In questa pagina è possibile trovare un fac simile registro protocollo corrispondenza da scaricare e compilare.
Indice
Registro Protocollo della Corrispondenza
Il registro protocollo corrispondenza è lo strumento con cui un ente, un’associazione, un’impresa o una pubblica amministrazione registra in modo ordinato i documenti ricevuti e spediti, attribuendo a ognuno un numero progressivo, una data certa di registrazione e le informazioni necessarie a identificarne mittente, destinatario, oggetto e collocazione. La sua funzione è garantire tracciabilità, controllo dei flussi documentali e prova dell’avvenuta ricezione o trasmissione della corrispondenza. Anche quando non vi sia un obbligo pubblico di protocollo informatico, un registro ben tenuto rappresenta una buona prassi organizzativa, utile per prevenire smarrimenti, duplicazioni, contestazioni sui termini e difficoltà nel reperimento degli atti.
Per le pubbliche amministrazioni il riferimento principale è il D.P.R. 445/2000. L’art. 53 stabilisce che la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito deve contenere almeno il numero di protocollo generato automaticamente dal sistema, la data di registrazione assegnata automaticamente, il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per quelli spediti, l’oggetto del documento, la data e il protocollo del documento ricevuto, se disponibili, e l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica. La norma precisa inoltre che alcune informazioni, come numero e data di protocollo, devono essere registrate in forma non modificabile.
Il protocollo non è una semplice rubrica della posta. Nella gestione documentale pubblica esso si collega alla classificazione, alla fascicolazione, all’assegnazione agli uffici competenti, alla conservazione e al reperimento degli atti. AgID descrive la gestione dei flussi documentali come l’insieme delle attività che consentono la corretta registrazione di protocollo, assegnazione, classificazione, fascicolazione, reperimento e conservazione dei documenti. Questa impostazione è utile anche per enti privati strutturati, perché consente di passare da una gestione informale della corrispondenza a un sistema documentale verificabile.
Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici aggiornano le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale. Esse costituiscono un riferimento essenziale per le pubbliche amministrazioni e un parametro tecnico utile anche per soggetti privati che vogliano adottare procedure documentali affidabili. In particolare, il sistema di gestione deve garantire sicurezza, integrità, autenticità, immodificabilità e reperibilità dei documenti nel tempo.
Nel registro devono essere annotati sia i documenti in entrata sia quelli in uscita, e, se previsto dal manuale o dalla procedura interna, anche la corrispondenza interna rilevante. Per ogni registrazione è opportuno indicare il numero progressivo, la data di protocollo, la data del documento, il mittente o destinatario, l’oggetto sintetico ma comprensibile, il mezzo di ricezione o spedizione, l’ufficio assegnatario, il fascicolo o pratica di riferimento, eventuali allegati e le note operative. Se il documento è informatico, è utile riportare anche il riferimento al file, alla PEC, alla ricevuta di consegna o al sistema di conservazione utilizzato.
Un principio importante è la progressività della numerazione. Nei sistemi pubblici la numerazione di protocollo è rinnovata ogni anno solare e non è consentita l’assegnazione manuale di numeri già utilizzati o duplicati. Anche nei registri privati è opportuno adottare una numerazione annuale continua, evitando cancellazioni, spazi vuoti non motivati e correzioni non tracciate. Se si utilizza un registro cartaceo, le rettifiche dovrebbero consentire la lettura del dato originario e riportare data e firma di chi effettua la correzione. Se si usa un registro elettronico, il sistema dovrebbe conservare lo storico delle modifiche.
La corretta tenuta del registro incide anche sulla protezione dei dati personali. La corrispondenza può contenere dati comuni, dati particolari, informazioni riservate, dati sanitari, giudiziari, commerciali o contrattuali. Per questo l’accesso al registro deve essere limitato ai soggetti autorizzati e le registrazioni devono contenere solo le informazioni necessarie, evitando di riportare nell’oggetto dettagli eccedenti o sensibili quando non indispensabili. La protocollazione deve inoltre essere coordinata con eventuali policy interne su privacy, conservazione documentale, sicurezza informatica e gestione delle PEC.
Esempio di Registro Protocollo Corrispondenza
Di seguito è possibile trovare un esempio di registro protocollo corrispondenza.
