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Indice
Come si Compila il Registro Manutenzione Attrezzature
Il registro manutenzione attrezzature è uno strumento con cui l’impresa documenta controlli, interventi, anomalie e riparazioni riguardanti macchine, impianti e altri strumenti di lavoro. La sua funzione non è soltanto organizzativa. Una registrazione completa permette di dimostrare che le attrezzature sono state mantenute in condizioni adeguate e che eventuali problemi sono stati gestiti tempestivamente. È però importante chiarire che la normativa non impone, per ogni attrezzatura, un unico modello di registro con struttura prestabilita. Gli obblighi cambiano in base al tipo di bene, ai rischi, alle indicazioni del fabbricante e alle disposizioni applicabili al settore.
Il principale riferimento è l’articolo 71 del D.Lgs. 81/2008. Il datore di lavoro deve mettere a disposizione attrezzature idonee e adottare le misure necessarie per fare in modo che siano sottoposte a manutenzione adeguata, conservando nel tempo i requisiti di sicurezza. Devono inoltre essere rispettate le istruzioni d’uso e manutenzione fornite dal fabbricante. La manutenzione non può quindi essere gestita soltanto quando si manifesta un guasto. Occorre programmare gli interventi considerando frequenza di utilizzo, ambiente di lavoro, usura, precedenti anomalie e rischi individuati nella valutazione aziendale. L’INAIL distingue chiaramente manutenzione, controlli e verifiche periodiche, attività collegate ma non equivalenti.
Per le attrezzature la cui sicurezza dipende dalle condizioni di installazione, il datore di lavoro deve predisporre un controllo iniziale dopo l’installazione e prima della messa in esercizio, oltre a un controllo dopo ogni montaggio in un nuovo luogo. Le attrezzature soggette a deterioramenti capaci di generare situazioni pericolose devono essere sottoposte a controlli periodici e, quando intervengono eventi eccezionali, a controlli straordinari. Tra questi eventi possono rientrare trasformazioni, riparazioni rilevanti, fenomeni naturali o lunghi periodi di inattività. I controlli devono essere eseguiti da persone competenti, individuate in relazione alle caratteristiche tecniche dell’attrezzatura e al tipo di verifica richiesta. Nel registro è opportuno identificare senza ambiguità ogni bene tramite denominazione, marca, modello, matricola o numero interno, ubicazione e reparto di utilizzo. Per ogmi operazione dovrebbero risultare la data, il tipo di controllo o manutenzione, le anomalie rilevate, le attività eseguite, i ricambi installati, il nome del tecnico o dell’impresa intervenuta, l’esito, le eventuali limitazioni d’uso e la successiva scadenza. È utile collegare alla registrazione rapporti tecnici, fatture, certificati, fotografie e verbali. La firma del responsabile o del manutentore rende più chiara l’attribuzione dell’attività, mentre una numerazione progressiva riduce il rischio di omissioni o duplicazioni.
I risultati dei controlli previsti dall’articolo 71 devono essere riportati per scritto e conservati, a disposizione degli organi di vigilanza, almeno per tre anni. Quando un’attrezzatura viene utilizzata fuori dalla sede dell’unità produttiva, deve essere accompagnata da un documento che attesti l’esecuzione dell’ultimo controllo con esito positivo. Per ragioni gestionali e probatorie può essere prudente conservare la documentazione per l’intera vita utile del bene, insieme al manuale, alla dichiarazione di conformità e agli eventuali verbali di verifica. Il registro può essere organizzato su supporto cartaceo o informatico, purché rimanga leggibile, aggiornato, reperibile e protetto da modifiche non tracciabili, salvo che una disciplina speciale richieda una forma determinata. Per le attrezzature indicate nell’Allegato VII del D.Lgs. 81/2008, come determinati apparecchi di sollevamento e attrezzature a pressione, i controlli interni e la manutenzione non sostituiscono le verifiche periodiche obbligatorie. Queste devono essere richieste nei termini previsti e svolte secondo il sistema disciplinato dall’articolo 71, comma 11, e dal D.M. 11 aprile 2011. Il datore di lavoro resta responsabile dell’attivazione della procedura anche quando la manutenzione ordinaria è affidata a un’impresa esterna.
