In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di rifiuto offerta commerciale da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Di Rifiuto Offerta Commerciale
La lettera di rifiuto di un’offerta commerciale è lo strumento con cui un’impresa o un professionista comunica al proponente di non voler concludere il contratto alle condizioni presentate. Sul piano giuridico la comunicazione si collega agli articoli 1326 e 1328 del Codice civile, che regolano l’accettazione e la revoca dell’offerta, fino a quando il destinatario non manifesta accettazione, nessun vincolo sorge e il rifiuto tempestivo evita qualsiasi equivoco sul perfezionamento dell’accordo.
La redazione segue forme di cortesia istituzionale ma svolge una funzione sostanziale. Deve identificare con precisione l’offerta richiamando data, protocollo o oggetto della proposta e allo stesso tempo esprimere in modo esplicito la decisione di non aderire. Una formula tipica prevede un ringraziamento iniziale, il riferimento alla valutazione interna e una frase chiara come «con la presente comunichiamo di non poter dar seguito alla proposta per motivi di natura organizzativa». Mantenere un tono cordiale preserva la relazione e riduce il rischio di contestazioni per responsabilità precontrattuale ai sensi dell’articolo 1337 c.c. Nel contenuto è utile menzionare eventuali clausole di riservatezza già sottoscritte o confermare l’impegno a non utilizzare informazioni confidenziali ricevute durante le trattative, in coerenza con il decreto legislativo 63 del 2018 sulla tutela dei segreti commerciali. Se il rifiuto deriva da condizioni economiche o tecniche non sostenibili, la lettera può proporre l’apertura di un nuovo tavolo o l’invio di un’offerta rivista, purché la controparte comprenda che la proposta in esame viene comunque respinta.
La forma scritta è preferibile per ragioni probatorie. L’invio tramite PEC, raccomandata con ricevuta di ritorno o piattaforme di procurement dotate di tracciatura certifica la data di spedizione e di consegna, fattore decisivo se l’offerta conteneva un termine perentorio. La firma deve essere apposta dal rappresentante legale o da procuratore con poteri adeguati, poiché nella fase precontrattuale la gestione di trattative rientra tra gli atti di ordinaria amministrazione ma il rifiuto rappresenta pur sempre un atto dispositivo dell’interesse aziendale.
Sul fronte privacy la lettera può contenere dati personali del proponente. Serve quindi indicare un riferimento al Regolamento UE 2016/679 precisando che il trattamento avviene per finalità contrattuali e si limita al tempo strettamente necessario alla gestione della procedura negoziale.
Infine è opportuno conservare la comunicazione e la documentazione correlata per almeno dieci anni, periodo che dottrina e prassi considerano idoneo a coprire possibili azioni di responsabilità precontrattuale o recupero dei costi sostenuti durante le trattative. In questo modo la lettera di rifiuto diventa non solo un gesto di buona educazione commerciale, ma anche una tutela formale contro pretese future, nel pieno rispetto dei princìpi di correttezza e buona fede che permeano l’intera disciplina contrattuale.
Esempio di Lettera Di Rifiuto Offerta Commerciale
Modello 1 – GENERICO
Oggetto: Riscontro alla Vostra proposta commerciale del [data]
Spettabile [Nome proponente],
ringraziandoVi per l’attenzione riservataci, comunichiamo che, dopo attenta analisi, il Consiglio di Amministrazione ha deciso di non accogliere l’offerta in oggetto. La scelta è motivata da ragioni strategiche interne e non implica alcun giudizio negativo sulla qualità delle soluzioni presentate.
Restiamo a disposizione per valutare eventuali future collaborazioni.
Cordiali saluti
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
Modello 2 – PREZZO NON COMPETITIVO
Oggetto: Rifiuto offerta n. [___] per fornitura di [bene o servizio]
Egregi Signori,
abbiamo esaminato con attenzione la Vostra offerta del [data]. Purtroppo le condizioni economiche proposte superano il budget definito dal nostro piano di approvvigionamento.
Siamo pertanto costretti a rinunciare all’ordine. Qualora in futuro possiate rivedere i termini economici saremo lieti di riaprire il confronto.
Ringraziamo per la cortese disponibilità e porgiamo distinti saluti.
[Firma]
Modello 3 – SPECIFICHE TECNICHE NON CONFORMI
Oggetto: Riscontro negativo alla proposta tecnica prot. [___]
Spett.le [Nome proponente],
con riferimento alla Vostra soluzione relativa a [descrizione], Vi informiamo che le caratteristiche illustrate non soddisfano pienamente i requisiti funzionali indicati nel nostro capitolato del [data].
Pertanto non possiamo procedere con l’accettazione. Confidiamo di poter ricevere in futuro proposte aggiornate che si allineino agli standard richiesti.
Cordiali saluti
[Firma]
Modello 4 – FORNITORE GIÀ SELEZIONATO
Oggetto: Chiusura trattativa relativa a [beni o servizi]
Gentile [Titolo Cognome],
Vi ringraziamo per la collaborazione prestata durante la fase negoziale. Desideriamo informarVi che, al termine del processo di gara, la nostra società ha assegnato la fornitura a un concorrente che ha risposto più efficacemente a specifici criteri di valutazione.
La presente vale dunque quale formale comunicazione di rifiuto della Vostra offerta. Restiamo comunque disponibili a considerare proposte per eventuali necessità future.
Con viva cordialità
[Firma]
Modello 5 – TEMPI DI CONSEGNA INADEGUATI CON EVENTUALE CONTROPROPOSTA
Oggetto: Rifiuto offerta e richiesta nuova tempistica
Spett.le [Nome proponente],
abbiamo apprezzato la Vostra offerta del [data] per la fornitura di [descrizione], tuttavia i tempi di consegna indicati non risultano compatibili con le nostre scadenze di progetto fissate al [data].
Siamo quindi costretti a respingere la proposta nella sua forma attuale. Se foste in grado di garantire la consegna entro [nuova data] saremmo interessati a ricevere un’offerta aggiornata.
Ringraziando per l’attenzione restiamo in attesa di un eventuale Vostro riscontro.
Distinti saluti
[Firma]
Fac Simile Lettera Di Rifiuto Offerta Commerciale Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di rifiuto offerta commerciale da scaricare. Il modulo lettera di rifiuto offerta commerciale compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di rifiuto offerta commerciale può essere convertito in PDF o stampato.
