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Indice
Verbale di Ricognizione Inventariale
Il verbale di ricognizione inventariale costituisce il documento ufficiale con cui si danno conto, a beneficio dell’amministrazione e di eventuali soggetti di controllo, delle operazioni di verifica fisica dei beni mobili registrati nelle scritture contabili di un ente pubblico o privato. La ricognizione inventariale, norma generale del patrimonio pubblico, trova il suo fondamento nel D.P.R. 4 settembre 2002, n. 254: l’art. 17 stabilisce che i consegnatari procedano almeno ogni cinque anni a un’effettiva ricognizione dei beni in dotazione, redigendo apposito processo verbale sottoscritto dai membri della commissione nominata per tale scopo.
Nel trasporre l’adempimento in capo alle istituzioni scolastiche, il decreto ministeriale n. 44/2001, all’art. 24, comma 9, ha imposto un rinnovo dell’inventario almeno ogni dieci anni, subordinando la rivalutazione dei beni alle istruzioni diramate dalla Ragioneria Generale dello Stato. Analoghe periodicità e modalità sono poi state confermate, per le scuole statali, dalla circolare MIUR prot. 2233/2012 e dal regolamento interno, che richiedono la verbalizzazione delle risultanze della ricognizione a cura di una commissione formata da un numero dispari di dipendenti, fra cui consegnatario e dirigente o suo delegato.
Il primo passo consiste nella costituzione della commissione di ricognizione, che deve operare con imparzialità e trasparenza. Secondo le istruzioni RGS, la commissione è composta ordinariamente da tre persone individuate fra il personale responsabile del centro di costo o del servizio, con il consegnatario che ne assume di norma la presidenza. Durante la seduta di ricognizione, ciascun bene presente nei locali dell’ente viene confrontato con la voce corrispondente nelle scritture patrimoniali, annotando lo stato di conservazione, l’ubicazione e qualsiasi variazione rispetto ai dati registrati (spostamenti, rimanenze non censite o eccedenze).
Il verbale, redatto in triplice copia, deve riportare in modo puntuale la descrizione di ogni cespite: il codice di inventario, la denominazione sintetica, l’annotazione dello stato manutentivo e il luogo esatto in cui si trova il bene. Quando i beni rinvenuti non corrispondono a quelli risultanti dalle scritture contabili, il verbale deve precisarne le ragioni: se si tratta di beni scomparsi, danneggiati o passati in disuso, oggetto di furto o smarrimento, viene attivata la procedura di segnalazione al consegnatario e al responsabile della conservazione. Qualora emergano cespiti non ancora inventariati, la commissione ne rileva le caratteristiche e ne propone l’iscrizione in inventario a valore attuale.
Una volta ultimata la ricognizione, il verbale è sottoscritto da tutti i componenti della commissione e dal consegnatario. Esso assume valore di atto interno e costituisce titolo per le operazioni contabili di aggiornamento dell’inventario e per le attività di dismissione o trasferimento dei beni inutilizzabili. In effetti, l’art. 17, comma 1, del D.P.R. 254/2002 impone che tutti i beni mobili non di consumo, individuati mediante caratteristiche tecniche e numero di inventario, siano iscritti o aggiornati nelle scritture patrimoniali dell’ente entro il termine previsto.
A valle della verbalizzazione il consegnatario promuove le necessarie sistemazioni contabili, che possono tradursi in scritture di carico e scarico nel registro inventariale, valorizzazioni e rivalutazioni secondo i criteri stabiliti dal D.Lgs. 118/2011 in materia di armonizzazione dei bilanci pubblici, o avvii di procedure di cessione o rottamazione per i cespiti fuori uso. Qualora il verbale evidenzi la mancanza di beni ritenuti di proprietà dell’ente, il responsabile è tenuto a indagare le cause dell’assenza e a darne conto in apposita relazione al dirigente o all’organo di vigilanza.
Il verbale di ricognizione inventariale assume infine rilievo nel contesto di controlli ispettivi e revisionali. Gli organi di revisione amministrativo contabile, così come la Corte dei conti o il Collegio sindacale nelle società partecipate, richiedono spesso la produzione di tali verbali per attestare la corretta tenuta del patrimonio e la regolarità delle operazioni di carico e scarico. Il mancato rispetto della periodicità di ricognizione o la carenza del verbale può produrre rilievi formali e sostanziali, con conseguenti richiami o sanzioni per il responsabile del procedimento contabile.
Esempio di Verbale Ricognizione Inventariale
Di seguito è possibile trovare un esempio di verbale ricognizione inventariale.
Prot. n. ___________________
Oggetto: Processo verbale di ricognizione inventariale e rivalutazione dei beni.
In data ______________ , nei locali scolastici, in base al provvedimento del Dirigente Scolastico prot. n. ______________ del ______________ , si è formalmente riunita la Commissione deputata al rinnovo dell’inventario dei beni mobili dello Stato, ai sensi dell’art. 24 comma 9 D.I. 01.02.2001 n. 44, risultano presenti:
Il Dirigente Scolastico ____________________________________________________________
Il D.S.G.A. _____________________________________________________________________
Il Presidente del Consiglio di Istituto _________________________________________________ .
Le operazioni di ricognizione hanno avuto inizio il giorno ___________ e si sono concluse il giorno ___________ , con i risultati di cui agli allegati A) – B) – C) e D), che qui si riassumono:
Beni esistenti ed efficienti compresi le sopravvenienza e gli errori materiali:
totali in quantità: ______________;
totali in valore:______________;
Beni mancanti:
totali in quantità: ______________;
totali in valore _________________;
Beni obsoleti destinati ad altri uffici o a cessione gratuita:
totali in quantità: ______________;
totali in valore: ______________;
Quadro di raccordo tra la situazione di fatto e di diritto:
totali in quantità: ______________;
totali in valore: ___________________.
Le operazioni di rinnovo inventariale si sono concluse il giorno___________________
Il presente processo verbale, redatto in triplice copia, è stato firmato da tutti i componenti la Commissione.
La Commissione
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Visto: _________________________________________________________
Fac Simile Verbale Ricognizione Inventariale Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello verbale ricognizione inventariale da scaricare. Il modulo verbale ricognizione inventariale compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile verbale ricognizione inventariale può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Verbale Ricognizione Inventariale PDF
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile verbale di ricognizione inventariale PDF editabile.