In questa pagina è possibile trovare un fac simile informativa videosorveglianza dipendenti Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Informativa per Videosorveglianza Dipendenti
L’informativa sulla videosorveglianza in ambito lavorativo non è un semplice cartello con l’icona della telecamera, ma il tassello visibile di un impianto giuridico che tiene insieme GDPR, Statuto dei lavoratori, provvedimenti del Garante e linee guida europee. Serve a spiegare con chiarezza a dipendenti e visitatori perché e come le immagini vengono raccolte, da chi sono trattate, per quanto tempo, con quali garanzie e quali diritti possono esercitare.
Il punto di partenza è la base giuridica corretta. Nelle aziende private la base è il legittimo interesse del titolare a proteggere persone e patrimonio, purché la misura sia necessaria e proporzionata rispetto ai rischi e non esistano alternative meno intrusive. Laddove l’impianto sia installato in luoghi di lavoro, non basta il GDPR: l’articolo 4 della Legge 300/1970 esige un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro quando gli impianti sono idonei anche solo potenzialmente al controllo a distanza dell’attività. Questa condizione è un presupposto di liceità distinto dall’informativa; se manca, l’impianto è illegittimo anche se l’informativa è perfetta. L’informativa deve inoltre chiarire che il sistema non nasce per monitorare le prestazioni individuali né per finalità disciplinari, precisando però che le immagini potranno essere utilizzate a fini difensivi o disciplinari solo se l’impianto è stato installato nel rispetto dell’art. 4, gli interessati sono stati adeguatamente informati e la contestazione resta proporzionata allo scopo perseguito.
La forma deve seguire la sostanza. Il GDPR richiede un’informativa a due livelli, un’informativa breve, affissa prima delle aree inquadrate, e una informativa estesa, facilmente raggiungibile tramite link, QR o consegna ai dipendenti e disponibile alla reception per i visitatori. La breve anticipa il nome del titolare, le finalità di sicurezza, la base giuridica, il tempo di conservazione o i criteri, i contatti e il rinvio all’informativa completa. La versione estesa sviluppa i contenuti dell’articolo 13: identità e contatti del titolare, eventuale DPO e suoi recapiti, finalità e basi giuridiche, interessi legittimi perseguiti, categorie di dati trattati (immagini, senza audio né tecniche biometriche), destinatari interni ed esterni, eventuali trasferimenti extra-UE con relative garanzie, periodo di conservazione e criteri di cancellazione, diritti esercitabili e loro limiti, canali per esercitarli, diritto di reclamo al Garante. È utile aggiungere una dichiarazione espressa che esclude l’uso di audio, riconoscimento facciale o profilazione e che descrive, in linguaggio semplice, come sono limitate le inquadrature e quali aree sono escluse (bagni, spogliatoi, infermerie, zone di pausa).
Prima ancora di scrivere l’informativa va deciso come inquadrare. Vanno esclusi luoghi nei quali la riservatezza è massima, vanno impostati mascheramenti per aree non pertinenti, va evitata la puntatura fissa su postazioni individuali o monitor, va calibrata la risoluzione e il frame rate per lo scopo di sicurezza, vanno disabilitate funzioni non necessarie. L’accesso alle immagini va ristretto a persone formalmente autorizzate e istruite per iscritto, con credenziali personali, autenticazione forte quando c’è accesso da remoto e registrazione dei log di accesso e di estrazione delle clip. I fornitori di vigilanza, manutenzione o cloud devono essere nominati responsabili del trattamento con un contratto che disciplini finalità, istruzioni, misure di sicurezza, sub-fornitori, tempi di cancellazione e verifiche. La conservazione è il secondo snodo critico. La regola generale è il ciclo breve: 24, 48 o 72 ore con cancellazione automatica e irreversibile, salvo estensioni limitate e motivate per chiusure festive, turni o specifici eventi. Periodi più lunghi si giustificano solo con analisi documentate e specifiche, non con formule generiche. La prassi corretta è indicare nell’informativa la durata base e i casi tassativi di estensione, spiegando che ulteriori conservazioni avverranno soltanto se necessario per adempiere a richieste dell’Autorità o per far valere o difendere un diritto in giudizio. L’informativa deve anche spiegare come si esercitano i diritti. Il diritto di accesso alle immagini esiste ma va bilanciato con i diritti e le libertà altrui. È legittimo chiedere all’istante elementi che delimitino la ricerca (giorno, fascia oraria, luogo), utilizzare strumenti di oscuramento per terzi eventualmente ripresi o, se l’oscuramento non è possibile, offrire un riscontro descrittivo. L’opposizione per motivi connessi alla situazione particolare è ammissibile ma raramente prevale su esigenze di sicurezza; la cancellazione non è praticabile se le immagini sono già necessarie per fini difensivi. L’informativa deve riportare un canale chiaro e presidiato (e-mail dedicata, PEC, indirizzo postale, contatti del DPO), i tempi di risposta e il rinvio al reclamo al Garante.
