In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di invito a relatore convegno da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Di Invito A Relatore Convegno
Invitare un relatore a un convegno significa proporgli di associare il suo nome e la sua autorevolezza all’evento; la lettera d’invito, dunque, deve unire tono cerimoniale, chiarezza operativa e un’indicazione esplicita del valore reciproco della collaborazione. Il documento si apre su carta o file intestato: logo, denominazione giuridica dell’ente promotore, indirizzo, recapiti e codice fiscale trasmettono immediatamente trasparenza istituzionale. In alto a destra si collocano luogo e data di redazione, mentre sulla sinistra compare l’intestazione formale del destinatario: si usa il titolo accademico o professionale più elevato – «Alla Professoressa», «Al Dottore», «All’Onorevole» – seguito dal nome e dal cognome, dall’affiliazione e dall’indirizzo.
La prima frase è una presentazione reciproca: chi scrive si qualifica, specifica l’Ente o il Comitato che rappresenta e richiama in una riga la ragione per cui si rivolge proprio a quel relatore (una pubblicazione recente, la competenza su un filone di ricerca, una collaborazione passata). Subito dopo è opportuno contestualizzare il convegno: titolo, tema centrale, patrocinio eventualmente acquisito, pubblico atteso, collocazione in un ciclo di conferenze o in un progetto europeo. Nel delineare lo scopo scientifico o divulgativo dell’iniziativa si anticipa perché la presenza del relatore sarebbe un valore aggiunto per la platea.
L’invito vero e proprio, espresso in prima persona plurale («Saremmo onorati di averLa fra i relatori»), deve includere tre coordinate irrinunciabili: data e orario dell’intervento richiesto, durata indicativa (una keynote da trenta minuti, una relazione breve da dieci, una moderazione di tavola rotonda) e lingua di esposizione se diversa dall’italiano. Chiarire se l’intervento sarà in presenza, in streaming o ibrido evita fraintendimenti e fa percepire la struttura organizzativa. Se il convegno prevede la pubblicazione degli atti, si indica sin d’ora la scadenza per l’invio del paper; se è prevista la registrazione video, lo si fa presente e si richiede liberatoria.
Il blocco logistico evidenzia le condizioni pratiche: sede dell’evento con indirizzo completo, link a Google Maps o mappa allegata, eventuale servizio di navetta da aeroporto e stazione o parcheggio riservato. A questo punto la lettera offre in modo trasparente la copertura delle spese: rimborso viaggio in classe economica o su base forfettaria, ospitalità alberghiera, eventuale compenso o gettone di presenza soggetto a ritenuta. Dichiarare le condizioni economiche evita imbarazzi successivi e consente al relatore di valutare subito la fattibilità. Se l’ente promotore opera con procedure di rimborso particolari, conviene allegare il modulo spese o spiegare la prassi (biglietti acquistati dall’organizzazione, rimessa bancaria post-evento).
Nella sezione operativa si elencano i materiali che l’organizzazione chiede in anticipo: titolo definitivo, abstract di massimo duecento parole, breve nota biografica, foto in alta risoluzione per il programma e i canali social, eventuali slide da consegnare entro una data. Tutte queste informazioni andranno a un responsabile unico, indicato con nome, qualifica, indirizzo e-mail e numero di telefono diretto; il relatore deve sapere a chi rivolgersi senza passaggi intermedi.
Prima del congedo è buona norma sottolineare in una frase l’importanza che la partecipazione del destinatario riveste per il convegno, esprimendo apprezzamento preventivo per l’attenzione dedicata. La lettera si chiude con la formula di cortesia adeguata al rango – «La prego di gradire i miei più cordiali saluti» – e con la firma autografa o digitale del presidente del comitato organizzatore o, in alternativa, del responsabile scientifico. Eventuali allegati (programma provvisorio, scheda di adesione, linee guida per gli abstract) vengono elencati sotto la firma.
Quando l’invito è inviato via PEC o e-mail, l’oggetto deve essere sintetico e informativo: «Invito a intervenire come keynote speaker – Convegno “Energia e Transizione” 12/10/27». Il messaggio dovrà rispettare la normativa privacy: disclaimer sul trattamento dei dati e link alla policy dell’ente. Nel corpo dell’e-mail è possibile replicare integralmente la lettera in PDF o, se si mantiene il testo in chiaro, allegare solo i documenti complementari.
Esempio di Lettera Di Invito A Relatore Convegno
Modello 1 – Keynote accademica
Oggetto: Invito a keynote lecture – Convegno internazionale «[TITOLO CONVEGNO]»
Gentile Professoressa/Professore,
il Comitato scientifico del [TITOLO CONVEGNO], che si terrà il [data] presso [sede], Le rivolge il presente invito a tenere la keynote lecture di apertura (durata max 30′) sul tema «[titolo provvisorio]».
