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Indice
Contratto di Property Manager
Il contratto di property management è lo strumento negoziale attraverso il quale il proprietario di uno o più immobili affida a un professionista specializzato, il property manager, la gestione operativa, amministrativa e commerciale dei propri beni. Si tratta di una figura sempre più diffusa nel panorama immobiliare italiano, specialmente nel settore delle locazioni brevi e turistiche, la cui attività viene regolata da un accordo che deve essere redatto con attenzione per tutelare adeguatamente gli interessi di entrambe le parti.
Dal punto di vista della qualificazione giuridica, il contratto di property management non è espressamente disciplinato dal codice civile e si configura pertanto come un contratto atipico, la cui validità è garantita dalle norme generali in materia contrattuale previste dagli articoli 1321 e seguenti del codice civile. La giurisprudenza e la dottrina prevalenti inquadrano questo accordo nello schema del mandato, disciplinato dagli articoli 1703 e seguenti del codice civile, poiché il property manager si obbliga a compiere atti giuridici e materiali nell’interesse e per conto del proprietario. A seconda che al gestore venga conferito o meno il potere di agire in nome del proprietario, il contratto assumerà la forma del mandato con rappresentanza o del mandato senza rappresentanza. Nella prassi più diffusa, soprattutto nel settore degli affitti brevi, il property manager opera in forza di un mandato con rappresentanza, ricevendo una procura speciale che lo abilita a stipulare contratti di locazione, riscuotere i canoni, gestire le prenotazioni e adempiere agli obblighi fiscali e amministrativi in nome e per conto del proprietario. Il Tribunale di Bolzano, con la sentenza n. 348 del 3 aprile 2025, ha confermato la riconducibilità del contratto di property management alla disciplina del mandato, sottolineandone la natura fiduciaria e gestoria.
Occorre precisare che la qualificazione giuridica del rapporto dipende dalla concreta struttura dell’accordo tra le parti e non dalla denominazione formale attribuita al contratto. Il Tribunale di Trento ha chiarito che, quando le parti concordano nella sostanza la concessione del godimento dell’immobile al property manager dietro corrispettivo, con facoltà per quest’ultimo di sublocare l’immobile a terzi trattenendo la differenza tra il canone percepito e quello dovuto al proprietario, il rapporto si configura piuttosto come una locazione o sublocazione, con l’applicazione della relativa disciplina in materia di registrazione del contratto, durata e regime fiscale. La distinzione tra mandato e locazione è dunque un profilo di grande importanza pratica, poiché da essa discendono conseguenze significative in termini di obblighi fiscali, responsabilità verso i terzi e trattamento ai fini delle imposte sui redditi.
Il contenuto del contratto di property management deve essere redatto in modo chiaro e dettagliato per evitare ambiguità e controversie future. Il documento deve anzitutto identificare con precisione le parti contraenti, indicando i dati anagrafici completi del proprietario e del property manager, specificando se quest’ultimo operi come persona fisica o come società, con l’indicazione della partita IVA e della forma giuridica. È poi indispensabile descrivere in modo accurato l’immobile oggetto della gestione, riportando i dati catastali, l’indirizzo, la superficie e le eventuali certificazioni rilevanti come l’attestato di prestazione energetica.
L’oggetto del contratto costituisce il cuore dell’accordo e deve specificare nel dettaglio le attività che il property manager si impegna a svolgere. Tra le prestazioni più comunemente affidate rientrano la promozione dell’immobile sulle piattaforme di prenotazione online, la gestione delle prenotazioni e della corrispondenza con gli ospiti, le operazioni di check in e check out, la cura della pulizia e della manutenzione ordinaria, la riscossione dei canoni di locazione, il versamento della tassa di soggiorno ove prevista e la gestione dei rapporti con i fornitori di servizi. Il contratto deve inoltre stabilire con chiarezza i limiti dei poteri conferiti al property manager, indicando ad esempio l’importo massimo delle spese di manutenzione che il gestore può sostenere autonomamente senza previa autorizzazione del proprietario.
