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Indice
Contratto di Property Manager
Un contratto di property management, in Italia, funziona bene quando mette per iscritto che cosa il mandatario può fare “in nome e per conto” del proprietario, entro quali limiti di legge si muove la locazione breve o di medio periodo, e come scorrono i flussi economici e documentali. La cornice giuridica di riferimento è quella del mandato con rappresentanza: il proprietario affida al property manager la promozione dell’immobile e la conclusione dei contratti, oltre alla gestione operativa, fiscale e amministrativa del rapporto con gli ospiti. Se il manager incassa o interviene nei pagamenti, entra anche nel perimetro degli “intermediari” delle locazioni brevi, con obblighi specifici sulla ritenuta del 21% quando ricorrono le condizioni dell’articolo 4 del decreto-legge 50/2017; questi obblighi non dipendono dall’etichetta contrattuale, ma dal fatto che il gestore concluda i contratti o tocchi i corrispettivi. L’Agenzia delle Entrate ha ribadito in più sedi che la ritenuta del 21% continua ad applicarsi in capo all’intermediario che incassa per conto del locatore, mentre la scelta della cedolare secca e la misura dell’imposta sostitutiva restano in capo al proprietario. Dopo la legge di bilancio 2024 l’aliquota della cedolare per gli affitti brevi passa al 26% a partire dal secondo immobile dato in locazione breve nello stesso periodo d’imposta, ma la ritenuta a monte applicata dall’intermediario resta al 21% e va comunque certificata; questa asimmetria, che sembra controintuitiva, è espressamente prevista dalla prassi dell’Agenzia.
Il contratto serio non si limita alla promozione: prevede la procura per gli adempimenti pubblici, chiarisce chi registra i contratti quando la durata supera i trenta giorni, chi trasmette le schedine alloggiati alla Questura entro ventiquattro ore dall’arrivo e chi riscuote e riversa l’imposta di soggiorno al Comune secondo il regolamento locale. In pratica, se il manager è mandatario con rappresentanza, può occuparsi della registrazione e delle comunicazioni alla pubblica sicurezza su delega del proprietario, fermo restando che il termine di trenta giorni per la registrazione e le sanzioni in caso di ritardo restano ancorate alla normativa fiscale; per gli alloggiati vige l’articolo 109 del TULPS e l’operatività tramite il portale “Alloggiati Web”, con tempistiche perentorie; per l’imposta di soggiorno, i regolamenti comunali disciplinano soggetti responsabili, scadenze e dichiarazioni periodiche, con un appuntamento ricorrente a fine giugno per la dichiarazione annuale. Se questi tre pilastri non sono ripartiti con precisione nel mandato, il rischio è che il proprietario creda che “ci pensa il manager” e l’ente ritenga invece responsabile il titolare dell’immobile.
Dall’autunno 2024 il contratto deve anche prendere atto del codice identificativo nazionale. L’articolo 13-ter del decreto “Anticipi” ha attivato la banca dati del Ministero del Turismo e l’assegnazione del CIN per strutture ricettive e locazioni turistiche, con obbligo di richiederlo tramite piattaforma e di indicarlo in ogni annuncio; la decorrenza operativa è scattata dal 2 novembre 2024, come attestato dal Ministero, e la prassi applicativa ha chiarito che la procedura è integralmente telematica. Inserire nel mandato chi richiede e aggiorna il CIN, chi vigila sulla pubblicazione corretta nei canali e chi risponde in caso di controlli evita di trasformare un adempimento formale in una sanzione.
La parte civilistica è la spina dorsale dell’accordo. Un buon mandato delimita i poteri negoziali del manager (prezzi minimi, politiche di cancellazione, cauzioni, durata massima dei soggiorni), regola le spese ordinarie con soglie di intervento e autorizzazioni preventive, distingue la manutenzione urgente da quella programmabile e introduce un obbligo di rendicontazione periodica con documenti probatori allegati. Quando l’incasso passa dal manager, il flusso corretto è semplice: prima si giustificano le trattenute per compensation, ritenute e imposte di soggiorno documentate, poi si riversa il netto al proprietario entro una data certa del mese successivo. Se le locazioni superano i trenta giorni, conviene spostare i canoni direttamente verso il proprietario, mantenendo al manager la fee e gli oneri di servizio; è una soluzione che riduce ambiguità su ritenute e incassi e non toglie nulla all’operatività quotidiana.
