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Indice
Registro Antiriciclaggio
Il registro antiriciclaggio, inteso come il vecchio registro della clientela previsto per i professionisti, non è più obbligatorio dal 4 luglio 2017. Il decreto legislativo 90/2017 ha modificato il decreto legislativo 231/2007, eliminando il precedente obbligo di registrazione. Sono rimasti gli obblighi di adeguata verifica e conservazione della documentazione. Chi cerca un modello deve quindi distinguere tra un eventuale registro interno, utilizzato per organizzare il lavoro, e gli adempimenti effettivamente richiesti dalla legge. La disciplina riguarda i soggetti individuati dall’articolo 3 del decreto legislativo 231/2007. Vi rientrano, per esempio, gli intermediari finanziari e i commercialisti; per avvocati e notai l’applicazione dipende dalle attività specificamente indicate dalla norma. Obblighi sono previsti anche per determinate categorie di operatori non finanziari, come gli agenti immobiliari. Non basta, dunque, essere un’impresa o possedere una partita IVA per dover predisporre un archivio antiriciclaggio. Occorre verificare la propria categoria e la prestazione concretamente svolta.
Quando trova applicazione l’adeguata verifica, il soggetto obbligato deve identificare il cliente e verificarne l’identità, individuando anche il titolare effettivo secondo i criteri di legge. Deve comprendere lo scopo del rapporto e valutarne il rischio, mantenendo aggiornate le informazioni durante il suo svolgimento. La semplice trascrizione dei dati anagrafici in una tabella non documenta automaticamente questi passaggi. Le verifiche devono essere proporzionate al rischio, secondo il quadro normativo illustrato dalla UIF. Per i commercialisti, le Regole tecniche del CNDCEC ammettono la conservazione cartacea, informatica o mista. Il fascicolo del cliente, organizzato secondo gli articoli 31 e 32, costituisce una modalità idonea di conservazione. Può quindi essere utile assegnare a ciascun fascicolo un codice interno e collegarlo a un prospetto riepilogativo. Questo può richiamare l’incarico ricevuto e la data del conferimento, indicando dove reperire i documenti identificativi e le valutazioni svolte. Le informazioni sulle successive modifiche devono consentire di ricostruire anche la situazione precedente. L’archivio deve comprendere la documentazione acquisita per l’adeguata verifica e, quando richieste, le evidenze relative alle operazioni. Un modulo firmato dal cliente non esaurisce necessariamente la documentazione da conservare: devono trovare spazio anche i riscontri effettuati e gli aggiornamenti rilevanti.
L’articolo 31 stabilisce una conservazione di dieci anni dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale, oppure dall’esecuzione dell’operazione occasionale. Il conteggio non parte semplicemente dall’apertura del fascicolo o dall’ultima annotazione nel registro. Durante un incarico continuativo, la documentazione deve quindi rimanere disponibile per tutta la durata del rapporto e per il successivo periodo previsto. L’articolo 32 richiede che l’acquisizione ai fini della conservazione sia tempestiva e ne fissa il limite in trenta giorni dagli eventi previsti dalla norma. Il termine rileva, per esempio, dal conferimento dell’incarico, dalle variazioni e dalla chiusura del rapporto. Questa regola riguarda la conservazione: non concede automaticamente trenta giorni per rinviare l’identificazione iniziale del cliente, soggetta alle proprie disposizioni.
L’organizzazione dell’archivio deve prevenire perdite e alterazioni, individuando chi può inserire informazioni e chi può consultarle. Ne consegue che un eventuale foglio Excel può funzionare da indice, sempre che sia collegato a un sistema di conservazione conforme. Affidare l’archiviazione a un fornitore esterno non trasferisce la responsabilità del professionista, che deve mantenere l’accesso diretto alla documentazione. La scelta del supporto va rapportata alle regole applicabili alla propria categoria. La consultazione e l’utilizzo dei dati devono rispettare la disciplina sulla protezione dei dati personali e le finalità ammesse dalla normativa. La conservazione resta distinta dalla segnalazione delle operazioni sospette alla UIF. La compilazione del registro non sostituisce la valutazione degli elementi di sospetto e, quando ne ricorrono i presupposti, l’invio della segnalazione senza ritardo. La sola presenza di un importo elevato non determina automaticamente una SOS. Va inoltre rispettato il divieto di comunicare al cliente l’avvenuta segnalazione, proteggendo la riservatezza della documentazione e delle valutazioni collegate.
