In questa pagina è possibile trovare un fac simile invito a convegno da scaricare e compilare.
Indice
Lettera di Invito a Convegno
La lettera di invito a un convegno è un documento formale destinato a singoli o aziende, attraverso il quale l’organizzatore manifesta il desiderio di averli presenti all’evento. Poiché la conferenza costituisce spesso un’occasione di incontro fra professionisti o di promozione di un tema rilevante, l’invito deve fornire tutte le informazioni indispensabili in modo chiaro e invitante. È pertanto consigliabile rivolgersi direttamente al destinatario menzionandone il nome e il cognome, affinché risulti palese che l’invito non è un generico messaggio di massa, ma una comunicazione personalizzata.
La lettera dovrebbe proseguire indicando il titolo della conferenza, accompagnato da una breve descrizione che metta in luce gli argomenti e gli obiettivi dell’evento. In questa fase, è opportuno specificare anche chi sono gli organizzatori, sottolineando la loro esperienza o il loro ruolo di rilievo nel settore, in modo da conferire maggiore autorevolezza all’iniziativa. Non possono ovviamente mancare la data e l’orario di inizio dei lavori, così come l’esatta ubicazione della sede, corredata di ogni dettaglio utile per raggiungere il luogo e per comprendere come iscriversi. Fornire istruzioni precise permette ai destinatari di decidere con facilità se e come aderire, riducendo al minimo dubbi o possibili fraintendimenti.
Nella stesura dell’invito, adottare un linguaggio formale e adeguato al carattere del convegno contribuisce a trasmettere un’immagine professionale e a valorizzare la serietà dell’iniziativa. Altrettanto importante è scegliere con cura il momento in cui spedire la lettera: inviarla troppo in anticipo potrebbe far sì che gli invitati la dimentichino, mentre se viene spedita all’ultimo minuto, potrebbe non lasciare loro il tempo sufficiente per organizzarsi. Un lasso di circa sette giorni prima della data dell’evento si rivela spesso un buon compromesso, poiché consente ai potenziali partecipanti di valutare la propria disponibilità e di regolare i propri impegni di conseguenza.
Per ovviare al rischio che l’appuntamento passi inosservato, l’invio di un breve promemoria, magari il giorno precedente, risulta un metodo efficace per rinnovare l’attenzione e prevenire assenze dovute a semplici dimenticanze. Inoltre, nella scelta tra posta tradizionale e mail, è utile considerare sia la natura del convegno sia le preferenze dei destinatari. Qualora si opti per un invito cartaceo, inserire una busta o un modulo di risposta già preindirizzato può agevolare la conferma di partecipazione, consentendo di stimare correttamente il numero di presenze e di pianificare meglio l’organizzazione logistica dell’evento.
Un invito ben strutturato e curato in ogni dettaglio non solo garantisce maggiore chiarezza ai futuri ospiti, ma valorizza l’immagine di chi lo invia, trasmettendo professionalità e attenzione verso i potenziali partecipanti. Ciò si traduce in una partecipazione più consapevole e motivata, rendendo l’incontro un momento di scambio e crescita per tutti i soggetti coinvolti.
Esempio di Invito a Convegno
MODELLO 1 — Invito istituzionale rivolto ai partecipanti
Gentile ____________________________________,
a nome di/dell’ ____________________________________________________________ ho il piacere di invitarLa al convegno dal titolo “__________________________________________________________________” che si terrà il giorno _______ presso ____________________________________________________________, con inizio alle ore ________.
L’evento intende offrire un’occasione di approfondimento e confronto sul tema ____________________________________________________________, raccogliendo contributi di studiosi, professionisti e operatori del settore. La giornata si articolerà in sessioni tematiche dedicate a ____________________________________________________________ e si concluderà con una tavola rotonda aperta al dibattito tra relatori e pubblico.
Tra i relatori confermati figurano ____________________________________________, ____________________________________________ e ____________________________________________, le cui competenze garantiranno un alto livello scientifico alla discussione.
La partecipazione è gratuita, ma è necessario confermare la propria presenza entro il _____________ inviando una comunicazione all’indirizzo email ____________________________________ oppure telefonando al numero __________________________.
In allegato troverà il programma completo della giornata.
Saremmo onorati di poter contare sulla Sua presenza e Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Nome e Cognome: ________________________________________ Qualifica: ________________________________________ Ente/Istituzione: ________________________________________ Email: ____________________________________ Tel.: __________________________
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MODELLO 2 — Invito a un relatore o ospite d’onore
Gentile Prof./Dott. ____________________________________,
mi rivolgo a Lei in qualità di ________________________________________ di/dell’ ____________________________________________________________ per invitarLa a intervenire come relatore al convegno dal titolo “__________________________________________________________________”, che si terrà il giorno _______ presso ____________________________________________________________, con inizio alle ore ________.
