In questa pagina è possibile trovare un fac simile piano di audit Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Piano Di Audit Aziendale
Il piano di audit è il documento che traduce un audit (interno, di seconda parte su fornitori, o di terza parte per certificazione) in un’attività programmata, tracciabile e difendibile: chiarisce in anticipo obiettivi, campo, criteri, metodo, tempi, team e modalità di conduzione, così da garantire correttezza procedurale, trasparenza verso l’auditee e qualità delle evidenze raccolte. Dal punto di vista “legale”, il suo valore sta soprattutto nel fatto che diventa una prova organizzativa: dimostra che l’organizzazione ha pianificato controlli e verifiche in modo sistematico e che sa ricostruire chi ha verificato cosa, quando, con quali criteri e con quali esiti.
Quando l’audit è legato a un sistema di gestione (qualità, ambiente, sicurezza, anticorruzione, ecc.), il piano di audit si innesta su un obbligo/aspettativa di pianificazione che, per i sistemi ISO, è tipicamente formalizzata nel “programma di audit” e nelle attività di pianificazione dell’audit stesso. La guidance di riferimento più usata è ISO 19011, che fornisce indicazioni su principi di audit, gestione del programma e conduzione degli audit, oltre che sulla competenza degli auditor e dei soggetti coinvolti. In ottica ISO 9001, la logica è coerente: l’organizzazione deve pianificare e mantenere un programma di audit includendo elementi come frequenza, metodi, responsabilità, requisiti di pianificazione e reporting, tenendo conto dell’importanza dei processi, dei cambiamenti e dei risultati degli audit precedenti. Anche se le norme ISO non sono “legge”, spesso entrano nei contratti (qualifica fornitori, capitolati, gare) e quindi il piano di audit diventa un documento che sostiene la corretta esecuzione di obblighi contrattuali e di governance.
Un aspetto giuridicamente rilevante è cosa l’audit intende (e non intende) accertare. In particolare, negli audit di certificazione, la prassi accreditativa chiarisce che l’audit di certificazione non è un audit di conformità legale in senso stretto; l’attenzione ai requisiti cogenti va intesa come valutazione della volontà e capacità dell’organizzazione di rispettarli, non come sostituzione di ispezioni o controlli pubblici. Per evitare equivoci e contestazioni, un piano di audit ben impostato esplicita sempre i criteri (standard, procedure interne, contratti, requisiti cogenti pertinenti) e il perimetro dell’attività, distinguendo ciò che verrà verificato tramite campionamento documentale/interviste/osservazioni da ciò che resta fuori (ad esempio aspetti non pertinenti allo scope o non auditabili in quel contesto).
Sul piano della responsabilità e della tutela del patrimonio informativo, il piano di audit dovrebbe prevedere regole chiare su riservatezza e trattamento dati: durante un audit si maneggiano spesso informazioni riservate (know-how, listini, dati HR, log, reclami) e talvolta dati personali. In ambito privacy, l’impostazione del Garante insiste sul principio di accountability e sull’adozione di misure organizzative idonee, con capacità di dimostrare quanto fatto: l’audit è tipicamente uno degli strumenti con cui l’organizzazione verifica e documenta questa dimostrabilità. Di conseguenza, nel piano vanno fissati in anticipo canali di scambio documentale, regole su registrazioni/foto, limiti di accesso, gestione delle evidenze e tempi di conservazione, perché sono i punti che più facilmente generano rischi (data breach, divulgazione di segreti, contestazioni sull’uso delle informazioni).
Il piano di audit ha anche una funzione di “contratto operativo” quando l’audit è di seconda parte o su terzi: specifica preavviso, nominativi e ruoli, aree e processi da visitare, risorse che l’auditee deve rendere disponibili, modalità di gestione delle non conformità e tempistiche per il report. Questo è particolarmente importante se il diritto di audit sorge da clausole contrattuali: un piano ben scritto riduce il rischio di accuse di audit “invasivo”, di sconfinamento nello scope, o di raccolta di informazioni non pertinenti.
Esempio di Piano Di Audit
Di seguito è possibile trovare un esempio di piano di audit.
