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Nomina Responsabile Della Protezione dei Dati DPO
La nomina del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO, Data Protection Officer) è l’atto con cui un titolare o un responsabile del trattamento designa una persona fisica che svolga le funzioni previste dal GDPR in materia di protezione dei dati, con un ruolo di garanzia interna ed esterna: consulenza, sorveglianza della conformità, supporto sulle valutazioni di impatto e punto di contatto con l’autorità di controllo e con gli interessati. La base giuridica è negli articoli 37, 38 e 39 del GDPR, che disciplinano rispettivamente quando la designazione è obbligatoria e come deve avvenire, quale posizione e quali garanzie di indipendenza deve avere il DPO e quali compiti minimi deve svolgere.
La designazione è obbligatoria in tre grandi casi: quando il trattamento è svolto da un’autorità o organismo pubblico (salvo le autorità giurisdizionali nell’esercizio delle funzioni), quando le attività principali del titolare o del responsabile consistono in trattamenti che richiedono un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, oppure quando le attività principali consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati (come i dati “sensibili”) o di dati relativi a condanne penali e reati. Anche quando non ricorre l’obbligo, il GDPR consente e spesso rende opportuno nominare un DPO su base volontaria, ma in questo caso occorre evitare ambiguità: se si usa formalmente la qualifica di DPO, si devono rispettare in pieno le condizioni e garanzie degli artt. 37-39 come se la nomina fosse obbligatoria, perché altrimenti si rischia di creare una figura “di facciata” che non regge a controlli o contenzioso. La nomina non impone che il DPO sia interno: il GDPR consente che sia un dipendente del titolare/responsabile oppure che svolga i compiti in base a un contratto di servizi; consente anche un DPO “di gruppo” o condiviso tra più organizzazioni, purché sia concretamente accessibile e in grado di svolgere le funzioni per ciascuna realtà. Il criterio decisivo è la competenza: il DPO deve essere designato sulla base delle qualità professionali e, in particolare, della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati e della capacità di assolvere i compiti di cui all’art. 39.
Dal punto di vista legale, la nomina “vale” se è accompagnata dalle garanzie di posizione previste dall’art. 38. Il titolare e il responsabile devono coinvolgere il DPO in modo adeguato e tempestivo in tutte le questioni che riguardano la protezione dei dati, devono supportarlo fornendo risorse, accesso ai dati e alle operazioni di trattamento e supporto alla formazione continua, e devono assicurare che il DPO non riceva istruzioni sul modo di svolgere i suoi compiti, non sia rimosso o penalizzato per averli svolti e riferisca direttamente al più alto livello dirigenziale. La norma aggiunge che gli interessati devono poter contattare il DPO su tutte le questioni relative al trattamento e all’esercizio dei diritti, e che il DPO è vincolato a segreto o riservatezza secondo il diritto applicabile. Queste previsioni non sono “di stile”: nella pratica ispettiva e nei contenziosi, le criticità più frequenti riguardano proprio la carenza di risorse, la mancanza di accesso al top management, interferenze o istruzioni improprie e ruoli incompatibili che svuotano l’indipendenza del DPO. Su questi aspetti il Comitato europeo (EDPB) ha recentemente evidenziato rischi ricorrenti, soprattutto conflitti di interessi e insufficiente autonomia, sottolineando l’utilità di formalizzare per iscritto compiti e condizioni operative del DPO in una lettera di incarico o atto equivalente. Il conflitto di interessi è uno dei temi più delicati della nomina. Il GDPR consente al DPO di svolgere anche altri compiti, ma impone che tali compiti non determinino conflitti. Le linee guida WP29 chiariscono la logica: il conflitto si verifica quando il DPO si trova, per ruolo o posizione, a determinare finalità e mezzi del trattamento o a prendere decisioni che poi dovrebbe controllare “da garante”. In concreto, ciò richiede una valutazione caso per caso e, se il DPO è interno, un’attenzione particolare a funzioni apicali “operative” che governano direttamente trattamenti ad alto impatto (per esempio responsabilità gestionali su IT, sicurezza, HR o marketing, se questi ruoli includono decisioni su finalità e mezzi). Non esiste una lista “assoluta” valida sempre, ma la regola legale è che il titolare deve dimostrare di avere predisposto salvaguardie e segregazione dei compiti tali da preservare l’indipendenza sostanziale del DPO.
