In questa pagina è possibile trovare un fac simile richiesta convenzione hotel da scaricare e compilare.
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Richiesta Convenzione Hotel
Quando si parla di “richiesta di convenzione” con un hotel si intende, in pratica, la domanda formale che un’azienda, uno studio professionale, un’associazione, un ente pubblico, una scuola o un’organizzazione in generale rivolge alla struttura per ottenere condizioni economiche e operative stabili e più favorevoli rispetto alle tariffe pubbliche. Dal punto di vista giuridico non è ancora un contratto, ma è l’avvio di una trattativa che, se va a buon fine, porta alla sottoscrizione di un vero e proprio accordo quadro scritto, con tariffe dedicate, regole su prenotazioni, pagamenti, penali e trattamento dei dati degli ospiti.
Prima di scrivere la richiesta conviene chiarirsi internamente chi siete, che tipo di domanda potreste generare e che cosa vi serve davvero. Un conto è una piccola convenzione di cortesia per qualche pernottamento l’anno, un altro è un flusso costante di clienti aziendali o di partecipanti a corsi e convegni. Nella lettera o nella mail di richiesta andrebbe spiegato in poche righe chi è il soggetto che chiede la convenzione, quale attività svolge, perché ha interesse a collaborare con quell’hotel invece che con un altro e quale volume potenziale di pernottamenti può offrire in un anno o per uno specifico periodo (per esempio un master di dieci week-end, una commessa che richiederà trasferte frequenti, un evento annuale con centinaia di partecipanti). Questo passaggio non è solo “marketing”: aiuta l’albergo a valutare se vale la pena riconoscere condizioni agevolate e a che livello.
Nella stessa richiesta è utile indicare anche che tipo di trattamento si ha in mente. Di solito si parla di pernottamento e prima colazione, ma può servire mezza pensione, pensione completa o servizi accessori come uso di sale riunioni, parcheggio, transfer da e per stazioni o aeroporti, accesso a palestra o spa. Non si tratta di contrattare tutto già nella mail di primo contatto, ma di dare un quadro chiaro delle esigenze: numero indicativo di persone per volta, tipologia di camere preferite, frequenza prevista delle prenotazioni, fasce di calendario più rilevanti. L’hotel costruisce le sue proposte anche in base alla stagionalità e al rischio di rinunciare a clienti “pieni” per tenere tariffe bloccate a convenzione, quindi più informazioni concrete date, più la risposta sarà centrata.
Dal punto di vista legale, la convenzione vera e propria non dovrebbe essere una semplice conferma di sconti in una mail ma un accordo scritto, anche in forma di scambio di lettere firmate. In quella fase si chiariscono i punti che la richiesta iniziale avrà solo sfiorato. Durata della convenzione, con eventuale tacito rinnovo e preavviso di disdetta. Tariffe applicate, indicando se si tratta di prezzi fissi, di sconti percentuali sulle tariffe “best available rate” o di un misto di entrambi, e precisando se i prezzi sono comprensivi o meno di IVA e imposta di soggiorno. Condizioni di prenotazione, cancellazione e no-show, perché per l’azienda è essenziale sapere fino a quando può annullare senza penali e dove scatta l’addebito. Modalità di pagamento, specificando se gli ospiti pagano direttamente in hotel o se il conto viene fatturato all’azienda periodicamente, con eventuale apertura di un conto corrente interno e termini di pagamento a trenta o sessanta giorni. Ogni hotel ha una sua bozza standard, ma si può e si deve chiedere di adattarla alle proprie esigenze minime. Un aspetto importante è la distinzione tra prenotazione “a nome del singolo ospite” e prenotazione “corporate”. Nella richiesta di convenzione va chiarito se le camere saranno prenotate centralmente da un ufficio (per esempio ufficio risorse umane o segreteria organizzativa) o se l’hotel dovrà riconoscere la tariffa convenzionata a qualunque persona che si presenti come dipendente o associato dell’ente. Nel primo caso si di solito si usano codici di prenotazione o referenti dedicati, nel secondo si rischia maggiormente di perdere il controllo e di ritrovarsi con notti fatturate in convenzione senza reale collegamento con l’attività; conviene allora prevedere regole minime, per esempio la necessità di una conferma scritta dell’azienda per ogni prenotazione da fatturare a condizioni speciali.