Il capitolo fiscale non si esaurisce con la ritenuta. Nelle locazioni brevi l’opzione per la cedolare secca, quando spettante, è una scelta del proprietario e comporta l’esonero da imposta di registro e di bollo ma non incide sull’obbligo dell’intermediario di operare la ritenuta e certificare i corrispettivi. L’adeguamento alle novità della legge 213/2023 sull’aliquota al 26% dalla seconda unità non può essere lasciato allo spontaneismo: il contratto dovrebbe imporre un flusso informativo minimo dal proprietario al manager per indicare quante unità sono locate a breve nello stesso anno e su quale immobile ricade la prima scelta agevolata, perché la responsabilità della misura dell’imposta sostitutiva è del locatore, ma la corretta gestione documentale parte spesso dal gestore. Le guide fiscali aggiornate al 2024-2025 insistono su questo doppio binario: ritenute in capo all’intermediario, imposta sostitutiva e opzioni in capo al proprietario.
Sicurezza, privacy e responsabilità completano il quadro. Il manager che conserva documenti degli ospiti e gestisce prenotazioni tratta dati personali tanto per finalità proprie quanto per conto del proprietario; la soluzione ordinata è qualificare le parti come titolari autonomi per i rispettivi adempimenti e, ove il manager archivi o tratti dati per conto del proprietario, sottoscrivere un accordo da responsabile del trattamento, con tempi di conservazione, misure di sicurezza e divieti di riuso. Sul fronte delle responsabilità il proprietario resta garante dello stato dell’immobile e delle conformità impiantistiche; il manager risponde della correttezza contrattuale, degli adempimenti affidati e della custodia delle cauzioni. Una clausola di limitazione della responsabilità che salvi i casi di dolo e colpa grave e un obbligo assicurativo per ciascuna parte sono accorgimenti che reggono anche in contenzioso, perché distinguono la colpa professionale dall’imponderabile e ripartiscono il rischio dove è effettivamente controllabile.
Infine, l’accordo deve prevedere come si esce. La durata non può essere lasciata implicita, il recesso con preavviso deve convivere con la gestione delle prenotazioni già accettate e la risoluzione per inadempimento va ancorata a obblighi chiari: rimesse dei canoni e delle imposte, rispetto delle soglie di spesa, adempimenti verso le autorità e veridicità della documentazione tecnica dell’immobile. La clausola di mediazione o negoziazione assistita prima del giudizio non è un vezzo: riduce tempi e costi e spesso consente di chiudere in modo ordinato i flussi sospesi. Con questa architettura – procura chiara, compliance pubblica assegnata, regole fiscali e rendicontazione definite, sicurezza e dati presidiati, uscita governata – il “contratto di property manager” smette di essere un foglio di cortesia e diventa uno strumento che tutela davvero entrambe le parti e permette di lavorare nel perimetro aggiornato delle locazioni brevi e medie.
Esempio di Contratto Property Manager
Di seguito è possibile trovare un esempio di contratto property manager.
CONTRATTO DI MANDATO A PROPERTY MANAGER PER LA GESTIONE DI LOCAZIONE IMMOBILIARE
TRA
Il/la ____________________ nato/a a ____________________, il __________, residente a ____________________ in via ____________________ nr. __________, Codice Fiscale n. ____________________ (nel seguito, il “Mandante”)
E
Il/la ____________________ nato/a a ____________________, il __________, residente a ____________________ in via ____________________ nr. __________, Codice Fiscale n. ____________________
OVVERO
La Società ____________________ in persona del legale rappresentante pro tempore ____________________, con sede a ____________________ in via ______________________________________, CF/P.IVA ____________________ (nel seguito, il “Property Manager”).
PREMESSO CHE:
a) Il Mandante è proprietario/comproprietario/usufruttuario/altro dell’immobile (di seguito, l’“Immobile”) sito in ____________________ Via _______________ n. , interno__, piano_________, identificato al NCEU di ____________________ al Foglio _____, Mapp. ___, Sub. _____, Categoria ______.
b) Il Mandante intende concedere a terzi (gli “Ospiti”) il godimento temporaneo dell’Immobile per periodi di breve o media durata, nei limiti della normativa statale e locale applicabile (ivi inclusi eventuali requisiti amministrativi regionali/comunali e i limiti per locazioni non imprenditoriali).
c) Il Mandante dichiara che impianti e dotazioni dell’Immobile sono conformi alla legge e consegna in allegato: (i) planimetria catastale; (ii) visura catastale; (iii) A.P.E.; (iv) dichiarazioni di conformità degli impianti; (v) regolamento condominiale e “house rules” da consegnare agli Ospiti.
d) Il Property Manager svolge professionalmente attività di consulenza e gestione per locazioni a breve/medio termine.
e) Il Mandante intende conferire al Property Manager mandato con rappresentanza per: (i) promozione dell’Immobile; (ii) gestione operativa, tecnica, amministrativa e fiscale connessa alle locazioni, come infra dettagliato.
