In questa pagina è possibile trovare un fac simile contratto ufficio stampa da scaricare e compilare.
Indice
Contratto di Ufficio Stampa
Il contratto di ufficio stampa è un accordo formale stipulato tra un cliente, come un’azienda o un professionista, e un’agenzia specializzata nella gestione delle relazioni con i media. Questo tipo di contratto regola i servizi che l’agenzia fornisce per curare e promuovere l’immagine del cliente attraverso canali di comunicazione tradizionali e digitali, con l’obiettivo di accreditare l’azienda sul mercato e costruire una presenza efficace nei media.
La finalità di questo accordo è di definire con chiarezza i compiti dell’agenzia, le responsabilità del cliente e le modalità di collaborazione tra le parti. Nello specifico, il contratto serve a dettagliare gli obblighi reciproci, garantendo trasparenza e prevedendo termini chiari per la gestione operativa delle attività.
Un aspetto centrale è la sezione Oggetto, dove vengono elencati i servizi che l’agenzia si impegna a svolgere. I servizi includono consulenza strategica, redazione di comunicati stampa, gestione dei rapporti con i media, organizzazione di interviste e attività di accreditamento presso giornalisti, oltre alla creazione di contenuti testuali e iconografici. Tali attività sono solitamente specificate in un allegato, che diventa parte integrante del contratto e funge da dettaglio operativo.
La durata del contratto rappresenta un’altra informazione chiave. Viene stabilita una decorrenza iniziale con termine prefissato e, in assenza di disdetta, il contratto può prevedere un rinnovo automatico per ulteriori periodi. La clausola sul recesso indica le modalità e i tempi con cui ciascuna parte può recedere, garantendo flessibilità ma anche protezione reciproca.
Un elemento fondamentale riguarda il compenso, che deve essere chiaramente definito sia nella cifra complessiva che nelle modalità di pagamento. Il contratto specifica inoltre che eventuali spese straordinarie, come trasferte o materiali di rappresentanza, saranno fatturate a parte previa autorizzazione scritta del cliente. Questo aspetto permette di delineare con precisione i costi aggiuntivi rispetto alle attività ordinarie previste.
Le modalità di esecuzione descrivono nel dettaglio come l’agenzia svolgerà il lavoro: dall’individuazione delle tematiche più efficaci alla gestione dei comunicati stampa, che devono essere sempre preventivamente autorizzati dal cliente. La collaborazione tra le parti assume un ruolo centrale in questa sezione, poiché solo attraverso uno scambio costante di informazioni e contenuti si può assicurare un lavoro in linea con le aspettative e gli obiettivi del cliente.
Il contratto di ufficio stampa prevede anche una sezione dedicata alle obbligazioni reciproche. Da un lato, il cliente deve fornire tempestivamente documentazione, materiali grafici e informazioni necessarie per l’attività di comunicazione. Dall’altro, l’agenzia si impegna a lavorare in esclusiva con il cliente per evitare conflitti di interesse con competitor diretti, assicurando trasparenza e correttezza nella gestione del mandato.
Per situazioni particolari, come la violazione di obblighi da parte dell’agenzia, il contratto prevede clausole di risoluzione e recesso. Per esempio, se l’agenzia dovesse fornire servizi a un’azienda concorrente, il cliente ha diritto a richiedere la risoluzione immediata del contratto e può ottenere una penale. Tali clausole tutelano il cliente da comportamenti non conformi alle aspettative contrattuali.
Un’altra parte fondamentale riguarda la riservatezza. Entrambe le parti si impegnano a non divulgare informazioni sensibili o riservate che emergono durante il mandato. Questa clausola ha una durata che si estende anche successivamente alla cessazione del contratto, proteggendo così il patrimonio informativo del cliente.
Infine, le disposizioni finali includono specifiche sul foro competente in caso di controversie e stabiliscono che il contratto sostituisce qualsiasi accordo precedente, verbale o scritto. Questo garantisce che le parti facciano riferimento unicamente ai termini e alle condizioni contenute nel documento firmato.
Il contenuto del contratto si completa con l’allegato, dove vengono descritte nel dettaglio tutte le attività operative che l’agenzia si impegna a svolgere. L’allegato include la fase preparatoria, come l’aggiornamento della lista dei media e la definizione delle tematiche chiave, e le attività continuative, come la gestione delle comunicazioni personalizzate, l’organizzazione di interviste e la valorizzazione della presenza del cliente su stampa, TV e social media.
Esempio di Contratto Ufficio Stampa
Di seguito è possibile trovare un esempio di contratto ufficio stampa.
