In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di conferma prenotazione hotel da scaricare e compilare.
Indice
Mail di Conferma Prenotazione Hotel
Inviare una conferma di prenotazione chiara e professionale rappresenta un passaggio fondamentale nel percorso di accoglienza di ogni struttura alberghiera. Questa comunicazione, infatti, non solo fornisce ai clienti i dettagli del soggiorno, ma trasmette anche l’attenzione che la struttura riserva ai propri ospiti, rafforzandone la fiducia prima ancora che mettano piede in hotel. Per raggiungere questo obiettivo, è innanzitutto importante scegliere un oggetto che sia immediatamente riconoscibile: un titolo breve e personalizzato permette all’ospite di individuare rapidamente la comunicazione nella posta in arrivo. Nel corpo del messaggio, aprire con un saluto cordiale e un ringraziamento rivolto direttamente al destinatario contribuisce a creare un clima di accoglienza e sottolinea la cura con cui ci si dedica alle sue esigenze.
Fornire un riepilogo essenziale, visibile già nei primi paragrafi, facilita l’immediata consultazione dei dati più importanti. Informazioni quali date di arrivo e partenza, numero di notti, tipologia di camera e numero di persone incluse nella prenotazione vanno descritte con chiarezza, poiché costituiscono elementi a carattere contrattuale che l’ospite si aspetta di ritrovare in maniera ordinata e priva di ambiguità. È consigliabile integrare anche qualsiasi ulteriore dettaglio ritenuto utile per evitare incomprensioni: riferimenti a eventuali norme di cancellazione, metodi di pagamento, informazioni sul parcheggio, possibilità di usufruire di transfer da e per l’aeroporto o la stazione e suggerimenti relativi a servizi extra proposti dall’hotel. A tutto ciò si aggiunge la necessità di chiarire come si gestiranno i dati personali dei clienti, in conformità con le normative vigenti, per garantire trasparenza e tutelare la riservatezza dell’utente.
Nel caso in cui la struttura desideri omaggiare l’ospite o preveda un incentivo particolare per rendere più piacevole il soggiorno, è utile menzionarlo in questa fase, rendendo la comunicazione ancora più interessante. Personalizzazioni aggiuntive possono rivelarsi strategiche per gli ospiti che hanno espresso preferenze o ricorrenze speciali, in modo da creare un’esperienza su misura e far sentire chi prenota accolto e valorizzato. Mantenere un tono professionale, ma al contempo accogliente, aiuta a stabilire un legame positivo sin dal primo scambio di corrispondenza.
È essenziale, inoltre, indicare chiaramente i recapiti ai quali il cliente potrà rivolgersi per assistenza o ulteriori informazioni, come un numero di telefono, un indirizzo e-mail o il contatto di un servizio di messaggistica istantanea. Questa chiarezza operativa, insieme a un testo conclusivo che ribadisca il grazie per aver scelto la struttura e l’auspicio di accogliere presto l’ospite, rafforza l’immagine di un hotel disponibile e professionale. In chiusura, inserire la firma aziendale con il logo, il nome di chi scrive (o il reparto prenotazioni) e i link ai canali web della struttura consolidano la percezione di serietà e organizzazione.
Esempio di Lettera di Conferma Prenotazione Hotel
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di conferma prenotazione hotel.
Conferma di prenotazione alberghiera
Oggetto: prenotazione camera
Egregio Signore,
con riferimento alla Sua del ….. siamo lieti di confermare la prenotazione, per ….. , di una camera, a mezza pensione (prima colazione e cena).
In allegato Le inviamo i prezzi della mezza pensione e le tariffe delle camere:
– camera doppia con bagno € ….. ,
– mezza pensione (colazione e cena) € …..
In attesa del Suo arrivo, porgiamo distinti saluti.
Firma
oppure
Oggetto: Conferma Prenotazione – Il tuo Soggiorno al [Nome Hotel]
Gentile [Nome Ospite],
Grazie per aver scelto il [Nome Hotel] per il tuo prossimo soggiorno. Con la presente confermiamo con piacere la tua prenotazione. L’arrivo è previsto per il giorno [data di arrivo] e la partenza è fissata per il [data di partenza]. Abbiamo riservato per te una [tipologia di camera] per [numero di notti] notti, con una sistemazione che accoglierà comodamente [numero di persone]. L’importo totale della prenotazione è di [costo totale], e se hai già effettuato una caparra o un pre-pagamento, verrà scalata dall’importo finale.
Per agevolare al massimo il tuo arrivo, desideriamo ricordarti che il check-in apre alle [orario] e il check-out è previsto entro le [orario]. In caso di necessità di orari differenti, ti invitiamo a contattarci in anticipo, così da trovare la soluzione più adatta. Se hai richiesto servizi aggiuntivi o desideri approfittare della nostra colazione, del parcheggio o di un eventuale transfer da e per l’aeroporto o la stazione, ti preghiamo di farcelo sapere in modo da organizzare tutto al meglio.
Nel caso in cui si rendano necessarie modifiche o cancellazioni, rimandiamo alla nostra politica di annullamento riportata sul sito ufficiale e ti invitiamo a contattarci quanto prima per assisterti. I tuoi dati personali saranno trattati nel pieno rispetto delle normative vigenti, garantendo la massima tutela della privacy.
Per qualsiasi chiarimento o per richieste personalizzate, il nostro ufficio prenotazioni è sempre a tua disposizione. Puoi scriverci a [indirizzo e-mail] oppure telefonare al numero [recapito telefonico]. Sarà un piacere fornirti ogni informazione aggiuntiva e accogliere qualunque suggerimento volto a rendere il tuo soggiorno un’esperienza indimenticabile.
Ti ringraziamo ancora una volta per averci scelto e non vediamo l’ora di darti il benvenuto al [Nome Hotel]. Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo / Reparto Prenotazioni]
[Nome Hotel] – [Sito Web / Canali Social]
[Tutti i Recapiti di Contatto]
Modello Lettera di Conferma Prenotazione Hotel Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di conferma prenotazione hotel da scaricare. Il modulo mail di conferma prenotazione hotel compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di conferma prenotazione hotel può essere convertito in PDF o stampato.
