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Indice
Verbale Riunione Periodica Sicurezza Art. 35 D.lgs. 81/2008
Il verbale della riunione periodica sulla sicurezza documenta il confronto tra le figure aziendali coinvolte nella prevenzione e permette di ricostruire i problemi esaminati, le osservazioni presentate e gli interventi programmati. L’articolo 35, comma 5, del D.Lgs. 81/2008 richiede espressamente la redazione del verbale e la sua disponibilità per la consultazione da parte dei partecipanti. Il documento deve quindi descrivere una riunione effettivamente svolta e riportarne fedelmente i contenuti.
Nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori, il datore di lavoro indice la riunione almeno una volta all’anno, direttamente oppure tramite il servizio di prevenzione e protezione. Per verificare il superamento della soglia occorre considerare anche le regole di computo dell’articolo 4 del decreto, senza limitarsi al numero delle persone presenti in organico. Nelle unità produttive fino a 15 lavoratori non opera lo stesso obbligo annuale automatico, ma il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza può chiedere un’apposita riunione nelle ipotesi previste dall’articolo 35.
La riunione deve inoltre svolgersi quando intervengono variazioni significative delle condizioni di esposizione al rischio, comprese la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie con conseguenze sulla salute e sulla sicurezza. Una modifica rilevante del processo produttivo può quindi richiedere un confronto ulteriore rispetto all’appuntamento annuale. Il riferimento normativo è consultabile nel Testo unico sulla sicurezza pubblicato dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Partecipano il datore di lavoro o un suo rappresentante, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, il medico competente quando nominato e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. Il verbale dovrebbe identificare ciascun partecipante e precisarne il ruolo. Quando sono stati nominati più medici competenti, l’invito deve essere rivolto a tutti: l’interpello ministeriale n. 1/2022 chiarisce che il medico coordinatore non dispone di un generale potere sostitutivo rispetto agli altri medici nominati.
La convocazione dovrebbe indicare data, luogo e argomenti da affrontare, consentendo ai partecipanti di prepararsi. L’articolo 35 non stabilisce un termine generale di preavviso espresso in giorni; vanno però verificate eventuali disposizioni contrattuali o procedure aziendali applicabili. Nel verbale è utile riportare gli estremi della convocazione, l’unità produttiva interessata, gli orari di apertura e chiusura e il nominativo di chi cura la verbalizzazione.
Il contenuto della discussione deve comprendere il documento di valutazione dei rischi, l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e gli esiti della sorveglianza sanitaria. Devono essere esaminati anche i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale, insieme ai programmi di informazione e formazione destinati a dirigenti, preposti e lavoratori. Per rendere verificabile il confronto conviene identificare la versione del DVR esaminata e il periodo cui si riferiscono i dati presentati.
Per la parte sanitaria, l’articolo 25, comma 1, lettera i), prevede che il medico competente comunichi per iscritto i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria e ne spieghi il significato ai fini della prevenzione. Nel verbale e negli allegati destinati ai partecipanti vanno quindi evitati diagnosi nominative e dettagli clinici individuali. La relazione sanitaria deve permettere di comprendere eventuali criticità senza rendere identificabili i lavoratori interessati.
Un verbale utile descrive ciò che emerge dalla discussione. Se vengono segnalate protezioni inadeguate, ritardi formativi o problemi organizzativi, occorre riportare le osservazioni e le risposte fornite. Per gli interventi programmati è consigliabile indicare chi ne curerà l’attuazione, entro quale termine e come sarà verificato il completamento. La riunione può anche individuare buone prassi e obiettivi di miglioramento; le situazioni urgenti richiedono comunque interventi tempestivi, senza attendere l’incontro successivo.
L’articolo 35 non impone un modello prestabilito né disciplina espressamente le firme. È tuttavia consigliabile sottoporre il testo ai partecipanti e raccoglierne la sottoscrizione, precisando eventuali riserve o dissensi. La firma non dovrebbe essere presentata come approvazione unanime quando sono state espresse posizioni differenti. Anche un eventuale rifiuto di firmare può essere annotato, riportandone la motivazione se comunicata.
Il verbale va conservato con gli allegati e reso consultabile ai partecipanti. L’articolo 35 non fissa uno specifico periodo di conservazione: è opportuno mantenere uno storico ordinato delle riunioni e delle verifiche successive. La violazione dell’obbligo di verbalizzazione è soggetta alla sanzione amministrativa prevista dall’articolo 55, comma 5, lettera h). Il verbale, infine, non sostituisce l’aggiornamento del DVR né l’effettiva realizzazione delle misure di prevenzione necessarie.
Esempio di Verbale Riunione Periodica Sicurezza Art. 35 D.lgs. 81/2008
Di seguito è possibile trovare un esempio di verbale riunione periodica sicurezza art. 35 D.Lgs. 81/2008.
