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Indice
Lettera di Scuse Formali a Cliente Insoddisfatto
A tutti può capitare di commettere qualche errore sul posto di lavoro, specialmente in ufficio. Se si sbaglia a spedire un ordine o se si sbaglia una comunicazione al cliente, è possibile rimediare e scrivere una lettera di scuse per rimediare all’inconveniente.
Nel caso in cui si siano comunicati dei dati sbagliati, è il caso di mandare una mail di scuse al cliente con annessa rettifica scritta che annulli la validità dei dati errati che abbiamo comunicato.
In questo caso procederemo indicando tutti i riferimenti e i valori elencati nel primo documento, dichiarandone l’ invalidità.
Stesso discorso vale per un mancato pagamento: capita che talvolta, nell’ambito commerciale, si possano sbagliare a fare bonifici o, soprattutto, che si ritardi a saldare gli importi pattuiti.
In questo caso occorre scrivere una lettera di scuse per il mancato pagamento la quale servirà al cliente come garanzia per un buon esito finale dello stesso pagamento.
Ecco come strutturare e scrivere una lettera di scuse
-Iniziate ad analizzare la situazione svolta
-Riconoscete i danni arrecati al vostro cliente
-Se necessario, dichiarate che l’azienda si assume la piena responsabilità per quanto accaduto.
-Sottolineate il fatto che l’azienda si rammarica per la situazione che si è verificata.
-Assicurategli che una situazione del genere è rara e che non succederà di nuovo.
-Per potere andare in contro al cliente e mantenere dei buoni rapporti, fategli sapere che potrà avere uno sconto particolare sui prodotti o servizi che acquista da voi.
-Ricordate che il cliente ha sempre ragione.
Esempio di Lettera di Scuse Formali a Cliente Insoddisfatto
Modello 1 – Scuse formali e presa in carico immediata
Oggetto: Scuse formali e gestione della Sua segnalazione
Spett.le ______________,
La contatto in merito alla Sua segnalazione relativa a ______________ (ordine/pratica n. ______________ del ______________).
Desideriamo porgerLe le nostre più sincere scuse per l’esperienza insoddisfacente che ci ha riportato. Comprendiamo il disagio arrecato e riconosciamo che quanto accaduto non rispecchia gli standard di servizio che ci impegniamo a garantire.
Abbiamo già preso in carico la situazione e stiamo verificando con urgenza le cause dell’accaduto. Entro ______________ Le forniremo un aggiornamento puntuale con l’esito delle verifiche e con la soluzione proposta.
Nel frattempo, per rimediare nell’immediato, proponiamo ______________ (es. sostituzione, ripristino, rimborso, intervento tecnico, accredito). Le chiediamo cortesemente di confermarci la modalità da Lei preferita entro ______________.
Rinnovando le nostre scuse, restiamo a Sua disposizione al recapito ______________ o all’indirizzo ______________.
Cordiali saluti,
______________ (Nome e Cognome)
______________ (Ruolo)
______________ (Azienda)
______________ (Contatti)
Modello 2 – Scuse formali con responsabilità e dettaglio dei prossimi passi
Oggetto: Scuse formali – aggiornamento e azioni correttive
Gentile ______________,
con riferimento a ______________ (ordine/pratica n. ______________), desidero esprimerLe le nostre scuse formali per ______________ (descrizione sintetica del problema).
Siamo consapevoli dell’impatto che tale disservizio ha avuto su di Lei e ci assumiamo la responsabilità di non averLe garantito l’esperienza che merita. A seguito delle prime verifiche, abbiamo individuato ______________ (causa o ipotesi) e stiamo implementando azioni correttive per evitare il ripetersi dell’evento.
Nel concreto, procederemo come segue: ______________ (azione 1) entro ______________; ______________ (azione 2) entro ______________; ______________ (azione 3) entro ______________. Al termine, Le invieremo una conferma scritta dell’avvenuta risoluzione.
Come gesto di attenzione, desideriamo riconoscerLe ______________ (rimborso parziale, buono, servizio aggiuntivo, estensione garanzia), con modalità ______________.
La ringraziamo per averci segnalato l’accaduto: il Suo riscontro ci consente di migliorare. Restiamo disponibili per qualsiasi ulteriore necessità.
