In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera al sindaco editabile da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Formale al Sindaco Word e PDF
Quanti di noi hanno scritto al proprio comune o alla provincia o alla regione, se non ad un’amministrazione dello stato o comunque ad un ufficio pubblico?
Probabilmente tutti.
Ma con quali risultati?
Avete ottenuto una risposta?
Se sì, vi ha convinto? Ha davvero risposto alle vostre domande ed esigenze?
Questa guida vuole indicarvi la strada migliore per essere efficaci nella comunicazione con la pubblica amministrazione, detta “volgarmente” anche burocrazia, specialmente indicando cosa non fare, da cui discende inevitabilmente cosa fare e come farlo bene.
Per prima cosa, il destinatario o i destinatari della vostra lettera: sceglietelo bene! Mai scrivere a tutto il mondo, dal presidente della repubblica a scendere. Il rischio è quello di ingenerare in chi vi legge due reazioni: 1 – il mittente non sa che pesci prendere; 2 – non è di mia stretta competenza e quindi 3 – non mi sento obbligato a rispondere tempestivamente e con efficienza.
Il rischio ulteriore, poi, è quello di innescare una macchina infernale di corrispondenza tra le amministrazioni coinvolte che non porta quasi mai a nulla di positivo poichè le stesse amministrazioni tenderanno a scriversi tra loro anche a mo’ di scaricabarile e comunque a non scrivere all’unico davvero interessato.
Cioè voi.
Per ciò che riguarda, poi, la redazione della lettera in senso stretto, è bene prestare attenzione a tre concetti essenziali: contenuto, sintesi, forma.
Il contenuto è ciò che vogliamo comunicare, pertanto la chiarezza in questa fase è determinante. E’ utile suddividere la lettera in tre fasi: premessa, esposizione, conclusione.
La premessa richiama il motivo per il quale si sta scrivendo a quella amministrazione in particolare e non ad altre, elencando se possibile la normativa di riferimento o i regolamenti locali.
L’esposizione è la descrizione del problema per il quale si scrive. E’ consigliabile dedicare particolare attenzione alla fase di redazione di questo passaggio al fine di “centrare l’obiettivo”, ovvero arrivare a riportare compiutamente non tanto tutto quello che vorremmo dire sull’argomento, quanto piuttosto il cuore del problema, soffermandosi e sottolineando le informazioni più importanti. Attenzione: più importanti ai fini della comprensione del problema da parte di chi legge, quindi sempre focalizzando il discorso sulla questione di fondo esposta.
La conclusione è essenziale per arrivare alla richiesta vera e propria a chi si scrive. Richiamando brevemente tutto quanto riferito, dovrete esprimere la vostra domanda di intervento all’amministrazione guardando bene alle specifiche competenze che avete citato nella premessa. Insomma, dovete “inchiodare” quell’ente alle proprie responsabilità invitandolo a rispondervi esattamente come vi aspettate.
Per quanto riguarda la sintesi, è utile chiarire un concetto: una pagina si legge con attenzione, due pagine si leggono velocemente, tre pagine si leggono con distrazione.
Detto questo, è superfluo aggiungere altro.
Non è un esercizio semplice, quello della sintesi. Anzi, l’esposizione di concetti o vicende complesse richiede abilità ed esercizio che non tutti hanno in dono e che però si può esercitare con pratica e scrupolo. Molte informazioni possono essere riferite con la stessa efficacia (cioè raggiungendo lo stesso obiettivo) ma con maggiore efficienza (ovvero riducendo il numero di parole).
Infine la forma. Non dovete parlare il “burocratese” per interloquire con gli enti. Evitate se possibile abbreviazioni, frasi lunghe e piene di frasi subordinate, signorie vostre e eccellenze varie che rimandano a retaggi ottocenteschi o del primo novecento.
Al contrario, siate diretti, impersonali, scrivete frasi brevi e concise.
L’uso del computer è evidentemente molto utile per la “pulizia” della grafia e per le utilità connesse (correttore ortografico, per esempio), ma se avete una calligrafia (ovvero una bella grafia) utilizzatela senz’altro, perchè renderà come null’altro la vostra personalità e personalizzerà al massimo la vostra lettera, avvicinandovi maggiormente al vostro destinatario.
Terminata la lettera, ponete luogo e data a sinistra se non li avete già collocati in alto a destra prima degli indirizzi.
Dopo la data, scrivete il vostro nome e cognome, posti in basso a destra e stampigliati di continuo senza parentesi o corsivo. Ponete subito al di sotto la vostra firma.
Non dimenticate mai (errore imperdonabile, non avrete mai risposta!) di riportare i vostri recapiti, anche telefonici, preferibilmente nel piè di pagina, oppure in basso a destra dopo la firma.
Una volta imbustata la vostra lettera, scrivete non solo l’indirizzo del destinatario, ma anche quello vostro, che andrà posto sul retro del lato riservato al destinatario, nella parte alta del lato da incollare.
Esempio Lettera al Sindaco
Modello 1 – Segnalazione disservizio e richiesta intervento
Oggetto: Segnalazione e richiesta intervento su ______________
Spett.le Sindaco del Comune di ______________,
il/la sottoscritto/a ______________, nato/a a ______________ il ______________, C.F. ______________, residente in ______________, via/piazza ______________ n. ______________, recapito ______________, espone quanto segue.
