In questa pagina è possibile trovare un fac simile comunicazione ai clienti dimissioni dipendente da scaricare e compilare.
Indice
Comunicazione Ai Clienti Dimissioni Dipendente
Comunicare ai clienti le dimissioni di un dipendente è un passaggio delicato che richiede chiarezza, coerenza e attenzione alla continuità operativa. L’obiettivo non è spiegare perché la persona lascia, ma rassicurare subito su come prosegue il servizio e su chi sarà il referente da contattare. La sequenza corretta parte dall’interno: definisci con HR e management la data dell’ultimo giorno, il piano di passaggio di consegne e il nuovo assetto di contatti, poi avvisa i clienti strategici con una telefonata o una breve call, quindi invia un messaggio scritto di riepilogo. Per tutti gli altri clienti è sufficiente una comunicazione via email, mentre i clienti dormienti o senza attività aperte possono essere informati solo quando riattivano il rapporto.
Il tempismo incide sulla qualità della transizione. È preferibile comunicare tra cinque e dieci giorni prima dell’uscita effettiva, così da consentire l’affiancamento e il passaggio dei dossier; se l’uscita è immediata, la priorità diventa indicare un team o un indirizzo condiviso che copra il perimetro del collega uscente fino alla nomina del sostituto. Quando non è ancora individuato un referente stabile, spiega che la gestione è affidata al team e che il nominativo dedicato verrà comunicato entro una certa data, evitando promesse che non puoi mantenere.
Il contenuto del messaggio deve restare essenziale e professionale. Indica la data di cessazione, ribadisci che gli standard di servizio e le scadenze non cambiano, presenta il nuovo contatto con nome, ruolo, email e telefono e invita il cliente a usare da subito quel canale. Se esiste un periodo di affiancamento, chiarisci che l’uscente supporterà il subentrante per assicurare continuità; se l’uscita è già avvenuta, specifica che la copertura è garantita dal team. Evita dettagli personali sulle cause delle dimissioni, giudizi o commenti, e mantieni un tono sobrio e costruttivo.
La conformità privacy va gestita con scrupolo. Imposta un messaggio di risposta automatica sulla casella dell’uscente che indichi il nuovo referente, disattiva la casella entro tempi coerenti con le tue policy interne, evita inoltri indiscriminati della posta verso terzi senza una base giuridica e segui le istruzioni del DPO per la gestione di rubrica, file e dispositivi. Ricorda che l’aggiornamento di firme email, CRM, gruppi di distribuzione, portali clienti e sistemi di ticketing deve avvenire prima dell’invio della comunicazione, altrimenti i clienti troveranno contatti non funzionanti e canali non allineati.
Anche la scelta del canale fa la differenza. Per i key account privilegia una chiamata iniziale del responsabile, utile a recepire eventuali preoccupazioni e a fissare un breve allineamento operativo; a seguire invia un’email di conferma che riporti gli stessi elementi chiave. Per la clientela ordinaria è sufficiente un’email chiara inviata dal mittente aziendale o dal nuovo referente, possibilmente usando un modello approvato da HR e legale per assicurare coerenza tra reparti e filiali.
In presenza di scenari particolari occorre modulare il messaggio. Se il preavviso consente affiancamento, sottolinea che i due colleghi lavoreranno in parallelo fino a una certa data; se l’uscita è improvvisa, comunica che le richieste vengono gestite dal team con un indirizzo condiviso e offri subito una finestra di incontro per mettere in sicurezza progetti e scadenze; se è in corso una gara o un’attività critica, proponi al cliente un breve checkpoint per confermare responsabilità, milestone e canali di escalation.
Gli errori più frequenti sono la comunicazione tardiva o non coordinata, l’uso di toni emotivi o di dettagli sulla sfera personale, la mancanza di un referente immediatamente operativo, l’assenza di un piano di copertura nelle prime settimane e l’invio di messaggi incoerenti da parte di persone diverse.
Esempio di Comunicazione Ai Clienti Dimissioni Dipendente
Modello generico
Oggetto: Comunicazione dimissioni di [NOME COGNOME]
Gentile [NOME/REFERENTE CLIENTE],
la informiamo che il/la nostro/a collega [NOME COGNOME] ha rassegnato le proprie dimissioni e cesserà la collaborazione con [NOME AZIENDA] in data [DATA ULTIMO GIORNO]. La qualità e la continuità del servizio restano la nostra priorità: per qualunque esigenza può scrivere a [EMAIL TEAM] o contattare [TEL TEAM].
