nella scheda A.
8. Fornitori e termine dei servizi
Gli accordi ai sensi dell’articolo 28 GDPR disciplinano la restituzione o cancellazione dei dati, la gestione delle copie e dei subresponsabili e i riscontri richiesti. Al termine dei servizi il responsabile esegue la scelta del titolare ed elimina le copie, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge. I titolari autonomi destinatari sono gestiti secondo il loro ruolo effettivo e gli obblighi applicabili.
9. Sospensione della cancellazione
Una controversia, un ordine dell’autorità o altro presupposto giuridico concreto può richiedere la sospensione dell’eliminazione. La scheda C identifica dati, archivi, motivo, fondamento, accessi consentiti, responsabile e data di riesame. L’eccezione riguarda solo ciò che è necessario; non sospende automaticamente le regole dell’intero archivio e non consente usi estranei alla finalità che la giustifica.
Il titolare o il soggetto delegato autorizza la misura e ne comunica l’ambito agli esecutori interessati. Alla cessazione del presupposto verifica gli eventuali obblighi residui e dispone la cancellazione dei dati già scaduti o il ritorno alla scadenza ordinaria. L’evento di cessazione e l’esecuzione sono registrati. Le sospensioni non possono essere rinnovate tacitamente senza riesame.
Soggetto delegato ad autorizzare le sospensioni: ______________________________
10. Richieste degli interessati
Le richieste di cancellazione, limitazione, opposizione e gli altri diritti sono inoltrati al contatto privacy e gestiti secondo gli articoli 12 e seguenti GDPR. Il riscontro è fornito senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese. L’eventuale proroga fino a ulteriori due mesi, ammessa per complessità o numero delle richieste, è comunicata con motivazione entro il primo mese.
La presenza di un termine ordinario non giustifica da sola il rigetto di una richiesta. Il titolare valuta il caso e le eventuali eccezioni, motivandole e limitando la conservazione ai dati necessari. Revoca del consenso e opposizione al marketing sono attuate per i trattamenti interessati senza attendere il termine ordinario. Le comunicazioni ai destinatari sono effettuate quando richieste dall’articolo 19 GDPR.
11. Controlli, formazione e anomalie
Il responsabile interno verifica, con periodicità definita in relazione al rischio, coerenza delle schede, configurazioni dei sistemi, accessi agli archivi residui, esiti di cancellazione e riscontri dei fornitori. Le evidenze dei controlli e delle correzioni sono conservate secondo una specifica scheda A. Chi tratta i dati riceve istruzioni e formazione coerenti con il proprio ruolo.
Periodicità dei controlli e funzione incaricata: ______________________________
Le anomalie sono comunicate al referente privacy e ai gestori competenti. Se possono costituire una violazione dei dati personali, viene attivata anche la procedura per i data breach. Le operazioni urgenti e le misure correttive sono documentate, senza modificare retroattivamente termini e motivazioni per giustificare ritardi.
12. Riesame ed efficacia
La policy e i relativi allegati sono riesaminati alla cadenza indicata sotto e quando cambiano trattamenti, sistemi, fornitori o norme. Ogni modifica è approvata dal titolare, datata e comunicata ai destinatari. La versione sostituita resta identificabile e segue una propria regola di conservazione. L’efficacia decorre dalla data indicata nei dati identificativi del documento.
Cadenza del riesame: ______________________________
Data della prossima verifica: ______________________________
Riferimenti normativi: Regolamento UE 2016/679, in particolare articoli 5, 6, 9, 10, da 12 a 19, 21, 24, 25, 28, 30, 32, da 37 a 39 e 89; decreto legislativo 196/2003 e successive modifiche; disposizioni settoriali e provvedimenti applicabili individuati nelle schede A.
Allegato A. Piano di conservazione
Scheda da ripetere per ogni trattamento o gruppo omogeneo con la stessa finalità e le stesse regole. Distinguere le finalità con schede separate. Specificare le unità di tempo ed evitare durate indefinite o decorrenze non verificabili.
ID scheda: ______________________________
Versione: ______________________________
Data: ______________________________
Attività e riferimento al registro dei trattamenti: ______________________________
Referente e funzione: ______________________________
Finalità e categorie di interessati:
______________________________
______________________________
Dati e documenti strettamente necessari:
______________________________
______________________________
Base giuridica del trattamento:
______________________________
Norma specifica o motivazione della durata:
______________________________
______________________________
Archivi, sistemi, copie e fornitori coinvolti:
______________________________
______________________________
Durata, decorrenza e accessi
| Fase | Durata o criterio ed evento iniziale | Accessi consentiti |
|---|---|---|
| Utilizzo corrente | Durata o criterio: ________________ Evento iniziale: ________________ |
________________ |
| Conservazione residua, se applicabile | Durata o criterio: ________________ Evento iniziale: ________________ |
________________ |
Finalità e fondamento della fase residua:
______________________________
______________________________
Termine complessivo e rapporto tra le due fasi:
______________________________
Evento che prova la decorrenza e luogo della registrazione:
______________________________
Azione finale, metodo di eliminazione o anonimizzazione e verifica:
______________________________
______________________________
Responsabile esecutivo: ______________________________
Automazione o procedura da applicare: ______________________________
Backup collegati e schede B: ______________________________
Informative e contratti da allineare: ______________________________
Riesame della scheda previsto per: ______________________________
Approvazione del titolare o del delegato:
Nome e funzione: ______________________________
Data: ______________________________
Firma: ______________________________
Allegato B. Backup e ripristino
Compilare una scheda per ogni sistema o insieme omogeneo di copie di sicurezza. Includere snapshot, versioni storiche e copie gestite dai fornitori quando pertinenti.
