In questa pagina è possibile trovare un fac simile nomina responsabile whistleblowing da scaricare e compilare.
Indice
Nomina del Responsabile Whistleblowing
Con l’espressione “nomina del responsabile whistleblowing” si indica l’atto con cui un ente individua il soggetto incaricato di ricevere e gestire le segnalazioni interne di violazioni. Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 non utilizza propriamente questa denominazione, ma stabilisce che la gestione del canale debba essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo, dedicato e dotato di personale specificamente formato, oppure a un soggetto esterno con analoghi requisiti di autonomia e preparazione. La nomina serve quindi a rendere chiaro chi può accedere alle segnalazioni, svolgere le verifiche preliminari e mantenere i rapporti con la persona segnalante. La disciplina di riferimento è contenuta negli articoli 4 e 5 del D.Lgs. 24/2023.
Nel settore pubblico, quando l’amministrazione è tenuta a nominare il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, la gestione del canale interno deve essere affidata al RPCT. Negli enti privati la scelta è rimessa all’organizzazione, sempre che il soggetto individuato possa operare con imparzialità, indipendenza decisionale e risorse adeguate. La funzione può essere attribuita a una persona, a un ufficio collegiale o a un professionista esterno. L’eventuale coincidenza con funzioni legali, di compliance, risorse umane o con l’Organismo di vigilanza deve essere valutata concretamente, verificando che non vi siano interessi o rapporti gerarchici capaci di condizionare l’esame delle segnalazioni.
La nomina dovrebbe risultare da un atto scritto adottato dall’organo competente secondo lo statuto, il sistema di deleghe e l’assetto organizzativo dell’ente. Nel documento è opportuno identificare il soggetto nominato, richiamare il D.Lgs. 24/2023 e le procedure interne applicabili, precisare la decorrenza e l’eventuale durata dell’incarico e descrivere i poteri attribuiti. L’atto dovrebbe inoltre disciplinare l’accesso alla piattaforma o agli altri canali, la custodia della documentazione, le modalità di interlocuzione con il segnalante e la possibilità di richiedere informazioni agli uffici, senza consentire una circolazione indiscriminata dei dati.
Particolare attenzione va riservata ai conflitti di interessi. Il responsabile deve dichiarare tempestivamente ogni situazione che possa comprometterne l’imparzialità e astenersi dalla gestione del caso interessato. Per evitare che il canale diventi inutilizzabile quando la segnalazione riguarda il responsabile stesso, un suo superiore o una persona con cui intrattiene rapporti personali o professionali, l’atto di nomina dovrebbe individuare un sostituto oppure una procedura alternativa riservata. Le Linee guida ANAC n. 1/2025, approvate con delibera n. 478 del 26 novembre 2025, approfondiscono proprio l’autonomia del gestore, la sua attività, la formazione e l’organizzazione dei canali interni.
Il responsabile nominato deve inviare al segnalante l’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla presentazione, mantenere l’interlocuzione, chiedere integrazioni quando necessarie, dare diligente seguito alla segnalazione e comunicare un riscontro entro tre mesi. Il termine decorre dall’avviso di ricevimento oppure, in mancanza, dalla scadenza dei sette giorni successivi alla presentazione. Dare riscontro non significa necessariamente concludere ogni accertamento entro tre mesi, ma informare il segnalante sul seguito dato o previsto. Il responsabile non dovrebbe invece sostituirsi automaticamente agli organi disciplinari, giudiziari o di controllo, ai quali potrà trasmettere gli elementi pertinenti nel rispetto della riservatezza.
La nomina deve essere coordinata con gli obblighi in materia di protezione dei dati personali. L’ente resta normalmente titolare del trattamento e deve autorizzare espressamente le persone che accedono alle segnalazioni, impartendo istruzioni documentate. Se la gestione o la piattaforma sono affidate a un fornitore esterno, il rapporto deve essere regolato anche ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. Occorre inoltre aggiornare il registro dei trattamenti, svolgere la valutazione d’impatto quando richiesta, applicare tempi di conservazione coerenti e adottare misure tecniche che impediscano accessi non autorizzati. Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito che chi partecipa alla gestione deve ricevere una formazione specifica anche in materia privacy.
L’identità del segnalante, delle persone coinvolte e di quelle menzionate, insieme al contenuto della segnalazione e agli allegati, deve restare riservata. La documentazione può essere conservata per il tempo necessario alla trattazione e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale. La formazione del responsabile non può quindi limitarsi alla conoscenza della piattaforma, ma deve comprendere disciplina whistleblowing, protezione dei dati, tecniche di gestione delle segnalazioni e prevenzione delle ritorsioni.
