In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di accompagnamento per invio documenti da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Di Accompagnamento Per Invio Documenti
La lettera di accompagnamento per l’invio di documenti serve a spiegare in modo chiaro che cosa si sta trasmettendo, perché lo si fa e quali azioni ci si aspetta dal destinatario. Non è un semplice biglietto di cortesia: è il frontespizio formale che contestualizza l’intero fascicolo e ne facilita la gestione amministrativa.
Per prima cosa occorre ricreare l’intestazione tipica di una corrispondenza professionale, indicando in alto i propri dati (denominazione o nome e cognome, indirizzo, contatti) e, subito sotto, quelli dell’ente o della persona a cui ci si rivolge. Nella stessa area vanno anche data e luogo di redazione: queste coordinate temporali diventano rilevanti se la documentazione deve rispettare termini di decadenza o scadenze procedurali. Il paragrafo di apertura funziona come l’“oggetto” di una mail: annuncia sinteticamente la natura dei documenti e l’eventuale riferimento a un protocollo, a una pratica o a un rapporto contrattuale. In poche righe si chiarisce, per esempio, che si inviano i certificati richiesti in sede di gara, la copia firmata di un accordo o il set di documenti necessari per l’iscrizione a un albo. Il destinatario, in questo modo, potrà archiviare l’incartamento nel fascicolo corretto senza consultare ogni allegato.
Nel corpo centrale si motivano l’invio e la scelta dei singoli elaborati, evidenziando, quando serve, gli obblighi normativi o contrattuali che impongono la trasmissione (ad esempio un articolo di capitolato o una disposizione di legge). È il punto in cui si riassumono le azioni attese: si può chiedere la conferma di ricezione, l’approvazione formale, la registrazione a protocollo o la restituzione di una copia controfirmata. Ogni richiesta va espressa con cortesia ma in modo univoco, per evitare equivoci o lungaggini. Se i documenti sono numerosi o di varia natura, si può inserire un riepilogo che li elenchi nell’ordine in cui sono fisicamente (o digitalmente) allegati. È buona prassi indicare anche la quantità di pagine di ciascun allegato; questo dettaglio tutelerà entrambe le parti in caso di contestazioni sul materiale effettivamente ricevuto.
La chiusura contiene i ringraziamenti per l’attenzione e rinnova la disponibilità a fornire chiarimenti. A seguire, come in ogni missiva formale, si appone la formula di cortesia conclusiva (“Distinti saluti”, “Cordiali saluti” o equivalenti) e la firma, manuale o digitale. Se il documento viaggia in PDF, la firma a norma e la marca temporale preservano l’integrità dell’atto e ne certificano la data; se l’invio avviene tramite PEC, la prova giuridica della consegna è implicita nel sistema stesso, ma conviene comunque allegare la lettera come file separato, in modo che resti inalterata nel tempo.
Quando la documentazione contiene dati personali o informazioni riservate, è opportuno inserire un richiamo al rispetto del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e precisare che gli allegati dovranno essere trattati esclusivamente per la finalità indicata. Una frase che vieti la diffusione a terzi senza consenso tutela sia chi invia sia chi riceve, soprattutto se i file circolano poi in altre strutture dell’organizzazione. Infine, conviene archiviare una copia esatta di tutto ciò che si spedisce, comprensiva di lettera, allegati e prova di invio. In caso di consegna a mano farà fede la ricevuta firmata dal destinatario; con la raccomandata servirà la ricevuta di ritorno; per la PEC, i messaggi di accettazione e consegna dovranno essere salvati fuori dalla casella di posta, preferibilmente in formato eml o xml, perché mantengano valore probatorio anche dopo la scadenza automatica del servizio.
Esempio di Lettera Di Accompagnamento Per Invio Documenti
Modello 1 – Generico
Oggetto: Trasmissione di [descrizione sintetica documenti]
Gentile [Titolo + Cognome],
con la presente Le invio, in allegato, la seguente documentazione:
– [Elenco documento 1 – n. pagine]
– [Elenco documento 2 – n. pagine]
– [eventuali altri].
Tale invio si rende necessario ai fini di [motivazione sintetica, es. “completamento della pratica n. ___”].
La prego di voler cortesemente:
• confermare l’avvenuta ricezione,
• comunicarmi eventuali integrazioni o chiarimenti necessari entro [termine].
I dati personali contenuti negli allegati saranno trattati nel rispetto del Regolamento UE 679/2016 e utilizzati esclusivamente per le finalità sopra indicate.
RingraziandoLa per l’attenzione, resto a disposizione e porgo cordiali saluti.
[Firma autografa o digitale]
_______________________________
[Nome e Cognome – Qualifica]
Modello 2 – Documentazione integrativa per Pubblica Amministrazione
Oggetto: Integrazione pratica [codice pratica / protocollo] – Invio elaborati tecnici
In riferimento alla pratica indicata in oggetto, inoltro gli elaborati richiesti con Vs. nota prot. [___] del [data]:
1. Relazione tecnica asseverata (n. [__] pag.)
2. Tavola grafica T-[numero] (formato A[___])
3. Attestazione di versamento diritti di segreteria (€ [___]).
Gli originali cartacei saranno depositati su Vostro invito; chiedo cortesemente di confermare via PEC la conformità dei file trasmessi.
Si dichiara che i documenti digitali sono firmati digitalmente e privi di macro-virus; ogni trattamento dei dati è effettuato ai sensi del Reg. UE 679/2016.
Distinti saluti.
[Firma digitale]
[Nome e qualifica del tecnico incaricato]
Modello 3 – Iscrizione universitaria / scolastica
Oggetto: Invio documenti per immatricolazione a.a. [20__/20__]
Gentilissimi,
trasmetto in allegato la documentazione necessaria al perfezionamento dell’immatricolazione al corso di laurea in [denominazione corso]:
• modulo di immatricolazione firmato;
• ricevuta di pagamento tassa n. [___];
• copia documento di identità e codice fiscale;
• certificazione linguistica livello [___] (n. pag. [__]).
Resto in attesa di conferma di avvenuta registrazione e dell’assegnazione della matricola.
Ringrazio per la collaborazione e porgo cordiali saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
Modello 4 – Pratica di mutuo / finanziamento bancario
Oggetto: Invio documentazione istruttoria pratica mutuo n. [___]
Egregi,
a completamento dell’istruttoria in corso, inoltro:
– dichiarazione dei redditi 20[__] (n. [__] pag.);
– ultima busta paga / bilancio d’esercizio;
– certificato di stato civile;
– compromesso di compravendita immobile sito in [indirizzo].
Chiedo gentilmente conferma di ricezione e indicazioni su eventuali ulteriori documenti da produrre.
I dati allegati sono forniti con consenso e saranno trattati nel rispetto della normativa privacy vigente.
Ringraziando per la cortese attenzione, porgo distinti saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
Modello Lettera Di Accompagnamento Per Invio Documenti Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di accompagnamento per invio documenti da scaricare. Il modulo lettera di accompagnamento per invio documenti compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di accompagnamento per invio documenti può essere convertito in PDF o stampato.
