In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di richiesta integrazione documenti da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Di Richiesta Integrazione Documenti
Una lettera di richiesta di integrazione documentale serve a “riaprire” formalmente un fascicolo già inoltrato, indipendentemente dal fatto che si tratti di una domanda amministrativa, di un contratto da stipulare, di una pratica bancaria o di una vertenza giudiziale, indicando con precisione quali atti mancano o risultano incompleti e fissando un termine per la loro produzione. Dal punto di vista giuridico svolge tre funzioni: interrompe l’inerzia della parte inadempiente, assegnandole un dies ad quem; cristallizza la prova del contenuto richiesto, così da evitare contestazioni su presunte richieste generiche; crea, per chi la invia, una “copertura procedurale” che potrà tornare utile se il procedimento dovesse sfociare in un rigetto, in una risoluzione contrattuale o in una sanzione.
Nell’ambito della pubblica amministrazione trova fondamento nell’articolo 6 della legge 241/1990, che obbliga l’ufficio a richiedere integrazioni entro un termine ragionevole e, decorso quello, a pronunciare il provvedimento anche in assenza dei documenti mancanti. In materia di contratti tra privati, la lettera è lo strumento con cui una parte adempiente mette la controparte nelle condizioni di completare il dossier dimostrativo prima di invocare la clausola risolutiva o la sospensione dell’esecuzione. Nel processo civile, infine, richiama la logica dell’articolo 164-bis c.p.c., secondo cui il giudice invita le parti a “integrare” gli atti quando sono carenti di allegazioni indispensabili.
Per essere efficace la lettera deve riportare innanzitutto il riferimento puntuale alla pratica originaria (numero di protocollo, data di presentazione, oggetto del contratto o della domanda). È poi necessario individuare il documento mancante con estrema specificità: se si tratta, per esempio, di un DURC, bisogna indicare la data a cui il certificato deve essere aggiornato; se si chiede un bilancio, occorre precisare l’esercizio e se servono note integrative o verbali di approvazione. Subito dopo va indicato il termine entro cui adempiere, motivandone la ragionevolezza in rapporto alla complessità della produzione; nel settore degli appalti pubblici, ad esempio, il Codice dei contratti prevede cinque giorni per le integrazioni ex art. 101 del d.lgs. 36/2023, mentre per una due diligence privata si può concordare un periodo più ampio, purché sia proporzionato all’urgenza dell’affare. La lettera deve chiarire le conseguenze del mancato invio: nell’amministrativo l’istanza può essere dichiarata improcedibile; sul piano contrattuale si può incorrere in risoluzione o in penali; in ambito finanziario la pratica di fido viene archiviata per carenza di istruttoria. Formulare con nettezza tali esiti è essenziale perché, in caso di contenzioso, la controparte non possa sostenere di non aver compreso la gravità dell’omissione.
Quanto alla forma di trasmissione, il principio di prova certa impone un mezzo che attesti la ricezione: PEC nel settore digitale, raccomandata quando la controparte non dispone di domicilio elettronico, o consegna a mani con firma per ricevuta. In molti procedimenti la decorrenza dei termini dipende dal giorno di effettiva ricezione, non dalla spedizione, quindi è prudente conservare la ricevuta di avvenuta consegna PEC o la cartolina di ritorno.
La struttura ideale si chiude con l’indicazione di un referente, di un recapito telefonico o e-mail dedicato, e con l’invito a segnalare tempestivamente eventuali difficoltà nel reperimento dei documenti: ciò dimostra la buona fede di chi richiede l’integrazione e riduce il rischio di eccepita mancata comunicazione in giudizio. Sul piano privacy occorre limitarsi a richiedere documenti davvero pertinenti; un’eccedenza informativa espone al rischio di violazione del principio di minimizzazione previsto dal GDPR.
Esempio di Lettera Di Richiesta Integrazione Documenti
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di richiesta integrazione documenti.