PIANO DI AUDIT
Rev. ______________ del ______________ | Codice Piano: ______________ | Audit n.: ______________
| Organizzazione / Sito | ______________________________ |
| Indirizzo sito audit | ______________________________ |
| Data audit | ______________________________ |
| Tipo audit | □ Interno □ Seconda parte (fornitore) □ Terza parte (certificazione) □ Altro: ____________________ |
| Oggetto | ______________________________ |
| Campo di applicazione (scope) | Processi/aree incluse: ______________________________ Eventuali esclusioni: ______________________________ |
| Criteri di audit | Norma/e di riferimento: ______________________________ (es. ISO 9001 / ISO 14001 / ISO 45001 / altro) Requisiti interni applicabili (procedure, istruzioni, KPI): ______________________________ Requisiti cogenti/contrattuali (se applicabili): ______________________________ |
| Obiettivi di audit | Valutare conformità, efficacia e attuazione di: ______________________________ Verificare gestione rischi/opportunità, controllo processi e performance: ______________________________ Valutare azioni correttive e stato non conformità precedenti (se applicabile): ______________________________ |
Composizione del Gruppo di Audit
| Ruolo | Titolo / Nome e Cognome | Contatti |
|---|---|---|
| Lead Auditor / Resp. Gruppo | ______________________________ | Tel. ______________ | E-mail/PEC ______________ |
| Auditor | ______________________________ | ______________________________ |
| Auditor | ______________________________ | ______________________________ |
| Esperto Tecnico (se previsto) | ______________________________ | ______________________________ |
| Osservatore / Auditor in addestramento | ______________________________ | ______________________________ |
Referenti dell’Organizzazione (Auditee)
| Referente audit / SGQ (se presente) | ______________________________ |
| Referente HSE / Preposto (se applicabile) | ______________________________ |
| Altri referenti processi | ______________________________ |
Regole operative e logistica
| Modalità di audit | □ On-site □ Da remoto □ Mista | Lingua: ____________________ |
| Metodi e campionamento | Interviste, osservazione in campo, esame documenti/registrazioni. Campionamento basato su: criticità processo, rischi, volumi, reclami/NC pregresse, cambiamenti recenti: ____________________ |
| Riservatezza | Le informazioni acquisite durante l’audit sono riservate e utilizzate esclusivamente per finalità di audit, salvo obblighi di legge/contratto: ____________________ |
| Sicurezza in sito | DPI richiesti: ____________________ | Briefing HSE all’ingresso: □ Sì □ No | Punto di raccolta: ____________________ |
| Gestione rilievi | Classificazione rilievi: □ NC □ Osservazioni □ Opportunità di miglioramento. Modalità di evidenza e condivisione in chiusura: ____________________ |
| Output audit | Report/verbale entro il: ______________ | Destinatari: ____________________ | Follow-up (se previsto): ______________ |
Pianificazione dell’Audit (Agenda)
Nota: inserire in agenda anche riunione di apertura/chiusura, pause e trasferimenti. Gli orari sono indicativi e potranno essere adeguati in funzione delle evidenze raccolte.
| Data | Orario | Area / Processo | Attività / Argomento | Rif. requisiti (norma / proc.) | Auditor | Personale intervistato | Luogo / Note |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ______________ | ______________ | Riunione di apertura | Presentazione team, scope, criteri, agenda, regole HSE, gestione rilievi | ______________ | ______________ | Direzione / Referenti | Sala riunioni ______________ |
| ______________ | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ |
| ______________ | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ |
| ______________ | ______________ | Riunione di chiusura | Sintesi evidenze, rilievi, raccomandazioni, tempi report e follow-up | ______________ | ______________ | Direzione / Referenti | Sala riunioni ______________ |
| Preparato da (Lead Auditor) Nome e Cognome: ______________ Data: ______________ Firma: ______________________________ |
Approvato da (Organizzazione / Referente) Nome e Cognome: ______________ Ruolo: ______________ Data: ______________ Firma: ______________________________ |
Fac Simile Piano Di Audit Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello piano di audit da scaricare. Il modulo piano di audit compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile piano di audit può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Piano di Audit PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modello piano di audit aziendale PDF editabile.