Quanto ai compiti, l’art. 39 stabilisce un nucleo minimo: informare e consigliare titolare/responsabile e dipendenti sugli obblighi, sorvegliare l’osservanza del GDPR e delle policy interne, sensibilizzare e formare il personale coinvolto nei trattamenti, fornire pareri sulla valutazione d’impatto (DPIA) e sorvegliarne lo svolgimento, cooperare con l’autorità di controllo e fungere da punto di contatto, oltre a considerare l’approccio basato sul rischio. È importante sottolineare un punto di responsabilità spesso frainteso: il DPO non è “il responsabile della compliance” in senso sostitutivo, perché la responsabilità di assicurare e dimostrare la conformità resta in capo al titolare o al responsabile del trattamento; le linee guida WP29 lo dicono in modo netto e lo collegano al principio di accountability. Per questo una nomina corretta evita anche l’errore opposto, cioè trattare il DPO come un consulente “che firma” o “che si assume la responsabilità”: il DPO deve poter operare come funzione di controllo e consulenza indipendente, mentre decisioni, budget e governance rimangono responsabilità del vertice aziendale. Un obbligo formale ma molto rilevante è quello di pubblicare e comunicare i dati di contatto del DPO all’autorità di controllo. Il GDPR impone espressamente al titolare o al responsabile di rendere pubblici i contatti e di comunicarli alla supervisory authority. In Italia questa comunicazione avviene tramite la procedura telematica del Garante dedicata a “Comunicazione RPD”, e la stessa Autorità chiarisce che la comunicazione dei dati di contatto è un obbligo del titolare o del responsabile, che deve effettuare anche variazioni e revoche quando cambiano i dati. Dal punto di vista legale, questa comunicazione ha due funzioni: da un lato consente al Garante di contattare direttamente il DPO, dall’altro rende verificabile che l’organizzazione ha effettivamente designato un DPO e non solo “internamente”.
La nomina dovrebbe essere formalizzata con un atto scritto che, senza trasformarsi in un documento prolisso, chiarisca il perimetro di incarico, la collocazione organizzativa, i canali di reporting e le risorse. Se il DPO è esterno, l’atto o contratto dovrebbe regolare disponibilità, modalità di accesso alle informazioni, tempi di risposta, gestione delle urgenze e delle ispezioni, riservatezza e subfornitura, perché l’EDPB ha evidenziato che anche l’assetto contrattuale e di budget può incidere sull’indipendenza. Se il DPO è interno, l’atto di nomina dovrebbe essere coerente con job description e sistema di deleghe, evitando che il DPO sia collocato in una linea gerarchica che lo renda dipendente dalle funzioni che deve controllare, e prevedendo una modalità reale di accesso al management.
Esempio di Nomina Responsabile della Protezione Dei Dati DPO
Di seguito è possibile trovare un esempio di nomina Responsabile della protezione dei dati DPO.
NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (RPD/DPO)
(ai sensi degli artt. 37, 38 e 39 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR)
Tra
Titolare del trattamento / Organizzazione
Ragione sociale / Ente ________________________________
C.F./P.IVA ________________________________
Sede legale ________________________________
Rappresentata da ________________________________ (Nome e Cognome) in qualità di ________________________________
di seguito “Titolare”
e
Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO)
Nome e Cognome ________________________________
Nato/a a ________________________________ il ________________________________
C.F. ________________________________
Residenza / Domicilio professionale ________________________________
Qualifica professionale ________________________________
PEC ________________________________ e-mail ________________________________ Tel. ________________________________
di seguito “RPD/DPO”
Premesse
- Il Titolare effettua trattamenti di dati personali nell’ambito delle proprie attività.
- Ricorrono le condizioni per la designazione del RPD/DPO: ☐ obbligatoria ☐ volontaria, con applicazione integrale degli artt. 37–39 GDPR.
Motivazione (se utile): ________________________________. - Il Titolare ha verificato che il RPD/DPO possiede adeguate qualità professionali e conoscenze specialistiche della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati personali e capacità di assolvere i compiti previsti dal GDPR.
Tutto ciò premesso, il Titolare
DESIGNA / NOMINA
il/la Sig./Sig.ra ________________________________ quale Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) del Titolare, con decorrenza dal ________________________________ e fino al ________________________________ (oppure: “a tempo indeterminato fino a revoca”), alle condizioni che seguono.