MODELLO 1 – GENERICO
Oggetto: Richiesta integrazione documentazione – Pratica n. ________
Gentile [Sig./Spett.le _________],
con riferimento alla pratica indicata in oggetto, da Voi presentata in data ___, abbiamo riscontrato l’assenza/insufficienza dei seguenti documenti:
• ______________________________________________• ______________________________________________• ______________________________________________
Vi invitiamo pertanto a trasmettere la documentazione mancante entro e non oltre ___ (____) giorni dal ricevimento della presente, utilizzando i canali indicati in calce. In difetto, la procedura non potrà proseguire e il dossier sarà archiviato senza ulteriore avviso.
Per eventuali chiarimenti potete contattare il sottoscritto al numero __________ o via e‑mail __________.
Cordiali saluti.
[Luogo], ____
[Firma]
MODELLO 2 – ISTANZA AMMINISTRATIVA (PA – Cittadino/Impresa)
Oggetto: Invito a integrare la documentazione ai sensi dell’art. 6, L. 241/1990 – Procedimento n. ______
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
l’istanza di ________ da Lei presentata il ___ (prot. n. ________) risulta priva dei seguenti atti indispensabili ai fini dell’istruttoria:
______________________________ (art. ___ del bando);
______________________________;
______________________________.
In applicazione dell’art. 6, comma 1, lett. b) della legge 241/1990, Le assegniamo il termine perentorio di 10 (dieci) giorni dal ricevimento della presente per produrre quanto sopra. Decorso inutilmente il termine procederemo all’archiviazione dell’istanza per incompletezza documentale.
La documentazione può essere trasmessa esclusivamente via PEC all’indirizzo __________ o consegnata a mano presso l’Ufficio Protocollo (orari: ‑).
Distinti saluti.
[Luogo], ____
[Responsabile del Procedimento]
MODELLO 3 – PRATICA DI FINANZIAMENTO (Banca – Cliente)
Oggetto: Richiesta integrazione pratica di finanziamento n. ________
Gentile Cliente,
nel corso dell’istruttoria relativa alla Vostra domanda di finanziamento del ____ abbiamo riscontrato la necessità di acquisire la seguente documentazione integrativa:
• Ultimo modello REDDITI (PF/SC) completo di ricevuta di invio;
• Certificazione unica dipendenti 20__;
• Prospetto debiti bancari aggiornato al ____.
La invitiamo a fornirci tali documenti, preferibilmente in formato PDF, entro 7 (sette) giorni lavorativi onde evitare la sospensione della pratica e la conseguente necessità di nuova delibera creditizia.
Restiamo a disposizione per ogni necessità.
Cordiali saluti.
[Luogo], ____
[Responsabile Clientela]
MODELLO 4 – DUE DILIGENCE PER ACQUISIZIONE SOCIETARIA (Advisor – Target)
Oggetto: Seconda richiesta integrazione data room – Project __________
Spett.le [Target],
facciamo seguito alla nostra richiesta del ____ rimasta parzialmente inevasa. Per completare il lavoro di due diligence, Vi chiediamo cortesemente di caricare in data room, entro il ____, i seguenti documenti aggiornati:
• Contratti rilevanti con clientela TOP‑10, firmati in originale;
• Libro soci aggiornato post assemblea del ____;
• Visure catastali ed ipotecarie relativi agli immobili siti in __________;
• Report analitico contenzioso lavoro (format Allegato A).
Segnaliamo che il mancato adempimento entro il termine indicato potrà determinare lo slittamento del signing secondo quanto previsto dal Term Sheet.
Rimaniamo disponibili per ogni supporto tecnico.
Cordialmente.
[Luogo], ____
[Lead Advisor]
Fac Simile Lettera Di Richiesta Integrazione Documenti Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di richiesta integrazione documenti da scaricare. Il modulo lettera di richiesta integrazione documenti compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di richiesta integrazione documenti può essere convertito in PDF o stampato.
