In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di invito formale a un evento da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Di Invito Formale A Un Evento
La lettera d’invito formale a un evento è un documento scritto utilizzato per richiedere la presenza di una persona, di un’autorità come il sindaco o di un gruppo di persone a un evento specifico. Una lettera d’invito formale è anzitutto un atto di cortesia istituzionale: deve trasmettere la stima di chi invita, rendere appetibile l’evento e fornire al destinatario tutte le informazioni utili a decidere se accettare e in che modo partecipare. Prima di redigerla conviene chiarire quale sia il profilo del destinatario e quale tono risulti più appropriato. A un’autorità pubblica si scriverà con formule di particolare deferenza, a un partner commerciale si preferirà un registro di dignità professionale ma più vicino alla consuetudine d’affari, mentre a un ospite accademico o culturale si potrà aggiungere un tocco di riconoscimento per le sue competenze. In ogni caso la forma deve rimanere lineare, priva di giri di parole, ma con quella misura di solennità che fa percepire il valore dell’invito.
La parte superiore del foglio, stampato su carta intestata o riportante il marchio dell’organizzazione, ospita di regola il luogo e la data di redazione, elementi essenziali per certificare la tempestività della consegna. Subito sotto compare il riferimento personale del destinatario, completo di titolo professionale e recapito: è un indice di riguardo che consente al servizio di corrispondenza di recapitare la missiva senza errori e al lettore di sentirsi individuato con precisione. Dopo il saluto iniziale, un “Egregio” o “Gentile” seguito dal titolo formale e dal cognome, il testo entra nel vivo annunciando il motivo per cui la lettera è stata scritta: la natura dell’evento, il contesto in cui si colloca, le ragioni per cui la presenza dell’invitato è particolarmente gradita. In questa breve sezione si crea il nesso fra le finalità dell’organizzatore e il ruolo che il destinatario potrebbe svolgere, evitando di dilungarsi in dettagli superflui ma offrendo la giusta motivazione. Si passa quindi a delineare le coordinate essenziali: data, orario di inizio, sede con indirizzo completo e, se utile, indicazioni logistiche per il parcheggio o per l’accesso con i mezzi pubblici. Se l’evento prevede segmenti diversi – per esempio un convegno seguito da un cocktail di networking – è opportuno precisare la durata approssimativa di ciascuna parte, in modo che l’ospite possa organizzare la propria agenda. Quando la circostanza lo richiede si può inserire il riferimento al dress code, illustrandolo in poche parole per non dare adito a fraintendimenti: un “abito scuro” in un contesto serale d’affari o un più articolato “tenuta formale da cerimonia” in occasione di una premiazione.
La richiesta di conferma, la c.d. RSVP, va formulata in termini chiari, indicando la scadenza entro cui rispondere e il canale preferenziale – un indirizzo e-mail dedicato, un numero di telefono, un modulo on-line. A quest’altezza del testo è utile aggiungere il nome e il contatto diretto di una persona dell’organizzazione incaricata di risolvere eventuali dubbi: questa figura di riferimento evita passaggi intermedi e facilita l’interlocuzione. Se l’invito prevede la possibilità di estendere la partecipazione a un accompagnatore, la frase va costruita con eleganza, lasciando intendere che si tratta di un’opzione e non di un obbligo.
La chiusura recupera la cordialità istituzionale dell’esordio: un ringraziamento preventivo per l’attenzione, l’espressione di fiducia nella sua presenza e la formula di commiato. Il testo si conclude con il richiamo all’organizzazione, la qualifica del firmatario e la firma autografa, o la firma digitale se il documento viene trasmesso via posta elettronica certificata. Eventuali allegati, come la bozza di programma o la mappa dei parcheggi, devono essere indicati in calce per non sorprendere il lettore con materiale non annunciato.
Nella stesura finale è importante evitare eccessi di enfasi, mantenere l’accordo dei tempi verbali, controllare con cura l’esattezza di nomi, titoli, date e indirizzi. Un invito formale mal formattato, con refusi o sovrapposizioni di informazioni, comunica disorganizzazione e rischia di tradire la promessa di un evento curato nei dettagli. Al contrario, una lettera limpida e coerente porta con sé la stessa eleganza che si desidera far respirare il giorno dell’appuntamento, trasformando la comunicazione preliminare nel primo tassello di un’esperienza memorabile.