L’evento è organizzato da [Ente promotore] con il patrocinio di [Istituzioni] e si propone di riunire studiosi nel campo di [disciplina]; la Sua autorevole partecipazione darebbe alto valore scientifico ai lavori.
Logistica e condizioni
• viaggio a carico dell’organizzazione;
• ospitalità 1 notte presso [hotel convenzionato];
• pubblicazione paper (max 6 pagg.) negli atti, da inviare entro [data].
Le saremmo grati di un gentile cenno di accettazione entro [data], unitamente a titolo definitivo, abstract (200 parole) e breve nota bio (max 100 parole).
Per qualsiasi informazione: [Nome referente], tel. [], e-mail [].
In attesa di Suo cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.
[Firma]
[Qualifica] – Presidente Comitato scientifico
Modello 2 – Relatore industry panel (evento aziendale)
Oggetto: Invito a intervenire al panel «[TOPIC]» – [NOME SYMPOSIUM] 20__
Egregio/a Dott./Dott.ssa [___],
nell’ambito del [NOME SYMPOSIUM], che [Azienda organizzatrice] terrà il [data] presso [venue], La invitiamo a partecipare come relatore al panel «[titolo]» (10 min di speech + Q&A). Il pubblico sarà composto da circa [n] manager e stakeholder del settore [settore].
Servizi offerti
• rimborso spese viaggio;
• trasferimenti locali;
• hospitality dinner la sera precedente;
• videoregistrazione professionale del Suo intervento.
La preghiamo di inviare conferma, foto in HQ e outline slide entro [data] a [contatto].
RingraziandoLa per l’attenzione, restiamo a disposizione e Le porgiamo cordiali saluti.
[Firma]
[Ruolo] – [Azienda]
Modello 3 – Relatore per workshop non-profit
Oggetto: Workshop «[TITOLO]» – invito a contributo esperto
Gentile [Titolo],
l’Associazione [Nome ONLUS] organizza il workshop formativo gratuito «[Titolo]» rivolto a docenti e operatori sociali, previsto il [data] (9:00-13:00) presso la Sala [nome], via [___].
Le chiediamo di condurre un intervento di 45′ sugli aspetti pratici di [tema], cui seguirà un laboratorio con i partecipanti. Disponiamo di dotazioni audio-video, assistenza tecnica e rimborso spese forfettario € [___].
Gradiremmo ricevere conferma e sintesi del contenuto entro [data]. Referente: [Nome], cell. [___].
Con stima,
[Firma]
Presidente – [Associazione]
Modello 4 – Speaker webinar internazionale
Subject: Invitation to speak at the webinar «[TITLE]» – [DATE]
Dear [Dr./Prof. NAME SURNAME],
on behalf of [Organizing body], I am pleased to invite you to join our live webinar «[Title]» on [date], 14:00–15:30 CET, as guest speaker (15-minute presentation + panel discussion).
The session will be streamed via Zoom and recorded for our YouTube channel. Estimated audience: [n] researchers and professionals in [field].
We kindly ask you to confirm by [deadline] and send:
• final title & 150-word abstract;
• short bio (80 words);
• portrait photo (300 dpi).
A token honorarium of USD [___] will be transferred upon receipt of the invoice. Technical rehearsal: [date/time].
Please contact [name], webinar coordinator (webinars@[org].org), for any questions.
We look forward to your positive reply.
Best regards,
[Name] – Webinar Chair
[Organization]
Modello 5 – Generico (compilabile)
Oggetto: Invito a partecipare come relatore al convegno «________________»
Gentile __________________________,
lo scrivente [Ente organizzatore] Le sottopone il presente invito a intervenire quale relatore al convegno «________________» che si terrà il ____ dalle ore ____ alle ore ____ presso [sede completa / piattaforma online].
Le proponiamo uno spazio di ___ minuti per sviluppare il tema «________________», in linea con l’obiettivo dell’evento di ______________________________.
Condizioni proposte
• rimborso viaggio e ospitalità / collegamento da remoto;
• eventuale compenso di € ______________ lordi;
• consegna abstract e bio entro ____;
• disponibilità slide in formato PDF entro ____.
Restiamo a disposizione per chiarimenti e Le saremmo grati di un gentile riscontro entro ____ a [e-mail] o tel. [___].
Con viva cordialità,
[Firma e qualifica del mittente]
Modello Lettera Di Invito A Relatore Convegno Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di invito a relatore convegno da scaricare. Il modulo lettera di invito a relatore convegno compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di invito a relatore convegno può essere convertito in PDF o stampato.
