In questa pagina è possibile trovare un fac simile verbale consiglio direttivo pro loco da scaricare e compilare.
Indice
Verbale Consiglio Direttivo Pro Loco
Il “verbale del Consiglio Direttivo” è il documento con cui l’organo amministrativo della Pro Loco certifica lo svolgimento della riunione e, soprattutto, rende tracciabili e verificabili le decisioni assunte. Per una Pro Loco, che normalmente opera come associazione (spesso non riconosciuta), la disciplina di base è che l’ordinamento interno e l’amministrazione sono regolati dagli accordi degli associati, quindi dallo statuto e dai regolamenti interni: in pratica, forma e funzionamento del Consiglio Direttivo discendono principalmente dalle regole statutarie.
Quando la Pro Loco è anche Ente del Terzo Settore (ad esempio APS iscritta al RUNTS), il verbale assume un rilievo ancora maggiore perché la legge impone la tenuta dei libri sociali, tra cui il libro delle adunanze e deliberazioni dell’organo di amministrazione/direttivo, e riconosce agli associati il diritto di esaminare i libri sociali secondo le modalità fissate da statuto. In molte Pro Loco aderenti a reti associative nazionali è frequente l’adozione di statuti “standard”: ad esempio, lo statuto standard UNPLI per Pro Loco APS prevede espressamente che di ogni riunione consiliare sia redatto verbale, firmato da Presidente e Segretario e approvato di volta in volta dal Consiglio, oltre alla possibilità di riunioni/partecipazione a distanza mediante audio-video.
Sul piano operativo, un verbale è “giuridicamente solido” quando rende incontestabili tre aspetti: la regolarità della convocazione, la validità della costituzione della seduta (presenze e quorum) e il contenuto delle deliberazioni. Poiché nelle associazioni non esiste una disciplina codicistica dettagliata del consiglio direttivo paragonabile a quella delle società di capitali, la regola pratica è che il verbale deve riflettere fedelmente quanto richiesto dallo statuto della Pro Loco e, se ETS, deve consentire di dimostrare l’adempimento degli obblighi di trasparenza e corretta amministrazione, anche in vista di controlli interni, revisione o richieste di enti finanziatori e pubbliche amministrazioni. Nella redazione conviene impostare il verbale come “atto di prova” completo ma sobrio. Devono risultare con chiarezza la data, il luogo (o la modalità da remoto), l’ora di apertura e chiusura, il soggetto che presiede, chi verbalizza, i presenti e gli assenti, l’attestazione che il Consiglio è validamente costituito secondo lo statuto e l’ordine del giorno. Se la riunione si svolge in videoconferenza, è opportuno che il verbale dia atto della possibilità statutaria, della identificazione dei partecipanti e della continuità del collegamento, perché proprio la tenuta della “collegialità” è ciò che rende difendibile la decisione assunta a distanza. La parte sostanziale deve poi riportare, per ciascun punto trattato, gli elementi essenziali della discussione e la decisione finale. Non è necessario trascrivere ogni intervento, ma è utile che emergano i presupposti istruttori (documenti esaminati, preventivi, proposte, richieste di contributo, rendiconti), l’esito della votazione e l’eventuale presenza di astensioni o motivi di opportunità quando un consigliere abbia un interesse personale nell’operazione; questo riduce il rischio di contestazioni interne e supporta la correttezza amministrativa verso terzi. Nelle Pro Loco ETS, inoltre, la consultabilità dei verbali da parte dei soci, secondo statuto, rende ancora più importante una verbalizzazione chiara e coerente con le regole interne. Quanto a sottoscrizione e approvazione, in assenza di una regola “di legge” uniforme per tutte le associazioni, fa fede lo statuto. Molti statuti prevedono che il verbale sia firmato dal Presidente e dal Segretario e approvato “di volta in volta” dal Consiglio; questa formula, tipica degli statuti Pro Loco diffusi, suggerisce una buona prassi: lettura finale e approvazione nella stessa seduta, oppure approvazione formale come primo punto della seduta successiva, purché risulti chiaramente a verbale quando e come è stata approvata la minuta precedente.
