In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di circolarizzazione da scaricare e compilare.
Indice
Come si Scrive una Lettera di Circolarizzazione
La lettera di circolarizzazione è uno strumento fondamentale nell’ambito della revisione legale dei conti e rappresenta una delle fonti probative più solide a disposizione del revisore. Per conferma esterna si intende un elemento probativo acquisito come risposta diretta in forma scritta al revisore da parte di un soggetto terzo, il soggetto circolarizzato, in formato cartaceo, elettronico o in altro formato. Il termine “circolarizzazione” descrive efficacemente la natura circolare del processo: la richiesta parte dal revisore, transita attraverso la società revisionata e torna al revisore sotto forma di risposta da parte del terzo interpellato.
La circolarizzazione è strettamente connessa ai principi di revisione internazionali ISA, in particolare agli ISA 500, 505, 330 e 240. Il riferimento normativo principale è l’ISA Italia 505, intitolato “Conferme esterne”, che disciplina le modalità, le responsabilità e i limiti di utilizzo di questa procedura. Per conferma esterna si intende il processo di acquisizione e valutazione degli elementi probativi attraverso una comunicazione diretta di una parte terza, in risposta a una determinata richiesta di informazioni relative ad aspetti di una specifica voce, operazione o informazione che riguardano le asserzioni di bilancio formulate dalla direzione.
Sul piano pratico, la procedura di revisione consiste nella predisposizione di lettere in carta intestata sottoscritte dalla società e contenenti la richiesta di confermare determinate informazioni, con risposta diretta al revisore. È importante sottolineare che le lettere devono essere sempre inviate direttamente dal revisore o dal collegio sindacale, e non dalla società stessa, affinché le risposte pervengano senza intermediazioni e conservino il loro valore probativo. La società revisionata ha il compito di predisporre le lettere su propria carta intestata e farle firmare dal legale rappresentante, ma la gestione dell’intero flusso comunicativo resta in capo al professionista incaricato della revisione.
I soggetti destinatari delle richieste di conferma sono tipicamente i clienti, i fornitori, il consulente legale, il commercialista, il consulente del lavoro e gli istituti di credito. Nel caso delle banche, la prassi professionale prevede che vengano circolarizzate nella totalità dei rapporti intrattenuti, vista la particolare rilevanza e la difficoltà di reperire altrimenti le informazioni necessarie. Per clienti e fornitori, invece, il revisore procede attraverso un campionamento, selezionando un insieme significativo di soggetti in base all’entità dei saldi e al rischio rilevato.
Esistono due modalità principali di richiesta. La procedura positiva consiste nel richiedere una conferma espressa dei creditori, o le eventuali discordanze, direttamente ai clienti selezionati, con il rischio però che il destinatario possa rispondere senza verificare la correttezza delle informazioni. La procedura negativa consiste invece nel richiedere ai debitori di comunicare soltanto le discordanze che dovessero riscontrare rispetto all’importo indicato nella lettera di circolarizzazione. Nella prassi professionale italiana la conferma positiva è di gran lunga la più utilizzata, poiché offre un grado di attendibilità superiore.
L’esito delle lettere di circolarizzazione può essere di tre tipi: i saldi corrispondono, nel qual caso il revisore archivia le lettere con esito positivo tra le carte di lavoro; i saldi non corrispondono ma vengono riconciliati con il supporto della società; oppure i saldi non corrispondono e non sono riconciliati, nel qual caso il revisore deve indagare i motivi della mancata riconciliazione. Qualora non pervenga alcuna risposta entro i termini indicati, il revisore può inviare un sollecito e, successivamente, ricorrere a procedure alternative di verifica, come l’analisi degli incassi successivi alla data di chiusura del bilancio.
Dal punto di vista della privacy, le lettere devono contenere un’informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, chiarendo che i dati comunicati saranno utilizzati esclusivamente per le finalità della revisione legale e conservati nel rispetto delle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente. La presente comunicazione non costituisce in alcun modo un sollecito di pagamento, circostanza che deve essere esplicitamente precisata nel testo per evitare equivoci con il destinatario.
Esempio di Lettera Di Circolarizzazione
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di circolarizzazione.
___________________________ (Nome/Ragione Sociale Società)
Via ___________________________, _____ – _______ ___________________ (___)
C.F./P.IVA: ___________________________
Tel.: ___________________ | PEC: ___________________________________
Spett.le
___________________________
Via ___________________________, _____
_______ ___________________ (___)
PEC: ___________________________________
e p.c. al Revisore Legale / Collegio Sindacale:
___________________________ (Nome o Ragione Sociale del Revisore)
Via ___________________________, _____
_______ ___________________ (___)
PEC: ___________________________________
OGGETTO: Richiesta di conferma saldi ai fini della revisione legale del bilancio al __ /__ /______
Spett.le Società / Egregio Signore / Egregia Signora,
in relazione alla revisione legale del bilancio della scrivente società per l’esercizio chiuso al __ /__ /______, il nostro Revisore Legale / Collegio Sindacale ha richiesto la conferma di alcuni saldi contabili mediante procedura di circolarizzazione, ai sensi del Principio di Revisione Internazionale ISA Italia n. 505.
A tale scopo, Vi preghiamo di voler confermare direttamente al nostro Revisore Legale / Collegio Sindacale, all’indirizzo sopra indicato, il saldo del debito che risulta aperto nei Vostri confronti alla data del __ /__ /______, che dalla nostra contabilità risulta pari a:
Euro ___________________________ (___________________________/00)
(importo in cifre) (importo in lettere)
Vi preghiamo di utilizzare il modulo allegato alla presente e di inviarlo in modo che pervenga entro il __ /__ /______ al seguente indirizzo:
___________________________ (Nome o Ragione Sociale del Revisore)
Via ___________________________, _____
_______ ___________________ (___)
PEC: ___________________________________
e per conoscenza alla scrivente società al seguente indirizzo:
PEC / Fax: ___________________________________
Per Vostra comodità alleghiamo una busta affrancata e indirizzata al nostro Revisore.
La presente comunicazione non costituisce sollecito di pagamento, ma ha esclusivamente finalità di verifica contabile. Vi preghiamo pertanto di rispondere in ogni caso, anche qualora il saldo da Voi riscontrato differisse da quello sopra indicato, specificando le eventuali discordanze.
Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii., Vi informiamo che i dati comunicati saranno utilizzati esclusivamente ai fini della revisione legale del bilancio della scrivente società e saranno trattati e conservati, a cura del Revisore incaricato, in archivi cartacei ed elettronici nel rispetto delle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente. Il conferimento dei dati è necessario per consentire al Revisore di verificare la correttezza dei dati contabili. Si rinvia all’art. 7 del D.Lgs. 196/2003 per i diritti spettanti all’interessato.
Nel ringraziarVi anticipatamente per la cortese collaborazione, porgiamo distinti saluti.
___________________________ (Luogo), __ /__ /______
___________________________
(Il Legale Rappresentante)
___________________________
(Nome e Cognome)
Fac Simile Lettera di Circolarizzazione Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di circolarizzazione da scaricare. Il modulo lettera di circolarizzazione compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di circolarizzazione può essere convertito in PDF o stampato.
