In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di risposta a sollecito di pagamento da scaricare e compilare.
Indice
Lettera di Risposta a Sollecito di Pagamento
La risposta a un sollecito di pagamento rappresenta un momento essenziale per chiarire la propria posizione e, se necessario, regolarizzare il prima possibile la situazione debitoria. È sempre consigliabile rispondere in modo tempestivo e professionale, dimostrando volontà di collaborazione e attenzione alle esigenze del creditore. Quando si riceve un sollecito, la prima cosa da fare è verificare l’effettiva esistenza del debito e controllare tutti i riferimenti (numero fattura, data di emissione, importo e scadenza), così da essere certi che la comunicazione sia corretta e che non vi siano errori di importo o di destinatario.
Se il pagamento è già stato effettuato, è opportuno inviare prova dell’avvenuto saldo, allegando copia della ricevuta di bonifico o dello scontrino, e segnalare la data in cui è stato emesso il pagamento, in modo da dimostrare di non essere inadempienti. Qualora invece il ritardo sia effettivo, è essenziale fornire una spiegazione chiara e, se possibile, proporre una data ragionevole entro cui si provvederà a saldare. In questa fase, può rivelarsi utile chiedere un piano di dilazione, qualora le proprie condizioni economiche non consentano il pagamento in un’unica soluzione.
È importante mantenere sempre un tono cordiale e professionale: anche se ci si trova in difficoltà economica o in disaccordo con l’ammontare richiesto, la lettera di risposta dovrebbe rimanere rispettosa. Se si ritiene che l’importo non sia dovuto o che contenga voci non concordate o errate, è necessario specificarlo con precisione, invitando la controparte a verificare di nuovo la fattura o a fornire ulteriore documentazione giustificativa.
In caso di dubbi sulla regolarità dell’addebito, può risultare strategico rivolgersi a un consulente o a un commercialista prima di scrivere, così da valutare gli aspetti fiscali e legali. Se la comunicazione avviene per mail, è bene inserire nell’oggetto un chiaro riferimento al numero di sollecito o alla fattura, mentre se si preferisce la lettera cartacea o la PEC, si può allegare una copia del documento originale. In ogni caso, è fondamentale custodire una copia della risposta e di ogni eventuale ricevuta o prova di pagamento, nell’eventualità che sorgano contestazioni future.
Un dialogo franco e ben documentato, accompagnato da tempi di risposta rapidi, contribuisce a ridurre al minimo i malintesi e a conservare rapporti commerciali positivi, anche quando si fronteggiano situazioni delicate.
Esempio di Lettera di Risposta a Sollecito di Pagamento
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di risposta a sollecito di pagamento.
Risposta positiva
Oggetto: saldo fattura n. ….. del
Spett. Ditta,
in risposta alla Vostra del ….. , alleghiamo alla presente un assegno della Banca ….. , per l’importo di € ….. ( ….. ), a saldo della Vostra fattura n. ….. del ….. .
Vogliate scusare l’involontario ritardo.
In attesa di Vostra ricevuta, distintamente salutiamo.
Risposta con richiesta di proroga
Oggetto: richiesta di proroga di pagamento
Spett. Ditta,
con riferimento al Vostro sollecito del ….. , Vi chiediamo di concederci una breve dilazione al pagamento della fattura n. ….. , del …..
La stasi delle vendite ci ha impedito di saldare prontamente il nostro debito.
Siamo convinti che in prossimità del ….. vi sarà un incremento delle vendite tale da consentirci di saldare la Vostra fattura.
Confidando nella Vostra comprensione, distintamente salutiamo.
Risposta a sollecito di pagamento non dovuto
Gentile [Nome o Ragione Sociale del Creditore],
abbiamo ricevuto il Vostro sollecito di pagamento in data [indicare data]. Desideriamo innanzitutto confermare la nostra piena disponibilità a regolarizzare la posizione nel più breve tempo possibile.
Vi comunichiamo che il versamento relativo alla fattura in oggetto è stato effettuato in data [indicare data pagamento], tramite [bonifico bancario / assegno / altra modalità]. Alleghiamo copia della relativa ricevuta come prova dell’avvenuto saldo. Qualora riscontraste ulteriori irregolarità, vi preghiamo di segnalarcele tempestivamente.
Restiamo a disposizione per qualsiasi ulteriore verifica o per concordare una soluzione adeguata alle circostanze. Nel frattempo, vi preghiamo di considerare questa comunicazione come formale riscontro al vostro sollecito.
Ringraziandovi per la comprensione e la collaborazione, porgiamo i nostri più cordiali saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome del referente / Ruolo in azienda]
[Nome dell’Azienda]
[Indirizzo] – [Recapiti telefonici] – [Email / PEC]
oppure
Gentile [Nome o Ragione Sociale del Creditore],
abbiamo ricevuto il Vostro sollecito di pagamento in data [indicare data]. Desideriamo innanzitutto confermare la nostra piena disponibilità a regolarizzare la posizione nel più breve tempo possibile.
Da un ulteriore controllo emerge la necessità di un chiarimento sull’importo indicato. Nello specifico, riteniamo che [descrivere brevemente l’oggetto della contestazione, ad es. spese non concordate, aliquota IVA errata, importo non dovuto, ecc.]. Vi invitiamo pertanto a riesaminare la fattura o a fornirci documentazione aggiuntiva, così da risolvere la questione nel modo più corretto e trasparente.
Restiamo a disposizione per qualsiasi ulteriore verifica o per concordare una soluzione adeguata alle circostanze. Nel frattempo, vi preghiamo di considerare questa comunicazione come formale riscontro al vostro sollecito.
Ringraziandovi per la comprensione e la collaborazione, porgiamo i nostri più cordiali saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome del referente / Ruolo in azienda]
[Nome dell’Azienda]
[Indirizzo] – [Recapiti telefonici] – [Email / PEC]
Modello Lettera di Risposta a Sollecito di Pagamento Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di risposta a sollecito di pagamento da scaricare. Il modulo lettera di risposta a sollecito di pagamento compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di risposta a sollecito di pagamento può essere convertito in PDF o stampato.