Dal lato privacy e protezione dei dati, la convenzione comporta quasi sempre uno scambio strutturato di informazioni personali sugli ospiti: nomi, contatti, dati di documento, in alcuni casi anche dati su esigenze particolari (allergie, disabilità, preferenze alimentari). Nella richiesta iniziale non c’è bisogno di entrare nel dettaglio giuridico, ma quando si passa alla stesura dell’accordo vero e proprio è bene che ci sia un richiamo alla disciplina del GDPR. Se l’azienda invia liste nominative di partecipanti per prenotare blocchi di camere, dovrà avere una base giuridica adeguata per comunicare tali dati all’hotel e, in certi casi, predisporre informative specifiche ai partecipanti. In genere l’hotel resta titolare autonomo del trattamento per la parte di propria competenza (gestione delle prenotazioni e degli adempimenti di pubblica sicurezza e contabili), e non si configura un tipico rapporto “titolare–responsabile”, ma la convenzione può chiarire le reciproche responsabilità di informativa e sicurezza.
Nel caso in cui la convenzione sia richiesta da un ente pubblico o da un soggetto che utilizza fondi pubblici, la lettera iniziale dovrebbe menzionare vincoli di trasparenza e, quando applicabile, l’esigenza di procedere con avvisi o comparazioni di offerte, perché una convenzione diretta con un singolo hotel potrebbe non essere sufficiente a rispettare le regole sugli affidamenti. Anche per grandi aziende private, soprattutto multinazionali, la richiesta di convenzione alberghiera passa spesso da procedure interne di procurement: in questi casi la mail iniziale può già chiarire che l’hotel sarà invitato a partecipare a una negoziazione più strutturata, con condizioni standard di fornitura e clausole anticorruzione, di sicurezza, di responsabilità e così via.
Un altro punto delicato è la responsabilità in caso di danni o disservizi. La richiesta di convenzione di solito non entra nel dettaglio, ma l’accordo che ne deriva dovrebbe chiarire che l’hotel resta responsabile verso gli ospiti secondo le regole del codice civile e della normativa turistica, e che l’azienda non assume responsabilità dirette per la qualità del servizio alberghiero, salvo quanto strettamente connesso con la propria organizzazione (per esempio, mancata comunicazione di nominativi o richieste errate). Viceversa, l’hotel non dovrebbe essere trascinato in responsabilità proprie dell’azienda, come ritardi nei pagamenti verso i propri dipendenti o scelte organizzative che incidono sui soggiorni. In caso di contratti quadro di un certo peso, è frequente prevedere anche coperture assicurative minime per responsabilità civile verso terzi in capo all’hotel, con facoltà dell’azienda di richiedere copia delle polizze.
Dal punto di vista operativo, la guida può riassumersi così: una buona richiesta di convenzione hotel non è una semplice mail “ci fate uno sconto?”, ma un documento breve e chiaro in cui l’ente si presenta, spiega le proprie esigenze di ospitalità, indica un volume stimato di pernottamenti, propone un periodo di prova o una durata della convenzione e lascia intendere che è pronto a sottoscrivere un accordo scritto con condizioni chiare su prezzi, prenotazioni, cancellazioni e fatturazione. Un testo di due o tre paragrafi, cortese ma preciso, inviato all’attenzione del responsabile commerciale o del direttore d’albergo, apre quasi sempre a un confronto costruttivo: l’hotel risponderà con una proposta formale e da lì si potrà affinare l’accordo con l’assistenza, se necessario, del proprio consulente legale o amministrativo, soprattutto quando la convenzione prevede volumi importanti o impegni pluriennali.