Una nomina correttamente formulata deve essere accompagnata dalla procedura aziendale, dall’informativa privacy, dalla configurazione sicura del canale e da verifiche periodiche sulla sua effettiva funzionalità. Il fac simile va adattato alla natura pubblica o privata dell’ente, al modello organizzativo adottato e alle responsabilità già attribuite, evitando formule generiche che non chiariscano chi può compiere le singole attività.
Esempio di Nomina Responsabile Whistleblowing
Di seguito è possibile trovare un esempio di nomina responsabile whistleblowing.
Nomina del Gestore del canale interno di segnalazione
Whistleblowing ai sensi del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24
| Ente | [DENOMINAZIONE COMPLETA DELL’ENTE] |
| Atto | [DELIBERA / DETERMINA / DECRETO / DECISIONE] n. [NUMERO] |
| Data | [GG/MM/AAAA] |
| Entrata in vigore | [GG/MM/AAAA] |
NOTA DI PERSONALIZZAZIONE
Eliminare le alternative non utilizzate e coordinare l’atto con la procedura interna, il MOG 231, l’assetto privacy e il sistema di deleghe. Nei soggetti pubblici tenuti alla nomina del RPCT, la gestione del canale interno è affidata al RPCT ai sensi dell’art. 4, comma 5, del D.Lgs. 24/2023.
Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], in qualità di [CARICA] e legale rappresentante/procuratore di [DENOMINAZIONE ENTE], con sede in [INDIRIZZO], codice fiscale e partita IVA [DATI], nell’esercizio dei poteri attribuiti da [STATUTO / DELEGA / DELIBERA],
VISTI la Direttiva (UE) 2019/1937 e il D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, con particolare riferimento agli artt. 4, 5, 12, 13 e 14;
VISTI il Regolamento (UE) 2016/679, il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e le disposizioni interne in materia di protezione dei dati personali;
RICHIAMATE le Linee guida ANAC n. 1/2025 sui canali interni di segnalazione, approvate con delibera n. 478 del 26 novembre 2025;
RICHIAMATI [IL MOG 231 / IL PIAO / IL PTPCT / IL CODICE ETICO / LA PROCEDURA WHISTLEBLOWING] adottato/a con [ATTO E DATA];
PRESO ATTO che il canale interno è stato attivato previa informazione e consultazione delle rappresentanze o organizzazioni sindacali di cui all’art. 51 del D.Lgs. 81/2015, ove applicabile;
CONSIDERATA la necessità di assicurare una gestione autonoma, imparziale, riservata e professionalmente adeguata delle segnalazioni;
VERIFICATI l’assenza di cause di incompatibilità o conflitto di interessi e il possesso di competenze coerenti con l’incarico, come da dichiarazione allegata;
NOMINA
[NOME E COGNOME / DENOMINAZIONE DELL’UFFICIO / COMPONENTI DEL COMITATO / DENOMINAZIONE DEL SOGGETTO ESTERNO], con [CODICE FISCALE / PARTITA IVA / MATRICOLA], recapito riservato [RECAPITO], quale Gestore del canale interno di segnalazione, di seguito anche “Gestore”, ai sensi dell’art. 4, comma 2, del D.Lgs. 24/2023.
È individuato quale sostituto del Gestore, per i casi di assenza, impedimento o conflitto di interessi, [NOME / UFFICIO / SOGGETTO ESTERNO]. Se la nomina riguarda un ufficio o un organo collegiale, i componenti autorizzati sono indicati nell'[ALLEGATO / ELENCO INTERNO] mantenuto aggiornato dall’ente.
Art. 1 | Oggetto, decorrenza e durata
L’incarico ha per oggetto la ricezione e la gestione delle segnalazioni interne riguardanti violazioni rientranti nell’ambito del D.Lgs. 24/2023 e della procedura dell’ente. Esso decorre dal [DATA] e resta efficace fino al [DATA / REVOCA / CESSAZIONE DALLA FUNZIONE], fermo l’obbligo di assicurare un ordinato passaggio di consegne e la continuità del canale.
L’eventuale revoca o sostituzione deve essere formalizzata per iscritto, motivata da esigenze organizzative, perdita dei requisiti, conflitto non risolvibile, violazione degli obblighi o cessazione del rapporto, senza interferire con singole istruttorie in corso.
Art. 2 | Compiti del Gestore
Il Gestore rilascia alla persona segnalante l’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla ricezione, mantiene le interlocuzioni e può richiedere integrazioni, dà diligente seguito alla segnalazione e fornisce riscontro entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento oppure, in mancanza, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione.
