Fac Simile Registro Cronologico Delega Unica

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Indice

Registro Cronologico Delega Unica

Il registro cronologico della delega unica è il documento che gli intermediari fiscali devono utilizzare per annotare le deleghe e le revoche ricevute dai contribuenti ai fini dell’accesso ai servizi online dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Entrate Riscossione. La disciplina deriva dall’articolo 21 del Decreto Legislativo 8 gennaio 2024, n. 1, che ha introdotto un modello unico destinato a sostituire le diverse deleghe precedentemente richieste per i singoli servizi. Le funzionalità operative della nuova delega unica sono disponibili dall’8 dicembre 2025. Il registro non deve essere tenuto dal contribuente, ma dall’intermediario incaricato, come il commercialista, il consulente del lavoro, il centro di assistenza fiscale o un altro soggetto abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni.

La delega consente al contribuente di autorizzare un intermediario a utilizzare uno o più servizi telematici messi a disposizione dalle due Agenzie. Può essere attribuita a un massimo di due intermediari e, salvo revoca anticipata o rinuncia, scade il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata conferita. Il contribuente può quindi scegliere quali servizi delegare, senza essere necessariamente obbligato a consentire l’accesso a tutte le funzioni disponibili. Il conferimento di una nuova delega allo stesso intermediario sostituisce quella precedentemente attiva, mentre la revoca deve essere registrata e comunicata secondo le modalità previste dall’Agenzia. Le deleghe acquisite devono essere numerate progressivamente e annotate giornalmente nel registro cronologico. I dati minimi da riportare sono il numero progressivo e la data della delega o della revoca, il codice fiscale e i dati anagrafici oppure la denominazione del delegante, nonché gli estremi del documento di identità del soggetto che ha sottoscritto l’atto. L’annotazione giornaliera significa che il registro deve essere aggiornato con continuità, evitando accumuli di documenti inseriti retroattivamente senza una precisa corrispondenza temporale. La numerazione deve permettere di collegare senza ambiguità ogni riga alla relativa delega, alla revoca e alla documentazione conservata nell’archivio dello studio.

Il provvedimento non stabilisce un modello grafico obbligatorio del registro. È quindi possibile predisporre un documento cartaceo oppure un archivio informatico, a condizione che sia ordinato, aggiornato, leggibile e idoneo a ricostruire la sequenza delle operazioni. Oltre ai dati minimi espressamente richiesti, può essere utile indicare il tipo di operazione, i servizi interessati, la modalità di acquisizione della delega, la data di trasmissione all’Agenzia, l’esito della comunicazione, la data di scadenza e l’eventuale posizione del documento nell’archivio. Queste informazioni aggiuntive non modificano il contenuto legale minimo, ma agevolano le verifiche interne e riducono il rischio di utilizzare deleghe scadute, revocate o non correttamente attivate. Le deleghe e la documentazione collegata devono essere conservate fino al decimo anno successivo alla data di revoca o di scadenza. Insieme al modulo devono essere mantenuti i documenti utilizzati per identificare il delegante e quelli necessari a dimostrare l’eventuale qualità di rappresentante legale, tutore, curatore, amministratore di sostegno, genitore o erede. Il termine di conservazione non decorre dalla semplice data di sottoscrizione, ma dalla successiva scadenza o revoca della delega. Di conseguenza, una delega rimasta valida per più anni comporta un periodo complessivo di archiviazione sensibilmente più lungo rispetto alla data in cui è stata originariamente acquisita.

La tenuta del registro deve rispettare anche la normativa sulla protezione dei dati personali. Le informazioni acquisite attraverso la delega possono essere utilizzate esclusivamente per le finalità connesse all’incarico professionale. Il registro contiene codici fiscali, dati anagrafici ed estremi di documenti di identità, perciò deve essere protetto mediante credenziali individuali, autorizzazioni coerenti con le mansioni, copie di sicurezza e misure che impediscano accessi o modifiche non autorizzati. In un sistema informatico è opportuno conservare la traccia delle variazioni effettuate. Nel registro dovrebbero essere riportati gli estremi identificativi necessari, mentre le copie integrali dei documenti possono essere archiviate separatamente in un ambiente maggiormente protetto. Il Garante per la protezione dei dati personali ha espresso parere favorevole sulla disciplina, richiamando espressamente la necessità di misure di sicurezza fisica e logica, profilazione degli utenti e tracciamento degli accessi.