TUTTO CIÒ PREMESSO
si conviene quanto segue.
1. Oggetto del Contratto
Il Mandante conferisce al Property Manager mandato con rappresentanza per compiere, in nome e per conto del Mandante, ogni atto necessario a:
a) promuovere l’Immobile su canali online/offline (siti proprietari, OTA, portali), autorizzando l’uso di testi, foto e contenuti appositi;
b) concludere contratti di godimento temporaneo a breve durata e contratti di locazione a media durata (nei limiti di legge e delle direttive del Mandante), anche tramite piattaforme e/o mediatori;
c) gestire integralmente i rapporti con gli Ospiti, inclusa la fase precontrattuale e post-soggiorno.
Il Property Manager agirà nel rispetto dei limiti e degli obiettivi indicati dal Mandante nella Tabella corrispettivi e direttive (All. e), aggiornata di comune accordo.
2. Attività e servizi del Property Manager
Per l’adempimento, il Property Manager, in autonomia, provvederà tra l’altro a: consulenza di allestimento; scheda informativa e vademecum; book foto/video; inventario; creazione e gestione annunci; gestione canali/OTA e sincronizzazione calendari; determinazione dinamica dei prezzi d’intesa col Mandante; gestione comunicazioni pre-check-in/check-out; adempimenti amministrativi e fiscali (alloggiati, imposta di soggiorno, pratiche locali; registrazione contratti ove dovuta); controllo incassi; richiesta depositi/garanzie per locazioni medie; accoglienza/check-in, assistenza in itinere, check-out e rilievi danni; raccolta recensioni; custodia chiavi; pulizie e biancheria tramite fornitori qualificati; manutenzioni ordinarie e urgenti nel rispetto dei limiti economici di cui all’art. 2-ter; segnalazione al Mandante delle straordinarie; rimozione dei contenuti promozionali alla cessazione.
2-bis (Compliance). Il Property Manager assicura il rispetto della normativa applicabile a locazioni brevi/medie, degli eventuali codici identificativi regionali/comunali, degli obblighi di segnalazione alla P.S. e della gestione dell’imposta di soggiorno quale soggetto incaricato del Mandante.
2-ter (Limiti di spesa e urgenze). Il Property Manager è autorizzato a disporre: (i) interventi ordinari fino a € ______ per singolo intervento e € ______/mese; (ii) interventi urgenti indispensabili a tutela dell’Immobile/persone fino a € ______ anche senza previo benestare, informando immediatamente il Mandante. Oltre tali soglie serve autorizzazione scritta del Mandante.
3. Autonomia gestionale e organizzativa
Il Property Manager opera quale mandatario autonomo, senza vincolo di subordinazione, anche tramite terzi da esso incaricati, rispondendo del loro operato verso il Mandante. Restano fermi i poteri di indirizzo del Mandante.
4. Rendicontazione e aggiornamenti
Il Property Manager mette a disposizione del Mandante un cruscotto/report con calendario prenotazioni, tariffe applicate, incassi, commissioni e costi. Con cadenza mensile invia un rendiconto dettagliato (Ospiti, periodi, canoni, compensi, spese, commissioni terzi), con allegati giustificativi in copia. Il Mandante può richiedere chiarimenti entro 30 giorni dal ricevimento; in difetto, il rendiconto si intende approvato salvo errori materiali.
5. Disponibilità dell’Immobile
Il Mandante garantisce disponibilità giuridica/materiale dell’Immobile e consegna n. ____ set di chiavi. Eventuali periodi di indisponibilità (Date Escluse) devono essere comunicati con preavviso di almeno ______ giorni; non possono riguardare date già prenotate/contrattualizzate. Salvo patto diverso: (i) le Date Escluse non supereranno ____ giorni/anno; (ii) il Property Manager non accetterà prenotazioni in tali date; (iii) si rispetteranno i limiti di giornate di locazione non imprenditoriale previsti dalla normativa locale. Il Mandante fornisce e aggiorna regolamento condominiale/house rules da far rispettare agli Ospiti.