VERBALE DELLA RIUNIONE PERIODICA SULLA SICUREZZA
Ai sensi dell’articolo 35 del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni
1. DATI DELL’AZIENDA E DELLA RIUNIONE
Azienda o ente: ______________________________
Codice fiscale o partita IVA: ______________________________
Sede legale: ______________________________
Unità produttiva interessata: ______________________________
Indirizzo dell’unità produttiva: ______________________________
Attività svolta: ______________________________
Verbale n.: __________
Data della riunione: ____ / ____ / ________
Periodo oggetto di esame: dal ____ / ____ / ________ al ____ / ____ / ________
Luogo e modalità di svolgimento: ______________________________
Ora di apertura: __________
Riunione indetta dal datore di lavoro: ______________________________
Eventuale convocazione tramite il servizio di prevenzione e protezione: ______________________________
Data e riferimento della convocazione: ______________________________
Modalità di invio della convocazione: ______________________________
Motivo della convocazione
[ ] Riunione periodica annuale.
[ ] Variazioni significative delle condizioni di esposizione al rischio.
[ ] Programmazione o introduzione di nuove tecnologie con riflessi sulla salute e sulla sicurezza.
[ ] Richiesta del RLS o RLST nelle ipotesi previste dall’articolo 35.
[ ] Altra motivazione: ______________________________
Motivazione specifica ed eventuali riferimenti alla richiesta di convocazione:
______________________________
______________________________
2. PARTECIPANTI
| Ruolo | Nome e cognome | Presente o assente |
|---|---|---|
| Datore di lavoro o suo rappresentante | __________________ | __________________ |
| Responsabile del servizio di prevenzione e protezione | __________________ | __________________ |
| Medico competente, ove nominato | __________________ | __________________ |
| RLS o RLST, secondo l’assetto applicabile | __________________ | __________________ |
| Ulteriore medico competente | __________________ | __________________ |
| Altro partecipante Ruolo: __________________ |
__________________ | __________________ |
Aggiungere una riga per ogni ulteriore partecipante. In presenza di più medici competenti nominati, documentare l’invito a ciascuno e l’effettiva partecipazione. Precisare il ruolo degli eventuali consulenti.
Titolo o incarico del rappresentante del datore di lavoro, se presente: ______________________________
Nominativi degli assenti e motivazioni comunicate: ______________________________
Iniziative conseguenti alle assenze: ______________________________
Eventuali ingressi o uscite durante la riunione, con relativi orari: ______________________________
La riunione è condotta da: ______________________________
La verbalizzazione è curata da: ______________________________
3. ORDINE DEL GIORNO E VALUTAZIONE DEI RISCHI
L’ordine del giorno comprende l’esame del documento di valutazione dei rischi, l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria, i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale, nonché i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori.
Sono inoltre previsti il riesame degli interventi programmati nella precedente riunione, l’analisi delle variazioni dei rischi, il confronto sulle osservazioni dei partecipanti e l’individuazione degli eventuali obiettivi di miglioramento.
Ulteriori argomenti inseriti nella convocazione:
______________________________
______________________________
Verifica degli impegni della precedente riunione
Data della precedente riunione: ____ / ____ / ________
Numero o riferimento del precedente verbale: ______________________________
Eventuale non applicabilità e relativa motivazione: ______________________________
| Intervento già programmato | Stato di attuazione e riscontro documentale | Ritardi e attività da completare |
|---|---|---|
| __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
__________________ __________________ |
| __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
__________________ __________________ |
| __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
__________________ __________________ |
Documento di valutazione dei rischi esaminato
Data del DVR: ____ / ____ / ________
Numero o data della revisione: ______________________________
Allegati tecnici e valutazioni specifiche esaminati: ______________________________
Reparti, attività e mansioni considerati: ______________________________
Relatore: ______________________________
Sintesi delle valutazioni illustrate e delle misure di prevenzione e protezione esistenti:
______________________________
______________________________
______________________________
Criticità riscontrate e osservazioni dei partecipanti:
______________________________
______________________________
______________________________
Variazioni dei rischi e necessità di aggiornamento
Modifiche intervenute o programmate nelle lavorazioni, nell’organizzazione, negli ambienti, nelle sostanze impiegate o nelle tecnologie utilizzate:
______________________________
______________________________
Conseguenze individuate per la salute e la sicurezza e valutazioni da approfondire:
______________________________
______________________________
Aggiornamenti del DVR da attuare e relativi motivi:
______________________________
______________________________
Misure immediate adottate o da adottare, incaricati e termini:
______________________________
______________________________
Le esigenze di aggiornamento del DVR e di intervento restano soggette agli obblighi e ai termini di legge. Riportare gli impegni operativi anche nel programma degli interventi della sezione 8.