Distinti saluti,
______________ (Nome e Cognome)
______________ (Ruolo)
______________ (Azienda)
______________ (Contatti)
Modello 3 – Scuse formali in caso di ritardo (con data certa di soluzione)
Oggetto: Scuse formali per il ritardo – ordine/pratica ______________
Spett.le ______________,
desideriamo scusarci formalmente per il ritardo relativo a ______________ (consegna/intervento/risposta) con riferimento a ______________ (ordine/pratica n. ______________ del ______________).
Comprendiamo che il mancato rispetto delle tempistiche Le abbia causato disagio e Le confermiamo che stiamo gestendo la situazione con priorità. La nuova data prevista è ______________, entro la quale ci impegniamo a completare ______________.
Il ritardo è stato determinato da ______________ (motivazione sintetica e neutra). In ogni caso, avremmo dovuto informarLa con maggiore tempestività e chiarezza: ce ne scusiamo.
Per compensare il disagio, proponiamo ______________ (es. spedizione express, sconto, rimborso spese, upgrade), con decorrenza ______________.
Rimaniamo a disposizione e Le confermiamo che riceverà un aggiornamento entro ______________.
Cordiali saluti,
______________ (Nome e Cognome)
______________ (Ruolo)
______________ (Azienda)
______________ (Contatti)
Modello 4 – Scuse formali per errore di prodotto/servizio (sostituzione o rimborso)
Oggetto: Scuse formali e proposta di soluzione – ______________
Gentile ______________,
abbiamo ricevuto la Sua segnalazione riguardo ______________ (difetto/errore/servizio non conforme) relativa a ______________ (ordine/pratica n. ______________) e desideriamo porgerLe le nostre scuse formali.
Dalle verifiche risulta ______________ (descrizione del riscontro). Per rimediare, Le proponiamo la seguente soluzione, a Sua scelta: ______________ (sostituzione con articolo corretto entro data) oppure ______________ (rimborso totale/parziale entro data) oppure ______________ (intervento tecnico entro data).
Per procedere rapidamente, Le chiediamo di indicarci entro ______________ la soluzione preferita e di confermare i recapiti/indirizzo di ritiro o consegna ______________.
A prescindere dall’esito, stiamo adottando misure interne per prevenire il ripetersi di quanto accaduto, intervenendo su ______________ (processo/controlli/fornitore).
La ringraziamo per la collaborazione e restiamo a disposizione.
Distinti saluti,
______________ (Nome e Cognome)
______________ (Ruolo)
______________ (Azienda)
______________ (Contatti)
Modello 5 – Scuse formali in tono molto istituzionale (per reclami rilevanti)
Oggetto: Riscontro al reclamo e scuse formali – pratica ______________
Spett.le ______________,
facciamo seguito al Suo reclamo del ______________, relativo a ______________, registrato con numero pratica ______________.
Desideriamo innanzitutto porgerLe le nostre scuse formali per il disagio arrecato. La Società attribuisce la massima importanza alla qualità del servizio e alla tutela del Cliente e considera con estrema attenzione le segnalazioni ricevute.
A seguito degli accertamenti svolti, è emerso ______________ (esito sintetico). Conseguentemente, abbiamo disposto ______________ (provvedimento/soluzione) con decorrenza ______________ e completamento previsto entro ______________.
Qualora desiderasse ulteriori chiarimenti o intendesse fornirci ulteriori elementi utili, può contattarci tramite ______________ (canale) indicando il numero pratica ______________.
RingraziandoLa per l’attenzione e rinnovando le nostre scuse, porgiamo distinti saluti.
______________ (Nome e Cognome)
______________ (Ruolo)
______________ (Azienda)
______________ (Recapiti)
Fac Simile Lettera di Scuse Formali a Cliente Insoddisfatto Word
In questa sezione è presente un modello di lettera di scuse formali a cliente insoddisfatto editabile da scaricare. Il modulo lettera di scuse formali a cliente insoddisfatto compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Fac Simile Lettera di Scuse Formali a Cliente Insoddisfatto PDF Editabile
Di seguito è possibile trovare un fac simile lettera di scuse formali a cliente insoddisfatto PDF editabile da compilare.
