In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di richiesta spiegazioni da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Di Richiesta Spiegazioni
La lettera di richiesta di spiegazioni è lo strumento con cui il datore di lavoro attiva il contraddittorio previsto dall’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori prima di avviare un eventuale procedimento disciplinare. Si apre citando l’intestazione dell’azienda, l’indicazione del destinatario e la data, elementi che consentono di identificare senza ambiguità le parti coinvolte e di fissare il dies a quo per il decorso dei termini a difesa. Nel corpo del testo occorre descrivere in modo puntuale il fatto contestato: luogo, data, modalità, eventuali fonti di prova e norme interne violate. Tale precisione è indispensabile per rispettare il principio di specificità dell’addebito, che la giurisprudenza reputa essenziale affinché il lavoratore possa utilmente difendersi.
La lettera deve indicare con chiarezza il termine entro cui presentare le giustificazioni, che il contratto collettivo di norma fissa in cinque giorni, e specificare la forma del riscontro, che può consistere in una memoria scritta indirizzata all’ufficio del personale o nella richiesta di audizione assistita da un rappresentante sindacale. È buona prassi fornire anche l’indirizzo PEC o l’ufficio protocollo a cui recapitarla, in modo da rendere agevole la prova dell’avvenuta consegna. Il tono deve restare istituzionale e rispettoso, poiché la richiesta di spiegazioni non costituisce ancora una sanzione ma una fase di garanzia. Nel finale si riafferma che l’azienda valuterà le controdeduzioni prima di assumere ogni decisione, ricordando l’eventuale applicazione delle misure disciplinari previste dal contratto collettivo qualora il lavoratore resti inadempiente o le giustificazioni risultino infondate.
Sul piano formale la comunicazione può essere consegnata a mano con firma per ricevuta, inviata tramite raccomandata o trasmessa via posta elettronica certificata: tutte modalità ritenute idonee a dimostrare la data di ricezione. La scelta dipende dall’urgenza e dall’organizzazione interna, ma è essenziale che la prova della notifica sia certa, perché il mancato rispetto dei tempi invalida l’intero procedimento disciplinare. All’azienda spetta poi verificare che la descrizione dei fatti sia coerente con le risultanze di eventuali indagini interne o segnalazioni, giacché qualunque discrasia può essere sollevata dal lavoratore come vizio di forma.
Una lettera redatta correttamente assolve due funzioni. Tutela il diritto di difesa del dipendente, che potrà addurre circostanze attenuanti, errori procedurali o ragioni di forza maggiore, e mette al riparo l’impresa da future impugnazioni, visto che documenta il rispetto delle garanzie previste dall’ordinamento. Perciò non deve contenere formule generiche o addebiti cumulativi, né lasciare margini di ambiguità sul comportamento contestato. La chiarezza evita fraintendimenti, accelera la definizione della vertenza e riduce il rischio di contenzioso. Se le spiegazioni pervengono, la direzione dovrà valutarle con serietà, motivando in modo congruo l’eventuale sanzione. In caso di omissione il datore potrà procedere, ma dovrà dimostrare la corretta ricezione della richiesta e il decorso del termine, perché la nullità colpisce non solo la sanzione illegittima ma anche quella inflitta senza aver concesso al lavoratore l’effettiva possibilità di difendersi.
Esempio di Lettera Di Richiesta Spiegazioni
MODELLO 1 – LETTERA GENERICA DI RICHIESTA DI SPIEGAZIONI
Oggetto: Richiesta di chiarimenti in merito a [descrizione sintetica]
Gentile [Titolo + Cognome],
con la presente Le chiediamo di fornire, entro e non oltre il termine di [] giorni dal ricevimento, una relazione scritta che illustri le ragioni e le circostanze relative a [riportare in modo puntuale il fatto o la situazione da chiarire], verificatosi/i in data [] presso [luogo/reparto/ufficio].
Le Sue spiegazioni ci consentiranno di valutare correttamente l’accaduto e di adottare le eventuali determinazioni del caso.
Restiamo in attesa del Suo riscontro scritto, da inviarsi a [indirizzo email / PEC / ufficio protocollo].
Cordiali saluti.
[Firma del responsabile]
[Nome e cognome]
[Qualifica]
MODELLO 2 – ASSENZA INGIUSTIFICATA DAL LAVORO
Oggetto: Richiesta di spiegazioni per assenza non giustificata – art. 7 L. 300/1970
Gentile [Cognome],
in riferimento all’assenza registrata nei giorni [date] senza preventiva comunicazione né successiva giustificazione, La invitiamo a fornire per iscritto, entro 5 giorni dal ricevimento della presente, le Sue motivazioni. In mancanza di congruo riscontro saremo costretti a valutare l’adozione delle misure disciplinari previste dal CCNL applicato.
Distinti saluti.
[ Firma e timbro aziendale ]
MODELLO 3 – COMPORTAMENTO CONTRARIO ALLE POLICY AZIENDALI
Oggetto: Richiesta di chiarimenti su presunta violazione del Codice Etico
Gentile [Cognome],
ci è stato segnalato che in data [] Lei avrebbe [descrivere il comportamento: es. divulgato informazioni riservate] in contrasto con il Codice Etico e con il Regolamento aziendale art. [].
La invitiamo pertanto a fornire, entro 7 giorni dalla ricezione, una memoria difensiva contenente le Sue spiegazioni e ogni eventuale documento utile a chiarire la vicenda. In assenza di riscontro procederemo secondo quanto previsto dal sistema disciplinare interno.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Qualifica]
MODELLO 4 – RITARDO/MANCATO RISPETTO DELLE SCADENZE DI LAVORO
Oggetto: Richiesta di spiegazioni per ritardata consegna progetto [nome]
Gentile [Cognome],
il progetto/commessa [titolo] assegnatoLe con ordine di servizio n. [___] doveva essere completato entro il [data]. A tutt’oggi, nonostante i solleciti del [date], il lavoro risulta incompleto.
Le chiediamo di far pervenire, entro e non oltre 3 giorni, una dettagliata relazione che chiarisca i motivi del ritardo e le azioni che intende porre in essere per ultimare l’attività. Tale riscontro ci permetterà di valutare eventuali interventi organizzativi o misure consequenziali.
Distinti saluti.
[Firma]
MODELLO 5 – USO IMPROPRIO O DANNO A BENI AZIENDALI
Oggetto: Richiesta di spiegazioni per danneggiamento del bene aziendale [descrizione]
Gentile [Cognome],
in data [___] è stato riscontrato un danneggiamento al/alla [bene: veicolo, macchinario, computer] a Lei affidato con verbale di consegna del [data].
La invitiamo a fornire, entro 5 giorni, un resoconto scritto circa le circostanze che hanno determinato il danno e, se del caso, a indicare le misure adottate per evitarne il ripetersi.
La mancata risposta sarà valutata ai sensi delle previsioni disciplinari vigenti.
Cordiali saluti.
[Firma del responsabile]
Modello Lettera Di Richiesta Spiegazioni Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di richiesta spiegazioni da scaricare. Il modulo lettera di richiesta spiegazioni compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di richiesta spiegazioni può essere convertito in PDF o stampato.