Quando viene rilevato un difetto che può compromettere la sicurezza, la registrazione non deve limitarsi a descrivere il problema. È necessario indicare la sospensione dell’utilizzo, le misure adottate, la riparazione eseguita e l’eventuale controllo prima della rimessa in servizio. Un registro compilato retroattivamente, con formule generiche o senza riferimenti all’attrezzatura, offre una tutela molto debole. La documentazione deve corrispondere agli interventi realmente effettuati e integrarsi con la valutazione dei rischi, le procedure aziendali e la formazione degli addetti.
Un adempimento distinto riguarda i titolari di officina elettrica. Essi devono tenere la contabilità dei flussi energetici e registrare le letture dei contatori individuati dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli nel rapporto di sopralluogo collegato alla licenza di esercizio. Le letture costituiscono il riferimento per predisporre la dichiarazione dei consumi annuale o, nei casi previsti, semestrale. Le indicazioni dell’ADM richiedono che le rilevazioni siano coerenti con i misuratori fiscali e con la periodicità stabilita, come chiarito anche dalla circolare ADM n. 27 del 2025. Questo registro fiscale non deve essere confuso con il registro di manutenzione delle attrezzature, anche se entrambi possono riguardare il medesimo impianto e devono essere conservati con particolare attenzione.
Prima di adottare un modello, l’impresa dovrebbe quindi verificare il manuale del fabbricante, il documento di valutazione dei rischi, l’Allegato VII e le eventuali norme settoriali. Il fac simile può facilitare la gestione, ma non sostituisce la valutazione tecnica delle periodicità né gli obblighi specifici previsti per la singola attrezzatura.
Esempio di Registro Manutenzione Attrezzature
Di seguito è possibile trovare un esempio di registro manutenzione attrezzature.
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SISTEMA DI GESTIONE DELLE ATTREZZATURE REGISTRO MANUTENZIONE ATTREZZATURE Pianificazione, controlli, interventi e tracciabilità |
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| Organizzazione | ________________________________ | Sede / unità | ________________________________ |
| Periodo | dal ____ / ____ / ______ al ____ / ____ / ______ | Responsabile | ________________________________ |
| Codice documento | ________________________________ | Revisione | ________________________________ |
| Data emissione | ____ / ____ / ______ | Conservazione | ________________________________ |
Istruzioni per l’utilizzo
Il registro raccoglie le evidenze relative alla manutenzione e ai controlli delle attrezzature di lavoro. Per ogni bene deve essere utilizzato un codice identificativo univoco, riportato senza variazioni nella scheda anagrafica, nel piano di manutenzione, nei rapporti di intervento, nelle segnalazioni e negli allegati.
Conservazione: i risultati dei controlli previsti dall’articolo 71 del D.Lgs. 81/2008 devono essere riportati per iscritto e conservati almeno per tre anni a disposizione degli organi di vigilanza. Le registrazioni possono essere gestite su supporto cartaceo o informatico, purché risultino leggibili, identificabili e disponibili.
Verifiche periodiche: per le attrezzature comprese nell’Allegato VII devono essere rispettate anche le procedure e le periodicità applicabili. Il presente registro non sostituisce le richieste, i verbali o gli altri documenti ufficiali previsti.
Officine elettriche: il registro fiscale delle letture dei contatori individuati dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli costituisce un adempimento distinto e non è sostituito dal presente registro di manutenzione.
