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Indice
Lettera di Sollecito Invio Documenti
Il sollecito di invio documenti è una comunicazione formale inviata da un soggetto, come un’azienda, un ente pubblico o un professionista, a un altro soggetto, come un cliente, un dipendente o un partner commerciale, con l’obiettivo di ricordare e richiedere la consegna di documenti necessari per completare una determinata procedura o progetto. Questo tipo di comunicazione è essenziale per garantire che tutte le parti coinvolte rispettino le scadenze stabilite e che i processi amministrativi o operativi possano proseguire senza intoppi.
La struttura di un sollecito di invio documenti deve essere chiara e precisa, iniziando con un saluto formale che si rivolge direttamente al destinatario. È importante identificare immediatamente lo scopo della lettera, specificando quali documenti sono richiesti e perché sono necessari. Per esempio, potrebbe trattarsi di documenti fiscali per la chiusura dell’anno contabile, certificati medici per la gestione delle assenze di un dipendente o contratti firmati per finalizzare una collaborazione commerciale.
Nel corpo della comunicazione, è utile fornire un contesto che spieghi l’importanza dei documenti richiesti e le conseguenze del loro mancato invio entro la scadenza stabilita. Questo può includere l’impatto sui tempi di elaborazione, eventuali ritardi nei progetti o complicazioni legali. È altrettanto importante indicare chiaramente la data entro la quale i documenti devono essere inviati, offrendo eventualmente istruzioni su come e dove inviarli, ad esempio tramite email, posta tradizionale o attraverso una piattaforma online specifica.
Un sollecito efficace dovrebbe anche esprimere disponibilità a fornire assistenza in caso di difficoltà nel reperire o inviare i documenti richiesti. Questo può includere l’offerta di supporto tecnico, l’indicazione di contatti utili o la possibilità di prorogare la scadenza in circostanze particolari. Concludere la comunicazione con un ringraziamento per la collaborazione e un saluto cordiale contribuisce a mantenere un tono positivo e professionale, favorendo una risposta tempestiva e collaborativa da parte del destinatario.
Infine, è consigliabile includere eventuali riferimenti a comunicazioni precedenti o a normative che giustificano la richiesta, per dare maggiore peso e urgenza al sollecito. La chiarezza, la cortesia e la precisione nelle informazioni fornite sono elementi chiave per assicurare che il destinatario comprenda l’importanza della richiesta e agisca di conseguenza.
Esempio Sollecito Invio Documenti
[MODELLO 1 — SOLLECITO GENERICO INVIO DOCUMENTI (primo sollecito, tono cordiale)
Oggetto: Sollecito invio documenti — _________________________ (indicare pratica / riferimento / contratto / periodo)
Gentile _________________________, egregio _________________________ / Spettabile _________________________,
con la presente ci permettiamo di richiamare cortesemente la Sua / Vostra attenzione sulla necessità di trasmettere al nostro ufficio / studio la documentazione di seguito indicata, la cui consegna risulta ad oggi ancora pendente.
Come già comunicato in data ______________________ a mezzo (e-mail / telefono / lettera / PEC / verbalmente), i documenti in questione sono necessari per (indicare la finalità: es. “il completamento della pratica relativa a _______________________”, “il rispetto della scadenza del _____________”, “la predisposizione di _______________________”, “l’avanzamento delle attività di cui all’incarico del _____________”).
I documenti richiesti sono i seguenti:
____________________________
(elencare con precisione: es. “fatture attive e passive relative al periodo –”, “copia del documento di identità in corso di validità”, “visura camerale aggiornata”, “contratto di locazione registrato”, “modello _______ firmato”, ecc.)
La preghiamo / Vi preghiamo di trasmettere la documentazione sopra indicata entro e non oltre il ______________________, preferibilmente a mezzo (e-mail all’indirizzo _________________________ / PEC all’indirizzo _________________________ / consegna diretta presso i nostri uffici / posta raccomandata).
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o per fornire assistenza nella raccolta dei documenti richiesti. La invitiamo a contattarci ai recapiti sopra indicati qualora vi fossero difficoltà o impedimenti.
In attesa di un Suo / Vostro cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.