Esempio di Richiesta Convenzione Hotel
Azienda che chiede convenzione per i propri dipendenti
Oggetto: Richiesta convenzione aziendale per pernottamenti
Spett.le Hotel ____________________
la Società ____________________ S.r.l., con sede in ____________________ (___), via ____________________ n. __, C.F./P.IVA ____________________, presente sul territorio per attività di ____________________, è interessata a stipulare una convenzione alberghiera per il soggiorno dei propri dipendenti in occasione di trasferte di lavoro.
In particolare, i nostri collaboratori soggiornano con frequenza in zona ____________________ per incontri presso ____________________ / clienti situati in ____________________, con una previsione media di circa ____________________ pernottamenti mensili, distribuiti principalmente nei giorni ____________________.
Con la presente desideriamo conoscere la Vostra disponibilità a riservare alla nostra azienda tariffe agevolate per:
– pernottamenti in camera singola/doppia uso singola;
– eventuale prima colazione inclusa;
– servizi accessori (parcheggio, wi-fi, late check-out, ecc., se disponibili).
Restiamo disponibili a fornirVi tutte le informazioni utili (anagrafica aziendale completa, referenti per prenotazioni, modalità di fatturazione e pagamento) e ad incontrarVi, anche in modalità telematica, per definire una convenzione scritta che disciplini durata, condizioni economiche e modalità operative.
In attesa di un Vostro cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.
Luogo ____________________, data ____________________
Per ____________________ S.r.l.
Il/La ____________________
Studio professionale che chiede convenzione per clienti e ospiti
Oggetto: Richiesta convenzione alberghiera per clienti dello Studio ____________________
Spett.le Hotel ____________________
lo Studio ____________________ (professionisti in ____________________), con sede in ____________________, accoglie regolarmente clienti e ospiti provenienti da fuori città che necessitano di sistemazione alberghiera in zona.
Desideriamo quindi sottoporre alla Vostra attenzione la possibilità di stipulare una convenzione hotel che preveda condizioni economiche vantaggiose per:
– i clienti e i collaboratori dello Studio;
– eventuali relatori e ospiti in occasione di convegni, corsi e seminari organizzati presso ____________________.
La nostra esigenza è quella di poter segnalare ai nostri ospiti una struttura di riferimento in grado di offrire un buon rapporto qualità/prezzo e servizi adeguati (comodità rispetto allo Studio, parcheggio o collegamenti con i mezzi, wi-fi, ecc.).
Vi saremmo grati se poteste inviarci una proposta di convenzione indicando:
– tipologie di camere e tariffe convenzionate (con o senza colazione);
– eventuali condizioni particolari (alta/bassa stagione, periodi di blackout, politiche di cancellazione);
– modalità di prenotazione (codice convenzione, contatto dedicato) e di fatturazione/pagamento.
Rimaniamo a disposizione per un incontro conoscitivo e per concordare i dettagli della convenzione.
Cordiali saluti.
Luogo ____________________, data ____________________
Studio ____________________
Il/La titolare / rappresentante
Associazione sportiva/culturale per convenzione a favore degli iscritti
Oggetto: Richiesta convenzione per tesserati Associazione ____________________
Spett.le Hotel ____________________
l’Associazione ____________________, con sede in ____________________, iscritta a ____________________ e attiva nel settore ____________________, conta attualmente n. ____________________ soci/tesserati che, per partecipare alle nostre attività (gare, eventi, raduni, corsi), necessitano spesso di pernottare in zona ____________________.
Con la presente chiediamo se foste disponibili a stipulare una convenzione alberghiera riservata ai nostri associati, applicando uno sconto sulle Vostre tariffe ordinarie oppure definendo tariffe fisse dedicate, a fronte della nostra disponibilità a segnalare la Vostra struttura come hotel convenzionato sui nostri canali (sito web, newsletter, comunicazioni ai soci).
Saremmo interessati a condizioni agevolate per:
– pernottamenti individuali dei soci/tesserati;
– gruppi in occasione di eventi da noi organizzati in data ____________________ / in periodi ____________________.