Sul piano della conservazione, il verbale deve essere trascritto senza soluzione di continuità nel “libro verbali del Consiglio Direttivo/Organo di amministrazione”, con numerazione progressiva e conservazione ordinata degli allegati richiamati. Se la Pro Loco è ETS, la tenuta del libro dell’organo di amministrazione rientra tra i libri sociali obbligatori e deve restare accessibile ai soci secondo le modalità statutarie; la norma non dettaglia una procedura unica di gestione materiale, per cui è lo statuto a disciplinare concretamente consultazione e organizzazione documentale.
In termini di “rischio legale”, gli errori che più spesso indeboliscono un verbale sono l’assenza di prova della convocazione secondo statuto, la mancata attestazione del quorum, deliberazioni formulate in modo ambiguo (senza oggetto determinato, importi, deleghe o termini), l’assenza di firme e l’omessa indicazione/archiviazione degli allegati decisivi. Un verbale accurato, invece, è uno strumento di tutela: rende difendibile l’operato del Direttivo, facilita i rapporti con banca, Comune e sponsor e riduce la probabilità di contestazioni interne.
Esempio di Verbale Consiglio Direttivo Pro Loco
Di seguito è possibile trovare un esempio di verbale consiglio direttivo pro loco.
VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
Pro Loco “_________________”
In data _________________, alle ore _________________, presso _________________ (ovvero in videoconferenza mediante piattaforma _________________, secondo quanto previsto dallo Statuto), si riunisce il Consiglio Direttivo della Pro Loco “_________________”, con sede in _________________, C.F. _________________.
Assume la Presidenza il Sig./Sig.ra _________________, in qualità di Presidente. Il Presidente constata e fa constatare che la riunione è stata convocata nei modi e nei termini previsti dallo Statuto, mediante _________________ in data _________________, e che risultano presenti i Consiglieri _________________; risultano assenti giustificati/non giustificati i Consiglieri _________________; è presente altresì, se previsto, il Revisore/Organo di controllo _________________; partecipa, su invito, _________________.
Il Presidente dichiara che il Consiglio Direttivo è validamente costituito e idoneo a deliberare sugli argomenti posti all’ordine del giorno e propone di nominare Segretario verbalizzante il Sig./Sig.ra _________________, presente, che accetta. Il Presidente dichiara aperta la seduta e dà lettura dell’ordine del giorno: _________________.
Si passa quindi alla trattazione dei punti all’ordine del giorno.
In relazione al primo punto, il Presidente espone _________________________________. Segue discussione tra i presenti. Il Consiglio, valutate le informazioni fornite e la documentazione esaminata, delibera di _________________________________. La deliberazione viene assunta con voti favorevoli n. _________________, contrari n. _________________, astenuti n. _________________.
In relazione al punto successivo, il Presidente illustra _________________________________. Dopo ampia discussione, il Consiglio delibera di _________________________________. La deliberazione viene assunta con voti favorevoli n. _________________, contrari n. _________________, astenuti n. _________________.
Qualora siano stati esaminati preventivi, proposte, richieste di contributo, rendiconti o altri documenti, il Consiglio dà atto che tali documenti sono stati visionati e vengono allegati o richiamati nel presente verbale come segue: _________________________________. Il Consiglio conferisce mandato al Presidente e/o a ________________________________ per l’esecuzione delle deliberazioni assunte, inclusa la sottoscrizione di eventuali domande, convenzioni, contratti o comunicazioni necessarie, nei limiti delle decisioni assunte.
Null’altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _________________.
Il presente verbale, letto e approvato, viene sottoscritto.
Luogo _________________, data _________________
Il Presidente ___________________________
Il Segretario ___________________________
Fac Simile Verbale Consiglio Direttivo Pro Loco Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello verbale consiglio direttivo pro loco da scaricare. Il modulo verbale consiglio direttivo pro loco compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile verbale consiglio direttivo pro loco può essere convertito in PDF o stampato.
