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Indice
Richiesta Cancellazione Dati Personali
Il diritto all’oblio, o, con la formula usata nel GDPR, il diritto alla cancellazione , affida all’interessato la facoltà di esigere, con un’unica istanza, la rimozione dei propri dati personali da qualunque banca dati privata o pubblica quando la loro conservazione non è più giustificata alla luce delle finalità iniziali, quando l’unica base giuridica che sorreggeva il trattamento era il consenso in precedenza prestato e ora revocato, quando un’opposizione fondata di cui all’articolo 21 ha fatto venir meno ogni motivo prevalente che legittimasse il titolare a continuare a trattare quelle informazioni o, ancora, quando il trattamento si è rivelato illecito, oppure la normativa europea o nazionale impone la soppressione, o infine quando i dati erano stati raccolti per offrire servizi della società dell’informazione a minori in violazione delle cautele dell’articolo 8.
L’istanza va indirizzata al titolare del trattamento, per le grandi piattaforme spesso individuabile nella sede europea, preferibilmente tramite posta elettronica certificata o raccomandata, e deve contenere elementi minimi: i dati di identità dell’istante, l’indicazione delle informazioni di cui egli chiede la cancellazione, il richiamo all’articolo 17 e alla specifica causa che ne impone l’applicazione, la richiesta di essere informato delle misure adottate e, se possibile, un recapito elettronico per la risposta. Il titolare ha l’obbligo di evadere la richiesta “senza ingiustificato ritardo” e comunque entro un mese dalla ricezione; il termine può essere prorogato fino a due mesi nei casi di particolare complessità, ma la proroga deve essere motivata entro i primi trenta giorni.
Prima di procedere, il titolare può chiedere elementi aggiuntivi per accertare l’identità del richiedente, quando abbia ragionevoli dubbi; tale verifica non può tradursi in richieste eccedenti e, in ogni caso, non sospende i termini. Una volta accolta l’istanza, il titolare è tenuto non solo a eliminare i dati dai propri archivi “attivi”, ma anche a mettere in atto ogni ragionevole misura tecnica perché i responsabili esterni e gli ulteriori destinatari del trattamento cancellino le copie di loro competenza, salvo che ciò risulti impossibile o implichi sforzi sproporzionati. Deve inoltre comunicare all’interessato l’avvenuta cancellazione e indicare, se richiesto, i destinatari a cui ha trasmesso tali informazioni.
Il diritto non è assoluto: l’articolo 17, paragrafo 3, lo subordina alla coesistenza di interessi pubblici comparabili. La cancellazione può essere rifiutata nella misura in cui i dati restano necessari per l’esercizio della libertà di espressione e d’informazione, per l’adempimento di un obbligo di legge, per motivi di interesse pubblico nel settore sanitario, per finalità di archiviazione storica o di ricerca scientifica e statistica proporzionate all’obiettivo, o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Il rifiuto dev’essere motivato in modo puntuale, indicando le ragioni specifiche e la norma su cui si fonda.
Qualora il titolare non dia riscontro entro il termine, ovvero respinga in tutto o in parte la richiesta, l’interessato può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali oppure all’autorità giudiziaria ordinaria. Al medesimo Garante spetta anche la decisione sui reclami relativi alle misure tecniche adottate per rendere effettiva la cancellazione negli indici dei motori di ricerca.
In Italia l’istanza di cancellazione è spesso predisposta come dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, sottoscritta e accompagnata dalla copia di un documento d’identità, perché la firma digitale o la PEC del privato non sono universalmente disponibili; tale forma è accettata dal Garante nelle proprie FAQ. Per le aziende è prassi nominare il Data Protection Officer come punto di contatto: se la richiesta è presentata direttamente a un dipendente, il titolare deve assicurare un canale interno per inoltrarla senza ritardi.
Il diritto alla cancellazione si estende ai backup nella sola misura in cui sia tecnicamente possibile intervenire senza compromettere l’integrità del sistema di sicurezza; in questo caso la prassi suggerita dai Garanti europei ammette la segregazione logica su segmenti non più accessibili alle operazioni ordinarie. Conservare traccia dell’avvenuta cancellazione, con registri di log che non contengano più i dati cancellati, è legittimo e, anzi, indispensabile per dimostrare la compliance.
Esempio di Richiesta Cancellazione Dati Personali
Di seguito è possibile trovare un esempio di richiesta cancellazione dati personali.