Esempio di Registro Antiriciclaggio
Di seguito è possibile trovare un esempio di registro antiriciclaggio.
REGISTRO ANTIRICICLAGGIO
Registro interno dei clienti, degli incarichi e dei fascicoli
DATI DEL PROFESSIONISTA O DELLO STUDIO
Denominazione dello studio o nome e cognome del professionista:
________________________________________________________________
Codice fiscale e partita IVA:
________________________________________________________________
Sede professionale:
________________________________________________________________
Recapiti professionali:
________________________________________________________________
Categoria professionale, albo e numero di iscrizione, se previsti:
________________________________________________________________
GESTIONE DEL REGISTRO E DELL’ARCHIVIO
Codice identificativo del registro: ________________________________
Periodo di riferimento: dal __/__/____ al __/__/____
Data di avvio o revisione: __/__/____
Professionista responsabile:
________________________________________________________________
Referente per la conservazione, se individuato:
________________________________________________________________
Supporto adottato, cartaceo, informatico o misto:
________________________________________________________________
Ubicazione fisica dei fascicoli o percorso dell’archivio informatico:
________________________________________________________________
Procedura interna applicata e riferimento alle autorizzazioni di accesso:
________________________________________________________________
Nominativo del compilatore:
________________________________________________________________
Attribuire un codice a ciascun fascicolo e riportarlo sulle schede collegate. Individuare i soggetti autorizzati ad alimentare e consultare l’archivio secondo l’organizzazione adottata. Duplicare le schede e aggiungere le righe necessarie mantenendo coerenti i riferimenti.
REGISTRO GENERALE DEI FASCICOLI
Registro o periodo: ________________________________
Foglio n.: __________
Utilizzare una riga per ciascun incarico o rapporto censito. Collegare gli eventuali incarichi distinti riferiti allo stesso cliente. Per le operazioni occasionali indicare la data di esecuzione. La scadenza della conservazione viene documentata nella scheda di chiusura.
| Codice fascicolo | Data incarico | Cliente e codice fiscale | Oggetto e natura dell’incarico | Professionista responsabile | Riferimento alla valutazione del rischio | Stato e data di cessazione | Ubicazione dei documenti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ | |||||||
| __/__/____ |
Per lo stato indicare, secondo il caso, “in corso”, “cessato” o “non avviato”, riportando la data pertinente. Non inserire in questo indice informazioni sull’invio delle segnalazioni di operazioni sospette.
Compilato o aggiornato da: ________________________________
Data: __/__/____
SCHEDA CLIENTE E INCARICO
Codice fascicolo: ________________________________
Cliente: ________________________________________
Scheda n.: __________
Data di compilazione: __/__/____
Dati del cliente
Nome e cognome oppure denominazione e forma giuridica:
________________________________________________________________
Codice fiscale e partita IVA oppure identificativo estero e Stato di rilascio:
________________________________________________________________
Luogo e data di nascita, se persona fisica:
________________________________________________________________
Residenza o sede legale, con indicazione dello Stato:
________________________________________________________________
Attività esercitata e area geografica di operatività:
________________________________________________________________
Documento identificativo o fonte utilizzata, con relativi estremi:
________________________________________________________________
Data del riscontro e riferimento alla documentazione conservata nel fascicolo:
________________________________________________________________
Esecutore o rappresentante, se presente
Nome e cognome:
________________________________________________________________
Luogo e data di nascita:
________________________________________________________________
Codice fiscale o identificativo estero:
________________________________________________________________
Residenza e Stato:
________________________________________________________________
Qualifica e poteri di rappresentanza:
________________________________________________________________
Documento che dimostra i poteri e riferimento nel fascicolo:
________________________________________________________________
Documento identificativo, numero, autorità di rilascio e scadenza:
________________________________________________________________
Data della verifica e riferimento ai riscontri effettuati:
________________________________________________________________
Per ulteriori esecutori o rappresentanti duplicare questo blocco e conservare i rispettivi documenti di identificazione e di verifica dei poteri.
