In questa pagina è possibile trovare un fac simile richiesta convenzione hotel da scaricare e compilare.
Indice
Richiesta Convenzione Hotel
La richiesta di convenzione hotel è una comunicazione formale attraverso la quale un’azienda, un ente pubblico, un’associazione o un ordine professionale propone a una struttura alberghiera l’attivazione di un accordo che preveda tariffe agevolate e condizioni dedicate per i propri dipendenti, collaboratori o associati. La convenzione consiste in un accordo tra le due parti che prevede sconti e vantaggi per i dipendenti o i membri dell’ente che soggiornano presso l’hotel, e la lettera serve a formalizzare la richiesta e a stabilire le modalità di sconto e le condizioni per usufruirne. Si tratta di uno strumento molto diffuso nel mondo degli affari, capace di generare benefici reciproci sia per chi richiede la convenzione sia per la struttura ricettiva.
I vantaggi per le aziende che stringono convenzioni con un hotel sono molteplici: si apre la possibilità di negoziare tariffe agevolate rispetto a quelle disponibili al pubblico generale, con un risparmio economico che, nel caso di numerose prenotazioni, può diventare rilevante. A ciò si aggiungono condizioni di cancellazione più flessibili rispetto a quelle standard, un trattamento privilegiato per i clienti convenzionati e servizi personalizzati costruiti sulle specifiche esigenze dell’organizzazione. Per l’hotel, la convenzione rappresenta una fonte di prenotazioni costante e programmabile nel tempo, con un flusso di clientela fidelizzata che contribuisce alla stabilità del fatturato. Federalberghi ha evidenziato come, nelle convenzioni alberghiere, non sia richiesta alle strutture alcuna commissione in relazione ai servizi venduti ai soggetti convenzionati, e pertanto lo sconto praticato al cliente risulta ampiamente compensato dall’assenza delle commissioni che normalmente vengono pagate ai portali di prenotazione.
La lettera di richiesta convenzione hotel, per essere efficace, deve essere chiara, concisa e completa delle informazioni necessarie, poiché si tratta di una comunicazione formale che sancisce l’inizio di una potenziale collaborazione tra due parti e deve trasmettere serietà, professionalità e l’intenzione sincera di instaurare una partnership vantaggiosa per entrambi.
La redazione della richiesta inizia con l’intestazione, che deve riportare i dati completi del soggetto richiedente, compresi la denominazione, la sede legale, il codice fiscale o la partita IVA e i recapiti di contatto. La lettera va indirizzata al direttore dell’hotel o al responsabile del settore convenzioni, indicando con precisione la ragione sociale e l’indirizzo della struttura. L’oggetto della comunicazione deve essere sintetico e immediatamente riconoscibile, come ad esempio “Richiesta di attivazione convenzione alberghiera”.
Il corpo della lettera deve contenere innanzitutto una presentazione dell’organizzazione richiedente. È opportuno fornire una breve descrizione dell’organizzazione, inclusi i settori di attività, le dimensioni, la presenza geografica e le eventuali partnership già esistenti. Questa parte serve a far comprendere all’hotel la solidità e l’affidabilità del potenziale partner commerciale, nonché il volume di pernottamenti che la convenzione potrebbe generare nel corso dell’anno. Si può ad esempio specificare che l’azienda invia frequentemente i propri dipendenti in trasferta per lavoro in diverse città e che è alla ricerca di una struttura accogliente e funzionale per i propri soggiorni.
Dopo la presentazione, la richiesta deve indicare con chiarezza le condizioni che si intendono negoziare. Tra le informazioni da richiedere rientrano le tariffe scontate per le diverse tipologie di camera, la possibilità di effettuare prenotazioni con condizioni flessibili di cancellazione, il servizio di navetta, il parcheggio gratuito e la prima colazione inclusa. È importante specificare se la convenzione dovrà riguardare esclusivamente i soggiorni per motivi di lavoro o se si desidera estenderla anche ai familiari dei dipendenti e ai periodi di vacanza, poiché questa distinzione incide sulla formulazione delle tariffe e sulle condizioni applicabili. Alcune strutture propongono una tariffa fissa garantita per l’intero anno, mentre altre preferiscono modulare i prezzi in base alla stagionalità.
