Fac Simile Lettera di Sollecito Risposta Pubblica Amministrazione

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Lettera di Sollecito Pubblica Amministrazione

Sollecitare una risposta alla pubblica amministrazione è un passaggio che, se condotto con consapevolezza del quadro normativo e delle prassi di ufficio, permette di trasformare l’inerzia dell’apparato in un provvedimento espresso o, quantomeno, in una posizione manifesta che potrà essere contestata nelle sedi proprie. Il fondamento giuridico sta nella legge 7 agosto 1990 n. 241, in particolare nell’articolo 2, che impone agli enti di concludere ogni procedimento con un provvedimento espresso entro un termine certo. La regola generale è di trenta giorni, salvo che un regolamento interno stabilisca. con motivazione legata alla complessità degli accertamenti, un lasso più lungo, come spesso avviene per permessi di costruire, pratiche ambientali o istanze presentate agli sportelli unici per le attività produttive, Chi redige un sollecito deve, quindi, individuare quell’esatto termine, citandolo; solo così l’amministrazione non potrà schermarsi dietro una pretesa ignoranza dei propri obblighi.

La prima tessera di questo mosaico è la ricostruzione cronologica: data di presentazione dell’istanza, numero di protocollo e mezzo di trasmissione. Se l’ufficio ha inviato richieste di integrazione, preavvisi di rigetto o comunicazioni di sospensione, ciascuno di questi atti interrompe o proroga il termine e va menzionato, perché la diffida che non tiene conto delle sospensioni rischia di essere considerata prematura. Una volta delineata la linea del tempo, il sollecitante individua la norma speciale che governa il proprio procedimento: per l’accesso civico generalizzato è il comma 6 dell’articolo 5 del decreto legislativo 33/2013, che consente trenta giorni per concludere; per il silenzio assenso edilizio è l’articolo 20 della legge 241, che prevede, di regola, novanta giorni. Se l’ufficio è competente in materia paesaggistica o archeologica il silenzio assenso non si forma, ma l’amministrazione deve comunque comunicare le ragioni ostative: ignorare questa eccezione significherebbe fondare il sollecito su un presupposto giuridico errato. Esplicitare la fonte normativa nel testo mette l’interlocutore istituzionale dinanzi a un obbligo preciso.

Una volta accertato il quadro, la redazione del sollecito deve mantenere un registro formale, in terza persona, privo di toni minacciosi ma inequivoco nell’indicare gli effetti della perdurante inerzia. È opportuno indirizzare la missiva al responsabile del procedimento se questo è stato individuato nella comunicazione di avvio; in alternativa, al dirigente del settore. Da un lato, ciò risponde al principio di responsabilità dirigenziale introdotto dall’articolo 2‑bis della stessa legge 241, dall’altro evita lo smarrimento della pratica nei meandri dell’ufficio protocollo. La richiesta va spedita con mezzo che attesti data e contenuto: la PEC è preferibile perché unisce tracciabilità e velocità; la raccomandata con ricevuta di ritorno resta valida, ma dilata i tempi. Una mail priva di firma digitale non offre medesime garanzie e, nel contenzioso amministrativo, potrebbe non essere considerata idonea a dimostrare l’avvenuta diffida.

Nel corpo del sollecito si richiede espressamente l’adozione del provvedimento o, quanto meno, la comunicazione dei motivi del ritardo. La clausola conclusiva anticipa le azioni che si intende esperire in caso di ulteriore silenzio: il ricorso avverso l’inerzia, previsto dall’articolo 117 del codice del processo amministrativo, può essere proposto senza necessità di diffida se il termine è scaduto; tuttavia la prassi e la giurisprudenza consigliano di confermare la volontà d’intervento con una formale messa in mora. In questa prospettiva, il sollecito funziona come ultimo avvertimento e paralizza eventuali eccezioni dell’amministrazione sulla carenza di interesse concreto. L’istante può, trascorsi i trenta giorni successivi alla diffida senza risposta, adire il TAR in via diretta, oppure rivolgersi al difensore civico o, per l’accesso civico, al responsabile della trasparenza: indicare questi passaggi rende il sollecito più persuasivo, perché segnala la consapevolezza dei rimedi successivi.

Nel campo edilizio la diffida adempie anche a un’altra funzione: ottenere la certificazione della formazione del silenzio assenso. Il titolo abilitativo tacito si forma automaticamente allo scadere del termine, ma nella pratica commerciale, ad esempio quando si deve vendere un immobile, la banca o il notaio chiedono un attestato rilasciato dall’ente. Qui la richiesta dell’interessato non è costitutiva, il titolo c’è già, bensì dichiarativa. È utile farlo presente nel sollecito, chiedendo esplicitamente «rilascio attestazione di avvenuta formazione del titolo ai sensi dell’articolo 20, comma 8‑bis».

Se la questione verte sul pagamento di un contributo già liquidato con determina, la strategia cambia. Il sollecito si rivolge alla ragioneria e al responsabile del procedimento di spesa, indicando data e numero dell’atto di liquidazione e l’IBAN comunicato. Il riferimento all’obbligo di pagamento entro il termine di trenta giorni previsto dal decreto legislativo 231/2002 in materia di ritardo di pagamenti nelle transazioni commerciali, pur non sempre applicabile ai contributi, ha spesso un forte potere persuasivo. È utile citare la giurisprudenza della Corte dei conti che riconosce il danno erariale per gli interessi moratori generati dal ritardo.