1. Elenco generale delle attrezzature
| ID | Attrezzatura | Marca / modello | Matricola / seriale | Ubicazione | Responsabile | All. VII | Stato |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SÌ / NO | ATTIVA / F.S. | ||||||
| SÌ / NO | ATTIVA / F.S. | ||||||
| SÌ / NO | ATTIVA / F.S. | ||||||
| SÌ / NO | ATTIVA / F.S. | ||||||
| SÌ / NO | ATTIVA / F.S. | ||||||
| SÌ / NO | ATTIVA / F.S. | ||||||
| SÌ / NO | ATTIVA / F.S. | ||||||
| SÌ / NO | ATTIVA / F.S. |
| Totale attrezzature | ________ | Attive | ________ |
| Fuori servizio | ________ | Dismesse | ________ |
| Data aggiornamento | ____ / ____ / ______ | Firma responsabile | ________________________ |
2. Scheda identificativa dell’attrezzatura
| ID attrezzatura | ________________________ | Stato | ATTIVA / FUORI SERVIZIO / DISMESSA |
| Denominazione | ________________________ | Tipologia | ________________________ |
| Marca | ________________________ | Modello | ________________________ |
| Matricola / seriale | ________________________ | Anno costruzione | ________________________ |
| Fabbricante | ________________________ | Fornitore | ________________________ |
| Ubicazione | ________________________ | Reparto | ________________________ |
| Alimentazione | ________________________ | Potenza / portata | ________________________ |
| Data acquisto | ____ / ____ / ______ | Messa in servizio | ____ / ____ / ______ |
| Referente interno | ________________________ | Manutentore | ________________________ |
| Allegato VII | SÌ / NO / DA VERIFICARE | Matricola INAIL | ________________________ |
Documentazione associata
| ☐ Manuale uso e manutenzione | ☐ Dichiarazione di conformità | ☐ Schemi / disegni |
| ☐ Registro del fabbricante | ☐ Verbali verifiche periodiche | ☐ Certificati / collaudi |
| ☐ Procedure di sicurezza | ☐ Valutazioni specifiche | ☐ Contratto manutenzione |
| Condizioni e limiti d’uso | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
| Rischi rilevanti | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
3. Piano di manutenzione programmata
| ID attrezzatura | ________________________ | Denominazione | ________________________ |
| Manuale / revisione | ________________________ | Responsabile piano | ________________________ |
| N. | Componente | Attività prevista | Frequenza / evento | Esecutore | Criterio esito | Criticità |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A / M / B | |||||
| 2 | A / M / B | |||||
| 3 | A / M / B | |||||
| 4 | A / M / B | |||||
| 5 | A / M / B | |||||
| 6 | A / M / B |
| Unità di misura | ORE / CICLI / KM / MESI / ALTRO | Tolleranza | + / – ____________________ |
| Data approvazione | ____ / ____ / ______ | Prossimo riesame | ____ / ____ / ______ |
| Approvato da | ________________________ | Firma | ________________________ |
4. Rapporto di intervento
| N. intervento | ________________________ | ID attrezzatura | ________________________ |
| Data | ____ / ____ / ______ | Ora inizio / fine | ____ : ____ / ____ : ____ |
| Tipo | PREVENTIVA / CORRETTIVA / STRAORDINARIA / MODIFICA | Richiesta da | ________________________ |
| Ore / cicli | ________________________ | Fermo macchina | da __________ a __________ |
| Motivo | GUASTO / SCADENZA / ANOMALIA / PRESCRIZIONE / ALTRO: ________________________________ | ||
| Descrizione iniziale | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
||
| Attività eseguite | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
||
| Ricambi e materiali | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
||
| Prove e misure | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
||
| Esito | POSITIVO / CON RISERVA / NEGATIVO | Stato finale | IN SERVIZIO / LIMITATO / FUORI SERVIZIO |
| Prossima scadenza | ____ / ____ / ______ | Rapporto allegato | SÌ / NO, rif. __________________ |
| Tecnico / impresa | ________________________ | Firma | ________________________ |
| Responsabile interno | ________________________ | Firma / data | ________________________ |
5. Registro degli interventi
| N. | Data | ID attr. | Tipo | Attività, ricambi e riferimento | Esecutore | Esito | Firma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | |||||||
| 5 | |||||||
| 6 | |||||||
| 7 | |||||||
| 8 |
Esito negativo: indicare immediatamente la messa fuori servizio, adottare le misure di sicurezza necessarie e aprire una segnalazione di anomalia.
