In questa pagina è possibile trovare un fac simile risposta a lettera di circolarizzazione da scaricare e compilare.
Indice
Risposta a Lettera di Circolarizzazione
Ricevere una lettera di circolarizzazione è un’evenienza ordinaria per qualsiasi impresa che intrattenga rapporti commerciali con società soggette a revisione legale dei conti. Capire cosa si riceve, perché lo si riceve e come rispondere correttamente è importante non soltanto per adempiere a una richiesta formale, ma anche per tutelare la propria posizione contabile e contribuire in modo corretto a un processo regolamentato dalla legge.
La lettera di circolarizzazione è una comunicazione ufficiale inviata dal revisore legale o dal collegio sindacale di una società terza, nella quale si chiede al destinatario di confermare il saldo di un rapporto commerciale a una data precisa, solitamente coincidente con la chiusura dell’esercizio fiscale. Si utilizza il termine “circolarizzazione” per indicare che le richieste si ottengono in modo circolare, in quanto ritornano al revisore completate come risposte. La comunicazione non è un sollecito di pagamento né un atto legale in senso stretto: è uno strumento di verifica contabile che il destinatario è invitato a riscontrare con la propria contabilità interna.
Il primo passo al ricevimento della lettera è verificarne attentamente il contenuto. Occorre controllare l’identità della società mittente, il nome del revisore indicato come destinatario della risposta, la data di riferimento del saldo e l’importo indicato. Quest’ultimo andrà confrontato con i propri registri contabili, estratti conto e partitari relativi al rapporto con la società richiedente. È essenziale effettuare questo riscontro con rigore, senza dare per scontata la correttezza dell’importo ricevuto: discrepanze anche di modesta entità meritano di essere segnalate, perché la loro omissione potrebbe compromettere la qualità degli elementi probativi raccolti dal revisore.
La risposta deve essere inviata direttamente al revisore legale o al collegio sindacale, all’indirizzo indicato nella lettera stessa, e non alla società che ha originato la richiesta. Le risposte alle lettere di circolarizzazione dovrebbero sempre pervenire direttamente al sindaco o al revisore, e non tramite la società. Questo aspetto è fondamentale perché garantisce l’indipendenza e l’attendibilità dell’informazione: una risposta che transiti per la società revisionata perderebbe il suo valore probativo agli occhi del revisore.
Nel rispondere, il destinatario può trovarsi di fronte a due scenari. Nel primo, il saldo indicato nella lettera corrisponde a quello risultante dalla propria contabilità: in tal caso è sufficiente confermare l’importo, sottoscrivere il modulo allegato alla lettera con firma del legale rappresentante o di un soggetto autorizzato, apporre il timbro aziendale e rispedire il tutto entro il termine indicato. Nel secondo scenario, il saldo non corrisponde. In questo caso non bisogna omettere la risposta né limitarsi a ignorare la richiesta: al contrario, occorre indicare espressamente le discordanze riscontrate, allegando se possibile la documentazione di supporto come estratti conto, fatture o note di credito che giustifichino la differenza. In assenza di risposta, il revisore, dopo aver verificato la correttezza dell’indirizzo originale, può inviare un’ulteriore richiesta di conferma o sollecito.
È importante rispettare la scadenza indicata nella lettera. La risposta deve pervenire entro al massimo trenta giorni dalla convocazione del consiglio di amministrazione per l’approvazione del progetto di bilancio. n ritardo nella risposta o la mancata risposta non produce conseguenze dirette per il destinatario in termini di responsabilità civile, ma può costringere il revisore ad adottare procedure alternative di verifica e, nei casi più gravi, a esprimere un giudizio sul bilancio con rilievi, con possibili ripercussioni sui rapporti commerciali in essere.
Dal punto di vista della privacy, i dati comunicati in risposta alla circolarizzazione vengono trattati esclusivamente per le finalità della revisione legale, nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 e successive modificazioni. Il destinatario ha diritto di accedere ai propri dati e di esercitare tutti i diritti previsti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
Esempio di Risposta a Lettera di Circolarizzazione
Di seguito è possibile trovare un esempio di risposta a lettera di circolarizzazione.
Il/La sottoscritto/a ___________________________, in qualità di ___________________________ della società ___________________________, con riferimento alla richiesta di conferma saldi pervenuta da ___________________________ (Società mittente):
☐ CONFERMA che il saldo del credito vantato nei confronti di ___________________________ (Società mittente) alla data del __ /__ /______ ammonta a:
Euro ___________________________ (___________________________/00)
☐ NON CONFERMA il saldo indicato e segnala le seguenti discordanze:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Luogo e data: ___________________________, __ /__ /______
Timbro e firma autorizzata: ___________________________
Fac Simile Risposta a Lettera di Circolarizzazione Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello risposta a lettera di circolarizzazione da scaricare. Il modulo risposta a lettera di circolarizzazione compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile risposta a lettera di circolarizzazione può essere convertito in PDF o stampato.