Esempio di Lettera Di Invito Formale A Un Evento
Modello 1 – GENERICO
Oggetto: Invito all’evento “[Titolo evento]”
Gentile [Titolo e Cognome],
con viva cordialità La/Li invitiamo a partecipare all’evento indicato in oggetto, che avrà luogo il giorno [data] alle ore [ora] presso [sede e indirizzo completo]. La Sua presenza sarà per noi motivo di particolare soddisfazione, poiché contribuirà a rendere l’incontro un momento di proficuo scambio e condivisione.
L’accoglienza degli ospiti è prevista a partire dalle ore [ora accoglienza]; seguiranno [breve descrizione del programma essenziale]. Per agevolare l’organizzazione La preghiamo di confermare la partecipazione entro [scadenza] all’indirizzo e-mail [rsvp@email] oppure al numero [telefono].
Restiamo a completa disposizione per ogni eventuale ulteriore informazione e nell’attesa di un gradito riscontro porgiamo distinti saluti.
[Ruolo del firmatario]
[Firma]
[Nome e cognome]
[Ente/Organizzazione]
Modello 2 – Azienda: presentazione nuovo prodotto
Oggetto: Invito alla presentazione esclusiva del nuovo prodotto “[Nome]”
Egregio/a [Titolo e Cognome],
abbiamo il piacere di invitarLa alla presentazione in anteprima del nostro nuovo prodotto “[Nome]”, in programma il [data] alle ore [ora] presso la sala conferenze [nome location] in [indirizzo]. L’evento sarà occasione per illustrare le principali innovazioni della linea e per condividere con i nostri partner strategici le opportunità di crescita che ne derivano.
Seguirà un light lunch di networking. La preghiamo di confermare la presenza entro e non oltre [termine] compilando il form al link [URL] oppure tramite e-mail a [rsvp@email].
Certi di poterLa annoverare tra i partecipanti, porgiamo i nostri più cordiali saluti.
[Posizione nel management]
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Società]
[Contatti diretti]
Modello 3 – Università: lectio magistralis
Oggetto: Invito a tenere una lectio magistralis presso l’Università [Nome]
Illustrissimo/a Professore/Professoressa,
il Dipartimento di [Nome Dipartimento] è lieto di invitarLa a tenere una lectio magistralis sul tema “[Titolo della lezione]”, il giorno [data] alle ore [ora] nell’Aula Magna “[Nome]” (campus di [sede]). L’iniziativa inaugura il ciclo di incontri “[Titolo ciclo]”, volto a esplorare le frontiere della ricerca in [disciplina].
La partecipazione di uno/a studioso/a del Suo prestigio rappresenterebbe per studenti e docenti un’occasione di eccezionale valore scientifico. L’Ateneo si farà carico delle spese di viaggio e ospitalità; un programma dettagliato Le sarà trasmesso al ricevimento della Sua gentile disponibilità.
Saremmo grati se volesse comunicarci l’accettazione entro [data] scrivendo a [indirizzo e-mail segreteria] o telefonando al [numero diretto].
Nell’attesa di un Suo cortese riscontro, Le porgiamo i più deferenti saluti.
Il/La Direttore/Direttrice del Dipartimento
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Università]
Modello 4 – Ente non profit: gala di beneficenza
Oggetto: Invito al Gala di Beneficenza “[Nome iniziativa]”
Gentile [Titolo e Cognome],
la Fondazione [Nome] è onorata di invitarLa al Gala di Beneficenza “[Nome iniziativa]”, che si terrà sabato [data] alle ore [ora] presso [location e indirizzo]. Durante la serata verranno presentati i progetti a sostegno di [descrizione causa] e si svolgerà un’asta silenziosa il cui ricavato sarà interamente destinato alle attività sul territorio.
Dress code: abito scuro.
La preghiamo di confermare la Sua partecipazione – e quella dell’eventuale accompagnatore – entro il [termine] scrivendo a [rsvp@email] o contattando la segreteria organizzativa al [numero].
Nel ringraziarLa fin d’ora per l’attenzione e la sensibilità verso i nostri programmi solidali, Le rivolgiamo i più sentiti saluti.
Il/La Presidente
[Firma]
[Nome e Cognome]
Fondazione [Nome]
[Contatti]
Modello Lettera Di Invito Formale A Un Evento Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di invito formale a un evento da scaricare. Il modulo lettera di invito formale a un evento compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di invito formale a un evento può essere convertito in PDF o stampato.