Gli errori di registrazione non dovrebbero essere eliminati in modo da rendere irriconoscibile l’annotazione originaria. Nel registro cartaceo è preferibile effettuare una rettifica leggibile, datata e siglata, mentre in quello elettronico è opportuno mantenere una cronologia delle modifiche. Non risulta previsto un obbligo di vidimazione preventiva del registro, ma la sua affidabilità dipende dalla numerazione coerente, dall’aggiornamento quotidiano e dalla corrispondenza con i moduli conservati e con le comunicazioni trasmesse all’Agenzia. In caso di controllo, l’intermediario deve essere in grado di esibire il registro e la relativa documentazione, dimostrando la corretta acquisizione della delega e l’identificazione del sottoscrittore. Il registro cronologico deve quindi essere considerato parte integrante del sistema documentale dello studio e non un semplice prospetto riepilogativo compilato soltanto in prossimità di una verifica.

Esempio di Registro Cronologico Delega Unica

Di seguito è possibile trovare un esempio di registro cronologico delega unica.

REGISTRO CRONOLOGICO DELEGA UNICA

MODELLO DI REGISTRO PER INTERMEDIARI FISCALI

REGISTRO CRONOLOGICO
DELEGA UNICA

Annotazione giornaliera di deleghe, rinnovi, revoche e relativa documentazione

Intermediario / studio	Codice fiscale / partita IVA
Sede operativa	Codice sede / ufficio
Periodo di tenuta	Dal n. / al n.
Responsabile del registro	Eventuale sostituto
Sistema di conservazione	Ubicazione archivio
Procedura interna n.	Data approvazione

MODELLO EDITABILE

Da adattare all’organizzazione dell’intermediario, alle modalità di acquisizione delle deleghe e alle procedure di sicurezza adottate.

I campi contrassegnati con asterisco nelle pagine del registro riproducono i dati minimi richiesti dalla disciplina. Gli altri campi agevolano controllo, ricerca e conservazione documentale.

Documento non sostitutivo del fac-simile ufficiale di delega unica

ISTRUZIONI DI TENUTA

Criteri operativi essenziali per una registrazione ordinata e verificabile

FINALITÀ E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il registro è destinato agli intermediari fiscali che acquisiscono deleghe uniche o revoche sottoscritte dai contribuenti o dai soggetti che li rappresentano. Ogni documento acquisito deve essere collegabile in modo univoco alla relativa annotazione e alla comunicazione telematica effettuata.

MODALITÀ DI COMPILAZIONE

■ Le deleghe e le revoche acquisite devono essere numerate progressivamente e annotate giornalmente. La sequenza non deve essere riutilizzata o sovrascritta.

■ Per ogni registrazione devono risultare almeno il numero progressivo e la data della delega o della revoca, il codice fiscale e i dati anagrafici o la denominazione del delegante, nonché gli estremi del documento di identità del sottoscrittore.

■ Quando il sottoscrittore agisce quale rappresentante, tutore, curatore, amministratore di sostegno, genitore, erede, curatore o liquidatore, indicare la qualifica e conservare la documentazione che la attesta.

■ Le rettifiche devono restare tracciabili. Non cancellare l’annotazione originaria. Riportare il collegamento nel registro delle rettifiche, con data, motivo e sigla dell’operatore.

■ Le deleghe e la documentazione di identificazione e rappresentanza devono essere conservate fino al decimo anno successivo alla data di scadenza o revoca, nel rispetto delle misure di protezione dei dati personali.

RIFERIMENTI ESSENZIALI

Articolo 21 del D.Lgs. 8 gennaio 2024, n. 1; provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate prot. n. 375356 del 2 ottobre 2024, come modificato; provvedimenti attuativi e specifiche tecniche vigenti; Regolamento (UE) 2016/679 e D.Lgs. 196/2003. Le modalità operative della delega unica sono disponibili dall’8 dicembre 2025. Le deleghe precedenti restano efficaci fino alla scadenza naturale e comunque non oltre il 28 febbraio 2027.

AVVERTENZA

Verificare periodicamente eventuali aggiornamenti dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle entrate-Riscossione. Il registro supporta la prova organizzativa della corretta acquisizione e conservazione, ma non sostituisce la delega, la ricevuta telematica, il documento di identità o gli atti che attestano i poteri di rappresentanza.

ANAGRAFICA E RESPONSABILITÀ

Identificazione dell’intermediario, degli incaricati e del sistema documentale

DATI DELL’INTERMEDIARIO

Denominazione / nome e cognome	Codice fiscale
Partita IVA	Abilitazione telematica
Indirizzo sede	PEC / e-mail
Telefono	Codice ufficio / sede
Titolare / legale rappresentante	Data apertura registro

RESPONSABILI E INCARICATI

Nome e cognome	Ruolo	Profilo / autorizzazione	Periodo incarico	Firma / sigla

CONTROLLO DI APERTURA

□ Numerazione iniziale verificata	□ Procedura interna approvata e disponibile
□ Archivio cartaceo o digitale predisposto	□ Profili di accesso e autorizzazioni verificati
□ Modalità di backup e recupero testate	□ Informativa e misure privacy aggiornate

Responsabile: ______________________________ Data: ____ / ____ / ______ Firma: ______________________________