La struttura del compenso rappresenta un altro elemento fondamentale. Nella maggior parte dei casi, il property manager percepisce una commissione calcolata in percentuale sui ricavi lordi generati dalle locazioni, il cui importo varia generalmente tra il 15 e il 30 per cento a seconda dell’ampiezza dei servizi offerti e delle condizioni del mercato locale. Il contratto deve specificare le modalità e i tempi di rendicontazione e di pagamento, prevedendo ad esempio l’obbligo per il gestore di trasmettere al proprietario un rendiconto periodico dettagliato delle entrate e delle uscite relative all’immobile.
La durata del contratto è un profilo che merita particolare attenzione. Le parti possono concordare un termine fisso, con eventuale rinnovo tacito, oppure prevedere un contratto a tempo indeterminato con facoltà di recesso di ciascuna parte mediante preavviso scritto di un determinato numero di giorni o mesi. È prassi comune inserire clausole che disciplinino le conseguenze del recesso anticipato senza giusta causa, prevedendo ad esempio penali a carico della parte recedente a tutela della continuità gestionale e degli investimenti sostenuti dal property manager nella promozione dell’immobile.
Il contratto deve inoltre regolamentare i profili di responsabilità del property manager nei confronti del proprietario e dei terzi. Il gestore è generalmente tenuto a operare con la diligenza del buon padre di famiglia e a rispettare tutte le normative vigenti in materia di locazioni turistiche, sicurezza degli impianti, comunicazioni alle autorità di pubblica sicurezza e obblighi fiscali. È opportuno inserire una clausola che disciplini la copertura assicurativa, prevedendo l’obbligo per il property manager di stipulare e mantenere una polizza di responsabilità civile professionale adeguata ai rischi connessi alla gestione dell’immobile. Il contratto può altresì contenere una clausola risolutiva espressa ai sensi dell’articolo 1456 del codice civile, che consenta al proprietario di risolvere immediatamente il rapporto in caso di violazione di obblighi ritenuti essenziali, come il mancato versamento dei canoni riscossi o il mancato mantenimento della copertura assicurativa.
Esempio di Contratto Property Manager
Di seguito è possibile trovare un esempio di contratto property manager.
CONTRATTO DI MANDATO A PROPERTY MANAGER PER LA GESTIONE DI LOCAZIONE IMMOBILIARE
TRA
Il/la ____________________ nato/a a ____________________, il __________, residente a ____________________ in via ____________________ nr. __________, Codice Fiscale n. ____________________ (nel seguito, il “Mandante”)
E
Il/la ____________________ nato/a a ____________________, il __________, residente a ____________________ in via ____________________ nr. __________, Codice Fiscale n. ____________________
OVVERO
La Società ____________________ in persona del legale rappresentante pro tempore ____________________, con sede a ____________________ in via ______________________________________, CF/P.IVA ____________________ (nel seguito, il “Property Manager”).
PREMESSO CHE:
a) Il Mandante è proprietario/comproprietario/usufruttuario/altro dell’immobile (di seguito, l’“Immobile”) sito in ____________________ Via _______________ n. , interno__, piano_________, identificato al NCEU di ____________________ al Foglio _____, Mapp. ___, Sub. _____, Categoria ______.
b) Il Mandante intende concedere a terzi (gli “Ospiti”) il godimento temporaneo dell’Immobile per periodi di breve o media durata, nei limiti della normativa statale e locale applicabile (ivi inclusi eventuali requisiti amministrativi regionali/comunali e i limiti per locazioni non imprenditoriali).
c) Il Mandante dichiara che impianti e dotazioni dell’Immobile sono conformi alla legge e consegna in allegato: (i) planimetria catastale; (ii) visura catastale; (iii) A.P.E.; (iv) dichiarazioni di conformità degli impianti; (v) regolamento condominiale e “house rules” da consegnare agli Ospiti.
d) Il Property Manager svolge professionalmente attività di consulenza e gestione per locazioni a breve/medio termine.
e) Il Mandante intende conferire al Property Manager mandato con rappresentanza per: (i) promozione dell’Immobile; (ii) gestione operativa, tecnica, amministrativa e fiscale connessa alle locazioni, come infra dettagliato.
TUTTO CIÒ PREMESSO
si conviene quanto segue.