6. Registro controlli e verifiche
| Data | ID | Tipo controllo | Riferimento | Controlli / documento | Esito | Scadenza | Firma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Controlli scaduti | ________ | Controlli con riserva | ________ |
| Azioni aperte | ________ | Data riesame | ____ / ____ / ______ |
| Responsabile | ________________________ | Firma | ________________________ |
7. Segnalazione anomalia e azione correttiva
| N. segnalazione | ________________________ | ID attrezzatura | ________________________ |
| Data / ora | ____ / ____ / ______, ____ : ____ | Segnalato da | ________________________ |
| Luogo | ________________________ | Priorità | BASSA / MEDIA / ALTA / IMMEDIATA |
| Fuori servizio | SÌ / NO | Identificazione applicata | SÌ / NO / N.A. |
| Anomalia | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
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| Misure immediate | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
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| Causa / analisi | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
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| Azione correttiva | Attività: __________________________________ Responsabile: ______________________________ Termine: ____ / ____ / ______ Evidenza: ________________________________________________ |
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| Verifica efficacia | POSITIVA / NEGATIVA / DA RIPETERE | Data chiusura | ____ / ____ / ______ |
| Verificato da | ________________________ | Firma | ________________________ |
8. Fuori servizio e rimessa in esercizio
| N. provvedimento | ________________________ | ID attrezzatura | ________________________ |
| Data / ora stop | ____ / ____ / ______, ____ : ____ | Disposto da | ________________________ |
| Motivo | ________________________ | Segnalazione collegata | Rif. ________________________ |
| Misure di sicurezza | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
||
| Interventi richiesti | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
||
| Evidenze | Rapporti / prove / certificati / fotografie / verbali: ________________________________________ | ||
Rimessa in esercizio
| Data intervento | ____ / ____ / ______ | Rapporto | Rif. ________________________ |
| Controllo finale | POSITIVO / CON RISERVA / NEGATIVO | Eseguito da | ________________________ |
| Limitazioni residue | NESSUNA / VEDI NOTE | Prossima verifica | ____ / ____ / ______ |
| Autorizzato da | ________________________ | Firma / data | ________________________ |
Autorizzazione: la conclusione della riparazione non equivale automaticamente alla rimessa in servizio. Registrare il controllo finale e l’autorizzazione del soggetto individuato dalla procedura aziendale.
9. Scadenzario
| ID | Tipo | Attività / verifica | Prevista | Eseguita | Esito / rinvio | Responsabile |
|---|---|---|---|---|---|---|
10. Indice degli allegati
| N. | Data | Documento | Attrezzatura | Archivio |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 |
11. Riesame del periodo
| Interventi eseguiti | ________ | Interventi scaduti | ________ |
| Anomalie aperte | ________ | Attrezzature F.S. | ________ |
| Documenti mancanti | ________ | Azioni successive | ________ |
| Data riesame | ____ / ____ / ______ | Responsabile / firma | ________________________ |
| Valutazione complessiva | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
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| Azioni e risorse | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
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| Informazione / formazione | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
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| Responsabile attrezzature | Preposto / RSPP, se previsto | Datore di lavoro / delegato |
|---|---|---|
| Firma / data | Firma / data | Firma / data |
Chiusura del registro: verificare che le registrazioni siano leggibili, datate, riferite all’ID corretto e corredate dalle firme o dalle evidenze elettroniche previste dalla procedura aziendale.
Fac Simile Registro Manutenzione Attrezzature Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello registro manutenzione attrezzature da scaricare. Il modulo registro manutenzione attrezzature compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile registro manutenzione attrezzature può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Registro Manutenzione Attrezzature PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modello registro manutenzione attrezzature PDF editabile da compilare.
Modello Registro Manutenzione Attrezzature Excel
In questa sezione è presente un fac simile registro manutenzione attrezzature Excel da scaricare.