6. Gestione del rapporto locatizio e delle prenotazioni
Il Property Manager può locare per periodi inferiori o superiori al mese, comunque inferiori a 12 mesi, nel rispetto dei limiti normativi. Per durate > 15 giorni è richiesta forma scritta. I canoni sono determinati secondo stagionalità, durata, occupanti, politica prezzi (All. e). Per brevi (≤30 gg) il canone include oneri condominiali ordinari, TARI e utenze; per medie (>30 gg) oneri/utenze come da contratto Ospite, di regola a carico dell’Ospite con conguaglio. Le tariffe minime in Tabella possono essere aumentate dal Property Manager per massimizzare la redditività, nel limite degli obiettivi condivisi.
7. Contabilità, adempimenti fiscali e registrazione
Il Mandante delega il Property Manager a compiere gli adempimenti di legge (alloggiati, imposta di soggiorno, pratiche locali) e, ove richiesto, la registrazione dei contratti (costi a carico del Mandante). Il Mandante rilascia procura per registrazioni e adempimenti e copia documento. Per locazioni > 30 gg il Mandante dichiara di: □ OPTARE □ NON OPTARE per cedolare secca; in caso di opzione, il Property Manager cura le comunicazioni al conduttore/Agenzia Entrate su istruzioni del Mandante. Ove il Property Manager/portale rivesta il ruolo di intermediario con obblighi di ritenuta, opererà le ritenute di legge e rilascerà attestazioni al Mandante.
8. Facoltà di sub-delega
Il Property Manager può sub-delegare a terzi attività tecniche, manutentive e amministrative, rimanendone responsabile verso il Mandante. Eventuali costi dei terzi sono pre-concordati o rientrano nei limiti di cui all’art. 2-ter.
9. Incasso dei canoni e rimborsi spese
Breve termine: il Property Manager è autorizzato a incassare in nome e per conto del Mandante canoni e depositi cauzionali, a restituire i depositi a fine soggiorno detratto il dovuto e a riversare entro il giorno ___ del mese successivo i canoni incassati per i soggiorni del mese precedente al netto dei compensi (art. 10), ritenute/tributi dovuti e spese documentate. IBAN Mandante: ____________________. Rimborsi spese (pulizie, biancheria, registrazioni, manutenzioni nei limiti, commissioni OTA/mediatori) saranno richiesti con giustificativi e rimborsati entro 10 giorni, salvo contestazioni motivate entro 30 giorni.
Medio termine: i canoni sono pagati dagli Ospiti direttamente al Mandante; spese come da contratto Ospite. Il compenso del Property Manager (art. 10) è versato dagli Ospiti al Property Manager se così previsto nei contratti; in mancanza, lo versa il Mandante secondo fatture.
10. Compenso del Property Manager
Breve (≤30 gg): fee pari al _____% dei canoni lordi incassati (al netto di imposta di soggiorno e depositi), fatturata mensilmente; il Property Manager è autorizzato a trattenerla in sede di riversamento. Termine pagamento/riversamento: entro il giorno 28 del mese successivo.
Medio (>30 gg): fee pari al _____% dei canoni dovuti al Mandante, fatturata secondo contratto Ospite; pagamento diretto al Property Manager dagli Ospiti o dal Mandante se pattuito.
Alternativa: compenso forfettario (mensile/semestrale/annuale) da pattuire; in tal caso tutti i canoni sono versati dagli Ospiti al Mandante e il Mandante corrisponde al Property Manager il forfait alle scadenze, oltre rimborsi spese ammesse.
11. Responsabilità del Property Manager e limitazioni
Il Property Manager assicura la validità formale dei contratti conclusi per conto del Mandante, la corretta esecuzione degli adempimenti amministrativi (alloggiati, imposta di soggiorno, eventuali ritenute), la gestione dei depositi per locazioni medie, i controlli in check-out e la tempestiva contestazione danni. Non risponde per: (i) vizi strutturali/impiantistici o difformità dell’Immobile/attestazioni fornite dal Mandante; (ii) condotte degli Ospiti non prevedibili con l’ordinaria diligenza; (iii) interruzioni di servizi dovute a terzi/forza maggiore. Resta fermo l’obbligo di attivarsi per limitare i danni, azionare le garanzie e cooperare con il Mandante.
Manleva: il Mandante terrà indenne il Property Manager da pretese di terzi derivanti da diritti sull’Immobile, difetti non segnalati, violazioni di legge a lui imputabili.