Dal punto di vista contrattuale, la convenzione alberghiera si configura come un accordo quadro che disciplina i termini generali della collaborazione, senza costituire di per sé un obbligo di prenotazione. Molti hotel non richiedono un minimo di pernottamenti annui per mantenere attiva la convenzione, garantendo così piena flessibilità all’azienda convenzionata. Tuttavia, è sempre consigliabile che l’accordo venga formalizzato per iscritto, anche attraverso lo scambio di corrispondenza commerciale o la sottoscrizione di un documento riepilogativo delle condizioni pattuite. In questo documento è opportuno definire la durata della convenzione, le modalità di rinnovo o disdetta, le condizioni di pagamento (specificando se la fatturazione avverrà direttamente all’azienda o se il pagamento sarà a carico del singolo ospite con successivo rimborso), eventuali penali per cancellazioni tardive e le modalità di identificazione dei beneficiari della convenzione al momento del check-in.
La lettera si conclude con la richiesta di un riscontro entro una data specifica, fornendo i propri dati di contatto in modo che l’hotel possa rispondere agevolmente, e manifestando la disponibilità a un incontro conoscitivo per discutere i dettagli dell’accordo. La firma deve riportare il nome, il cognome e la qualifica del firmatario all’interno dell’organizzazione, preferibilmente un soggetto con poteri di rappresentanza o delegato alla gestione dei servizi generali. Una richiesta ben strutturata e corredata di tutte le informazioni rilevanti aumenta significativamente le probabilità di ottenere condizioni vantaggiose e di avviare una collaborazione duratura e reciprocamente proficua con la struttura alberghiera.
Esempio di Richiesta Convenzione Hotel
Azienda che chiede convenzione per i propri dipendenti
Oggetto: Richiesta convenzione aziendale per pernottamenti
Spett.le Hotel ____________________
la Società ____________________ S.r.l., con sede in ____________________ (___), via ____________________ n. __, C.F./P.IVA ____________________, presente sul territorio per attività di ____________________, è interessata a stipulare una convenzione alberghiera per il soggiorno dei propri dipendenti in occasione di trasferte di lavoro.
In particolare, i nostri collaboratori soggiornano con frequenza in zona ____________________ per incontri presso ____________________ / clienti situati in ____________________, con una previsione media di circa ____________________ pernottamenti mensili, distribuiti principalmente nei giorni ____________________.
Con la presente desideriamo conoscere la Vostra disponibilità a riservare alla nostra azienda tariffe agevolate per:
– pernottamenti in camera singola/doppia uso singola;
– eventuale prima colazione inclusa;
– servizi accessori (parcheggio, wi-fi, late check-out, ecc., se disponibili).
Restiamo disponibili a fornirVi tutte le informazioni utili (anagrafica aziendale completa, referenti per prenotazioni, modalità di fatturazione e pagamento) e ad incontrarVi, anche in modalità telematica, per definire una convenzione scritta che disciplini durata, condizioni economiche e modalità operative.
In attesa di un Vostro cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.
Luogo ____________________, data ____________________
Per ____________________ S.r.l.
Il/La ____________________
Studio professionale che chiede convenzione per clienti e ospiti
Oggetto: Richiesta convenzione alberghiera per clienti dello Studio ____________________
Spett.le Hotel ____________________
lo Studio ____________________ (professionisti in ____________________), con sede in ____________________, accoglie regolarmente clienti e ospiti provenienti da fuori città che necessitano di sistemazione alberghiera in zona.
Desideriamo quindi sottoporre alla Vostra attenzione la possibilità di stipulare una convenzione hotel che preveda condizioni economiche vantaggiose per:
– i clienti e i collaboratori dello Studio;
– eventuali relatori e ospiti in occasione di convegni, corsi e seminari organizzati presso ____________________.
La nostra esigenza è quella di poter segnalare ai nostri ospiti una struttura di riferimento in grado di offrire un buon rapporto qualità/prezzo e servizi adeguati (comodità rispetto allo Studio, parcheggio o collegamenti con i mezzi, wi-fi, ecc.).
Vi saremmo grati se poteste inviarci una proposta di convenzione indicando:
– tipologie di camere e tariffe convenzionate (con o senza colazione);
– eventuali condizioni particolari (alta/bassa stagione, periodi di blackout, politiche di cancellazione);
– modalità di prenotazione (codice convenzione, contatto dedicato) e di fatturazione/pagamento.
Rimaniamo a disposizione per un incontro conoscitivo e per concordare i dettagli della convenzione.
Cordiali saluti.
Luogo ____________________, data ____________________
Studio ____________________
Il/La titolare / rappresentante
Associazione sportiva/culturale per convenzione a favore degli iscritti
Oggetto: Richiesta convenzione per tesserati Associazione ____________________
Spett.le Hotel ____________________
l’Associazione ____________________, con sede in ____________________, iscritta a ____________________ e attiva nel settore ____________________, conta attualmente n. ____________________ soci/tesserati che, per partecipare alle nostre attività (gare, eventi, raduni, corsi), necessitano spesso di pernottare in zona ____________________.