Tra
la società ……, con sede a …… (……) in via …… n. ……, cap ……, codice fiscale e partita Iva ……, PEC ……, nella persona del suo legale rappresentante sig. ……. (di seguito più brevemente denominata “Cliente”)
e
la società ……, con sede a …… (……) in via …… n. ……, cap ……, codice fiscale e partita Iva ……, PEC ……, nella persona del suo legale rappresentante sig. ……. (di seguito più brevemente denominata “Agenzia”)
premesso che
• il Cliente intende affidare a terzi le relazioni con i media al fine di accreditarsisul mercato …… come player di riferimento nel settore del …….;
• l’Agenzia è una agenzia di comunicazione in possesso dei requisiti di autonomia, di organizzazione di mezzi, di personale qualificato e di esperienza necessari per curare le relazioni con i media per conto dei propri clienti.
Tutto ciò premesso si stipula e si conviene quanto segue:
1) Premesse. Le premesse sono parte integrante del presente contratto.
2) Oggetto. Il Cliente conferisce all’Agenzia, che accetta, l’incarico di fornire consulenza e servizi nelle aree ufficio stampa e relazioni pubbliche (di seguito più brevemente e cumulativamente denominate “Servizio”); il contenuto del Servizio è dettagliatamente specificato nel documento allegato (di seguito più brevemente denominato “Allegato”), che costituisce parte integrante del presente contratto.
3) Decorrenza e durata. Il contratto ha efficacia dal …… al ……, e si intende tacitamente rinnovato per un ulteriore anno, e così di seguito ad ogni ulteriore scadenza, salvo disdetta di una delle parti da spedire alla controparte tramite raccomandata AR o PEC con almeno ……. mesi di anticipo .
4) Compenso e modalità di pagamento. Per le attività indicate in Allegato il compenso annuale riconosciuto all’Agenzia è pari ad € ……. (euro …….), oltre Iva nella misura di legge, da pagare con le seguenti modalità: …….
Viaggi, trasferte, spese di rappresentanza e ogni altra voce che non rientri nella normale attività di ufficio stampa verranno fatturate a parte solo qualora preventivamente autorizzate. Ogni evento e/o progetto speciale che non rientri nelle attività espressamente indicate in Allegato sarà oggetto di fatturazione separata, previa approvazione scritta del relativo preventivo.
5) Modalità di esecuzione. L’Agenzia gestirà direttamente le relazioni con i media, per accreditare il Cliente e la sua immagine aziendale presso la stampa generalista e di settore, con focalizzazione sui temi ……. Le parti sono tenute a collaborare per individuare e condividere i temi e i contenuti di volta in volta più efficaci per sensibilizzare la stampa.
Ogni comunicato stampa ed ogni notizia diffusa dall’Agenzia relativamente al Cliente e/o aisuoi prodotti/servizi, dovrà essere preventivamente autorizzata dal Cliente stesso; anche nel caso in cui l’urgenza rendesse impossibile il rispetto dei termini concordati, ogni comunicato/notizia dovrà comunque, prima di essere inviato alla stampa, essere espressamente approvato dal Cliente.
Le attività in concreto svolte dall’Agenzia, sia nella fase preparatoria che in quella successiva, sono specificate in Allegato. Nel caso in cui il Cliente faccia o farà parte di un gruppo aziendale, l’Agenzia è tenuta a raccordarsi con le attività di ufficio stampa svolte dalle altre aziende del gruppo.
Il team di lavoro dedicato dall’Agenzia all’esecuzione del presente contratto sarà composto da ……; eventuali modifiche al team verranno preventivamente concordate con il Cliente.
6) Obbligazioni e dichiarazioni del Cliente. Salvo diversi accordi,sarà cura del Cliente dare conferma scritta anche tramite e-mail dell’autorizzazione alla pubblicazione entro …… giorni lavorativi prima della data di pubblicazione stessa.
Il Cliente si impegna a fornire all’Agenzia tutta la documentazione e le informazioni a supporto dell’attività di ufficio stampa, quali ad esempio file contenenti la riproduzione grafica di loghi e marchi del Cliente,schede illustrative dei prodotti/ servizi forniti dal Cliente, notizie in anteprima circa il lancio di nuovi prodotti/ servizi, ricerche e whitepaper.
7) Obbligazioni e dichiarazioni dell’Agenzia. L’Agenzia dichiara di non fornire, al momento della sottoscrizione del presente contratto, attività analoghe al Servizio a favore di terzi che siano in diretta concorrenza col Cliente; parimenti, per tutta la durata del contratto l’Agenzia si impegna a non fornire attività analoghe al Servizio a favore di terzi che siano in diretta concorrenza col Cliente. Eventuali aziende collegate al Cliente non sono considerate terzi.
L’Agenzia si impegna altresì ad informare tempestivamente il Cliente nel caso in cui un preesistente Cliente dell’Agenzia entri nel settore del ……, diventando concorrente del Cliente.