1. Oggetto del Contratto
Il Mandante conferisce al Property Manager mandato con rappresentanza per compiere, in nome e per conto del Mandante, ogni atto necessario a:
a) promuovere l’Immobile su canali online/offline (siti proprietari, OTA, portali), autorizzando l’uso di testi, foto e contenuti appositi;
b) concludere contratti di godimento temporaneo a breve durata e contratti di locazione a media durata (nei limiti di legge e delle direttive del Mandante), anche tramite piattaforme e/o mediatori;
c) gestire integralmente i rapporti con gli Ospiti, inclusa la fase precontrattuale e post-soggiorno.
Il Property Manager agirà nel rispetto dei limiti e degli obiettivi indicati dal Mandante nella Tabella corrispettivi e direttive (All. e), aggiornata di comune accordo.
2. Attività e servizi del Property Manager
Per l’adempimento, il Property Manager, in autonomia, provvederà tra l’altro a: consulenza di allestimento; scheda informativa e vademecum; book foto/video; inventario; creazione e gestione annunci; gestione canali/OTA e sincronizzazione calendari; determinazione dinamica dei prezzi d’intesa col Mandante; gestione comunicazioni pre-check-in/check-out; adempimenti amministrativi e fiscali (alloggiati, imposta di soggiorno, pratiche locali; registrazione contratti ove dovuta); controllo incassi; richiesta depositi/garanzie per locazioni medie; accoglienza/check-in, assistenza in itinere, check-out e rilievi danni; raccolta recensioni; custodia chiavi; pulizie e biancheria tramite fornitori qualificati; manutenzioni ordinarie e urgenti nel rispetto dei limiti economici di cui all’art. 2-ter; segnalazione al Mandante delle straordinarie; rimozione dei contenuti promozionali alla cessazione.
2-bis (Compliance). Il Property Manager assicura il rispetto della normativa applicabile a locazioni brevi/medie, degli eventuali codici identificativi regionali/comunali, degli obblighi di segnalazione alla P.S. e della gestione dell’imposta di soggiorno quale soggetto incaricato del Mandante.
2-ter (Limiti di spesa e urgenze). Il Property Manager è autorizzato a disporre: (i) interventi ordinari fino a € ______ per singolo intervento e € ______/mese; (ii) interventi urgenti indispensabili a tutela dell’Immobile/persone fino a € ______ anche senza previo benestare, informando immediatamente il Mandante. Oltre tali soglie serve autorizzazione scritta del Mandante.
3. Autonomia gestionale e organizzativa
Il Property Manager opera quale mandatario autonomo, senza vincolo di subordinazione, anche tramite terzi da esso incaricati, rispondendo del loro operato verso il Mandante. Restano fermi i poteri di indirizzo del Mandante.
4. Rendicontazione e aggiornamenti
Il Property Manager mette a disposizione del Mandante un cruscotto/report con calendario prenotazioni, tariffe applicate, incassi, commissioni e costi. Con cadenza mensile invia un rendiconto dettagliato (Ospiti, periodi, canoni, compensi, spese, commissioni terzi), con allegati giustificativi in copia. Il Mandante può richiedere chiarimenti entro 30 giorni dal ricevimento; in difetto, il rendiconto si intende approvato salvo errori materiali.
5. Disponibilità dell’Immobile
Il Mandante garantisce disponibilità giuridica/materiale dell’Immobile e consegna n. ____ set di chiavi. Eventuali periodi di indisponibilità (Date Escluse) devono essere comunicati con preavviso di almeno ______ giorni; non possono riguardare date già prenotate/contrattualizzate. Salvo patto diverso: (i) le Date Escluse non supereranno ____ giorni/anno; (ii) il Property Manager non accetterà prenotazioni in tali date; (iii) si rispetteranno i limiti di giornate di locazione non imprenditoriale previsti dalla normativa locale. Il Mandante fornisce e aggiorna regolamento condominiale/house rules da far rispettare agli Ospiti.
6. Gestione del rapporto locatizio e delle prenotazioni
Il Property Manager può locare per periodi inferiori o superiori al mese, comunque inferiori a 12 mesi, nel rispetto dei limiti normativi. Per durate > 15 giorni è richiesta forma scritta. I canoni sono determinati secondo stagionalità, durata, occupanti, politica prezzi (All. e). Per brevi (≤30 gg) il canone include oneri condominiali ordinari, TARI e utenze; per medie (>30 gg) oneri/utenze come da contratto Ospite, di regola a carico dell’Ospite con conguaglio. Le tariffe minime in Tabella possono essere aumentate dal Property Manager per massimizzare la redditività, nel limite degli obiettivi condivisi.