(firma) _________________________ (nome e qualifica) _________________________ (denominazione studio / ufficio / azienda)
MODELLO 2 — SECONDO SOLLECITO INVIO DOCUMENTI (tono fermo, con termine perentorio)
SECONDO SOLLECITO INVIO DOCUMENTI
Oggetto: Secondo sollecito — mancata trasmissione documenti relativi a _________________________ — termine perentorio
Rif.: nostra comunicazione del ______________________ — Prot. / Rif. n. _____________ (se disponibile)
Egr. Sig. / Spettabile _________________________,
con la presente, facendo seguito alla nostra precedente comunicazione del ______________________, rimasta senza riscontro, torniamo a sollecitare la trasmissione della documentazione di seguito indicata, ancora non pervenuta al nostro ufficio.
Come già rappresentato, i documenti in questione sono indispensabili per (indicare la finalità: es. “la predisposizione della dichiarazione dei redditi per l’anno “, “il completamento della pratica n. _____”, “il rispetto della scadenza del _____________”, “l’adempimento degli obblighi previsti dal contratto del ______________________”), e il loro mancato ricevimento nei tempi previsti sta causando (es. “un ritardo nelle lavorazioni”, “il rischio di non rispettare la scadenza fiscale del ______________________”, “l’impossibilità di procedere all’esecuzione dell’incarico”).
I documenti richiesti, ancora mancanti, sono:
__________________________________
Alla luce di quanto sopra, Le / Vi chiediamo di provvedere all’invio entro e non oltre il ______________________, improrogabilmente, utilizzando il canale di trasmissione di seguito indicato: (e-mail _________________________ / PEC _________________________ / consegna a mano presso i nostri uffici previo appuntamento).
Ci teniamo a precisare che il mancato invio dei documenti entro il termine sopra indicato (scegliere l’ipotesi applicabile):
(A — adempimento fiscale) potrebbe determinare l’impossibilità di rispettare la scadenza prevista dalla normativa vigente, con conseguente rischio di applicazione di sanzioni amministrative a carico del soggetto obbligato.
(B — incarico professionale / contratto) non consentirà di procedere nell’esecuzione dell’incarico / del contratto, con riserva di addebitare al committente i costi e i danni eventualmente derivanti dal ritardo, ai sensi di quanto concordato nell’accordo del ______________________.
(C — procedimento amministrativo) comporterà la necessità di procedere d’ufficio sulla base della documentazione disponibile, con possibile pregiudizio per gli interessi del destinatario.
Restiamo naturalmente disponibili a chiarire qualsiasi aspetto della presente richiesta. Per fissare un appuntamento o per chiarimenti urgenti, è possibile contattarci al numero _________________________ o all’indirizzo _________________________.
Distinti saluti.
(firma) _________________________ (nome e qualifica) _________________________ (denominazione studio / ufficio / azienda)
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MODELLO 3 — SOLLECITO DOCUMENTI DA STUDIO PROFESSIONALE A CLIENTE (commercialista / consulente / avvocato)
Oggetto: Sollecito trasmissione documentazione — _________________________ — scadenza ___________________________
Gentile Cliente,
con la presente lo / la informiamo che allo stato attuale non abbiamo ancora ricevuto parte della documentazione necessaria per completare gli adempimenti a Lei / a Voi riferibili in scadenza il ______________________.
Nello specifico, mancano ancora i seguenti documenti relativi al periodo / pratica _________________________:
(es. “fatture attive e passive -“, “estratti conto bancari”, “documentazione relativa a spese deducibili”, “deleghe / moduli firmati”, “visura aggiornata”, “atto / contratto di _________________________”, ecc.)
Come noto, la corretta esecuzione dell’incarico affidatoci con lettera d’incarico del ______________________ è subordinata alla tempestiva trasmissione di tali atti da parte del Cliente. Come ribadito anche dalla giurisprudenza della Corte di Cassazione, il professionista incaricato non ha obbligo di reperimento autonomo della documentazione del Cliente, che è tenuto a mettere il professionista nelle condizioni di espletare il proprio incarico. La mancata consegna nei termini utili potrebbe pertanto determinare l’impossibilità di rispettare le scadenze previste e il rischio di sanzioni amministrative a carico del soggetto obbligato, dei quali lo Studio non potrà essere ritenuto responsabile.
La invitiamo pertanto a trasmettere la documentazione mancante entro e non oltre il ______________________, preferibilmente a mezzo (PEC all’indirizzo _________________________ / e-mail a _________________________ / consegna diretta in studio previo appuntamento / caricamento sul portale _________________________ ).
