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Indice
Contratto Assistenza e Manutenzione Software
Il contratto di manutenzione software rappresenta un accordo tra un fornitore, che può essere una software house, un’azienda di hardware o un ufficio IT esterno, e un cliente, volto a garantire la corretta operatività delle applicazioni e dei software utilizzati, nonché a fornire manutenzione ordinaria e straordinaria dei sistemi informatici e telematici. Questo tipo di contratto assicura la continuità nel funzionamento dei dispositivi hardware, minimizzando i tempi di inattività e assicurando che le infrastrutture tecnologiche del cliente rimangano efficienti e aggiornate.
Dal punto di vista giuridico, il contratto di manutenzione software e hardware può essere qualificato come un contratto d’opera o un appalto di servizi, con alcuni elementi che richiamano quelli di un contratto di somministrazione. Però, si tratta di un contratto atipico poiché il codice civile non ne contiene una regolamentazione specifica. Questo tipo di contratto è caratterizzato da effetti obbligatori, il che significa che non prevede il trasferimento di proprietà dei beni, ma piuttosto l’impegno del fornitore a fornire assistenza e manutenzione in cambio di un corrispettivo pagato dal cliente.
Un elemento essenziale di questo contratto è l’indicazione delle parti coinvolte. È fondamentale identificare chiaramente il fornitore e il cliente, specificando i dettagli legali di entrambe le società, come la sede, l’indirizzo, il codice fiscale, la partita IVA e l’indirizzo PEC. Inoltre, è importante definire chi, all’interno di ciascuna società, è responsabile della stipulazione e della gestione del contratto, tenendo conto delle eventuali strutture più ampie, come gruppi di lavoro con diverse funzioni specializzate.
La descrizione dei servizi offerti è un altro aspetto importante del contratto. È necessario delineare con precisione quali servizi di manutenzione e assistenza saranno forniti, inclusi gli aggiornamenti del software, la sostituzione dell’hardware e qualsiasi altra attività specifica richiesta dal cliente. È fondamentale che questa descrizione sia chiara e dettagliata per evitare ambiguità o interpretazioni errate che potrebbero portare a incomprensioni o conflitti tra le parti. Ad esempio, evitare formulazioni generiche come compiere tutto quanto necessario che possono lasciare spazio a interpretazioni soggettive e potenzialmente problematiche.
I termini e le condizioni di pagamento rappresentano un altro elemento imprescindibile del contratto. È essenziale specificare in modo chiaro i costi dei servizi di manutenzione, le modalità di pagamento, le scadenze e le eventuali dilazioni. Inoltre, è possibile includere clausole penali in caso di ritardi nei pagamenti o la possibilità di sospendere immediatamente le attività di assistenza qualora i pagamenti non vengano effettuati puntualmente. Queste disposizioni aiutano a tutelare entrambe le parti, assicurando che il fornitore venga compensato adeguatamente e che il cliente riceva i servizi promessi in modo tempestivo.
La durata del contratto e le condizioni per il recesso sono anch’essi aspetti importanti da considerare. Il contratto può avere una durata determinata, ad esempio tre mesi di assistenza dopo l’installazione del software, oppure una durata più estesa, come un anno con rinnovo automatico salvo disdetta da parte di una delle due parti. In alternativa, il contratto può essere basato su un consumo di ore di assistenza da utilizzare in un arco temporale specifico. È importante definire chiaramente le modalità di recesso, specificando come e quando una delle parti può recedere dal contratto, oltre a dettagli operativi come il passaggio di consegne e la gestione delle credenziali, attività che richiedono particolare attenzione a causa della loro complessità tecnica.
Un altro elemento chiave riguarda la proprietà intellettuale. Quando il contratto di manutenzione include anche lo sviluppo di nuove funzionalità o miglioramenti software, è fondamentale stabilire chiaramente chi detiene i diritti sulle opere realizzate. In molti casi, la proprietà delle innovazioni e delle modifiche apportate al software può essere attribuita automaticamente al cliente, soprattutto se queste modifiche sono state richieste espressamente e fanno parte dell’incarico iniziale. Questa regolamentazione evita future dispute riguardanti la titolarità dei diritti d’autore e l’uso delle tecnologie sviluppate.
Oltre agli elementi essenziali, è possibile includere ulteriori clausole che definiscono in modo più dettagliato le responsabilità e gli obblighi delle parti. Per esempio, il fornitore può impegnarsi a mantenere una certa disponibilità del servizio, a fornire report periodici sullo stato degli apparati e a garantire tempi di intervento rapidi in caso di malfunzionamenti. Analogamente, il cliente può essere tenuto a fornire accesso tempestivo agli apparati e a segnalare prontamente eventuali problemi riscontrati.
Il trattamento dei dati personali rappresenta un ulteriore aspetto importante da includere nel contratto, in conformità con le normative sulla privacy. Entrambe le parti devono dichiarare di essere informate e di dare il loro consenso al trattamento dei dati personali necessari per l’esecuzione del contratto. Questo garantisce che tutte le operazioni di manutenzione e assistenza siano condotte nel rispetto delle leggi vigenti, proteggendo la riservatezza e la sicurezza delle informazioni del cliente.