7. Contabilità, adempimenti fiscali e registrazione
Il Mandante delega il Property Manager a compiere gli adempimenti di legge (alloggiati, imposta di soggiorno, pratiche locali) e, ove richiesto, la registrazione dei contratti (costi a carico del Mandante). Il Mandante rilascia procura per registrazioni e adempimenti e copia documento. Per locazioni > 30 gg il Mandante dichiara di: □ OPTARE □ NON OPTARE per cedolare secca; in caso di opzione, il Property Manager cura le comunicazioni al conduttore/Agenzia Entrate su istruzioni del Mandante. Ove il Property Manager/portale rivesta il ruolo di intermediario con obblighi di ritenuta, opererà le ritenute di legge e rilascerà attestazioni al Mandante.
8. Facoltà di sub-delega
Il Property Manager può sub-delegare a terzi attività tecniche, manutentive e amministrative, rimanendone responsabile verso il Mandante. Eventuali costi dei terzi sono pre-concordati o rientrano nei limiti di cui all’art. 2-ter.
9. Incasso dei canoni e rimborsi spese
Breve termine: il Property Manager è autorizzato a incassare in nome e per conto del Mandante canoni e depositi cauzionali, a restituire i depositi a fine soggiorno detratto il dovuto e a riversare entro il giorno ___ del mese successivo i canoni incassati per i soggiorni del mese precedente al netto dei compensi (art. 10), ritenute/tributi dovuti e spese documentate. IBAN Mandante: ____________________. Rimborsi spese (pulizie, biancheria, registrazioni, manutenzioni nei limiti, commissioni OTA/mediatori) saranno richiesti con giustificativi e rimborsati entro 10 giorni, salvo contestazioni motivate entro 30 giorni.
Medio termine: i canoni sono pagati dagli Ospiti direttamente al Mandante; spese come da contratto Ospite. Il compenso del Property Manager (art. 10) è versato dagli Ospiti al Property Manager se così previsto nei contratti; in mancanza, lo versa il Mandante secondo fatture.
10. Compenso del Property Manager
Breve (≤30 gg): fee pari al _____% dei canoni lordi incassati (al netto di imposta di soggiorno e depositi), fatturata mensilmente; il Property Manager è autorizzato a trattenerla in sede di riversamento. Termine pagamento/riversamento: entro il giorno 28 del mese successivo.
Medio (>30 gg): fee pari al _____% dei canoni dovuti al Mandante, fatturata secondo contratto Ospite; pagamento diretto al Property Manager dagli Ospiti o dal Mandante se pattuito.
Alternativa: compenso forfettario (mensile/semestrale/annuale) da pattuire; in tal caso tutti i canoni sono versati dagli Ospiti al Mandante e il Mandante corrisponde al Property Manager il forfait alle scadenze, oltre rimborsi spese ammesse.
11. Responsabilità del Property Manager e limitazioni
Il Property Manager assicura la validità formale dei contratti conclusi per conto del Mandante, la corretta esecuzione degli adempimenti amministrativi (alloggiati, imposta di soggiorno, eventuali ritenute), la gestione dei depositi per locazioni medie, i controlli in check-out e la tempestiva contestazione danni. Non risponde per: (i) vizi strutturali/impiantistici o difformità dell’Immobile/attestazioni fornite dal Mandante; (ii) condotte degli Ospiti non prevedibili con l’ordinaria diligenza; (iii) interruzioni di servizi dovute a terzi/forza maggiore. Resta fermo l’obbligo di attivarsi per limitare i danni, azionare le garanzie e cooperare con il Mandante.
Manleva: il Mandante terrà indenne il Property Manager da pretese di terzi derivanti da diritti sull’Immobile, difetti non segnalati, violazioni di legge a lui imputabili.
Cap: salvo dolo o colpa grave, la responsabilità del Property Manager verso il Mandante per danni diretti è limitata, per ciascun anno contrattuale, all’importo dei compensi maturati in tale anno, esclusi mancato profitto e danni indiretti.