Il Gestore effettua la valutazione preliminare di ammissibilità, pianifica gli approfondimenti consentiti, documenta le attività svolte, comunica al segnalante il seguito previsto o adottato e propone o dispone l’archiviazione motivata quando ne ricorrono i presupposti. Il riscontro può avere carattere interlocutorio se gli accertamenti non sono conclusi, purché sia concreto e coerente con lo stato della pratica.
Art. 3 | Autonomia, imparzialità e risorse
Il Gestore opera con autonomia funzionale e indipendenza di giudizio, senza ricevere istruzioni sul merito delle singole segnalazioni. L’ente assicura risorse, tempo, formazione e strumenti adeguati, nonché accesso esclusivo o strettamente profilato ai canali e agli archivi necessari.
Il Gestore può acquisire atti e informazioni dalle funzioni competenti, richiedere supporto specialistico e interloquire con l’Organismo di vigilanza, il RPCT, le funzioni legale, compliance, audit, risorse umane, sicurezza o altre strutture, nel rispetto dei principi di necessità, minimizzazione e separazione delle responsabilità.
Art. 4 | Canali affidati e credenziali
Il Gestore è abilitato ai seguenti canali previsti dalla procedura: [PIATTAFORMA INFORMATICA], [LINEA TELEFONICA / MESSAGGISTICA VOCALE], [INDIRIZZO POSTALE RISERVATO] e richiesta di incontro diretto. Le credenziali sono personali, non cedibili e protette con le misure stabilite dall’ente. Ogni anomalia, accesso indebito o perdita delle credenziali deve essere comunicato immediatamente a [REFERENTE SICUREZZA / TITOLARE DEL TRATTAMENTO].
Art. 5 | Riservatezza e segreto
Il Gestore tutela l’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e delle persone menzionate, nonché il contenuto della segnalazione e la relativa documentazione. Le informazioni non possono essere comunicate a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, salvo quanto previsto dalla legge e dalla procedura. L’obbligo di riservatezza permane dopo la cessazione dell’incarico.
Art. 6 | Protezione dei dati personali
Quando il Gestore è interno, il presente atto vale anche quale autorizzazione al trattamento ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, nei limiti delle istruzioni documentate contenute nel presente atto, nella procedura e nelle policy di sicurezza dell’ente.
Quando il Gestore è esterno, il rapporto deve essere disciplinato anche mediante un separato atto ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. La nomina del Gestore non sostituisce l’eventuale designazione del fornitore della piattaforma quale responsabile del trattamento, né modifica la titolarità del trattamento in capo all’ente.
Il Gestore tratta solo i dati pertinenti e necessari, provvede o propone la cancellazione tempestiva dei dati manifestamente non utili, applica le misure definite nella valutazione d’impatto e segnala senza ritardo ogni violazione o sospetta violazione dei dati personali.
Art. 7 | Conservazione e tracciabilità
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale, salvo che un diverso periodo sia indispensabile per procedimenti o obblighi di legge. Il Gestore assicura tracciabilità, integrità, disponibilità controllata e cancellazione sicura, evitando copie locali o archivi paralleli non autorizzati.
Art. 8 | Conflitti di interessi e sostituzione
Il Gestore comunica senza ritardo a [ORGANO / FUNZIONE INDIPENDENTE] ogni situazione, anche potenziale, idonea a comprometterne l’imparzialità e si astiene dalla trattazione. In tali casi la segnalazione è assegnata al sostituto indicato nel presente atto, con accesso separato e senza comunicazioni non necessarie al Gestore in conflitto.
Se il Gestore è la persona segnalante, la persona coinvolta o una persona direttamente interessata ai fatti, oppure se anche il sostituto è impedito, la gestione è affidata a [SOGGETTO TERZO / ORGANO ALTERNATIVO] secondo la procedura. Il passaggio deve essere registrato preservando la riservatezza e senza indicare motivazioni eccedenti.
Art. 9 | Coinvolgimento di altre funzioni
Il coinvolgimento di altre funzioni avviene solo quando necessario per il seguito e, ove possibile, mediante documenti privi di elementi identificativi del segnalante. L’identità può essere comunicata esclusivamente nei casi e con le garanzie previste dall’art. 12 del D.Lgs. 24/2023. I soggetti coinvolti ricevono istruzioni specifiche e sono vincolati alla riservatezza.
Il Gestore non sostituisce gli organi disciplinari, giudiziari, contabili o di vigilanza. Quando emergono fatti di loro competenza, trasmette gli elementi necessari secondo la procedura, assicurando la protezione delle persone interessate e la conservazione delle evidenze.