Un capitolo delicato è l’uso delle immagini in sede disciplinare. Il principio di fondo è che un impianto legittimamente installato e correttamente dichiarato può alimentare contestazioni, a condizione che l’informativa abbia chiarito l’esistenza del sistema, le sue finalità e le aree coperte, che l’impianto non sia stato usato per monitoraggi occulti delle prestazioni e che la raccolta e l’uso restino proporzionati. Diverso è il caso delle riprese occasionali per difendersi in giudizio o per scoprire illeciti gravi: anche qui l’informativa non si trasforma in autorizzazione in bianco, ma il perimetro di liceità si valuta in concreto, specie quando le riprese non sono riconducibili al sistema fisso dell’azienda.
Esempio di Informativa Videosorveglianza Dipendenti
Di seguito è possibile trovare un esempio di informativa videosorveglianza dipendenti.
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – VIDEOSORVEGLIANZA
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa nazionale applicabile
Titolare del trattamento
_______________ (denominazione) – Sede legale: _______________ – C.F./P. IVA: _______________ – e-mail: _______________ – PEC: _______________ – tel.: _______________.
Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), se designato
DPO: _______________ – contatti: _______________ – e-mail: _______________.
Ambito, quadro normativo e autorizzazioni lavoristiche
Il sistema di videosorveglianza è installato presso _______________ (sedi/aree) nel rispetto dell’art. 13 GDPR, delle Linee guida EDPB n. 3/2019 e dell’art. 4 L. 300/1970. L’impianto è stato _______________ [oggetto di accordo sindacale / autorizzato dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro] in data _______________ (estremi), con esclusiva finalità di sicurezza e protezione del patrimonio. Non è utilizzato per controllare a distanza l’attività dei lavoratori né per finalità disciplinari.
Categorie di dati trattati
Sono trattate immagini delle persone che accedono alle aree videosorvegliate (dipendenti, collaboratori, consulenti, fornitori, visitatori). Non sono effettuate registrazioni audio, riconoscimento facciale o altre forme di profilazione automatizzata.
Finalità e basi giuridiche
Le immagini sono trattate per la tutela del patrimonio (prevenzione/accertamento di intrusioni, furti, atti vandalici, danneggiamenti) e per la sicurezza delle persone e dei luoghi. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR); in ambito lavoristico si applica anche il rispetto dell’art. 4 L. 300/1970. Il trattamento è proporzionato e limitato a quanto necessario.
Modalità del trattamento, ubicazione e misure di minimizzazione
Le telecamere sono posizionate in _______________ (es. varchi, aree comuni, perimetri, magazzini) e non in luoghi vietati (es. servizi igienici, spogliatoi, aree di riposo). Le inquadrature sono minimizzate e, ove opportuno, sono applicati mascheramenti per escludere zone non pertinenti. L’impianto è attivo _______________ [h24 / in orario –]. L’accesso alle immagini è consentito solo a soggetti espressamente autorizzati e istruiti; gli accessi sono loggati. La presenza delle telecamere è segnalata con cartellonistica conforme (vedi sezione “Informativa breve”).