4. INFORTUNI, MALATTIE PROFESSIONALI E SORVEGLIANZA SANITARIA
Andamento degli eventi nel periodo esaminato
Periodo considerato: dal ____ / ____ / ________ al ____ / ____ / ________
Relatore: ______________________________
Fonti dei dati e documenti esaminati: ______________________________
Periodo utilizzato per il confronto: ______________________________
| Dato esaminato | Numero o valore | Precisazioni e confronto |
|---|---|---|
| Infortuni sul lavoro nel periodo | __________ | __________________ |
| Infortuni in itinere, indicati separatamente | __________ | __________________ |
| Giornate di assenza correlate agli infortuni | __________ | __________________ |
| Malattie professionali segnalate o denunciate | __________ | __________________ |
| Incidenti senza danno e mancati infortuni noti | __________ | __________________ |
Precisare il perimetro e i criteri utilizzati per i dati, evitando duplicazioni. Distinguere le segnalazioni dai casi riconosciuti. Quando un dato non è disponibile, indicarlo espressamente senza equipararlo a zero.
Cause ricorrenti, situazioni esposte e andamento rispetto al periodo precedente:
______________________________
______________________________
Misure conseguenti, approfondimenti necessari e osservazioni dei partecipanti:
______________________________
______________________________
Esiti della sorveglianza sanitaria
Medico competente relatore: ______________________________
Data della relazione scritta: ____ / ____ / ________
Riferimento o numero dell’allegato: ______________________________
Periodo considerato: ______________________________
Ambito della sorveglianza sanitaria: ______________________________
Risultati anonimi collettivi presentati e relativo significato ai fini della prevenzione:
______________________________
______________________________
______________________________
Indicazioni del medico competente e misure proposte per la tutela della salute:
______________________________
______________________________
Contributi degli ulteriori medici competenti nominati:
______________________________
______________________________
Osservazioni dei partecipanti o motivata non applicabilità della voce:
______________________________
______________________________
Ai sensi dell’articolo 25, comma 1, lettera i), i risultati della sorveglianza sanitaria sono comunicati per iscritto in forma anonima collettiva. Non inserire diagnosi nominative, cartelle sanitarie o informazioni che consentano di identificare i singoli lavoratori.
5. DISPOSITIVI DI PROTEZIONE INDIVIDUALE
Relatore: ______________________________
Documenti e criteri di scelta esaminati: ______________________________
Mansioni e rischi considerati: ______________________________
| DPI e rischio o mansione | Caratteristiche tecniche ed efficacia | Criticità e misure proposte |
|---|---|---|
| __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
__________________ __________________ |
| __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
__________________ __________________ |
| __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
__________________ __________________ |
Esito del confronto su adeguatezza, compatibilità, uso effettivo, manutenzione e sostituzione dei dispositivi:
______________________________
______________________________
Segnalazioni dei lavoratori, osservazioni del RLS o RLST e risposte formulate:
______________________________
______________________________
Interventi da programmare o motivata non applicabilità della voce:
______________________________
______________________________
6. INFORMAZIONE, FORMAZIONE E ADDESTRAMENTO
Relatore: ______________________________
Programmi, registri e documenti esaminati: ______________________________
Periodo considerato: ______________________________
Attività svolte, destinatari coinvolti, carenze riscontrate e aggiornamenti necessari:
______________________________
______________________________
______________________________
| Destinatari e fabbisogno | Attività da programmare | Incaricato | Termine |
|---|---|---|---|
| Dirigenti __________________ |
__________________ __________________ |
____________ | ____________ |
| Preposti __________________ |
__________________ __________________ |
____________ | ____________ |
| Lavoratori __________________ |
__________________ __________________ |
____________ | ____________ |
| Altri destinatari __________________ |
__________________ __________________ |
____________ | ____________ |
| Addestramento pratico __________________ |
__________________ __________________ |
____________ | ____________ |
Verifica dell’efficacia della formazione durante il lavoro, con indicazione dei metodi adottati, degli esiti e degli eventuali correttivi:
______________________________
______________________________
Informazione sui rischi specifici e addestramento pratico da integrare:
______________________________
______________________________
Documenti che supportano gli esiti delle verifiche:
______________________________
Specificare corsi, aggiornamenti e addestramenti pertinenti alle mansioni. Collegare i fabbisogni al DVR e alle disposizioni applicabili.