Cap: salvo dolo o colpa grave, la responsabilità del Property Manager verso il Mandante per danni diretti è limitata, per ciascun anno contrattuale, all’importo dei compensi maturati in tale anno, esclusi mancato profitto e danni indiretti.
12. Assicurazione
Il Property Manager mantiene polizza R.C. professionale e la allega (All. h). Il Mandante dichiara di avere/di impegnarsi a stipulare entro 15 giorni polizza idonea (incendio, R.C. verso conduttori/terzi, furto) e la allega (All. g).
13. Durata e recesso
Durata: __ anni dalla sottoscrizione. Ciascuna parte può recedere con preavviso di 90 giorni via PEC/Racc. A/R. Restano fermi, sino a scadenza/adempimento, i rapporti con Ospiti già contrattualizzati e gli obblighi di riversamento/rendiconto. Se il Mandante recede entro 6 mesi, rimborsa al Property Manager le spese iniziali documentate e pre-concordate (es. shooting, allestimenti).
14. Clausola risolutiva espressa (art. 1456 c.c.)
La parte adempiente può risolvere il Contratto in caso di:
— Mandante: mancato pagamento di compensi/rimborsi entro 30 gg dalla mora; mancata consegna dell’Immobile.
— Property Manager: inadempimenti amministrativi/fiscali posti a suo carico; mancato riversamento somme dovute entro 30 gg dalla mora; mancata richiesta deposito cauzionale dove previsto se da ciò derivino danni e il Property Manager non se ne faccia carico; stipula di contratti inefficaci/invalidi da cui derivi controversia non infondata.
La risoluzione opera previa comunicazione scritta con indicazione della clausola violata.
15. Protezione dati personali
Le parti dichiarano di aver reso/ricevuto informativa art. 13 GDPR e di trattare i dati come titolari autonomi per i rispettivi adempimenti; ove il Property Manager tratti dati per conto del Mandante (es. archiviazione contratti Ospiti), le parti sottoscriveranno accordo responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. È vietata la conservazione eccedente; i dati saranno conservati per i tempi di legge (fiscali/amministrativi).
16. Modifica della forma di godimento
Previa intesa scritta, le parti potranno optare per contratti di fornitura di servizi (con servizi accessori) in conformità alla normativa amministrativa/fiscale locale; resteranno applicabili le clausole del presente Contratto non incompatibili con tale modello.
17. Informativa al Mandante
Il Property Manager ha illustrato al Mandante, nell’All. f, una previsione indicativa di flussi lordi/netti e incidenza costi/oneri fiscali; detta tabella non è vincolante ma solo proiezione a fini informativi.
18. Controversie
Le parti si impegnano a esperire un tentativo di mediazione presso organismo abilitato prima di agire in giudizio. In difetto di accordo, è competente in via esclusiva il Foro di __________ (salvo foro del consumatore ove il Mandante sia consumatore).
19. Disposizioni finali
Modifiche/integrazioni solo per iscritto. Divisibilità delle clausole: la nullità parziale non travolge il resto. Forza maggiore: sospende gli obblighi per il tempo strettamente necessario (eventi non prevedibili/imprevedibili e fuori controllo che impediscano prestazioni). Divieto di cessione del contratto senza consenso scritto, salvo cessione d’azienda del Property Manager con subentro del cessionario.
Il presente Contratto consta di n. ___ pagine e Allegati:
a) planimetria catastale; b) visura catastale; c) A.P.E.; d) conformità impianti; e) Tabella compensi/spese e direttive prezzi; f) Tabella informativa flussi di cassa; g) polizza Mandante; h) polizza Property Manager; i) procura/mandato per adempimenti; j) house rules/regolamento.
Letto, confermato e sottoscritto in ______, lì ______
Il Mandante ____________________________ Il Property Manager ____________________________
Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Mandante approva specificamente le clausole: 2-ter (limiti spesa/urgenze), 4 (approvazione rendiconto), 5 (Date Escluse/limiti), 6 (regime prezzi/utenze), 7 (procura e ritenute), 8 (sub-delega), 9 (riversamenti e rimborsi), 10 (compensi), 11 (responsabilità/limitazioni/manleva/cap), 13 (recesso/costi iniziali), 14 (risoluzione), 18 (mediazione/foro), 19 (forza maggiore/cessione).
Il Mandante ____________________________ Il Property Manager ____________________________
Fac Simile Contratto Property Manager Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello contratto property manager da scaricare. Il modulo contratto property manager compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac contratto simile property manager può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Contratto Property Manager PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile contratto property manager PDF editabile.