Qualora la documentazione non potesse essere raccolta entro il termine indicato, La invitiamo a contattarci immediatamente al numero _________________ per valutare insieme una soluzione alternativa e, se necessario, concordare la presentazione di (es. “dichiarazione con riserva di integrare”, “istanza di proroga”, “comunicazione preventiva all’ente”).
Resto / Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o assistenza nella raccolta della documentazione.
Distinti saluti.
(firma del professionista) Dott. / Avv. / Ing. / Arch. _________________________ _________________________ (qualifica e numero iscrizione all’Ordine / Albo)
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MODELLO 4 — DIFFIDA FORMALE INVIO DOCUMENTI (terzo e ultimo sollecito — tono diffida, prima di azioni legali)
Oggetto: DIFFIDA AD ADEMPIERE — mancata trasmissione documentazione richiesta — ultimo termine perentorio — riserva di adire le competenti sedi
Rif.: comunicazioni del ______________________ e del ______________________
Il/La sottoscritto/a _________________________, in proprio / in qualità di _________________________ della _________________________ con sede in _________________________, P.IVA _______________________,
PREMESSO CHE:
in data ______________________ veniva richiesta — con comunicazione formalmente trasmessa a mezzo (e-mail / PEC / raccomandata / a mano) — la consegna della seguente documentazione:
_____________________________
(specificare con esattezza: tipologia, periodo di riferimento, numero di documenti o atti, format richiesto, ecc.)
nonostante il termine per la consegna fosse fissato al ______________________, ad oggi la documentazione non è stata trasmessa neppure parzialmente / è stata trasmessa solo in parte (mancano: _________________________);
in data ______________________ veniva inviato un secondo sollecito, rimasto anch’esso senza riscontro;
il mancato ricevimento della documentazione richiesta (scegliere):
impedisce il corretto espletamento dell’incarico / del contratto del ______________________;
ostacola il rispetto di scadenze fiscali / amministrative / legali con conseguente rischio di sanzioni;
causa danni diretti e indiretti quantificabili in (indicare se possibile) _________________________;
TANTO PREMESSO,
il/la sottoscritto/a DIFFIDA FORMALMENTE _________________________ ad adempiere, provvedendo alla trasmissione integrale della documentazione sopra indicata entro e non oltre _____ giorni dalla ricezione della presente e comunque entro il ______________________ improrogabilmente, mediante (PEC all’indirizzo _________________________ / raccomandata / consegna a mano con rilascio di ricevuta scritta).
Si avverte che, decorso inutilmente il suddetto termine senza che la documentazione sia pervenuta, il/la scrivente si riserva di:
(A — azione legale) agire nelle competenti sedi giudiziarie per ottenere l’ordine di consegna dei documenti, nonché il risarcimento di tutti i danni — patrimoniali e non — derivanti dal ritardo e dall’inadempimento, incluse le spese legali;
(B — risoluzione contratto) dichiarare risolto di diritto il rapporto contrattuale / di incarico del ______________________, ai sensi dell’art. 1454 c.c., con riserva di agire per il risarcimento dei danni e la restituzione di quanto eventualmente corrisposto;
(C — segnalazione all’Ordine / ente di vigilanza — per professionisti) segnalare il comportamento all’Ordine professionale / all’ente di vigilanza competente, per le valutazioni di competenza in relazione agli obblighi deontologici di correttezza e cooperazione;
(D — adempimento in danno) procedere all’acquisizione dei documenti necessari tramite soggetto terzo / in via alternativa, con addebito al destinatario di tutti i costi sostenuti.
La presente comunicazione è inviata senza pregiudizio di ogni ulteriore diritto e ragione, che si intendono espressamente riservati.
(firma) _________________________ (nome e qualifica) _________________________ (denominazione studio / ufficio / azienda)
Allegati: ☐ Copia della comunicazione originale del ______________________ ☐ Copia del secondo sollecito del ______________________ ☐ Copia del contratto / lettera di incarico / accordo ☐ Elenco dettagliato dei documenti richiesti e non pervenuti
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Modello Sollecito Invio Documenti Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello sollecito invio documenti da scaricare. Il modulo sollecito invio documenti compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera sollecito invio documenti può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Sollecito Invio Documenti PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile sollecito invio documenti PDF editabile.