12. Assicurazione
Il Property Manager mantiene polizza R.C. professionale e la allega (All. h). Il Mandante dichiara di avere/di impegnarsi a stipulare entro 15 giorni polizza idonea (incendio, R.C. verso conduttori/terzi, furto) e la allega (All. g).
13. Durata e recesso
Durata: __ anni dalla sottoscrizione. Ciascuna parte può recedere con preavviso di 90 giorni via PEC/Racc. A/R. Restano fermi, sino a scadenza/adempimento, i rapporti con Ospiti già contrattualizzati e gli obblighi di riversamento/rendiconto. Se il Mandante recede entro 6 mesi, rimborsa al Property Manager le spese iniziali documentate e pre-concordate (es. shooting, allestimenti).
14. Clausola risolutiva espressa (art. 1456 c.c.)
La parte adempiente può risolvere il Contratto in caso di:
— Mandante: mancato pagamento di compensi/rimborsi entro 30 gg dalla mora; mancata consegna dell’Immobile.
— Property Manager: inadempimenti amministrativi/fiscali posti a suo carico; mancato riversamento somme dovute entro 30 gg dalla mora; mancata richiesta deposito cauzionale dove previsto se da ciò derivino danni e il Property Manager non se ne faccia carico; stipula di contratti inefficaci/invalidi da cui derivi controversia non infondata.
La risoluzione opera previa comunicazione scritta con indicazione della clausola violata.
15. Protezione dati personali
Le parti dichiarano di aver reso/ricevuto informativa art. 13 GDPR e di trattare i dati come titolari autonomi per i rispettivi adempimenti; ove il Property Manager tratti dati per conto del Mandante (es. archiviazione contratti Ospiti), le parti sottoscriveranno accordo responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. È vietata la conservazione eccedente; i dati saranno conservati per i tempi di legge (fiscali/amministrativi).
16. Modifica della forma di godimento
Previa intesa scritta, le parti potranno optare per contratti di fornitura di servizi (con servizi accessori) in conformità alla normativa amministrativa/fiscale locale; resteranno applicabili le clausole del presente Contratto non incompatibili con tale modello.
17. Informativa al Mandante
Il Property Manager ha illustrato al Mandante, nell’All. f, una previsione indicativa di flussi lordi/netti e incidenza costi/oneri fiscali; detta tabella non è vincolante ma solo proiezione a fini informativi.
18. Controversie
Le parti si impegnano a esperire un tentativo di mediazione presso organismo abilitato prima di agire in giudizio. In difetto di accordo, è competente in via esclusiva il Foro di __________ (salvo foro del consumatore ove il Mandante sia consumatore).
19. Disposizioni finali
Modifiche/integrazioni solo per iscritto. Divisibilità delle clausole: la nullità parziale non travolge il resto. Forza maggiore: sospende gli obblighi per il tempo strettamente necessario (eventi non prevedibili/imprevedibili e fuori controllo che impediscano prestazioni). Divieto di cessione del contratto senza consenso scritto, salvo cessione d’azienda del Property Manager con subentro del cessionario.
Il presente Contratto consta di n. ___ pagine e Allegati:
a) planimetria catastale; b) visura catastale; c) A.P.E.; d) conformità impianti; e) Tabella compensi/spese e direttive prezzi; f) Tabella informativa flussi di cassa; g) polizza Mandante; h) polizza Property Manager; i) procura/mandato per adempimenti; j) house rules/regolamento.
Letto, confermato e sottoscritto in ______, lì ______
Il Mandante ____________________________ Il Property Manager ____________________________
Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Mandante approva specificamente le clausole: 2-ter (limiti spesa/urgenze), 4 (approvazione rendiconto), 5 (Date Escluse/limiti), 6 (regime prezzi/utenze), 7 (procura e ritenute), 8 (sub-delega), 9 (riversamenti e rimborsi), 10 (compensi), 11 (responsabilità/limitazioni/manleva/cap), 13 (recesso/costi iniziali), 14 (risoluzione), 18 (mediazione/foro), 19 (forza maggiore/cessione).
Il Mandante ____________________________ Il Property Manager ____________________________
Fac Simile Contratto Property Manager Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello contratto property manager da scaricare. Il modulo contratto property manager compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac contratto simile property manager può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Contratto Property Manager PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile contratto property manager PDF editabile.