Rapporto o prestazione professionale
Data del conferimento dell’incarico: __/__/____
Riferimento al mandato o al documento di incarico: ________________________________
Oggetto della prestazione:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Scopo e natura del rapporto o della prestazione:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Durata prevista o carattere occasionale della prestazione:
________________________________________________________________
Professionista incaricato:
________________________________________________________________
Eventuali incarichi o fascicoli collegati:
________________________________________________________________
TITOLARITÀ EFFETTIVA E VERIFICHE
Codice fascicolo: ________________________________
Cliente: ________________________________________
Scheda n.: __________
Data di compilazione: __/__/____
Richiamare le dichiarazioni del cliente e i riscontri conservati nel fascicolo. Se il cliente è una persona fisica che agisce per sé, annotare tale circostanza e richiamare i dati della scheda cliente. Per ulteriori titolari effettivi duplicare i blocchi necessari.
Titolare effettivo 1
Nome e cognome:
________________________________________________________________
Luogo e data di nascita:
________________________________________________________________
Codice fiscale o identificativo estero:
________________________________________________________________
Residenza e Stato:
________________________________________________________________
Criterio di individuazione, ruolo o quota, se pertinenti, e motivazione:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Fonti e documenti utilizzati per il riscontro:
________________________________________________________________
Data della verifica: __/__/____
Riferimento agli allegati conservati: ________________________________
Titolare effettivo 2
Nome e cognome:
________________________________________________________________
Luogo e data di nascita:
________________________________________________________________
Codice fiscale o identificativo estero:
________________________________________________________________
Residenza e Stato:
________________________________________________________________
Criterio di individuazione, ruolo o quota, se pertinenti, e motivazione:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Fonti e documenti utilizzati per il riscontro:
________________________________________________________________
Data della verifica: __/__/____
Riferimento agli allegati conservati: ________________________________
Riepilogo dell’adeguata verifica
Data di identificazione del cliente: __/__/____
Data di completamento delle verifiche di identità: __/__/____
Operatore incaricato: ________________________________
Livello di rischio attribuito:
________________________________________________________________
Motivazione e riferimento alla valutazione del rischio conservata:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Modalità di adeguata verifica applicata e procedura di categoria richiamata:
________________________________________________________________
Esito delle verifiche relative alle persone politicamente esposte e riferimento ai riscontri:
________________________________________________________________
Ulteriori fattori rilevanti e documentazione di supporto:
________________________________________________________________
Documenti o informazioni da integrare e azioni richieste:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Data prevista per il prossimo riesame: __/__/____
Responsabile del riesame: ________________________________
La presente scheda riepiloga gli esiti e i riferimenti delle verifiche. Conservare separatamente nel fascicolo la valutazione del rischio e le relative evidenze. La frequenza del riesame deve essere determinata in funzione del rischio e delle regole applicabili.
INDICE DEI DOCUMENTI ACQUISITI
Codice fascicolo: ________________________________
Cliente: ________________________________________
Scheda n.: __________
Inserire i documenti effettivamente acquisiti per l’identificazione, la verifica dei poteri e della titolarità effettiva, il conferimento dell’incarico e gli ulteriori adempimenti applicabili. Collegare ogni documento alle verifiche e alle valutazioni cui si riferisce.
| Codice documento | Documento, estremi e versione | Data di acquisizione | Supporto | Ubicazione o riferimento al file |
|---|---|---|---|---|
| __/__/____ | ||||
| __/__/____ | ||||
| __/__/____ | ||||
| __/__/____ | ||||
| __/__/____ | ||||
| __/__/____ | ||||
| __/__/____ | ||||
| __/__/____ | ||||
| __/__/____ |
Supporto: C = cartaceo; I = informatico; M = misto. Distinguere la data di acquisizione dalla data riportata sul documento. Aggiungere le nuove versioni mantenendo reperibili quelle precedenti per il periodo di conservazione applicabile.