Da tempo si riscontra in zona ______________ (via/piazza/quartiere) il seguente problema: ______________. Tale situazione sta causando ______________ (disagi/rischi/danni) e si è ulteriormente aggravata in data ______________, come da circostanze osservabili ______________.
Con la presente si richiede un intervento dell’Amministrazione comunale, anche mediante ______________ (sopralluogo, ripristino, pulizia, messa in sicurezza, segnaletica, controllo), e la comunicazione delle tempistiche previste per la risoluzione.
Resto a disposizione per fornire ulteriori informazioni e documentazione (foto/segnalazioni pregresse) e chiedo cortesemente un riscontro al seguente recapito: ______________.
Distinti saluti.
Luogo ______________, data ______________
Firma ____________________________
Nome e Cognome ______________
Modello 2 – Richiesta di incontro istituzionale
Oggetto: Richiesta di incontro con il Sindaco su ______________
Spett.le Sindaco del Comune di ______________,
il/la sottoscritto/a ______________, in qualità di ______________ (cittadino/residente/rappresentante di comitato/legale rappresentante di ______________), con sede/residenza in ______________, espone quanto segue.
In relazione a ______________ (tema/criticità/progetto) che interessa ______________ (zona/comunità/categoria), si ritiene opportuno un confronto istituzionale per condividere informazioni, valutare possibili soluzioni e coordinare eventuali iniziative.
Con la presente si chiede, pertanto, la disponibilità a fissare un incontro presso ______________, preferibilmente nelle seguenti date/orari: ______________, oppure secondo altra data da Lei indicata.
Si allega breve nota descrittiva del tema e delle richieste principali: ______________.
Ringraziando per l’attenzione, resto in attesa di gentile riscontro.
Cordiali saluti.
Luogo ______________, data ______________
Firma ____________________________
Nome e Cognome ______________
Recapiti ______________
Modello 3 – Proposta/istanza per progetto o iniziativa locale
Oggetto: Proposta di iniziativa/progetto per ______________
Spett.le Sindaco del Comune di ______________,
il/la sottoscritto/a ______________, C.F. ______________, residente/sede in ______________, in qualità di ______________, sottopone alla Sua attenzione la seguente proposta.
Si propone l’avvio di ______________ (iniziativa/progetto) finalizzato a ______________ (obiettivi), con benefici attesi quali ______________. L’iniziativa potrebbe essere realizzata in ______________ (luogo/area), con modalità operative ______________ e con possibile coinvolgimento di ______________ (associazioni/scuole/enti/partner).
Si richiede al Comune di valutare ______________ (patrocinio, concessione spazi, supporto logistico, cofinanziamento, autorizzazioni), e di indicare l’ufficio competente per l’istruttoria e le eventuali integrazioni necessarie.
Resto disponibile per un incontro tecnico e per fornire un progetto di dettaglio/cronoprogramma/budget: ______________.
Ringraziando per l’attenzione, porgo distinti saluti.
Luogo ______________, data ______________
Firma ____________________________
Nome e Cognome ______________
Recapiti ______________
Modello 4 – Richiesta accesso atti/informazioni (tono formale)
Oggetto: Richiesta di accesso a documenti/informazioni relativi a ______________
Spett.le Sindaco del Comune di ______________,
il/la sottoscritto/a ______________, nato/a a ______________ il ______________, C.F. ______________, residente in ______________, via/piazza ______________ n. ______________, in qualità di ______________, con la presente formula richiesta in merito a ______________.
In particolare, si chiede di poter ottenere copia/visione di ______________ (atti, provvedimenti, determinazioni, concessioni, pareri, progetti, verbali), relativi a ______________ (intervento/area/procedura), per le seguenti finalità: ______________.
Si indicano, per quanto noti, gli estremi utili alla ricerca: ______________ (numero pratica, data, oggetto, ufficio). La documentazione potrà essere inviata al seguente indirizzo PEC/e-mail: ______________, oppure resa disponibile con le modalità previste dall’Ente.
Ringraziando, si resta in attesa di cortese riscontro.
Distinti saluti.
Luogo ______________, data ______________
Firma ____________________________
Nome e Cognome ______________
Modello 5 – Reclamo istituzionale e richiesta risposta protocollata
Oggetto: Reclamo/segnalazione formale su ______________ – richiesta riscontro
Spett.le Sindaco del Comune di ______________,
il/la sottoscritto/a ______________, C.F. ______________, residente in ______________, espone quanto segue con carattere di formale segnalazione.
In data ______________ e in successive occasioni ______________ si sono verificati i seguenti fatti: ______________. Nonostante ______________ (segnalazioni precedenti, interventi parziali, contatti con uffici), la situazione permane e determina ______________ (disagio, pericolo, danno, pregiudizio).
Con la presente si chiede che l’Amministrazione comunale valuti con urgenza ______________ (intervento, controlli, provvedimenti), indicando un referente/ufficio competente e le tempistiche previste. Si richiede inoltre un riscontro scritto e protocollato al seguente indirizzo: ______________.
Si allegano, ove disponibili, elementi documentali a supporto: ______________.
In attesa di riscontro, porgo distinti saluti.
Luogo ______________, data ______________
Firma ____________________________
Nome e Cognome ______________
Recapiti ______________
Modello Lettera al Sindaco Word Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello di lettera al sindaco editabile da scaricare. Il modulo lettera al sindaco compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera al sindaco può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Lettera al Sindaco PDF Editabile
Di seguito è disponibile un modello lettera al sindaco PDF editabile da scaricare.
