Fac Simile Packing List

In questa pagina è possibile trovare un fac simile packing Word, PDF e Excel list da scaricare e compilare.

Indice

Packing List

La packing list è il documento che racconta in modo preciso come è fatta una spedizione: non parla di prezzi o condizioni commerciali, ma di cosa c’è fisicamente nei colli, di come sono imballati, di quanto pesano e di dove vanno. Serve all’operatore logistico per movimentare i colli, al destinatario per controllare la merce in arrivo, alla dogana per verificare quantità, pesi e descrizioni, alla banca quando c’è una lettera di credito che richiede riscontri materiali. La emette il venditore o lo spedizioniere per conto del venditore, spesso generata dal gestionale o dal WMS, e accompagna sempre la merce in forma cartacea o digitale; non sostituisce fattura commerciale, DDT o polizza di carico, ma li affianca con un contenuto complementare.

Per essere utile deve consentire a chiunque maneggi la spedizione di riconoscere senza ambiguità mittente, destinatario e riferimenti d’ordine, di ricostruire il contenuto pacco per pacco e di sommare i totali. Ci si aspetta che indichi ragione sociale e recapiti di chi spedisce e riceve, eventuali terzi coinvolti come spedizioniere e luogo di consegna, numeri d’ordine o di fattura cui la spedizione si riferisce, Incoterm con luogo convenuto, data e numero della packing list, codice dell’imballo e marchi di identificazione riportati sulle etichette, natura della merce con descrizioni comprensibili e in lingua adatta alla dogana di arrivo, eventuali codici HS se richiesti dal contesto, quantità in pezzi, unità di misura coerenti, pesi lordo e netto, dimensioni dei colli e volume totale, sintesi dei totali per riga, per collo e complessivi. Quando la spedizione è articolata su più livelli di imballo è bene che emerga chiaramente la gerarchia pallet cartone contenuto, così da sapere quanti cartoni compongono ogni pallet e quali codici articolo stanno dentro ciascun cartone; nelle operazioni moderne questo è spesso risolto con etichette SSCC e struttura pack-by-pack generata dal sistema, che la packing list deve riflettere senza discrepanze.

I contenuti cambiano leggermente a seconda del mezzo di trasporto. In mare è fondamentale il volume espresso in metri cubi per LCL e l’indicazione del numero di container, del tipo e dei sigilli per FCL; nel corriere espresso la corrispondenza tra etichette e voci di packing list evita smarrimenti e contestazioni. Per l’export extra-UE l’assenza di prezzi non crea problemi perché la funzione del documento è fisica, ma se la spedizione rientra in una lettera di credito occorre rispettare alla lettera la richiesta della banca, che a volte impone una packing list firmata e timbrata o pretende che compaiano anche i valori merce, in coerenza con la fattura. In ambito nazionale la packing list può convivere con il DDT: il DDT regola il trasferimento ai sensi fiscali, la packing list aiuta a controllare esattamente che cosa viaggia.

La qualità di una packing list sta nei dettagli coerenti. Descrizioni tecniche chiare riducono i fermi in dogana, unità e formati numerici stabili evitano errori di interpretazione tra virgole e punti, i pesi devono sommare senza scarti tra riga, collo e totale, le dimensioni vanno sempre abbinate all’unità di misura, i riferimenti d’ordine e di fattura devono consentire un match immediato. Se si utilizzano imballaggi in legno destinati all’export è opportuno che l’imballatore sia conforme allo standard fitosanitario ISPM-15, mentre in presenza di merci pericolose la packing list rimanda alle dichiarazioni ADR/IMO/IATA dedicate, senza sostituirle. Quando l’origine preferenziale è rilevante per dazi o accordi commerciali la packing list può riportare l’origine non preferenziale in modo informativo, ma la prova per la riduzione daziaria viaggia con dichiarazioni e certificati ad hoc; confondere i piani crea ritardi e contestazioni.

La preparazione corretta parte sempre dai sistemi interni. L’estrazione automatica dal gestionale minimizza errori e preserva la tracciabilità pack-to-order; se la spedizione viene divisa in più lotti occorre generare una packing list per ciascun lotto, con numerazione progressiva e chiari rimandi all’ordine originale. La versione digitale in PDF firmato o in EDI consente scambi anticipati con spedizionieri e destinatari, in modo che i controlli possano iniziare prima che la merce arrivi; in ricezione, una buona packing list rende veloce il controllo al banco perché chi riceve può spuntare colli e contenuti senza aprire ogni imballo quando le etichette sono coerenti. Nelle operazioni con marketplace ed e-commerce molte piattaforme accettano manifest e ASN elettronici che equivalgono a una packing list strutturata; mantenere coerenza tra questi flussi e il documento cartaceo che accompagna la merce evita mismatch e chargeback.

Le differenze rispetto agli altri documenti vanno ricordate per non sovrapporre ruoli. La fattura commerciale esprime valore e condizioni di vendita, è la base per lo sdoganamento e per la contabilità; la polizza di carico o la lettera di vettura attestano il contratto di trasporto e il possesso della merce in viaggio; il DDT disciplina il trasferimento fisico ai fini IVA in ambito italiano; la packing list descrive il contenuto fisico e l’imballaggio. Nessuna di queste carte, da sola, esaurisce la pratica; insieme compongono il fascicolo di spedizione. La firma e il timbro sulla packing list non sono sempre obbligatori, ma restano consigliabili quando i documenti vanno in banca o in dogana; la lingua va scelta in modo che la dogana di arrivo comprenda senza equivoci, preferendo termini tecnici standard e codici articolo che coincidano con quelli di fattura.