Art. 10 | Formazione e continuità operativa
Prima dell’accesso al canale e con aggiornamenti periodici, il Gestore e gli eventuali componenti della struttura di supporto ricevono formazione sulla disciplina whistleblowing, sulla protezione dei dati, sulla sicurezza, sui conflitti di interessi, sulle tecniche di ascolto e sulla prevenzione delle ritorsioni. La formazione è documentata e conservata dall’ente.
Art. 11 | Informazioni e rendicontazione
Il Gestore contribuisce a mantenere disponibili informazioni chiare sui canali interni ed esterni, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni. Con periodicità [ANNUALE / SEMESTRALE], trasmette a [ORGANO COMPETENTE] un resoconto esclusivamente aggregato e anonimizzato sull’operatività del sistema, sui tempi di gestione e sulle criticità organizzative, senza consentire l’identificazione delle persone coinvolte.
Art. 12 | Responsabilità, efficacia e rinvio
Il Gestore svolge l’incarico con diligenza e nel rispetto del D.Lgs. 24/2023, della normativa privacy, della procedura e delle istruzioni ricevute. La violazione degli obblighi di riservatezza, sicurezza, astensione o corretto utilizzo dei dati può comportare responsabilità disciplinare, contrattuale, amministrativa, civile o penale secondo la posizione ricoperta e la normativa applicabile.
La presente nomina non trasferisce al Gestore la responsabilità dell’ente per l’istituzione e la conformità del canale. Per quanto non disciplinato si applicano il D.Lgs. 24/2023, le Linee guida ANAC vigenti, la normativa in materia di protezione dei dati e gli atti organizzativi dell’ente.
L’atto acquista efficacia dalla data di sottoscrizione per accettazione e deve essere comunicato ai soggetti interessati con modalità coerenti con la riservatezza e con la procedura interna.
Luogo e data: [LUOGO], [GG/MM/AAAA]
| ______________________________ Per l’ente: [NOME, CARICA E FIRMA] |
______________________________ Il Gestore nominato, per accettazione |
AVVERTENZA
Questo fac simile non sostituisce la procedura whistleblowing, la valutazione dell’assetto organizzativo né gli atti privacy necessari. Prima dell’adozione verificare il settore, la dimensione dell’ente, la presenza del RPCT o del MOG 231, i ruoli già attribuiti e le indicazioni ANAC vigenti.
Allegato A | Dichiarazione di accettazione e impegno del Gestore
Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], codice fiscale [CODICE FISCALE], in qualità di [RUOLO / COMPONENTE DELL’UFFICIO / RAPPRESENTANTE DEL SOGGETTO ESTERNO], con riferimento all’atto di nomina n. [NUMERO] del [DATA],
DICHIARA E SI IMPEGNA
ACCETTA l’incarico di Gestore del canale interno di segnalazione alle condizioni indicate nell’atto di nomina e nella procedura dell’ente;
DICHIARA di possedere competenze adeguate e di aver ricevuto o di impegnarsi a completare la formazione specifica prima dell’accesso operativo al canale;
DICHIARA che, alla data della sottoscrizione, non sussistono situazioni di conflitto di interessi o altre circostanze idonee a comprometterne autonomia e imparzialità, salvo quanto segue: [EVENTUALI CIRCOSTANZE / NESSUNA];
SI IMPEGNA a comunicare tempestivamente ogni conflitto sopravvenuto e ad astenersi dalla gestione della pratica interessata;
SI IMPEGNA a mantenere la riservatezza sull’identità delle persone e sul contenuto delle segnalazioni, anche dopo la cessazione dell’incarico;
SI IMPEGNA a utilizzare credenziali, documenti e informazioni esclusivamente per le finalità dell’incarico, senza creare copie o archivi non autorizzati;
PRENDE ATTO delle istruzioni sul trattamento dei dati personali, delle misure di sicurezza e delle procedure per la segnalazione di incidenti o violazioni dei dati;
SI IMPEGNA alla cessazione dell’incarico, a restituire o rendere inaccessibili credenziali, documenti, supporti e informazioni secondo le istruzioni dell’ente, collaborando al passaggio di consegne.
DOCUMENTI RICEVUTI
[PROCEDURA WHISTLEBLOWING] [ISTRUZIONI PRIVACY] [POLICY DI SICUREZZA] [MANUALE DELLA PIATTAFORMA] [CODICE ETICO / DI COMPORTAMENTO] [ALTRO]
Luogo e data: [LUOGO], [GG/MM/AAAA]
______________________________
Firma del Gestore o dei componenti autorizzati
Fac Simile Nomina Responsabile Whistleblowing Word da Scaricare
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La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
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Modello Nomina Responsabile Whistleblowing PDF
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