In questa pagina è possibile trovare un fac simile dichiarazione di copia conforme all’originale Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Dichiarazione di Copia Conforme all’Originale
La dichiarazione di copia conforme all’originale è un atto con cui si attesta che una riproduzione corrisponde esattamente al documento da cui è tratta. Non è un’etichetta generica: cambia significato a seconda di chi la rilascia e di dove verrà usata. Quando il destinatario è una pubblica amministrazione o un gestore di pubblico servizio, il cittadino può sostituire l’autentica formale con una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà prevista dal Testo unico sulla documentazione amministrativa; in pratica firma una breve dichiarazione, indica con precisione di quale documento si tratta, quante pagine contiene e afferma che la copia è conforme all’originale in suo possesso, allegando la fotocopia di un documento d’identità. La PA è tenuta ad accettarla e può, se necessario, verificare a campione chiedendo di esibire l’originale. Se invece il destinatario è un privato che non rientra nel perimetro dei servizi pubblici, l’accettazione non è obbligatoria: molti soggetti privati la accettano, altri chiedono l’autentica vera e propria da parte di un pubblico ufficiale. In quel caso ci si rivolge all’ufficio comunale competente, a un notaio o all’ufficio che detiene l’originale, che appone la formula di conformità con timbro, data e firma, di solito con applicazione dell’imposta di bollo e dei diritti dovuti quando non ricorrono esenzioni.
È utile distinguere la copia conforme dal “duplicato”. Il duplicato è una nuova emissione del documento da parte della stessa amministrazione o ente che lo ha formato (per esempio un nuovo certificato, un nuovo estratto, una nuova visura), mentre la copia conforme è la riproduzione di un documento già esistente, attestata come corrispondente all’originale. La validità temporale non dipende dalla copia in sé ma dal contenuto del documento: se l’originale è soggetto a scadenza o a data di aggiornamento, la copia non prolunga quella validità. Per evitare contestazioni conviene riprodurre integralmente il documento, numerare le pagine, indicare eventuali allegati e specificare se la conformità riguarda l’intero atto o solo alcune pagine; la chiarezza su questi profili conta soprattutto quando il documento contiene timbri a secco, ologrammi o elementi non perfettamente riproducibili, perché la dichiarazione copre la corrispondenza del contenuto, non la qualità grafica della stampa.
Nel mondo digitale valgono regole parallele. Se si trasmette a una PA, una scansione corredata da dichiarazione sostitutiva firmata e da documento d’identità è sufficiente, e la firma digitale del dichiarante rende il pacchetto più robusto; quando serve un’attestazione “ufficiale” della conformità di una scansione a un originale cartaceo, l’attestazione può essere rilasciata da un pubblico ufficiale o da un notaio che firma digitalmente il file, creando una “copia informatica conforme” ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale. Se il documento deve viaggiare all’estero, la conformità autenticata dal pubblico ufficiale italiano può richiedere la legalizzazione o l’apostille sulla firma del funzionario o del notaio, a seconda del Paese di destinazione; non è un passaggio automatico, va pianificato prima dell’uso, perché i tempi e gli uffici competenti cambiano se la firma è amministrativa o notarile.
Sul piano pratico la scrittura della dichiarazione sostitutiva è lineare. Si parte dai dati del dichiarante, si individua con esattezza il documento (ad esempio “copia del diploma di laurea rilasciato dall’Università … in data …, composta di n. … pagine”), si specifica che la copia è conforme all’originale in possesso del dichiarante, si indica il luogo e la data, si firma e si allega il documento d’identità; se l’invio è elettronico e il canale ammesso è la PEC, la scansione della dichiarazione firmata e del documento è di regola sufficiente, mentre la firma digitale personale elimina dubbi sull’autenticità. La formula deve includere il richiamo alla consapevolezza delle responsabilità penali in caso di dichiarazioni mendaci, perché la legge prevede sanzioni per chi attesta il falso; questa avvertenza non è un dettaglio retorico, è parte integrante della validità della sostituzione rispetto all’autentica formale.
La scelta tra dichiarazione sostitutiva e autentica ufficiale dipende dallo scopo. Se devi presentare la copia a un ufficio pubblico o a un gestore di pubblico servizio, la dichiarazione sostitutiva è il canale più rapido e gratuito; se la copia serve a un privato che non ammette l’autocertificazione, o se è destinata a un uso notarile o internazionale, l’autentica del pubblico ufficiale resta la via corretta. In ogni scenario vale la stessa logica di fondo: identificare con precisione il documento, rendere tracciabile chi attesta e perché, e conservare per il tempo necessario sia la copia sia la prova della presentazione, così da poter rispondere a eventuali verifiche o rilievi successivi. Se vuoi, posso fornirti una formula di dichiarazione già pronta da compilare per l’uso con la PA o un testo di autentica da presentare al tuo Comune o al notaio.
Esempio di Dichiarazione di Copia Conforme all’Originale
Di seguito è possibile trovare un esempio di dichiarazione di copia conforme all’originale.
DICHIARAZIONE DI COPIA CONFORME
(art. 46, D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000)
Il/La sottoscritto/a ________________________________ nato/a a __________________________ il ________________________________, e residente a ________________________________, prov. _____, CAP ________ in via/piazza ________________________________ n. ______., preso atto delle disposizioni di cui all’art. 76 del D.P.R. 28/12/2000 n. 445 (*),
DICHIARA (**)
che la copia dell’atto, documento, pubblicazione o titolo sotto indicato ed allegato alla presente dichiarazione è conforme all’originale:
________________________________________________________________________________________________________________________________
Ai sensi della L. 675/96 è informato ed autorizza la raccolta dei dati per il procedimento amministrativo in corso.
Luogo e data ________________________________
________________________________
(firma per esteso e leggibile)
(*)D.P.R. 445/2000, art. 76, 1° comma: “Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia”.
D.P.R. 445/2000, art. 76, 2° comma: “L’esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso”.
D.P.R. 445/2000, art. 76, 3° comma: “Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell’art. 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale”.
D.P.R. 445/2000, art 76, 4° comma: “Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l’autorizzazione all’esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare l’interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte”.
(**) Ai sensi dell’art. 38,D.P.R. 445/2000, la dichiarazione è sottoscritta dall’interessato in presenza del dipendente
addetto ovvero sottoscritta e inviata unitamente a copia fotostatica, non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore, all’ufficio competente via fax, tramite un incaricato, oppure a mezzo posta.
Ai sensi dell’art. 19, D.P.R. 445/2000, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’art. 47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Secondo l’art. 47 del D.P.R. 28/12/00 n. 445 “Costituisce violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione rese a norma delle disposizioni di cui all’art. 46”.
Fac Simile Dichiarazione di Copia Conforme all’Originale Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello dichiarazione di copia conforme all’originale da scaricare. Il modulo dichiarazione di copia conforme all’originale compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile dichiarazione di copia conforme all’originale può essere convertito in PDF o stampato.
Modulo Dichiarazione di Copia Conforme all’Originale PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modello dichiarazione di copia conforme all’originale PDF editabile.