Il convegno affronterà il tema ____________________________________________________________ e rappresenta un appuntamento di grande rilevanza per la comunità scientifica e professionale del settore. La Sua riconosciuta esperienza in materia di ____________________________________________________________ renderebbe il Suo contributo particolarmente prezioso per i lavori della giornata.
Il Suo intervento è previsto nella sessione “________________________________________________________”, in programma dalle ore ________ alle ore ________, con una durata indicativa di circa ________ minuti, ai quali seguirà uno spazio dedicato alle domande del pubblico.
L’organizzazione si farà carico delle spese di viaggio e soggiorno secondo le modalità che Le saranno comunicate in seguito alla conferma della Sua partecipazione. Le chiediamo cortesemente di volerci far pervenire un riscontro entro il _____________ all’indirizzo email ____________________________________ oppure al numero __________________________.
Con viva stima e nella speranza di poterLa accogliere al nostro evento, Le porgo i miei più distinti saluti.
Nome e Cognome: ________________________________________ Qualifica: ________________________________________ Ente/Istituzione: ________________________________________ Email: ____________________________________ Tel.: __________________________
MODELLO 3 — Invito aziendale con finalità di networking
Oggetto: Invito al convegno “________________________________________________________________________”
È con vivo piacere che ____________________________________________________________ La invita a partecipare al convegno “________________________________________________________________________”, un evento dedicato a ____________________________________________________________ e pensato per favorire il confronto tra imprese, professionisti e istituzioni sulle sfide e le opportunità del settore.
Il convegno si terrà il giorno _____________ dalle ore ________ alle ore ________ presso ____________________________________________________________ e prevede interventi di autorevoli esperti, momenti di discussione aperta e un’ampia sessione di networking.
Il programma della giornata si svilupperà come segue. La mattinata sarà dedicata agli interventi dei relatori, con contributi su ____________________________________________________________ e ____________________________________________________________. Nel pomeriggio si terrà un workshop interattivo sul tema ____________________________________________________________, seguito da un momento conviviale durante il quale i partecipanti potranno confrontarsi in modo informale.
La partecipazione è riservata a un numero limitato di ________ posti. La preghiamo pertanto di confermare la Sua adesione entro il _____________ compilando il modulo di registrazione al link ____________________________________ oppure contattando la segreteria organizzativa all’indirizzo ____________________________________ o al numero __________________________.
Certi che l’evento possa rappresentare un’occasione di reciproco arricchimento, Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Nome e Cognome: ________________________________________ Qualifica: ________________________________________ Azienda/Organizzazione: ________________________________________ Email: ____________________________________ Tel.: __________________________
MODELLO 4 — Invito rivolto alle autorità locali
Oggetto: Invito al convegno “__________________________________________________________________” del _______
Illustrissimo/a ____________________________________,
a nome di/dell’ , ho l’onore di rivolgere alla Signoria Vostra Illustrissima un cordiale invito a partecipare al convegno dal titolo “______”, che si terrà il giorno _______ presso ____________________________________________________________, con inizio alle ore ________.
L’iniziativa si propone di affrontare il tema ____________________________________________________________, questione di particolare attualità e rilevanza per il territorio di ________________________________________. Il convegno vedrà la partecipazione di esperti, rappresentanti del mondo accademico e operatori del settore e costituirà un’importante occasione di dialogo tra istituzioni e società civile.
Sarebbe per noi motivo di grande prestigio poter contare sulla Sua presenza e, qualora lo ritenga opportuno, saremmo lieti di offrirLe la possibilità di portare un Suo indirizzo di saluto in apertura dei lavori, previsto per le ore ________.
Le chiediamo gentilmente di voler comunicare la Sua eventuale adesione entro il _____________ contattando la segreteria organizzativa al numero __________________________ oppure all’indirizzo email ____________________________________, anche al fine di consentirci di predisporre al meglio l’accoglienza.
In allegato troverà il programma dettagliato dell’evento.
Con i sensi della più alta stima e considerazione, Le porgo i miei ossequi.
Nome e Cognome: ________________________________________ Qualifica: ________________________________________ Ente/Organizzazione: ________________________________________ Email: ____________________________________ Tel.: __________________________
Modello Invito a Convegno Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello invito a convegno da scaricare. Il modulo invito a convegno compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile invito a convegno può essere convertito in PDF o stampato.