Conservazione (retention)
Le registrazioni sono conservate per _______________ [24/48/72] ore e cancellate in modo automatico e irreversibile allo scadere del termine. È possibile un prolungamento limitato e motivato (es. festività/chiusure o eventi specifici) fino a _______________ [max 7 giorni] o ulteriore estensione solo in caso di illeciti o richieste dell’Autorità, per il tempo strettamente necessario.
Destinatari, comunicazioni e incarichi
Nessuna diffusione. Le immagini possono essere comunicate a Autorità Giudiziaria o di Pubblica Sicurezza su legittima richiesta. I fornitori che erogano servizi connessi (es. vigilanza, manutenzione, cloud/teleassistenza) operano quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR sulla base di contratto e istruzioni scritte. All’interno, accedono alle immagini solo soggetti autorizzati ex art. 29 GDPR.
Trasferimenti extra-UE
I dati sono trattati/conservati in _______________. Eventuali trasferimenti verso Paesi extra-UE avverranno solo in presenza di decisioni di adeguatezza o di garanzie adeguate (es. Clausole Contrattuali Standard), previa valutazione d’impatto del trasferimento; informazioni aggiuntive sono disponibili contattando Titolare/DPO.
DPIA – Valutazione d’Impatto (art. 35 GDPR)
Il Titolare ha _______________ [svolto / valutato di non dover svolgere] la DPIA in data _______________ (riferimenti/registro n. ), in relazione a [sorveglianza sistematica su larga scala / caratteristiche impianto / nessun rischio elevato individuato]. La DPIA è _______________ [disponibile in estratto / oggetto di aggiornamento periodico].
Diritti degli interessati e modalità di esercizio
Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR (accesso, cancellazione ove applicabile, limitazione, opposizione per motivi connessi alla loro situazione particolare) nei limiti di compatibilità con la natura del trattamento e con i tempi di conservazione. Le richieste possono essere inviate a: e-mail _______________ – PEC _______________ – indirizzo postale _______________ – DPO _______________. È fatto salvo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it
– art. 77 GDPR).
Sicurezza e governance
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate (controlli accessi, segregazione, hardening, cifratura ove opportuno, logging, policy e formazione), registra il trattamento nel Registro ex art. 30 GDPR e mantiene aggiornati accordi/autorizzazioni art. 4 L. 300/1970. L’accesso da remoto alle registrazioni è vietato, salvo necessità documentate e con adeguate misure (es. VPN e MFA).
Informativa breve (cartellonistica – contenuti minimi)
Nelle aree videosorvegliate è esposto apposito cartello prima della zona inquadrata, riportante almeno: Titolare (), finalità (sicurezza e tutela del patrimonio), base giuridica (legittimo interesse), contatti (), tempo di conservazione (), rimando all’informativa completa disponibile su [URL/QR/intranet/reception].
Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative/impianto. Versione: _______________ – Data: _______________.
DICHIARAZIONI SPECIFICHE PER L’AMBITO LAVORATIVO (art. 4 L. 300/1970)
L’installazione e l’uso dell’impianto sono stati _______________ [oggetto di accordo con le RSA/RSU / autorizzati dall’INL] in data _______________ (estremi). I dipendenti sono stati informati mediante _______________ [consegna informativa/affissione/policy] e formati sulle regole interne di sicurezza e privacy. L’impianto non è utilizzato per controlli a distanza dell’attività lavorativa né per finalità disciplinari.
Riferimenti interni (facoltativo, non esposto al pubblico)
Responsabile interno impianto: _______________ – Fornitore manutenzione: _______________ – Contratto art. 28 GDPR del _______________ – Registro trattamenti voce n. _______________ – DPIA n. _______________.
Fac Simile Informativa Videosorveglianza Dipendenti PDF da Scaricare
In questa sezione è presente un modello informativa videosorveglianza dipendenti da scaricare. Il modulo informativa videosorveglianza dipendenti compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile informativa videosorveglianza dipendenti può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Informativa Videosorveglianza Dipendenti PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modulo informativa videosorveglianza dipendenti PDF editabile.