Infine, le disposizioni finali del contratto stabiliscono il quadro legale dell’accordo, dichiarando che il contratto sostituisce eventuali accordi precedenti e che qualsiasi modifica deve essere effettuata per iscritto. Viene anche specificata la giurisdizione competente per risolvere eventuali controversie, assicurando che tutte le parti sappiano quale foro sarà competente in caso di disaccordi legali. Questa sezione serve a fornire una chiara base legale per l’esecuzione e l’interpretazione del contratto, riducendo il rischio di ambiguità e facilitando la risoluzione di eventuali problemi che potrebbero sorgere durante la durata dell’accordo
Esempio Contratto di Manutenzione Software
Di seguito è possibile trovare un esempio di contratto di manutenzione software.
Tra
la società ……, con sede a …… (……) in via …… n. ……, cap ……, codice fiscale e partita Iva ……, PEC ……, nella persona del suo legale rappresentante sig. ……. (di seguito più brevemente denominata “Fornitore”)
e
la società ……, con sede a …… (……) in via …… n. ……, cap ……, codice fiscale e partita Iva ……, PEC ……, nella persona del suo legale rappresentante sig. ……. (di seguito più brevemente denominata “Cliente”)
premesso che
• il Cliente ha acquistato la licenza d’uso del software denominato …… versione …… (di seguito più brevemente denominato “Software”) e prodotto da …… (di seguito più brevemente denominato “Produttore”);
• il Cliente ha la necessità di mantenere costantemente aggiornato il Software;
• il Fornitore svolge abitualmente servizi di manutenzione del Software per conto dei clienti ed è dotato delle competenze tecnico-professionali necessarie per l’esecuzione dell’incarico.
Tutto ciò premesso si stipula e si conviene quanto segue:
1) Premesse. Le premesse sono parte integrante del presente contratto.
2) Oggetto. Il Cliente affida al Fornitore, che accetta con l’organizzazione dei mezzi necessari e con gestione a proprio rischio, l’esecuzione dei servizi di manutenzione (di seguito più brevemente denominati “Servizio”) del Software indicato in premessa.
3) Decorrenza e durata. Il contratto ha efficacia dal …… al ……, e si intende tacitamente rinnovato per un ulteriore anno, e così di seguito ad ogni ulteriore scadenza, salvo disdetta di una delle parti da spedire alla controparte tramite raccomandata AR o PEC con almeno ……. mesi di anticipo .
4) Corrispettivo e modalità di pagamento. Il corrispettivo dell’appalto è convenuto dalle parti in € ……. (euro …….) annui, oltre Iva nella misura di legge, somma che il Cliente pagherà al Fornitore con le seguenti modalità: …….
5) Modalità di esecuzione. Il Servizio comprende le seguenti attività:
• distribuzione – postale o telematica – delle nuove release e patch del Software, come rilasciate dal Produttore;
• distribuzione – postale o telematica – degli aggiornamenti della documentazione del Software, come rilasciate dal Produttore;
• segnalazioni di malfunzionamenti rilevati da altri utenti del Software e corrispondenti azioni correttive;
• segnalazione di informazioni relative al Software (livelli di aggiornamento, nuove funzioni offerte, evoluzioni delle release, prodotti software integrativi e/o complementari, ecc.);
• assistenza telefonica e/o in teleassistenza in caso di problemi con l’installazione delle nuove release e patch del Software.
Nel caso in cui al Cliente sia stata concessa licenza d’uso del Software per più computer, il Servizio si intende riferito ad un solo computer, restando a carico del Cliente ogni onere di duplicazione dei supporti, di divulgazione delle informazioni presso le proprie sedi, di allineamento delle versioni del Software fra le diverse installazioni. Il Servizio non comprende attività diverse da quelle sopra elencate e in particolare non comprende la formazione sull’utilizzo del Software, la configurazione e la personalizzazione del Software, l’assistenza tecnica (help desk) sull’utilizzo del Software, la re-installazione del Software o il trasferimento dello stesso su altro computer. Qualora il Cliente richieda al Fornitore disvolgere tali attività, le stesse verranno eseguite applicando il listino vigente del Fornitore,salvo diversi accordi scritti fra le parti. Il titolare del copyright sul Software resta comunque titolare di tutti i diritti sul Software stesso.
Il Fornitore non garantisce attività prive d’interruzioni o di errori derivanti dal Software, né che il Software sarà in grado di soddisfare tutte le necessità del Cliente e né che eventuali difetti del Software vengano corretti: pertanto il Cliente riconosce e dà espressamente atto di conoscere le caratteristiche essenziali del Software e di accettare il rischio relativo alla funzionalità del Software stesso rispetto alle proprie necessità e aspettative.