La ringraziamo per l’attenzione e restiamo a disposizione.
Cordiali saluti,
[NOME E COGNOME MITTENTE] – [RUOLO]
[NOME AZIENDA] – [CONTATTI]
Modello con nuovo referente immediato
Oggetto: Nuova referenza operativa a seguito delle dimissioni di [NOME COGNOME]
Gentile [NOME/REFERENTE CLIENTE],
le dimissioni di [NOME COGNOME], efficaci dal [DATA ULTIMO GIORNO], comportano un aggiornamento del referente per [progetto/servizio]. Da subito il suo contatto operativo è [NOME COGNOME NUOVO REFERENTE], [RUOLO], raggiungibile a [EMAIL NUOVO REFERENTE] e [TEL NUOVO REFERENTE]. Il passaggio di consegne è stato organizzato per garantire piena continuità su attività in corso e scadenze.
Resto a disposizione per ogni necessità.
Un saluto cordiale,
[NOME E COGNOME MITTENTE] – [RUOLO]
[NOME AZIENDA] – [CONTATTI]
Modello con preavviso e affiancamento
Oggetto: Transizione operativa – dimissioni di [NOME COGNOME] e periodo di affiancamento
Gentile [NOME/REFERENTE CLIENTE],
la informiamo che [NOME COGNOME] ha presentato le dimissioni; resterà in servizio fino al [DATA FINE PREAVVISO] per completare il passaggio di consegne su [progetto/ambito]. Durante questo periodo [NOME COGNOME NUOVO REFERENTE] sarà affiancato/a da [NOME USCENTE] per garantire continuità su obiettivi, deliverable e canali di comunicazione. Da [DATA SUBENTRO] le chiediamo di indirizzare le richieste a [EMAIL NUOVO REFERENTE] / [TEL].
Grazie per la collaborazione.
Cordiali saluti,
[NOME E COGNOME MITTENTE] – [RUOLO]
[NOME AZIENDA] – [CONTATTI]
Modello senza sostituzione immediata (gestione tramite team)
Oggetto: Aggiornamento contatti – dimissioni di [NOME COGNOME]
Gentile [NOME/REFERENTE CLIENTE],
a seguito delle dimissioni di [NOME COGNOME] (ultimo giorno [DATA]), nell’attesa di comunicarle il nuovo referente le attività saranno gestite dal team [NOME TEAM] all’indirizzo [EMAIL TEAM] e al numero [TEL TEAM]. Le scadenze pianificate e i livelli di servizio restano invariati; riceverà un’ulteriore comunicazione con il nominativo del referente dedicato entro [DATA STIMATA].
Grazie per la fiducia.
Distinti saluti,
[NOME E COGNOME MITTENTE] – [RUOLO]
[NOME AZIENDA] – [CONTATTI]
Modello per clienti chiave / tono più formale
Oggetto: Comunicazione istituzionale – variazione del team su [PROGETTO/SERVIZIO]
Spett.le [RAGIONE SOCIALE CLIENTE],
con la presente comunichiamo che [NOME COGNOME] lascerà [NOME AZIENDA] con decorrenza [DATA]. La gestione del rapporto proseguirà senza interruzioni sotto il coordinamento di [NOME COGNOME NUOVO REFERENTE], [RUOLO], cui sono stati trasferiti dossier, documentazione e piani operativi relativi a [PROGETTO/SERVIZIO]. I recapiti di riferimento sono [EMAIL NUOVO REFERENTE] e [TEL]; rimangono attivi anche i canali [EMAIL TEAM] / [TEL TEAM] per eventuali escalation.
Rinnoviamo il nostro impegno alla qualità e restiamo a disposizione per un breve allineamento operativo nelle prossime [xx] ore/giorni.
Distinti saluti,
[NOME E COGNOME MITTENTE] – [RUOLO]
[NOME AZIENDA] – [INDIRIZZO] – [P.IVA] – [SITO/CONTATTI]
Fac Simile Lettera di Comunicazione Ai Clienti Dimissioni Dipendente Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello comunicazione ai clienti dimissioni dipendente da scaricare. Il modulo comunicazione ai clienti dimissioni dipendente compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile comunicazione ai clienti dimissioni dipendente può essere convertito in PDF o stampato.
