In questa pagina è possibile trovare un fac simile invito a convegno da scaricare e compilare.
Indice
Lettera di Invito a Convegno
La lettera di invito a un convegno è un documento formale destinato a singoli o aziende, attraverso il quale l’organizzatore manifesta il desiderio di averli presenti all’evento. Poiché la conferenza costituisce spesso un’occasione di incontro fra professionisti o di promozione di un tema rilevante, l’invito deve fornire tutte le informazioni indispensabili in modo chiaro e invitante. È pertanto consigliabile rivolgersi direttamente al destinatario menzionandone il nome e il cognome, affinché risulti palese che l’invito non è un generico messaggio di massa, ma una comunicazione personalizzata.
La lettera dovrebbe proseguire indicando il titolo della conferenza, accompagnato da una breve descrizione che metta in luce gli argomenti e gli obiettivi dell’evento. In questa fase, è opportuno specificare anche chi sono gli organizzatori, sottolineando la loro esperienza o il loro ruolo di rilievo nel settore, in modo da conferire maggiore autorevolezza all’iniziativa. Non possono ovviamente mancare la data e l’orario di inizio dei lavori, così come l’esatta ubicazione della sede, corredata di ogni dettaglio utile per raggiungere il luogo e per comprendere come iscriversi. Fornire istruzioni precise permette ai destinatari di decidere con facilità se e come aderire, riducendo al minimo dubbi o possibili fraintendimenti.
Nella stesura dell’invito, adottare un linguaggio formale e adeguato al carattere del convegno contribuisce a trasmettere un’immagine professionale e a valorizzare la serietà dell’iniziativa. Altrettanto importante è scegliere con cura il momento in cui spedire la lettera: inviarla troppo in anticipo potrebbe far sì che gli invitati la dimentichino, mentre se viene spedita all’ultimo minuto, potrebbe non lasciare loro il tempo sufficiente per organizzarsi. Un lasso di circa sette giorni prima della data dell’evento si rivela spesso un buon compromesso, poiché consente ai potenziali partecipanti di valutare la propria disponibilità e di regolare i propri impegni di conseguenza.
Per ovviare al rischio che l’appuntamento passi inosservato, l’invio di un breve promemoria, magari il giorno precedente, risulta un metodo efficace per rinnovare l’attenzione e prevenire assenze dovute a semplici dimenticanze. Inoltre, nella scelta tra posta tradizionale e mail, è utile considerare sia la natura del convegno sia le preferenze dei destinatari. Qualora si opti per un invito cartaceo, inserire una busta o un modulo di risposta già preindirizzato può agevolare la conferma di partecipazione, consentendo di stimare correttamente il numero di presenze e di pianificare meglio l’organizzazione logistica dell’evento.
Un invito ben strutturato e curato in ogni dettaglio non solo garantisce maggiore chiarezza ai futuri ospiti, ma valorizza l’immagine di chi lo invia, trasmettendo professionalità e attenzione verso i potenziali partecipanti. Ciò si traduce in una partecipazione più consapevole e motivata, rendendo l’incontro un momento di scambio e crescita per tutti i soggetti coinvolti.
Esempio di Invito a Convegno
Di seguito è possibile trovare un esempio di invito a convegno.
Oggetto: invito al convegno di
Spett. Ditta,
abbiamo il piacere di comunicarVi che la nostra società sponsorizzerà il convegno sul tema ….. , che si terrà a …..
Il convegno offre l’opportunità di aggiornarsi sulle nuove tecnologie e loro competitività con prodotti e mercati.
È possibile e consigliabile prenotarsi a ….. , tel. ….. ….. , fax …..
Dettagli maggiori sono indicati nel programma allegato.
Sicuri di incontrarvi salutiamo cordialmente.
Firma
oppure
Oggetto: Invito al Convegno [Titolo Convegno]
Gentile [Nome e Cognome],
con la presente desideriamo invitarLa/Vi al convegno “[Titolo Convegno]”, organizzato da [Nome Ente/Azienda], che si terrà in data [Data], a partire dalle ore [Orario], presso [Nome della sede], in [Indirizzo completo e, se necessario, indicazioni per raggiungerla].
L’evento offrirà un’occasione di confronto e approfondimento sul tema [Descrizione sintetica del tema o degli obiettivi del convegno]. Durante la giornata interverranno relatori qualificati, che condivideranno esperienze e prospettive utili per meglio comprendere le sfide e le opportunità legate all’argomento proposto.
Per agevolare l’organizzazione, La/Vi invitiamo a confermare la partecipazione entro il [Data di scadenza per la conferma], rispondendo a questa comunicazione o contattando il numero [Numero di telefono] / l’indirizzo e-mail [Indirizzo e-mail]. Qualora desiderasse/voleste ulteriori informazioni, non esitiate a contattarci allo stesso recapito.
Confidiamo nella Sua/Vostra presenza, certi che sarà un momento di proficuo incontro e condivisione.
RingraziandoLa/Vi per l’attenzione, porgiamo i nostri più cordiali saluti.
[Firma del Responsabile / Organizzatore]
Modello Invito a Convegno Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello invito a convegno da scaricare. Il modulo invito a convegno compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile invito a convegno può essere convertito in PDF o stampato.