Qualora la diffida abbia come oggetto l’accesso a documenti o dati della pubblica amministrazione, l’articolo 5, comma 6, del decreto trasparenza stabilisce che, decorso il termine, l’istante può rivolgersi al Responsabile della prevenzione della corruzione e trasparenza o, in alternativa, al difensore civico competente per territorio. Il sollecito, allora, deve ricordare l’intenzione di attivare questa seconda istanza: ciò spesso spinge l’ufficio a evitare il deferimento, perché l’intervento del RPCT implica verifiche interne sgradevoli.

Il paragrafo conclusivo del sollecito non deve mai chiudere la porta alla collaborazione. Offrire la disponibilità a integrare la documentazione o a un incontro di chiarimento mostra buonafede e aiuta l’amministrazione, che potrà giustificare un ritardo modestissimo se fondato su carenze imputabili al richiedente. Inserire in allegato copia dell’istanza originaria, la ricevuta PEC, eventuali integrazioni e il documento di identità dell’istante evita che l’ufficio invochi l’impossibilità di abbinare il sollecito al fascicolo.

Spedito il sollecito, si attendono i dieci giorni indicati come termine ultimo. Se la risposta perviene ma è un semplice preavviso di diniego, l’interessato dispone di dieci giorni per presentare osservazioni: è la finestra dell’articolo 10‑bis. Il sollecito ha dunque prodotto l’effetto di riattivare il procedimento e l’istante potrà tentare di ribaltare l’esito sulle motivazioni addotte. Se, invece, perdura il silenzio, si apre la strada al ricorso: il patrocinio di un avvocato è necessario; il termine per proporre l’azione avverso il silenzio è un anno dalla scadenza del termine procedimentale se non è stata inviata diffida, trenta giorni se viene reiterata dopo un anno di inerzia. La pronuncia del TAR, di regola, condanna l’amministrazione a provvedere entro un termine breve e può nominare un commissario ad acta in caso di ulteriore inottemperanza.

Esempio di Lettera di Sollecito Risposta Pubblica Amministrazione

MODELLO 1 – GENERICO (sollecito riscontro a istanza qualunque)

Oggetto: Sollecito riscontro istanza prot. n. ______ del ___/___/____

Il/La sottoscritto/a, in riferimento all’istanza indicata in oggetto, presentata in data ___/___/____ ai sensi dell’art. _____ (norma di riferimento, se nota),

CHIEDE

di conoscere lo stato del procedimento e i motivi del mancato riscontro entro il termine di legge (art. 2 L. 241/1990), con cortese indicazione del responsabile del procedimento e dei tempi previsti per la conclusione.

In difetto di risposta entro 10 giorni dal ricevimento della presente, mi vedrò costretto/a ad adire le sedi competenti (diffida ex art. 328 c.p. o ricorso ex art. 116 c.p.a.).

Distinti saluti.

Luogo e data __________________________

Firma __________________________________________

Allegati: copia istanza originaria, ricevuta PEC/raccomandata

MODELLO 2 – ACCESSO CIVICO GENERALIZZATO (art. 5‑bis D.Lgs. 33/2013)

Oggetto: Sollecito decisione richiesta di accesso civico generalizzato prot. n. ______

Con riferimento alla domanda di accesso civico generalizzato presentata il ___/___/____ (prot. n. ______) relativa a _____________________________________________ e decorsi i 30 giorni di cui all’art. 5, comma 6, d.lgs. 33/2013,

SOLLECITO

l’adozione del provvedimento espresso, ricordando che il silenzio serbato costituisce comportamento omissivo impugnabile davanti al Difensore civico / al Responsabile anti‑corruzione e, in ultima istanza, al TAR ex art. 116 c.p.a.

Luogo, data

Firma __________________________________________

MODELLO 3 – SOLLECITO PAGAMENTO CONTRIBUTO/DONAZIONE DOVUTA

Oggetto: Sollecito accredito contributo n. _____ – pratica ______

Il/La sottoscritto/a _______________________________________ ha presentato in data ___/___/____ la richiesta di erogazione del contributo / rimborso ____________________, risultata accolta con determinazione dirigenziale n. ______ del ___/___/____.

Preso atto dell’assenza di accredito trascorsi ___ giorni, SOLLECITA l’esecuzione del pagamento sul conto IBAN ____________________________, allegato al fascicolo, e chiede cortese indicazione dei motivi del ritardo.

In caso di ulteriore inerzia, si riserva di attivare la messa in mora ex art. 1219 c.c.

Distinti saluti.

Firma ________________________________________

MODELLO 4 – SILENZIO‑DINIEGO PER PERMESSO EDILIZIO / SUAP

Oggetto: Sollecito conclusione procedimento – pratica n. ______ (permesso di costruire / SCIA)

In data ___/___/____ ho depositato istanza per ____________________________________________.
Ai sensi dell’art. 20, L. 241/1990, decorso il termine massimo di ______ giorni, il silenzio dell’amministrazione equivale a provvedimento di accoglimento salvo sospensioni comunicate: non avendo ricevuto alcuna richiesta di integrazione,

INVITO

l’ufficio a confermare formalmente l’intervenuta formazione del titolo abilitativo ovvero a comunicare eventuali motivi ostativi entro 10 giorni.

Firma ________________________________________

MODELLO 5 – SOLLECITO CERTIFICATO ANAGRAFICO / STATO CIVILE

Oggetto: Sollecito rilascio certificato __________________ – richiesta prot. n. _____

Con la presente si sollecita il rilascio del certificato indicato, richiesto in data ___/___/____. Trascorso il termine di 30 giorni previsto per i procedimenti anagrafici (DPR 396/2000), si invita l’ufficio a provvedere con urgenza o a indicare le ragioni del ritardo.

Firma ________________________________________