Al fine di valutare la convenzione, Vi chiediamo gentilmente di indicarci:
– tariffe convenzionate proposte e servizi inclusi;
– modalità di identificazione degli aventi diritto (esibizione tessera, codice convenzione, elenco nominativi);
– termini di durata della convenzione e modalità di eventuale rinnovo o recesso.
In attesa di un Vostro gradito riscontro, porgiamo cordiali saluti.
Luogo ____________________, data ____________________
Per Associazione ____________________
Il Presidente / Rappresentante legale
Ente pubblico / società partecipata che chiede convenzione per missioni di servizio
Oggetto: Richiesta convenzione alberghiera per personale in missione di servizio
Spett.le Hotel ____________________
l’Ente ____________________ / la Società ____________________ (ente pubblico / società partecipata) con sede in ____________________, nell’ambito della propria attività istituzionale, invia con frequenza proprio personale in missione presso la Vostra città per incontri e attività presso ____________________.
Per ottimizzare la gestione delle spese di missione e garantire al personale standard qualitativi adeguati, l’Ente intende stipulare una convenzione hotel che definisca condizioni economiche e operative stabili per:
– pernottamenti in camera singola/duso singola;
– eventuali servizi accessori (mezza pensione, sala riunioni, parcheggio, ecc. se disponibili).
Vi chiediamo di volerci sottoporre una proposta di convenzione contenente:
– tariffe riservate per il nostro Ente, comprensive di indicazione su IVA, tassa di soggiorno e colazione;
– modalità di prenotazione (contatto dedicato, e-mail, portale) e di fatturazione (fattura intestata a ____________________, codice univoco SDI ____________________, eventuale CIG/CUP);
– condizioni di cancellazione, eventuali penalità, durata dell’accordo e preavviso per disdetta.
Il nostro referente per la convenzione è il/la Sig./Sig.ra ____________________ (tel. ____________________, e-mail ____________________).
Rimaniamo in attesa di un Vostro riscontro per valutare la formalizzazione della convenzione.
Distinti saluti.
Luogo ____________________, data ____________________
Per ____________________
Il/La ____________________
Società/event planner che richiede convenzione per congresso o evento ricorrente
Oggetto: Richiesta convenzione alberghiera per evento ____________________ (data ____________________)
Spett.le Hotel ____________________
la società ____________________ S.r.l., organizzatrice dell’evento ____________________ che si terrà in data ____________________ presso ____________________ (città e sede), è alla ricerca di strutture alberghiere partner cui proporre una convenzione per l’ospitalità dei partecipanti e dello staff.
Prevediamo la presenza di circa n. ____________________ partecipanti, con pernottamenti nelle notti del ____________________, per i quali desideriamo poter offrire un ventaglio di strutture a condizioni favorevoli.
Saremmo quindi interessati a valutare:
– tariffe convenzionate per camere singole, doppie e/o multiple;
– eventuali pacchetti comprendenti colazione, cena, parcheggio, navetta da/per la sede dell’evento;
– condizioni specifiche per il gruppo organizzativo (relatori, staff).
Vi chiediamo cortesemente di inviarci una proposta, indicando:
– tariffe per la “convenzione evento ____________________” e periodo di validità delle stesse;
– condizioni di riduzione/cancellazione gruppi e no-show;
– modalità di prenotazione con codice convenzione e modalità di pagamento (pagamento diretto da parte degli ospiti o lista conti intestata all’organizzazione).
Valuteremo con interesse la possibilità di indicare il Vostro hotel come “struttura convenzionata” sul sito ufficiale dell’evento e sul materiale informativo diffuso ai partecipanti.
Ringraziando per l’attenzione, restiamo in attesa di un Vostro cortese riscontro.
Luogo ____________________, data ____________________
Per ____________________ S.r.l.
Event Manager / Rappresentante legale
Fac Simile Lettera di Richiesta Convenzione Hotel Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello richiesta convenzione hotel da scaricare. Il modulo richiesta convenzione hotel compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile richiesta convenzione hotel può essere convertito in PDF o stampato.