7. OSSERVAZIONI E OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO
Proposte, segnalazioni e osservazioni del RLS o RLST:
______________________________
______________________________
______________________________
Risposte fornite dal datore di lavoro o dal suo rappresentante:
______________________________
______________________________
Ulteriori contributi del RSPP, dei medici competenti e degli altri partecipanti:
______________________________
______________________________
Altri temi trattati, comprese eventuali criticità relative a emergenze, attrezzature e organizzazione del lavoro:
______________________________
______________________________
Buone prassi, regole di comportamento e obiettivi di miglioramento individuati:
______________________________
______________________________
8. PROGRAMMA DEGLI INTERVENTI
Per ogni intervento indicare un incaricato identificabile, un termine concreto e il riscontro previsto per verificarne il completamento. Aggiungere righe o richiamare un piano allegato secondo necessità.
| N. | Problema, intervento e priorità | Incaricato | Termine | Verifica prevista |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Problema: __________ Intervento: __________ Priorità: __________ |
____________ | ____________ | ____________ ____________ |
| 2 | Problema: __________ Intervento: __________ Priorità: __________ |
____________ | ____________ | ____________ ____________ |
| 3 | Problema: __________ Intervento: __________ Priorità: __________ |
____________ | ____________ | ____________ ____________ |
| 4 | Problema: __________ Intervento: __________ Priorità: __________ |
____________ | ____________ | ____________ ____________ |
Risorse o autorizzazioni necessarie:
______________________________
______________________________
Misure provvisorie previste nell’attesa del completamento degli interventi:
______________________________
______________________________
Referente per il monitoraggio: ______________________________
Data della verifica: ____ / ____ / ________
Modalità di comunicazione degli esiti: ______________________________
Eventuale piano degli interventi allegato: ______________________________
L’assegnazione di attività nel verbale non costituisce di per sé una delega di funzioni ai sensi dell’articolo 16 del D.Lgs. 81/2008 e non modifica le responsabilità previste dalla legge.
9. ALLEGATI, CHIUSURA E SOTTOSCRIZIONI
Documenti allegati o richiamati
| N. | Documento e data o revisione | Allegato o richiamato e relativa collocazione |
|---|---|---|
| 1 | __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
| 2 | __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
| 3 | __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
| 4 | __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
| 5 | __________________ __________________ |
__________________ __________________ |
Identificare esclusivamente i documenti effettivamente allegati o richiamati, specificando data o revisione. Possono essere indicati, se presenti, la relazione sanitaria anonima collettiva, i dati infortunistici, il piano formativo e il programma degli interventi.
Questioni aperte, riserve e osservazioni sul verbale
Partecipante interessato, punto discusso e posizione espressa:
______________________________
______________________________
______________________________
Argomenti non trattati o da approfondire, motivi e iniziative conseguenti:
______________________________
______________________________
Eventuale prosecuzione della riunione prevista per: ______________________________
Argomenti da riprendere: ______________________________
Chiusura e disponibilità del documento
Ora di chiusura della riunione: __________
Data di redazione del verbale: ____ / ____ / ________
Numero degli allegati: __________
Prossima riunione o verifica prevista per: ______________________________
Il presente verbale è messo a disposizione dei partecipanti per la consultazione ai sensi dell’articolo 35, comma 5, del D.Lgs. 81/2008, secondo le modalità indicate di seguito.
Luogo o archivio di conservazione: ______________________________
Referente per la conservazione e la consultazione: ______________________________
Modalità di accesso o trasmissione ai partecipanti: ______________________________
Data di messa a disposizione o trasmissione: ____ / ____ / ________
Luogo: ______________________________
Data: ____ / ____ / ________
Sottoscrizioni dei partecipanti
Le firme attestano la partecipazione e la presa visione del resoconto, ferme le riserve riportate nel verbale. Non costituiscono un’attestazione generale di conformità né una rinuncia a segnalare rischi.
| Ruolo | Nome e cognome | Firma e data |
|---|---|---|
| Datore di lavoro o suo rappresentante | __________________ | __________________ Data: __________ |
| Responsabile del servizio di prevenzione e protezione | __________________ | __________________ Data: __________ |
| Medico competente, ove nominato | __________________ | __________________ Data: __________ |
| RLS o RLST | __________________ | __________________ Data: __________ |
| Ulteriore medico competente | __________________ | __________________ Data: __________ |
| Altro partecipante Ruolo: __________________ |
__________________ | __________________ Data: __________ |
Verbalizzante, se diverso dai partecipanti: ______________________________
Firma: ______________________________
Data: ____ / ____ / ________
Eventuali mancate sottoscrizioni e motivazioni comunicate:
______________________________
______________________________
Aggiungere le firme degli ulteriori partecipanti effettivi. Documentare eventuali rettifiche con data e modalità di condivisione, mantenendo riconoscibile il testo originario.
Fac Simile Verbale Riunione Periodica Sicurezza Art. 35 D.lgs. 81/2008 Word da Scaricare
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La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
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