ID scheda B: ______________________________
Versione: ______________________________
Data: ______________________________
Sistemi coperti e schede A collegate:
______________________________
Referente tecnico e fornitore: ______________________________
Finalità del backup e necessità della durata scelta:
______________________________
______________________________
Tipologia di copie e frequenza di creazione:
______________________________
Durata massima dalla creazione della copia: ______________________________
Modalità e frequenza di eliminazione o sovrascrittura:
______________________________
Ubicazione delle copie: ______________________________
Utenti abilitati e misure di protezione:
______________________________
______________________________
Cancellazioni e integrità delle copie
Possibilità di cancellazione selettiva e modalità operative:
______________________________
______________________________
Eventuali limiti tecnici verificati e misure compensative:
______________________________
______________________________
Data prevista di eliminazione delle copie interessate: ______________________________
Registro minimo delle cancellazioni e relativa scheda A:
______________________________
Ripristino controllato
Procedura per riapplicare cancellazioni, limitazioni e opposizioni:
______________________________
______________________________
Controllo prima della riapertura e soggetto incaricato:
______________________________
Frequenza dei test: ______________________________
Data dell’ultimo test: ______________________________
Esito: ______________________________
Riferimenti alle prove tecniche o ai riscontri del fornitore:
______________________________
Prossimo riesame: ______________________________
Approvazione del titolare o del delegato:
Nome e funzione: ______________________________
Data: ______________________________
Firma: ______________________________
Allegato C. Sospensione della cancellazione
Usare il modulo per autorizzare, riesaminare e chiudere una sospensione circoscritta. Identificare gli atti mediante riferimenti sicuri, evitando di duplicare nel modulo dati non necessari.
ID sospensione: ______________________________
Data della richiesta: ______________________________
Richiedente e funzione: ______________________________
Schede A e dati o documenti interessati:
______________________________
______________________________
Archivi, sistemi, copie e fornitori a cui applicare la sospensione:
______________________________
______________________________
Presupposto concreto, fondamento giuridico e riferimento agli atti:
______________________________
______________________________
Termine ordinario che viene sospeso: ______________________________
Perimetro della sospensione e usi strettamente consentiti:
______________________________
______________________________
Persone autorizzate: ______________________________
Responsabile della custodia: ______________________________
Decorrenza della misura: ______________________________
Evento di cessazione o termine previsto:
______________________________
Data obbligatoria del prossimo riesame: ______________________________
Autorizzazione del titolare o del delegato:
Nome e funzione: ______________________________
Data: ______________________________
Firma: ______________________________
Destinatari dell’istruzione e data della comunicazione:
______________________________
Riesame della sospensione
Data del riesame: ______________________________
Esito: ______________________________
Motivo della conferma, modifica o revoca:
______________________________
______________________________
Nuova data di verifica, se necessaria: ______________________________
Chiusura e disposizione finale
Data e presupposto della cessazione:
______________________________
Eventuali obblighi residui e operazione da eseguire:
______________________________
______________________________
Responsabile esecutivo: ______________________________
Data di esecuzione: ______________________________
Riferimento al verbale D o alla scadenza ordinaria:
______________________________
Verifica della chiusura:
Nome e funzione: ______________________________
Data: ______________________________
Firma: ______________________________
Allegato D. Verbale di cancellazione e verifica
Compilare per un’operazione o un lotto omogeneo. Allegare soltanto evidenze necessarie e limitare i riferimenti nominativi. Conservare questo verbale secondo la scheda A individuata in fondo al modulo.
ID operazione: ______________________________
Data: ______________________________
Esecutore e funzione o fornitore: ______________________________
Schede A e istruzione di riferimento:
______________________________
Presupposto dell’operazione, specificando scadenza, richiesta o cessazione di una sospensione:
______________________________
______________________________
Perimetro dei dati e dei documenti, periodo e volume del lotto:
______________________________
______________________________
Sistemi, archivi, copie locali e destinatari coinvolti:
______________________________
______________________________
Verifica preventiva delle sospensioni, esito e riferimento:
______________________________
Metodo impiegato:
______________________________
Data o intervallo di esecuzione: ______________________________
Verifica tecnica della cancellazione o dell’anonimizzazione:
______________________________
______________________________
Copie di backup residue, schede B e termine di eliminazione:
______________________________
______________________________
Errori, elementi esclusi, motivazione e misure di contenimento:
______________________________
______________________________
Azione correttiva:
______________________________
Responsabile dell’azione correttiva: ______________________________
Scadenza: ______________________________
Riscontro dei fornitori o comunicazioni ai destinatari:
______________________________
Riferimenti alle evidenze conservate:
______________________________
Esito e validazione
Esito dell’operazione, indicando completato, parziale o non eseguito:
______________________________
Motivazione dell’esito:
______________________________
______________________________
Verificatore e funzione: ______________________________
Data della verifica: ______________________________
Firma dell’esecutore: ______________________________
Firma del verificatore: ______________________________
Scheda A che disciplina la conservazione del verbale:
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Fac Simile Data Retention Policy Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello data retention policy da scaricare. Il modulo data retention policy compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile data retention policy può essere convertito in PDF o stampato.