Per chi comincia è utile tenere un modello di riferimento e aggiornarlo con le esigenze dei destinatari abituali, perché ogni catena logistica ha sensibilità diverse. In molti casi bastano intestazione chiara con dati delle parti e riferimenti d’ordine, sezione centrale che descrive i colli e il loro contenuto con quantità, pesi e dimensioni, riquadro finale con totali e note operative su imballi, sigilli, indicazioni di carico e eventuali particolarità. Se vuoi, posso trasformare la tua struttura di articoli e imballi in un modello compilabile che si allinei al tuo gestionale, così da generare packing list coerenti con un clic.

Esempio di Packing List

Di seguito è possibile trovare un esempio di packing list.

PACKING LIST / DISTINTA DI IMBALLAGGIO
N. _____________________________ Data ____ / ____ / ______ Pagina ____ di ____

SPEDIZIONE
Mittente/Shipper: ______________________________________________________________________________________
Indirizzo: _____________________________________________________________________________________________
P.IVA/Tax ID: __________________________ Tel: ___________________ E-mail: ________________________________

Destinatario/Consignee: _________________________________________________________________________________
Indirizzo: _____________________________________________________________________________________________
Contatti in consegna: _______________________________________ Tel: _______________________________________

Notify (se diverso): _____________________________________________________________________________________
Luogo di consegna finale (Place of Delivery): ______________________________________________________________

RIFERIMENTI COMMERCIALI E LOGISTICI
Ordine/PO n.: __________________________ Fattura n.: __________________________ Data: ____/____/________
Incoterm® 2020: _________________________ Luogo convenuto: ______________________________________________
Resa/Termini aggiuntivi: ________________________________________________________________________________
Modalità di trasporto: _________________________ Temperatura controllata: ☐ NO ☐ SÌ: ______°C
Vettore/Carrier: _____________________________________ Prenotazione/Booking n.: ____________________________
Documento di trasporto (AWB/BL/CMR): ____________________________ N. colli dichiarati: ____________________
Punto di partenza: __________________________ Punto di arrivo: ___________________________
Container/Unità: Tipo ________ N. ______________________________ Sigillo/Seal n. __________________________
Marchi e numeri applicati sui colli (Shipping marks): ________________________________________________________

NOTE PER DOGANA / LETTERA DI CREDITO (se applicabile)
HS Code (se richiesto): ____________________ Paese di origine prevalente: ___________________________________
L/C n.: __________________________ Banca emittente: _______________________________________________________
Imballaggi in legno: ☐ NON presenti ☐ Presenti – conformi ISPM-15 (marchiatura: ____________________________)
Merci pericolose: ☐ NO ☐ SÌ (allegata dichiarazione ADR/IMDG/IATA) Classe: _______ UN: ____________________

CONTENUTO PER ARTICOLO (aggiungere righe quanto necessario)
| N. riga | Codice/SKU | Descrizione merce | UM | Quantità | Peso netto (kg) | Peso lordo (kg) | Note |
|———|————|————————————————–|—-|———-|—————–|—————–|——|
| ___ | __________ | ________________________________________________ |____| ________ | _______________ | _______________ | ____ |
| ___ | __________ | ________________________________________________ |____| ________ | _______________ | _______________ | ____ |
| ___ | __________ | ________________________________________________ |____| ________ | _______________ | _______________ | ____ |

DETTAGLIO COLLO PER COLLO (pack-by-pack) – indicare cosa contiene ogni collo
| N. collo | Tipo imballo (es. cartone/pallet) | Identificativo/SSCC | Contenuto (SKU/descrizione sintetica) | Dim. (L x W x H) cm | Volume (m³) | Peso netto (kg) | Peso lordo (kg) |
|———:|———————————–|———————|———————————————–|———————|————-|—————–|—————–|
| ____ | _________________________________ | ___________________ | _____________________________________________ | ______ x _____ x ___| ___________ | _______________ | _______________ |
| ____ | _________________________________ | ___________________ | _____________________________________________ | ______ x _____ x ___| ___________ | _______________ | _______________ |
| ____ | _________________________________ | ___________________ | _____________________________________________ | ______ x _____ x ___| ___________ | _______________ | _______________ |

RIEPILOGO TOTALE SPEDIZIONE
Totale colli n.: _____________________ Totale pallet n.: _____________________
Totale quantità (UM): ___________________ Peso netto totale (kg): ___________________ Peso lordo totale (kg): ___________________
Volume totale (m³): _______________________ Dimensioni complessive (se richieste): ____________________________________________

CONDIZIONI D’IMBALLO E NOTE OPERATIVE
Imballo: ☐ Standard ☐ Rinforzato ☐ Antiurto ☐ Altra specifica ____________________________________________
Orientamento richiesto: ☐ Upright only ☐ Keep dry ☐ Fragile ☐ Do not stack ☐ Altre istruzioni: ________________________
Note aggiuntive per magazzino/vettore/destinatario: _________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________

DICHIARAZIONE
La presente packing list descrive esclusivamente contenuto fisico, quantità, pesi e dimensioni degli imballi senza indicazione di valori.

FIRME
Luogo e data: ____________________________________________
Emessa da (nome e qualifica): ____________________________________________________________________________
Firma e timbro: _________________________________________________________________________________________

ALLEGATI
☐ Foto colli ☐ Distinte SSCC ☐ Certificazioni ISPM-15 ☐ Dichiarazione merci pericolose ☐ Altro ___________________________