Fac Simile Verbale Consiglio Direttivo Associazione No Profit

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Verbale Consiglio Direttivo Associazione No Profit

Il verbale del consiglio direttivo di un’associazione no profit è il documento che tiene in piedi, dal punto di vista giuridico, la vita dell’ente. Non è solo “burocrazia”: è la prova di come sono state prese le decisioni, da chi, quando e con quali maggioranze. In caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate, di contestazioni tra soci, di rapporti con banche, enti pubblici o fondazioni erogatrici, è spesso il primo documento che viene chiesto.

Il punto di partenza è sempre lo statuto. Nelle associazioni non riconosciute, regolate in via generale dagli articoli 36 e seguenti del codice civile, lo statuto stabilisce composizione, poteri e funzionamento del consiglio direttivo (o consiglio di amministrazione, o direttivo). Nelle associazioni del Terzo settore, iscritte o iscrivibili al RUNTS, intervengono anche il Codice del Terzo settore (d.lgs. 117/2017) e le linee guida ministeriali, che insistono sulla necessità di tenere regolarmente i libri obbligatori, tra cui il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione. In pratica, il verbale è la singola pagina (o serie di pagine) che va poi a finire in questo libro.

Dal punto di vista giuridico, il verbale assolve diverse funzioni. Prima di tutto dimostra la regolare convocazione e costituzione dell’organo: bisogna poter verificare che l’ordine del giorno sia stato comunicato nei tempi e modi previsti dallo statuto e che il numero dei presenti, di persona o per delega, fosse sufficiente a deliberare. In molti statuti è richiesto un quorum costitutivo (per esempio la maggioranza dei componenti in carica) e un quorum deliberativo per le decisioni (maggioranza dei presenti, talvolta maggioranze qualificate per materie delicate). Se un domani qualcuno contesta la validità di una delibera, il giudice va proprio a vedere verbale e statuto per capire se l’iter è stato rispettato.

Il verbale deve poi fotografare, in modo sintetico ma chiaro, l’andamento della riunione. Non è necessario riportare ogni parola detta, come in un resoconto stenografico parlamentare, ma bisogna indicare chi presiede e chi verbalizza, l’ora di apertura e chiusura, i punti trattati, le delibere adottate, le votazioni (con il risultato complessivo e, quando utile, con l’indicazione dei voti contrari e degli astenuti). In alcune situazioni sensibili – ad esempio decisioni su espulsioni di soci, su contenziosi o su operazioni economiche rilevanti – è prudente annotare anche, almeno per cenni, le motivazioni e l’iter logico seguito, per evitare che le decisioni appaiano arbitrarie.

Non esiste una forma obbligatoria di verbale, ma la prassi delle associazioni ben strutturate segue uno schema abbastanza costante: intestazione con dati dell’associazione e del consiglio, indicazione di luogo, data e modalità della riunione (in presenza, da remoto, mista), elenco dei presenti e degli assenti, constatazione della regolare costituzione dell’organo, richiamo dell’ordine del giorno, sintesi della trattazione di ciascun punto e, infine, trascrizione delle delibere con il risultato delle votazioni. Se lo statuto lo prevede, vanno riportate anche le deleghe e i limiti all’uso delle stesse. Il verbale viene firmato almeno dal presidente della seduta e dal segretario o dal verbalizzante; in taluni statuti è richiesta la firma di tutti i consiglieri presenti, ma non è un obbligo legale generale.

Nel tempo si è posto il problema delle riunioni a distanza. Il Codice del Terzo settore non vieta le riunioni telematiche, purché previste dallo statuto e rispettosi i principi di collegialità e identificabilità dei partecipanti: tutti devono poter partecipare contemporaneamente, intervenire e votare. Anche per questi consigli “in video” il verbale resta fondamentale, con l’accortezza di indicare che la seduta si è tenuta in videoconferenza, quali strumenti sono stati utilizzati e come è stata garantita l’identificazione dei partecipanti (ad esempio attraverso collegamento da indirizzo e-mail noto o tramite piattaforma riservata). Alcune regioni e prassi RUNTS hanno espressamente raccomandato di aggiornare gli statuti per disciplinare con chiarezza queste modalità.