Il Fornitore non sarà responsabile per limiti o carenze di funzionamento del Software qualora tali limiti e/o carenze siano stati, in tutto o in parte, causati (a) da attività non autorizzate dal Fornitore stesso, (b) dall’utilizzo del Software in modo non conforme alle relative specifiche, ovvero (c) da alterazioni del Software provocate dall’ambiente del sistema o da prodotti che non siano stati forniti dal Fornitore; spetta al Cliente sia provare che tali limiti o carenze siano riconducibili alla responsabilità del Fornitore, sia sostenere i costi per l’eliminazione di tali limiti o carenze nel caso in cui venga accertata la non sussistenza di obbligo di garanzia da parte del Fornitore stesso.
6) Obbligazioni e dichiarazioni del Fornitore. Il Fornitore eseguirà il Servizio sotto la propria responsabilità, tempestivamente e con diligenza professionale, impiegando le risorse umane e finanziarie che si rendano di volta in volta necessarie.
Il Fornitore ha piena autonomia nella selezione del personale addetto all’esecuzione del Servizio e garantisce che tale personale sia idoneo, di provata e adeguata capacità in relazione all’erogazione del Servizio; il Fornitore si riserva il diritto di sostituire il personale incaricato dell’esecuzione del Servizio, garantendo, in ogni caso, il tempestivo e corretto adempimento di tutte le obbligazioni assunte in forza del contratto.
Qualora il Fornitore, nell’esecuzione del Servizio, si avvalga di terzi, si impegna a far rispettare a questi ultimi le condizioni previste nel contratto e si assume sin d’ora la responsabilità della loro opera.
7) Obbligazioni e dichiarazioni del Cliente. Il Cliente garantisce di detenere la titolarità delle licenze relative al Software e pertanto manleva il Fornitore sia da ogni obbligo e/o onere di accertamento e/o di controllo al riguardo, sia da ogni responsabilità – inclusa quella solidale ai sensi di legge – in caso di non legittimo utilizzo di Software da parte del Cliente.
Il Cliente garantisce che tutte le informazioni (testi, dati, notizie, segni, immagini, suoni e quant’altro) contenute e/o trattate nel o tramite il Software sono nella sua legittima disponibilità e non violano alcun diritto di terzi, ivi incluso privacy, diritto d’immagine, diritti d’autore, marchi e brevetti: il Cliente pertanto manleva il Fornitore sia da ogni obbligo e/o onere di accertamento e/o di controllo al riguardo, sia da ogni responsabilità – inclusa quella solidale ai sensi di legge – in caso di non legittimo utilizzo delle informazioni da parte del Cliente.
Il Cliente si dichiara espressamente unico responsabile dei dati trattati, memorizzati, elaborati e/o trasmessi a terzi facendo uso del Software: pertanto il Cliente manleva il Fornitore da ogni responsabilità civile e penale, inclusa quella solidale ai sensi di legge, derivante direttamente o indirettamente dal trattamento dei dati suddetti, ivi inclusa ogni violazione delle vigenti disposizioni in materia di privacy e reati informatici.
8) Interruzione, sospensione, risoluzione e recesso. Il Fornitore può interrompere il Servizio, dandone comunque tempestiva comunicazione al Cliente, in caso di forza maggiore o per ordine di pubbliche autorità; il Fornitore avrà altresì la facoltà di interrompere il Servizio, dandone comunque tempestiva comunicazione al Cliente, qualora vi fossero fondati motivi per ritenere che si possano verificare problemi di sicurezza e/o di tutela del diritto di riservatezza, tuttavia tale interruzione non potrà prolungarsi per un periodo superiore a ……; in ogni caso di interruzione il Cliente potrà recedere dal contratto senza alcun onere per le parti, dandone comunicazione al Fornitore.
Il Fornitore può infine sospendere il Servizio in caso di mancato pagamento dei corrispettivi da parte del Cliente.
9) Trattamento dei dati personali. Le parti si dichiarano di essere informate e si prestano il reciproco consenso al trattamento dei rispettivi dati ai sensi del Testo unico della privacy .
10) Disposizioni finali. Il presente contratto, assoggettato alla legge italiana, estingue e sostituisce qualsiasi eventuale precedente accordo anche verbale fra le parti e avente analogo oggetto. Eventuali modifiche al presente contratto hanno effetto solo se confermate per iscritto.
11) Controversie e Foro competente. Le controversie che dovessero sorgere in relazione all’applicazione del presente contratto, o comunque connesse all’esecuzione, interpretazione o violazione del medesimo, sono devolute alla esclusiva giurisdizione del Foro di ……. .
Letto, firmato e sottoscritto.
Luogo ……., data ……..
Il Fornitore
Il Cliente
Si sottoscrivono espressamente e si intendono specificamente approvate, a norma degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, le condizioni di cui agli articoli 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 e 11.
Il Fornitore
Il Cliente
Modello Contratto di Assistenza e Manutenzione Software Word
In questa sezione è presente un modello contratto di manutenzione software da scaricare. Il modulo contratto di manutenzione software compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile contratto di manutenzione software può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Contratto di Assistenza e Manutenzione Software PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile contratto di manutenzione software PDF editabile da scaricare e compilare.