L’Agenzia si impegna a trasmettere al Cliente, entro …… giorni lavorativi prima della data di diffusione di ogni comunicato/notizia, il testo per l’approvazione definitiva.
8) Risoluzione e recesso. Il Cliente può recedere anticipatamente dal contratto, senza penale alcuna per le parti, qualora un preesistente Cliente dell’Agenzia diventi a posteriori concorrente del Cliente.
Il Cliente ha facoltà di far valere la risoluzione di diritto del contratto ex art. 1456 c.c. qualora l’Agenzia, in violazione degli impegni presi, fornisca attività analoghe al Servizio a favore di terzi che siano in diretta concorrenza col Cliente. In tal caso l’Agenzia dovrà pagare al Cliente una penale pari a …….
9) Trattamento dei dati personali. Nello svolgimento del mandato l’Agenzia si impegna (a) ad operare con la massima diligenza e nel rispetto della legge, (b) a mantenere strettamente riservate le informazioni relative al Cliente ed alle aziende ad esso collegate, (c) a non divulgarle se non nei tempi e modi concordati con il Cliente. Tali impegni di riservatezza permangono per …… mesi successivi alla cessazione del contratto. Le parti si dichiarano di essere informate e si prestano il reciproco consenso al trattamento dei rispettivi dati ai sensi del Testo unico della privacy .
10) Disposizioni finali. Il presente contratto, assoggettato alla legge italiana, estingue e sostituisce qualsiasi eventuale precedente accordo anche verbale fra le parti e avente analogo oggetto. Eventuali modifiche al presente contratto hanno effetto solo se confermate per iscritto.
Le Parti dichiarano di ritenere e qualificare le obbligazioni assunte dall’Agenzia come prestazioni d’opera intellettuale, ancorché svolte in forma societaria; resta pertanto inteso che al presente contratto si applicheranno le norme e i principi del Codice civile in tema di professioni intellettuali (art 2229 e ss.), ivi incluse le disposizioni in materia di diligenza e responsabilità professionale.
11) Controversie e Foro competente. Le controversie che dovessero sorgere in relazione all’applicazione del presente contratto, o comunque connesse all’esecuzione, interpretazione o violazione del medesimo, sono devolute alla esclusiva giurisdizione del Foro di ……. .
Letto, firmato e sottoscritto.
Luogo ……., data ……..
L’Agenzia
Il Cliente
Si sottoscrivono espressamente e si intendono specificamente approvate, a norma degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, le condizioni di cui agli articoli 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 e 11.
L’Agenzia
Il Cliente
Allegato
Contenuto del Servizio:
Fase preparatoria
• aggiornamento media list: stampa (quotidiani, settimanali e mensili business, comunicazione), online (quotidiani, comuni- cazione, blog), contenitori radio e tv, stampa specializzata
• individuazione tematiche e key-message a fronte di un brief con i referenti e dell’analisi della documentazione ricevuta dal Cliente
• attività continuativa di individuazione di possibili occasioni di comunicazione presso i referenti media più vicini a l’Agenzia
Accreditamento presso la stampa
• interviste one-to-one
• inserimento del management all’interno di articoli/servizi di scenario
• supporto nell’ideazione e diffusione di materiale iconografico e video
Servizi
• comunicazioni personalizzate per target di utenza e per tema
• interviste in esclusiva sempre per temi e per temporalità
• invio periodico a testate di attualità (area ……) dei risultati delle ricerche prodotte dal Cliente
• predisposizione e invio invito ai giornalisti per ottenerne la presenza ad eventuali eventi e/o convegni
• gestione del profilo social …… di …… con un aggiornamento almeno ……
Consulenza
• predisposizione dei testi destinati alla stampa, redatti con tagli differenti a seconda del destinatario (cartella stampa, press release, materiale di background, ecc.) e inoltro del materiale stampa ai giornalisti e agli opinion maker
• gestione dei contatti con le diverse testate in maniera proattiva, per la promozione di interviste o di contributi editoriali
• incontri con la stampa (area ……) sul tema dell’andamento del mercato del ……
• valorizzazione della partecipazione ad eventuali eventi/convegni relativi a ……
• valorizzazione di attività di comunicazione (es. case history)
• supporto nell’ideazione (esclusa la realizzazione) di indagini di mercato a tema, con comparazioni internazionali
• ideazione (esclusa la realizzazione) di partecipazione innovativa a eventi o convegni, per moltiplicare la presa sui giornalisti
• amplificazione sui media delle attività corporate (es. nuove nomine, apertura di nuove sedi, risultati economici, ecc.)
• mini incontri con giornalisti o blogger
Modello Contratto Ufficio Stampa Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello contratto ufficio stampa da scaricare. Il modulo contratto ufficio stampa compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile contratto ufficio stampa può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Contratto Ufficio Stampa PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile contratto ufficio stampa PDF editabile.