1) Ambito della nomina
La presente nomina si riferisce ai trattamenti di dati personali effettuati dal Titolare nell’ambito di:
Strutture/sedi interessate: ________________________________
Società del gruppo/enti collegati (se applicabile): ________________________________
Perimetro organizzativo e processi principali: ________________________________
Eventuali esclusioni (se compatibili): ________________________________
2) Compiti del RPD/DPO
Il RPD/DPO svolge i compiti di cui all’art. 39 GDPR, tra cui: informare e fornire consulenza al Titolare, al responsabile e ai dipendenti; sorvegliare l’osservanza del GDPR e delle policy interne; sensibilizzare e formare il personale; fornire pareri e sorvegliare lo svolgimento delle DPIA; cooperare con l’autorità di controllo; fungere da punto di contatto con l’autorità e con gli interessati.
3) Posizione, indipendenza e assenza di conflitto di interessi
Il RPD/DPO opera con indipendenza, senza ricevere istruzioni sullo svolgimento dei compiti e riferisce direttamente al vertice del Titolare: ________________________________ (organo/ruolo).
Il RPD/DPO dichiara di non trovarsi in situazioni di conflitto di interessi rispetto ai trattamenti oggetto della presente nomina e si impegna a comunicare tempestivamente qualsiasi circostanza sopravvenuta che possa generare conflitto.
Il Titolare si impegna a non rimuovere né penalizzare il RPD/DPO per lo svolgimento dei compiti, nel rispetto dell’art. 38 GDPR.
4) Risorse e supporto
Il Titolare assicura al RPD/DPO risorse adeguate per lo svolgimento dell’incarico, inclusi: tempo, accesso alle informazioni e ai trattamenti, supporto del personale interno, strumenti e formazione continua.
Referenti interni e canali operativi: ________________________________.
5) Contatti e reperibilità
I dati di contatto del RPD/DPO sono:
e-mail ________________________________ PEC ________________________________ Tel. ________________________________.
Il Titolare rende disponibili tali contatti agli interessati e li utilizza per le interlocuzioni con l’Autorità di controllo, secondo legge.
6) Riservatezza e segreto
Il RPD/DPO è tenuto al segreto e alla riservatezza in merito all’esercizio delle proprie funzioni e alle informazioni apprese, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, anche dopo la cessazione dell’incarico.
7) Comunicazione all’Autorità e pubblicità dei contatti
Il Titolare provvede alla comunicazione dei dati di contatto del RPD/DPO all’Autorità di controllo e alla pubblicazione/resa disponibile dei contatti agli interessati entro ________________________________ (termine interno).
8) Durata, cessazione e passaggio consegne
La nomina decorre dalla data indicata e termina per: ☐ scadenza ☐ revoca ☐ rinuncia ☐ cessazione del rapporto ☐ altro ________________________________.
In caso di cessazione, le parti disciplinano il passaggio consegne e la restituzione della documentazione di competenza, nel rispetto della riservatezza: ________________________________.
9) Compenso (se DPO esterno)
☐ Non applicabile (DPO interno)
☐ Compenso pattuito: € ________________________________ + IVA (se dovuta), con modalità ________________________________.
Spese rimborsabili: ________________________________.
10) Accettazione
Il/La sottoscritto/a ________________________________ accetta la presente nomina e dichiara di possedere le competenze richieste e di impegnarsi a svolgere i compiti previsti dal GDPR con diligenza e indipendenza.
Luogo ________________________________
Data ________________________________
Per il Titolare del trattamento
Nome e Cognome ________________________________
Ruolo ________________________________
Firma ________________________________
Per accettazione – RPD/DPO
Nome e Cognome ________________________________
Firma ________________________________
Allegati (facoltativi ma consigliati)
Allegato A – Organigramma privacy e referenti interni
Allegato B – Elenco trattamenti/processi e principali sistemi
Allegato C – Policy di escalation e gestione incidenti/data breach
Allegato D – Dichiarazione assenza conflitto di interessi (se separata)
Fac Simile Nomina Responsabile della Protezione dei Dati DPO Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello nomina DPO da scaricare. Il modulo nomina Responsabile della protezione dei dati DPO compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile nomina Responsabile della protezione dei dati DPO può essere convertito in PDF o stampato.
Modulo Nomina Responsabile della Protezione dei Dati DPO PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modulo nomina responsabile della protezione dei dati PDF editabile.