Registro protocollo corrispondenza
Registro per la protocollazione della corrispondenza in arrivo, in partenza e interna
| Ente / impresa / associazione | ____________________________________________________________ |
| Sede | ________________________________________________________________________ |
| Codice fiscale / Partita IVA | ____________________________________________ |
| Anno di riferimento | ________ |
| Responsabile del protocollo | ____________________________________________________________ |
| Registro n. | __________ composto da n. __________ pagine / fogli |
Il presente registro è destinato alla registrazione progressiva della corrispondenza ricevuta, spedita o interna, con indicazione del numero di protocollo, della data di registrazione, del mittente o destinatario, dell’oggetto, del mezzo di trasmissione, dell’ufficio competente, degli allegati e delle eventuali attività successive. Le registrazioni devono essere effettuate in ordine cronologico, senza duplicazioni e con modalità idonee a garantire tracciabilità e reperibilità dei documenti.
Registro unico corrispondenza
| N. protocollo | Data protocollo | Tipo | Data documento | Mittente / destinatario | Email / PEC / recapito | Modalità | Oggetto | Allegati | Ufficio / pratica | Follow-up | Note |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ________ | ____/____/________ | arrivo / uscita / interna | ____/____/________ | ____________________________ | ____________________________ | PEC / email / posta / mano / altro | ________________________________________ | sì / no n. ____ | ________________ | sì / no | ________________ |
| ________ | ____/____/________ | arrivo / uscita / interna | ____/____/________ | ____________________________ | ____________________________ | PEC / email / posta / mano / altro | ________________________________________ | sì / no n. ____ | ________________ | sì / no | ________________ |
| ________ | ____/____/________ | arrivo / uscita / interna | ____/____/________ | ____________________________ | ____________________________ | PEC / email / posta / mano / altro | ________________________________________ | sì / no n. ____ | ________________ | sì / no | ________________ |
| ________ | ____/____/________ | arrivo / uscita / interna | ____/____/________ | ____________________________ | ____________________________ | PEC / email / posta / mano / altro | ________________________________________ | sì / no n. ____ | ________________ | sì / no | ________________ |
Dettaglio corrispondenza in arrivo
| N. protocollo | ________ |
| Data e ora ricezione | ____/____/________ ore ____:____ |
| Mittente | ____________________________________________________________ |
| Recapiti mittente | telefono ____________________ email / PEC ______________________________________________ |
| Modalità di ricezione | PEC / email ordinaria / posta raccomandata / posta ordinaria / consegna a mano / corriere / altro: ______________________________ |
| Oggetto | ____________________________________________________________________________________________ |
| Ufficio assegnatario / responsabile pratica | ____________________________________________________________ |
Dettaglio corrispondenza in uscita
| N. protocollo | ________ |
| Data e ora invio | ____/____/________ ore ____:____ |
| Destinatario | ____________________________________________________________ |
| Recapiti destinatario | telefono ____________________ email / PEC ______________________________________________ |
| Modalità di invio | PEC / email ordinaria / posta raccomandata / posta ordinaria / consegna a mano / corriere / altro: ______________________________ |
| Oggetto | ____________________________________________________________________________________________ |
| Documento predisposto da | ____________________________________________________________ |
Archiviazione e follow-up
| Fascicolo / pratica di riferimento | ____________________________________________________________ |
| Collocazione archivio fisico / digitale | ________________________________________________________________________ |
| Allegati | nessuno / n. __________ allegati descrizione: ______________________________________________________________ |
| Necessario follow-up | Sì □ No □ entro il ____/____/________ a cura di ______________________________________________ |
| Note | ____________________________________________________________________________________________ |
| Luogo e data | ____________________________, ____/____/________ |
| Firma responsabile protocollo | ____________________________________________________________ |
Nota per la compilazione: il modello deve essere adattato alla procedura interna dell’ente o dell’impresa. Nei sistemi digitali è opportuno garantire numerazione progressiva annuale, data certa di registrazione, conservazione dei documenti e limitazione dell’accesso ai soggetti autorizzati. Per le pubbliche amministrazioni occorre rispettare la disciplina sul protocollo informatico, sulla gestione documentale e sulla conservazione dei documenti informatici.
Fac Simile Registro Protocollo Corrispondenza Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello registro protocollo corrispondenza da scaricare. Il modulo registro protocollo corrispondenza compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile registro protocollo corrispondenza può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Registro Protocollo Corrispondenza PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modello registro protocollo corrispondenza PDF editabile da compilare.
Modello Registro Protocollo Corrispondenza Excel
In questa sezione è disponibile un fac simile registro protocollo corrispondenza Excel da scaricare.