Con la presente chiediamo se foste disponibili a stipulare una convenzione alberghiera riservata ai nostri associati, applicando uno sconto sulle Vostre tariffe ordinarie oppure definendo tariffe fisse dedicate, a fronte della nostra disponibilità a segnalare la Vostra struttura come hotel convenzionato sui nostri canali (sito web, newsletter, comunicazioni ai soci).
Saremmo interessati a condizioni agevolate per:
– pernottamenti individuali dei soci/tesserati;
– gruppi in occasione di eventi da noi organizzati in data ____________________ / in periodi ____________________.
Al fine di valutare la convenzione, Vi chiediamo gentilmente di indicarci:
– tariffe convenzionate proposte e servizi inclusi;
– modalità di identificazione degli aventi diritto (esibizione tessera, codice convenzione, elenco nominativi);
– termini di durata della convenzione e modalità di eventuale rinnovo o recesso.
In attesa di un Vostro gradito riscontro, porgiamo cordiali saluti.
Luogo ____________________, data ____________________
Per Associazione ____________________
Il Presidente / Rappresentante legale
Ente pubblico / società partecipata che chiede convenzione per missioni di servizio
Oggetto: Richiesta convenzione alberghiera per personale in missione di servizio
Spett.le Hotel ____________________
l’Ente ____________________ / la Società ____________________ (ente pubblico / società partecipata) con sede in ____________________, nell’ambito della propria attività istituzionale, invia con frequenza proprio personale in missione presso la Vostra città per incontri e attività presso ____________________.
Per ottimizzare la gestione delle spese di missione e garantire al personale standard qualitativi adeguati, l’Ente intende stipulare una convenzione hotel che definisca condizioni economiche e operative stabili per:
– pernottamenti in camera singola/duso singola;
– eventuali servizi accessori (mezza pensione, sala riunioni, parcheggio, ecc. se disponibili).
Vi chiediamo di volerci sottoporre una proposta di convenzione contenente:
– tariffe riservate per il nostro Ente, comprensive di indicazione su IVA, tassa di soggiorno e colazione;
– modalità di prenotazione (contatto dedicato, e-mail, portale) e di fatturazione (fattura intestata a ____________________, codice univoco SDI ____________________, eventuale CIG/CUP);
– condizioni di cancellazione, eventuali penalità, durata dell’accordo e preavviso per disdetta.
Il nostro referente per la convenzione è il/la Sig./Sig.ra ____________________ (tel. ____________________, e-mail ____________________).
Rimaniamo in attesa di un Vostro riscontro per valutare la formalizzazione della convenzione.
Distinti saluti.
Luogo ____________________, data ____________________
Per ____________________
Il/La ____________________
Società/event planner che richiede convenzione per congresso o evento ricorrente
Oggetto: Richiesta convenzione alberghiera per evento ____________________ (data ____________________)
Spett.le Hotel ____________________
la società ____________________ S.r.l., organizzatrice dell’evento ____________________ che si terrà in data ____________________ presso ____________________ (città e sede), è alla ricerca di strutture alberghiere partner cui proporre una convenzione per l’ospitalità dei partecipanti e dello staff.
Prevediamo la presenza di circa n. ____________________ partecipanti, con pernottamenti nelle notti del ____________________, per i quali desideriamo poter offrire un ventaglio di strutture a condizioni favorevoli.
Saremmo quindi interessati a valutare:
– tariffe convenzionate per camere singole, doppie e/o multiple;
– eventuali pacchetti comprendenti colazione, cena, parcheggio, navetta da/per la sede dell’evento;
– condizioni specifiche per il gruppo organizzativo (relatori, staff).
Vi chiediamo cortesemente di inviarci una proposta, indicando:
– tariffe per la “convenzione evento ____________________” e periodo di validità delle stesse;
– condizioni di riduzione/cancellazione gruppi e no-show;
– modalità di prenotazione con codice convenzione e modalità di pagamento (pagamento diretto da parte degli ospiti o lista conti intestata all’organizzazione).
Valuteremo con interesse la possibilità di indicare il Vostro hotel come “struttura convenzionata” sul sito ufficiale dell’evento e sul materiale informativo diffuso ai partecipanti.
Ringraziando per l’attenzione, restiamo in attesa di un Vostro cortese riscontro.
Luogo ____________________, data ____________________
Per ____________________ S.r.l.
Event Manager / Rappresentante legale
Fac Simile Lettera di Richiesta Convenzione Hotel Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello richiesta convenzione hotel da scaricare. Il modulo richiesta convenzione hotel compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile richiesta convenzione hotel può essere convertito in PDF o stampato.