Sul piano probatorio, il verbale ha un peso rilevante soprattutto nei conflitti interni: decisioni su ammissioni ed esclusioni di soci, approvazione di bilanci, destinazione di avanzi, nomine e revoche di cariche associative. Se un socio contesta un’esclusione o l’ineleggibilità di un consiglio, il giudice verifica anche se la procedura è stata rispettata e se il verbale mostra un minimo di contraddittorio, specie quando lo statuto prevede il diritto dell’interessato a essere sentito. Lo stesso vale per l’approvazione del bilancio: la deliberazione del consiglio (laddove prevista, ad esempio come proposta all’assemblea) e quella dell’assemblea devono risultare da verbali coerenti, conservati e, se richiesto dal RUNTS o da finanziatori, messi a disposizione.

Importante è anche il rapporto tra verbali e responsabilità degli amministratori. Le norme generali sugli amministratori di enti e, per il Terzo settore, le previsioni del Codice impongono doveri di diligenza, lealtà e correttezza nella gestione. Le decisioni più rilevanti, come l’assunzione di debiti, l’avvio di progetti onerosi, la gestione del patrimonio, andrebbero sempre formalizzate con delibere chiare e motivate. In caso di responsabilità per mala gestio, i verbali diventano uno dei pochi strumenti per dimostrare che i consiglieri hanno valutato rischi e conseguenze, oppure per attribuire a singoli la paternità di scelte contestate. Da qui l’attenzione, nelle associazioni più strutturate, a far mettere a verbale anche eventuali dissensi di singoli consiglieri, che possono costituire un argomento a loro favore se un domani si discute di responsabilità.

Dal punto di vista dei libri sociali, il Codice del Terzo settore impone agli ETS anche non commerciali di tenere il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione. Questo libro non deve necessariamente essere vidimato come un registro fiscale, ma va tenuto con ordine cronologico, senza salti di pagina, evitando aggiunte successive sospette o fogli sciolti non numerati. È buona prassi numerare progressivamente i verbali, inserirli in un registro rilegato o comunque in un sistema che ne garantisca la non alterabilità e conservarli per tutta la vita dell’ente e per un certo periodo dopo la sua estinzione, specie se l’associazione gestisce fondi pubblici o privati rilevanti.

Un altro profilo è il coordinamento con i regolamenti interni. Molte associazioni, specie nel no profit strutturato, adottano regolamenti di funzionamento del consiglio: durata delle riunioni, ordini del giorno, termini per l’invio della documentazione, possibilità per i consiglieri di chiedere l’inserimento di punti all’ordine del giorno, verbalizzazione di urgenze. Il verbale è lo specchio del rispetto di queste regole: se un consigliere lamenta di non essere stato informato di una decisione, l’associazione potrà dimostrare che la convocazione è avvenuta nei tempi regolamentari e che il consigliere, pur convocato, non si è presentato o ha abbandonato la seduta.

Dal punto di vista dei rapporti esterni, il verbale è spesso il documento che gli enti terzi chiedono per verificare i poteri di rappresentanza e i limiti agli stessi: bandi pubblici, contributi di fondazioni, fidi bancari, contratti di locazione o di appalto intestati all’associazione vengono talvolta subordinati alla produzione del verbale di nomina del presidente e del consiglio, o della delibera che autorizza una specifica operazione. Se i verbali non sono reperibili, incompleti o contraddittori, ne risentono credibilità e operatività dell’associazione.

Esiste anche un profilo di protezione dei dati personali. Spesso nei verbali vengono riportati nomi, indirizzi, dati sensibili (ad esempio quando si discute di situazioni familiari o di salute di soci o beneficiari). L’associazione, come titolare del trattamento, deve trattare questi verbali nel rispetto del GDPR: accesso limitato a chi ha titolo, conservazione sicura, divulgazione all’esterno solo nei casi strettamente necessari e, se del caso, oscurando dati non pertinenti. È raro che questo aspetto venga gestito in modo consapevole, ma non è teorico: in caso di accesso ai documenti da parte di soci o terzi, va valutato il bilanciamento tra diritto all’informazione e tutela della riservatezza.

Esempio di Verbale Consiglio Direttivo Associazione No Profit

Di seguito è possibile trovare un esempio di verbale consiglio direttivo associazione no profit.

Fac Simile Verbale Consiglio Direttivo Associazione No Profit Word da Scaricare

In questa sezione è presente un modello verbale consiglio direttivo associazione no profit da scaricare. Il modulo verbale consiglio direttivo associazione no profit compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.

La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.

Una volta compilato, il fac simile verbale consiglio direttivo associazione no profit può essere convertito in PDF o stampato.

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