CRONOLOGIA DEI CONTROLLI E DELLE VARIAZIONI
Codice fascicolo: ________________________________
Cliente: ________________________________________
Scheda n.: __________
| Data | Controllo o variazione, esito e riferimento ai documenti | Azione richiesta o prossimo riesame | Operatore |
|---|---|---|---|
| __/__/____ | |||
| __/__/____ | |||
| __/__/____ | |||
| __/__/____ |
Annotare anche i controlli che confermano le informazioni già presenti. Documentare le modifiche intervenute e i relativi riscontri senza eliminare la ricostruibilità della situazione precedente. Gestire con accessi riservati gli atti relativi alle segnalazioni di operazioni sospette.
OPERAZIONI PERTINENTI ALL’INCARICO
Codice fascicolo: ________________________________
Cliente: ________________________________________
Scheda n.: __________
Incarico di riferimento: ________________________________
Scheda eventuale, da utilizzare quando occorre documentare operazioni rilevanti per la prestazione svolta secondo la normativa e le regole della categoria. Riportare i riferimenti che consentono di collegare ciascuna operazione ai documenti conservati.
| Riferimento operazione | Data | Descrizione, causale e soggetti coinvolti | Importo e valuta | Mezzo di pagamento e riferimenti pertinenti | Documenti di riscontro e ubicazione | Data di acquisizione e operatore |
|---|---|---|---|---|---|---|
| __/__/____ | ||||||
| __/__/____ | ||||||
| __/__/____ | ||||||
| __/__/____ | ||||||
| __/__/____ | ||||||
| __/__/____ | ||||||
| __/__/____ | ||||||
| __/__/____ |
Per i commercialisti, la conservazione della copia dei mezzi di pagamento riguarda i casi in cui la loro movimentazione costituisce l’oggetto o la modalità di esecuzione della prestazione professionale. La raccolta deve essere riferita alle operazioni pertinenti all’incarico.
Collegamenti tra operazioni, integrazioni o rinvio ad altre schede:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Compilato da: ________________________________
Data: __/__/____
L’annotazione nel registro interno non sostituisce l’eventuale segnalazione alla UIF. La documentazione relativa alle segnalazioni e l’identità dei segnalanti devono essere protette secondo le disposizioni sulla riservatezza.
CHIUSURA DEL FASCICOLO E CONSERVAZIONE
Codice fascicolo: ________________________________
Cliente: ________________________________________
Scheda n.: __________
Data di cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale:
__/__/____
Per l’operazione occasionale, data di esecuzione:
__/__/____
Evento che determina la decorrenza del termine di conservazione e documento di riscontro:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Data di scadenza del periodo decennale di conservazione:
__/__/____
Ubicazione definitiva della documentazione:
________________________________________________________________
Soggetto autorizzato alla gestione e modalità di accesso:
________________________________________________________________
Ulteriori esigenze di conservazione e relativa base giuridica, se presenti:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Esito del controllo di completezza, integrità, leggibilità e reperibilità:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Data del controllo: __/__/____
Nome e cognome dell’incaricato: ________________________________
Firma interna: ________________________________________________
Fac Simile Registro Antiriciclaggio Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello registro antiriciclaggio da scaricare. Il modulo registro antiriciclaggio compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile registro antiriciclaggio può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Registro Antiriciclaggio PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modello registro antiriciclaggio editabile da compilare.
Fac Simile Registro Antiriciclaggio Excel
In questa sezione è possibile trovare un fac simile registro antiriciclaggio Excel da scaricare.