ESERCIZIO DI DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE
DEI DATI PERSONALI
(artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679)
Il/La sottoscritto/a ________________________________
nato/a a _______________________________ il ________________________________ esercita con la presente richiesta i seguenti diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679:
1. Accesso ai dati personali
(art. 15 del Regolamento (UE) 2016/679)
Il sottoscritto (barrare solo le caselle che interessano):
chiede conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano;
in caso di conferma, chiede di ottenere l’accesso a tali dati o una copia degli stessi, e tutte le informazioni previste alle lettere da a) a h) dell’art. 15, paragrafo 1, del Regolamento (UE) 2016/679, e in particolare;
O le finalità del trattamento;
O le categorie di dati personali trattate;
O i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
O il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
O l’origine dei dati (ovvero il soggetto o la specifica fonte dalla quale essi sono stati acquisiti);
l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e le informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’Interessato.
2. Richiesta di intervento sui dati
(artt. 16-18 del Regolamento (UE) 2016/679)
Il sottoscritto chiede di effettuare le seguenti operazioni (barrare solo le caselle che interessano):
O rettificazione e/o aggiornamento dei dati (art. 16 del Regolamento (UE) 2016/679);
O cancellazione dei dati (art. 17, paragrafo 1, del Regolamento (UE) 2016/679), per i seguenti motivi (specificare quali):
a) ______________________________________________________
b) ______________________________________________________
c) ______________________________________________________________________________
O nei casi previsti all’art. 17, paragrafo 2, del Regolamento (UE) 2016/679, l’attestazione che il Titolare ha informato altri titolari di trattamento della richiesta dell’interessato di cancellare link, copie o riproduzioni dei suoi dati personali;
O limitazione del trattamento (art. 18) per i seguenti motivi (barrare le caselle che interessano):
contesta l’esattezza dei dati personali;
O il trattamento dei dati è illecito;
O i dati sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
O l ’interessato si è opposto al trattamento dei dati ai sensi dell’art. 21, paragrafo 1, del Regolamento (UE) 2016/679.
La presente richiesta riguarda (indicare i dati personali, le categorie di dati o il trattamento cui si fa riferimento):
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3.Portabilità dei dati
(art. 20 del Regolamento (UE) 2016/679)
Con riferimento a tutti i dati personali forniti al Titolare, il sottoscritto chiede di (barrare solo le caselle che interessano):
O ricevere tali dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
O trasmettere direttamente al seguente diverso titolare del trattamento (specificare i riferimenti identificativi e di contatto del titolare: ____________________________):
O tutti i dati personali forniti al Titolare;
O un sottoinsieme di tali dati.
La presente richiesta riguarda (indicare i dati personali, le categorie di dati o il trattamento cui si fa riferimento):
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Opposizione al trattamento
(art. 21, paragrafo 1 del Regolamento (UE) 2016/679)
Il sottoscritto si oppone al trattamento dei suoi dati personali ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento (UE) 2016/679, per i seguenti motivi legati alla sua situazione particolare (specificare):
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Il sottoscritto:
Chiede di essere informato, ai sensi dell’art. 12, paragrafo 4 del Regolamento (UE) 2016/679, al più tardi entro un mese dal ricevimento della presente richiesta, degli eventuali motivi che impediscono al Titolare di fornire le informazioni o svolgere le operazioni richieste.
Chiede, in particolare, di essere informato della sussistenza di eventuali condizioni che impediscono al Titolare di identificarlo come interessato, ai sensi dell’art. 11, paragrafo 2, del Regolamento (UE) 2016/679.
_______________________________________________________________________________________
Recapito per la risposta:
Via/Piazza _____________________________________________________________ N. ______________
Comune ___________________________________ Provincia ______________ Codice postale _________
oppure
e-mail/PEC: ______________________________________
Eventuali precisazioni
Il sottoscritto precisa (fornire eventuali spiegazioni utili o indicare eventuali documenti allegati):
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Luogo e data) _________________________________
(Firma) _________________________________
Fac Simile Richiesta Cancellazione Dati Personali Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello richiesta cancellazione dati personali da scaricare. Il modulo richiesta cancellazione dati personali compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile richiesta cancellazione dati personali può essere convertito in PDF o stampato.
Modulo Richiesta Cancellazione Dati Personali PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modulo richiesta cancellazione dati personali PDF editabile.